E-mail bij Microsoft 365 of Google Workspace, website bij WebOké

Πολλές επιχειρήσεις έχουν την ιστοσελίδα τους στη WebOké και το email τους στο Microsoft 365 (Outlook, Exchange) ή στο Google Workspace (Gmail). Αυτό μπορεί να λειτουργήσει μια χαρά. Θα πρέπει τότε να προσαρμόσετε μερικά πράγματα στο DNS και να απενεργοποιήσετε ένα κουτάκι επιλογής στο DirectAdmin. Ακολουθήστε όλα τα βήματα, διαφορετικά θα χάσετε emails.

Βήμα 1: επαληθεύστε το domain σας στον πάροχο

Η Microsoft και η Google ζητούν αρχικά ένα TXT-record με έναν κωδικό, για να ελέγξουν ότι το domain σάς ανήκει. Τοποθετήστε αυτό το record στο DNS Administration (δείτε TXT-records για επαλήθευση (Google, Microsoft και άλλοι)) και κάντε κλικ στην επαλήθευση στον πάροχο.

Βήμα 2: κατευθύνετε τα MX-records στον πάροχο

1. Μεταβείτε στο MX Records (κάτω από το E-mail Manager).
2. Επιλέξτε στο MX Template το Microsoft 365 ή το Google Workspace.
3. Κάντε κλικ στην ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ κάτω από το template. Το DirectAdmin αντικαθιστά τα MX-records με αυτά του παρόχου.
4. Ελέγξτε τα νέα MX-records με όσα αναφέρει ο πάροχος. Στο Microsoft 365, κάθε domain έχει τη δική του διεύθυνση, όπως jouwdomein-nl.mail.protection.outlook.com: προσαρμόστε το record αν χρειάζεται με το μολύβι.

Προτιμάτε να το κάνετε με το χέρι; Διαγράψτε τότε τα δύο MX-records προς τη WebOké και προσθέστε τα records του παρόχου (δείτε MX records: πού φτάνουν τα email σας;). Την προτεραιότητα την πληκτρολογείτε εσείς οι ίδιοι, οπότε μπορεί να είναι και 1 ή 5. Η Google πλέον δίνει ένα μόνο record: smtp.google.com. με προτεραιότητα 1.

Βήμα 3: απενεργοποιήστε το κουτάκι επιλογής

Στην ίδια σελίδα, στις Επιλογές, αφαιρέστε το κουτάκι επιλογής στο Gebruik deze server om mijn e-mails af te handelen, και κάντε κλικ στην ΑΠΟΘΗΚΕΥΣΗ.

Γιατί; Όσο το κουτάκι είναι ενεργοποιημένο, ο server μας θεωρεί ότι τα mailbox σας βρίσκονται σε εμάς. Το email από την ίδια σας την ιστοσελίδα (για παράδειγμα από τη φόρμα επικοινωνίας ή το ηλεκτρονικό κατάστημα) και από άλλες ιστοσελίδες στον ίδιο server παραδίδεται τότε σε εμάς και δεν φτάνει ποτέ στη Microsoft ή στη Google. Μερικές φορές ο αποστολέας λαμβάνει μάλιστα το μήνυμα 550 Unknown user.

Βήμα 4: συμπληρώστε το SPF-record σας

Προσθέστε τον πάροχο στο SPF-record σας με include: (δείτε SPF ρυθμίζετε και συμπληρώνετε). Αφήστε το include:webawere.nl, καθώς η ιστοσελίδα σας στέλνει emails μέσω των server μας. Για το Microsoft 365, το record γίνεται τότε για παράδειγμα:

v=spf1 a mx include:webawere.nl include:spf.protection.outlook.com ~all

Για το Google Workspace χρησιμοποιείτε include:_spf.google.com.

Βήμα 5: DKIM και τα υπόλοιπα records

• DKIM: ενεργοποιήστε το DKIM στο κέντρο διαχείρισης του παρόχου και προσθέστε τα records που λαμβάνετε εκεί. Στο Microsoft 365 πρόκειται για δύο CNAME-records (selector1._domainkey και selector2._domainkey), στη Google για ένα TXT-record (google._domainkey). Δείτε Ενεργοποίηση και έλεγχος του DKIM.
• Autodiscover (Microsoft 365): ένα CNAME-record με όνομα autodiscover και τιμή autodiscover.outlook.com., με την τελεία. Έτσι το Outlook βρίσκει αυτόματα τις σωστές ρυθμίσεις.
• DMARC: το DMARC-record μπορεί να παραμείνει (δείτε DMARC instellen).

Βήμα 6: το παλιό σας email και τα mailbox σας

Τα mailbox σας στη WebOké εξακολουθούν να υπάρχουν, αλλά δεν θα φτάνει πλέον νέο email σε αυτά. Θέλετε να μεταφέρετε το παλιό σας email στον νέο πάροχο; Διαβάστε τότε το κεφάλαιο 10 σχετικά με τη μετακόμιση email, ή χρησιμοποιήστε τα εργαλεία μετακόμισης της Microsoft ή της Google. Αν δεν χρειάζεστε πλέον τα mailbox σε εμάς, μπορείτε να τα διαγράψετε (δείτε Een e-mailadres verwijderen).

Επιστροφή στη WebOké

Επιλέξτε στο MX Template το Lokale Standaard, ενεργοποιήστε ξανά το κουτάκι επιλογής Gebruik deze server om mijn e-mails af te handelen, και αφαιρέστε το include του παλιού παρόχου από το SPF-record σας.

Μπορεί αυτό να γίνει και στο Mijn WebOké;

Ναι. Στο Mijn WebOké, στα Τα domains μου, στην καρτέλα DNS, υπάρχει μια ενότητα με τις ρυθμίσεις email του domain σας. Με τη Γρήγορη ρύθμιση επιλέγετε Microsoft 365 ή Google Workspace. Βλέπετε εκ των προτέρων ποια records θα τοποθετηθούν: τα υπάρχοντα MX και SPF records αντικαθίστανται και η Παράδοση στον server μας απενεργοποιείται για αυτό το domain. Αυτό το τελευταίο αντιστοιχεί στο βήμα 3 παραπάνω (δείτε DNS στο Mijn WebOké και σε εξωτερικούς nameservers όπως το Cloudflare).