Αποθηκευτικός χώρος και καθαρισμός

Ενότητα 5: Οργάνωση και εύρεση · Χρόνος ανάγνωσης: 8 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να υπολογίσετε πόσο γεμάτο είναι το mailbox σας, γνωρίζετε τι συμβαίνει όταν γεμίσει και μπορείτε να ελευθερώσετε χώρο στοχευμένα, χωρίς να χάσετε μηνύματα που χρειάζεστε.

Βασικές έννοιες: όριο αποθηκευτικού χώρου (quota), όλοι οι φάκελοι μετράνε, Άδειασμα, Συμπίεση, μεγάλα μηνύματα, Εξαγωγή, αντίγραφο ασφαλείας (back-up)

Κάθε mailbox έχει ένα όριο

Το mailbox σας έχει ένα όριο αποθηκευτικού χώρου, που λέγεται και quota: η μέγιστη ποσότητα μηνυμάτων που χωράει, για παράδειγμα 2 GB. Το όριο αυτό ισχύει για ολόκληρο το mailbox, δηλαδή για όλους τους φακέλους μαζί. Αυτό συχνά ξεχνιέται. Μετράνε και οι εξής φάκελοι:

• Απεσταλμένα: κάθε συνημμένο που στείλατε εσείς βρίσκεται εκεί για άλλη μια φορά.
• Αρχειοθέτηση: ό,τι δεν βλέπετε δεν σημαίνει ότι δεν πιάνει χώρο.
• Ανεπιθύμητα: ακόμη και μηνύματα που δεν ανοίγετε ποτέ.
• Κάδος Απορριμάτων: ένα διαγραμμένο μήνυμα βρίσκεται στον Κάδο Απορριμάτων και μετράει μέχρι να τον αδειάσετε.
• Κρυφοί φάκελοι: φάκελοι στους οποίους δεν είστε εγγεγραμμένοι (μάθημα 5.1).

Εκτός από το όριο του mailbox σας, συνήθως υπάρχει και ένα όριο για ολόκληρο το πακέτο σας. Αν όλα τα mailbox σας και ο ιστότοπός σας μαζί είναι πολύ μεγάλα, θα φτάσετε σε αυτό το όριο, ακόμη κι αν το δικό σας mailbox έχει ακόμη χώρο.

Πόσο γεμάτο είναι;

Στο webmail βλέπετε κάτω αριστερά, κάτω από τους φακέλους, μια μπάρα με ένα ποσοστό. Αυτό είναι το μέρος του ορίου σας που χρησιμοποιείται. Το ίδιο βλέπετε στις Ρυθμίσεις > Φάκελοι, κάτω από τη λίστα των φακέλων.

Ο υπολογισμός είναι απλός: προσθέστε το μέγεθος όλων των φακέλων και διαιρέστε με το όριο. Ένα παράδειγμα με mailbox 1 GB, δηλαδή 1024 MB:

Postvak In     310 MB
Verzonden      220 MB
Archief        180 MB
Spam            40 MB
Prullenbak      62 MB
Concepten        4 MB
-------------------------
Totaal         816 MB

816 / 1024 = 0,797  →  80 % vol

Αν αδειάσετε τα Ανεπιθύμητα και τον Κάδο Απορριμάτων, αφαιρούνται 102 MB: 714 / 1024 = 0,697, άρα 70 %. Έτσι βλέπετε με μια ματιά ποια ενέργεια καθαρισμού αποδίδει περισσότερο. Προσέξτε ότι οι mail servers υπολογίζουν με το 1024: 1 GB είναι 1024 MB.

Τι συμβαίνει όταν γεμίσει

Όταν το mailbox σας είναι γεμάτο, δεν χωράει πλέον κανένα νέο μήνυμα. Ο server του αποστολέα λαμβάνει απόρριψη και ο αποστολέας λαμβάνει πίσω ένα μήνυμα σφάλματος, με κείμενα όπως "Mailbox full" ή "Quota exceeded" (στο μάθημα 8.4 μαθαίνετε να διαβάζετε ένα τέτοιο μήνυμα). Για εσάς αυτό είναι ύπουλο: δεν βλέπετε τίποτα, γιατί το μήνυμα δεν φτάνει ποτέ. Το καταλαβαίνετε μόνο όταν σας τηλεφωνήσει ένας πελάτης ότι το μήνυμά του επιστρέφει.

