Διαμοιρασμός με κάποιον εκτός του οργανισμού σας

Ένας πελάτης, ο λογιστής σας ή ένας εθελοντής δεν διαθέτει λογαριασμό στο WebOké Nextcloud σας. Παρ' όλα αυτά, μπορείτε να συνεργαστείτε μαζί τους. Υπάρχουν δύο τρόποι.

Τρόπος 1: δημόσιος σύνδεσμος (ο πιο συνηθισμένος)

Δημιουργήστε έναν δημόσιο σύνδεσμο όπως περιγράφεται στο Δημιουργία δημόσιου συνδέσμου (ανάγνωση ή επεξεργασία), προσθέστε κατά προτίμηση έναν κωδικό πρόσβασης και μια ημερομηνία λήξης (Συνθηματικό και ημερομηνία λήξης σε έναν σύνδεσμο) και στείλτε τον σύνδεσμο στον παραλήπτη. Αν ο παραλήπτης επιτρέπεται να επεξεργάζεται, επιλέξτε Κan bewerken.

Ο παραλήπτης κάνει κλικ στον σύνδεσμο και το έγγραφο ανοίγει στο Euro-Office μέσα στο πρόγραμμα περιήγησης. Δεν απαιτείται λογαριασμός ή πρόγραμμα. Αν ο σύνδεσμος έχει κωδικό πρόσβασης, ο παραλήπτης τον συμπληρώνει πρώτα. Στη συνέχεια, το Euro-Office ζητά ένα όνομα (1). Αυτό το όνομα εμφανίζεται στις αλλαγές, στα σχόλια και στη συνομιλία. Αν ο παραλήπτης δεν συμπληρώσει τίποτα, εμφανίζεται ως Επισκέπτης.

Βρίσκεστε και εσείς ταυτόχρονα στο έγγραφο; Τότε συνεργάζεστε όπως με έναν συνάδελφο: βλέπετε τις αλλαγές ο ένας του άλλου αμέσως (δείτε Ταυτόχρονη εργασία σε ένα έγγραφο).

Τρόπος 2: διαμοιρασμός μέσω Εξωτερικοί διαμοιρασμοί

Πληκτρολογήστε στο πεδίο κάτω από τα Εξωτερικοί διαμοιρασμοί στην πλαϊνή μπάρα διαμοιρασμού μια διεύθυνση email (1) και επιλέξτε τη διεύθυνση με το εικονίδιο φακέλου από τη λίστα (2). Όπως και με έναν συνάδελφο, επιλέξτε στη συνέχεια τι μπορεί να κάνει ο άλλος και κάντε κλικ στο Αποθήκευση κοινόχρηστου. Το WebOké Nextcloud σας δημιουργεί έναν προσωπικό σύνδεσμο για το συγκεκριμένο άτομο και τον αποστέλλει μέσω email. Έτσι, βλέπετε στην πλαϊνή μπάρα διαμοιρασμού ακριβώς με ποιον έχετε μοιραστεί το αρχείο και μπορείτε να διακόψετε τον διαμοιρασμό ανά άτομο.

Χρησιμοποιεί και ο άλλος Nextcloud, για παράδειγμα σε άλλη εταιρεία; Πληκτρολογήστε τότε το federated Cloud ID του, το οποίο μοιάζει με naam@cloud.voorbeeld.nl. Το αρχείο θα εμφανιστεί τότε απλά στο Nextcloud του άλλου.

Ασφαλής διαμοιρασμός με άτομα εκτός του οργανισμού σας

• Δώστε δικαιώματα επεξεργασίας μόνο όταν αυτό είναι πραγματικά απαραίτητο. Για απλή ανάγνωση αρκεί η επιλογή Μόνο για προβολή.
• Ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης και μια ημερομηνία λήξης στον σύνδεσμο (Συνθηματικό και ημερομηνία λήξης σε έναν σύνδεσμο).
• Μοιραστείτε το ίδιο το αρχείο και όχι ολόκληρο τον φάκελο, εκτός αν ο άλλος πρέπει πράγματι να δει τα πάντα σε αυτόν τον φάκελο.
• Χρησιμοποιήστε υδατογράφημα αν το έγγραφο είναι εμπιστευτικό (Χρήση υδατοσήμου).
• Έχετε τελειώσει; Επιλέξτε στο μενού του συνδέσμου Αναίρεση διαμοιρασμού.

Συμβουλή: όλα παραμένουν στο δικό σας WebOké Cloud, στην Ευρώπη. Δεν στέλνετε αντίγραφα, οπότε γνωρίζετε πάντα ποια έκδοση είναι η τελευταία.