Συνάδελφος αποχωρεί: ασφαλής παραλαβή αρχείων, ημερολογίου και κοινόχρηστων φακέλων

Η ερώτηση: "Ένας συνεργάτης αποχωρεί από την εταιρεία. Πώς φροντίζω να κρατήσουμε τα αρχεία, το ημερολόγιο και τους κοινόχρηστους φακέλους του, και να μην έχει πρόσβαση σε αυτά μετά;"

Ακολουθήστε τα βήματα με αυτή τη σειρά. Ο βασικός κανόνας: διαγράψτε τον χρήστη μόνο αφού όλα έχουν παραληφθεί. Ένας διαγραμμένος χρήστης χάνεται οριστικά, μαζί με όλα τα αρχεία, τα ημερολόγια και τις επαφές του.

Βήμα 1: μεταφορά όσο ο συνάδελφος είναι ακόμα παρών

1. Ο συνάδελφος μεταφέρει τα αρχεία του μέσω Ρυθμίσεις, Διαμοιρασμός, ενότητα Αρχεία: επιλέγει τον κύριο φάκελο ή τους σημαντικούς φακέλους στο πεδίο Αρχείο ή φάκελος προς μεταφορά, έναν διάδοχο στο πεδίο Νέος κάτοχος, και πατάει Μεταφορά. Δείτε Μεταφορά κυριότητας όταν αποχωρεί ένας συνάδελφος.
2. Ο διάδοχος αποδέχεται τη μεταφορά μέσω της ειδοποίησης στο Nextcloud.
3. Ο διάδοχος παραλαμβάνει τα ημερολόγια και τα βιβλία διευθύνσεων αφήνοντάς τα να διαμοιραστούν ή εξάγοντάς τα και εισάγοντάς τα εκ νέου. Δείτε Κοινή χρήση, δημοσίευση και ενσωμάτωση ημερολογίων στον ιστότοπό σας και Επαφές: δημιουργία, ομάδες, εισαγωγή και εξαγωγή.
4. Για συζητήσεις στο Talk, πίνακες Deck και φόρμες των οποίων είναι κάτοχος: δώστε δικαιώματα διαχείρισης και σε κάποιον άλλο.

Βήμα 2: κλείσιμο της πρόσβασης

1. Ως διαχειριστής, μεταβείτε στο Mijn WebOké, Τα προϊόντα μου και το πακέτο σας Nextcloud.
2. Στον χρήστη, στην ενότητα Διαχείριση χρηστών, επιλέξτε Απενεργοποίηση. Ο συνάδελφος δεν θα μπορεί πλέον να συνδεθεί, αλλά τα δεδομένα του παραμένουν.
3. Αφήστε τον να αποσυνδεθεί από τις δικές του συσκευές, ή ανακαλέστε την πρόσβαση των συσκευών του. Δείτε Συσκευές και συνεδρίες προβολή, ανάκληση ή απομακρυσμένη εκκαθάριση.

Βήμα 3: έχει ήδη αποχωρήσει ο συνάδελφος;

Αν ο συνάδελφος δεν πρόλαβε να μεταφέρει τίποτα, μπορείτε ως διαχειριστής να διασφαλίσετε μόνοι σας τα αρχεία:

1. Ενεργοποιήστε ξανά τον χρήστη πρώτα, αν τον είχατε απενεργοποιήσει.
2. Στο Mijn WebOké, στον χρήστη, επιλέξτε Αλλαγή συνθηματικού και ορίστε ένα νέο συνθηματικό.
3. Ο κωδικός σύνδεσης μέσω email αποστέλλεται στη διεύθυνση email του χρήστη. Αν δεν έχετε πρόσβαση σε αυτήν, αλλάξτε τη διεύθυνση email μέσω Επεξεργασία δεδομένων, ή ζητήστε βοήθεια από την υποστήριξη του WebOké.
4. Συνδεθείτε ως αυτός ο χρήστης και μεταφέρετε τα αρχεία όπως στο βήμα 1.
5. Απενεργοποιήστε ξανά τον χρήστη στη συνέχεια.

Προσοχή: συνδεθείτε στον λογαριασμό ενός (πρώην) συνεργάτη μόνο αν αυτό συμφωνεί με τις εσωτερικές σας συμφωνίες και τους κανόνες προστασίας δεδομένων. Αν έχετε αμφιβολίες, συζητήστε το πρώτα.

Βήμα 4: τακτοποίηση

• Ελέγξτε ότι όλα τα σημαντικά αρχεία βρίσκονται στον διάδοχο και ότι οι κοινόχρηστοι φάκελοι εξακολουθούν να λειτουργούν για την υπόλοιπη ομάδα.
• Μόνο τότε επιλέξτε, στο Mijn WebOké, στον χρήστη, Διαγραφή (ή: Αφαίρεση). Αυτή η ενέργεια δεν μπορεί να αναιρεθεί.
• Έρχεται νέος συνάδελφος; Δημιουργήστε έναν νέο χρήστη και, αν το πακέτο σας διαθέτει Γραφείο, αναθέστε εκ νέου την άδεια χρήσης του Γραφείου.

Συμβουλή: αποφύγετε αυτού του είδους τις εργασίες χρησιμοποιώντας φακέλους ομάδας: αυτοί ανήκουν στην ομάδα και όχι σε ένα άτομο. Δείτε Φάκελοι ομάδας: ένας κοινόχρηστος φάκελος που ανήκει στην ομάδα και Een vereniging ή οικογενειακός φάκελος που δεν εξαφανίζεται όταν κάποιος σταματά.