Και η αποστολή μπορεί τότε να δυσκολευτεί. Το webmail κρατά ένα αντίγραφο κάθε απεσταλμένου μηνύματος στα Απεσταλμένα. Αν δεν υπάρχει χώρος γι' αυτό, θα λάβετε ειδοποίηση ότι το μήνυμα δεν μπόρεσε να αποθηκευτεί στα Απεσταλμένα.

Γι' αυτό πολλοί πάροχοι σας στέλνουν μια προειδοποίηση με email όταν το mailbox σας είναι σχεδόν γεμάτο. Πάρτε τη στα σοβαρά και κάντε καθαρισμό πριν φτάσετε το όριο.

Ελευθέρωση χώρου: από το εύκολο στο στοχευμένο

Ακολουθήστε αυτή τη σειρά:

1. Αδειάστε τα Ανεπιθύμητα και τον Κάδο Απορριμάτων. Επιλέξτε τον φάκελο, κάντε κλικ στις τρεις τελείες πάνω από τους φακέλους και επιλέξτε Άδειασμα. Αυτό συχνά αποδίδει αμέσως και δεν χάνετε τίποτα που χρειάζεστε.
2. Βρείτε τα μεγάλα μηνύματα. Λίγα μηνύματα με μεγάλα συνημμένα πιάνουν συχνά περισσότερο χώρο από χίλια συνηθισμένα μηνύματα. Ταξινομήστε τη λίστα μέσω του Κατάλογος επιλογών κατά Μέγεθος, φθίνουσα. Κάντε το ίδιο και στα Απεσταλμένα: εκεί βρίσκονται όλα τα δικά σας συνημμένα. Συνδυάστε το με τις επιλογές αναζήτησης από το μάθημα 5.3: Τύπος Με επισύναψη και Ημερομηνία παλιότερο από ένα έτος.
3. Αποθηκεύστε τα συνημμένα αλλού. Χρειάζεστε ένα συνημμένο, αλλά όχι το μήνυμα; Αποθηκεύστε το συνημμένο στον δικό σας χώρο αποθήκευσης ή στο cloud και στη συνέχεια διαγράψτε το μήνυμα.
4. Αδειάστε ξανά τον Κάδο Απορριμάτων. Ό,τι διαγράψατε στα βήματα 2 και 3 βρίσκεται τώρα εκεί.

Υπάρχουν επίσης δύο ρυθμίσεις που κρατούν το mailbox σας μικρό αυτόματα, στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Ρυθμίσεις διακομιστή, στην ενότητα Συντήρηση:

• Άδειασμα του κάδου στην έξοδο: ο Κάδος Απορριμάτων αδειάζει όταν αποσυνδέεστε. Πρακτικό, αλλά μετά την αποσύνδεση δεν έχετε πλέον δεύτερη ευκαιρία.
• Άμεση διαγραφή μηνυμάτων στα Ανεπιθύμητα: το spam που διαγράφετε δεν περνά πρώτα από τον Κάδο Απορριμάτων.

Άδειασμα και Συμπίεση: η διαφορά

Στο μενού με τις ενέργειες φακέλου βλέπετε τόσο το Άδειασμα όσο και τη Συμπίεση. Το Άδειασμα διαγράφει όλα τα μηνύματα στον επιλεγμένο φάκελο. Η Συμπίεση είναι κάτι άλλο: στο IMAP ένα μήνυμα μπορεί να έχει σημανθεί ως διαγραμμένο χωρίς να έχει ακόμη αφαιρεθεί. Ορισμένα προγράμματα email λειτουργούν έτσι: διαγράφουν το μήνυμα με μια γραμμή αντί να το μετακινήσουν στον Κάδο Απορριμάτων. Η Συμπίεση αφαιρεί πραγματικά αυτά τα σημασμένα μηνύματα. Αν βλέπετε σε έναν φάκελο μηνύματα διαγραμμένα με γραμμή, η Συμπίεση ελευθερώνει χώρο.

Πρώτα φύλαξη, μετά διαγραφή

Θέλετε να κρατήσετε παλιά μηνύματα, αλλά όχι στον server; Τότε δημιουργήστε πρώτα ένα αντίγραφο:

• Ένα μήνυμα: Περισσότερα > Εξαγωγή. Λαμβάνετε ένα αρχείο .eml που μπορείτε αργότερα να ανοίξετε ξανά σχεδόν σε κάθε πρόγραμμα email.
• Πολλά μηνύματα μαζί: επιλέξτε τα και επιλέξτε Περισσότερα > Εξαγωγή. Τότε λαμβάνετε ένα αρχείο zip με όλα τα μηνύματα ως .eml.
• Μεγάλες ποσότητες: ρυθμίστε στον υπολογιστή σας ένα πρόγραμμα email που αποθηκεύει τα μηνύματα τοπικά. Αυτός είναι και ο τρόπος να μεταφέρετε ένα μεγάλο αρχείο από τον server.

Ελέγξτε ότι το αντίγραφο ανοίγει πριν διαγράψετε τα μηνύματα από τον server. Ένας Κάδος Απορριμάτων που έχει αδειάσει έχει χαθεί οριστικά. Μερικές φορές η ανάκτηση είναι ακόμη δυνατή από ένα αντίγραφο ασφαλείας του server, αλλά μην το υπολογίζετε ως σχέδιο.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Η μπάρα αποθηκευτικού χώρου βρίσκεται κάτω αριστερά· το Άδειασμα και η Συμπίεση βρίσκονται στο μενού με τις τρεις τελείες πάνω από τους φακέλους· την ταξινόμηση κατά μέγεθος την κάνετε μέσω των Επιλογές πάνω από τη λίστα μηνυμάτων. Ο Οδηγός Roundcube περιγράφει τα βήματα στην ενότητα Το mailbox σας είναι γεμάτο. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια: το Gmail μοιράζεται τον αποθηκευτικό του χώρο με το Drive και τις Φωτογραφίες, και το Outlook.com δείχνει τη χρήση στις ρυθμίσεις αποθηκευτικού χώρου.

Σύνοψη

• Το όριο αποθηκευτικού χώρου ισχύει για όλους τους φακέλους μαζί, και για τα Απεσταλμένα, την Αρχειοθέτηση, τα Ανεπιθύμητα, τον Κάδο Απορριμάτων και τους κρυφούς φακέλους.
• Υπολογισμός: προσθέστε τους φακέλους και διαιρέστε με το όριο· 1 GB είναι 1024 MB.
• Ένα γεμάτο mailbox απορρίπτει νέα μηνύματα· ο αποστολέας λαμβάνει μήνυμα σφάλματος, εσείς δεν καταλαβαίνετε τίποτα.
• Ξεκινήστε αδειάζοντας τα Ανεπιθύμητα και τον Κάδο Απορριμάτων, μετά βρείτε τα μεγάλα μηνύματα (και στα Απεσταλμένα) και στη συνέχεια αδειάστε ξανά τον Κάδο Απορριμάτων.
• Κάντε εξαγωγή ό,τι θέλετε να κρατήσετε και ελέγξτε το αντίγραφο πριν διαγράψετε κάτι οριστικά.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A5.4: Υπολογισμοί με τον αποθηκευτικό σας χώρο. Η Sanne έχει ένα mailbox 2 GB, δηλαδή 2048 MB. Οι φάκελοί της έχουν τα εξής μεγέθη: Εισερχόμενα 612 MB, Απεσταλμένα 388 MB, Αρχειοθέτηση 455 MB, Ανεπιθύμητα 96 MB, Κάδος Απορριμάτων 173 MB και Πρόχειρα 12 MB. Ερώτηση 1: τι ποσοστό του mailbox της χρησιμοποιείται; Ερώτηση 2: τι ποσοστό χρησιμοποιείται αφού αδειάσει τα Ανεπιθύμητα και τον Κάδο Απορριμάτων; Συμπληρώστε και στις δύο ερωτήσεις έναν ακέραιο αριθμό (στρογγυλοποιημένο σε ακέραιο ποσοστό, χωρίς το σύμβολο του ποσοστού). Το πρόγραμμα συγκρίνει τις απαντήσεις σας με τις σωστές απαντήσεις, με περιθώριο 1 ποσοστιαίας μονάδας, και σε περίπτωση λάθους σας δείχνει πώς γίνεται ο υπολογισμός.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου αναφέρονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 13.3: Το mailbox σας είναι πλήρες
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• Καθαρισμός λογαριασμού email για ελευθέρωση χώρου στο DirectAdmin
• Τοπική αποθήκευση email για εξοικονόμηση χώρου στον mail server
• Πώς ελέγχω τη χρήση του email μου;
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.2: Αποθηκευτικός χώρος, quota και γεμάτο mailbox
• Λύσεις για μηνύματα σφάλματος 1.6: 552: Mailbox γεμάτο ή πολύ μεγάλο μήνυμα