Ένα μήνυμα που διαβάζεται

Ενότητα 3: Σύνταξη μηνυμάτων · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα που γίνεται γρήγορα κατανοητό: με θέμα που λέει τι πρέπει να γίνει, την ερώτηση στην αρχή, καθαρή δομή, μια παράθεση που βοηθά και μια συνειδητή επιλογή ανάμεσα σε απλό κείμενο και μορφοποίηση.

Βασικές έννοιες: γραμμή θέματος, κεντρική πρόταση, ένα θέμα ανά μήνυμα, παράθεση, κάτω ή πάνω από την παράθεση, απλό κείμενο, επεξεργαστής HTML, multipart/alternative, ύφος, Αναφορά Παράδοσης

Οι αναγνώστες πρώτα ρίχνουν μια ματιά

Όποιος ανοίγει το email του δεν διαβάζει από πάνω προς τα κάτω. Βλέπει στη λίστα μηνυμάτων ένα όνομα και ένα θέμα, ίσως ανοίγει το μήνυμα, διαβάζει τις πρώτες γραμμές και μετά αποφασίζει: το κάνω τώρα, το κάνω αργότερα ή το αφήνω. Ένα καλό μήνυμα γράφεται για αυτά τα λίγα δευτερόλεπτα. Δεν είναι θέμα ωραίων προτάσεων, αλλά σειράς: το σημαντικότερο πρώτα.

Δύο πράγματα καθορίζουν αν το μήνυμά σας θα αντέξει αυτή την πρώτη ματιά: το θέμα και η πρώτη πρόταση.

Το θέμα: μια περίληψη με ενέργεια

Η γραμμή θέματος είναι το μόνο που βλέπει ο παραλήπτης πριν ανοίξει το μήνυμα, και το μόνο με το οποίο θα το αναζητήσει αργότερα. Θέματα όπως "Μια ερώτηση", "Πληροφορίες" ή "Re: Re: Fwd: προσφορά" δεν λένε τίποτα. Ένα καλό θέμα απαντά σε δύο ερωτήματα: για τι πρόκειται και τι περιμένετε;

• Κακό: vraagje
• Καλύτερο: Bruiloft 14 juni: kleuren en aantal tafels
• Άριστο: Bruiloft 14 juni: graag kleuren en aantal tafels voor 1 mei

Το τελευταίο θέμα περιέχει μια ημερομηνία και μια ενέργεια. Ο Ahmed ξέρει χωρίς να ανοίξει το μήνυμα ότι πρέπει να αποφασίσει κάτι, και μέχρι πότε. Έξι μήνες αργότερα η Sanne ξαναβρίσκει το μήνυμα αναζητώντας "bruiloft" (γάμος) ή "tafels" (τραπέζια) (μάθημα 5.3).

Αν η συζήτηση αλλάξει θέμα, αλλάξτε και τη γραμμή θέματος. Ένα νήμα που λέγεται "Προσφορά" αλλά πλέον αφορά ένα παράπονο δεν βρίσκεται ποτέ.

Η πρώτη πρόταση είναι η ερώτηση

Ξεκινήστε με το ουσιώδες: την ερώτηση, την απόφαση ή το νέο. Το υπόβαθρο έρχεται μετά. Αυτό λέγεται και κεντρική πρόταση. Συγκρίνετε το "Ελπίζω να είναι όλα καλά, εδώ έχουμε πολλή δουλειά λόγω της Γιορτής της Μητέρας, ο Daan ήταν σε διακοπές και ξανακοίταξα την προσφορά..." με το "Ahmed, μπορείτε να μου πείτε δύο πράγματα έως την 1η Μαΐου: τα χρώματα και τον αριθμό των τραπεζιών;" Στη δεύτερη εκδοχή ο Ahmed μπορεί να απαντήσει με μία κίνηση. Η φιλική εισαγωγή επιτρέπεται, αλλά μην τη βάζετε πριν από την ερώτηση.

Μερικοί κανόνες που βοηθούν:

• Ένα θέμα ανά μήνυμα. Δύο θέματα σε ένα μήνυμα σημαίνουν συχνά ότι το δεύτερο ξεχνιέται. Επιπλέον, δεν μπορείτε να αρχειοθετήσετε το μήνυμα σε έναν φάκελο ή να το προωθήσετε στο σωστό πρόσωπο.
• Σύντομες παράγραφοι, με μια κενή γραμμή ανάμεσα. Ένα μπλοκ δεκαπέντε γραμμών δεν το διαβάζει κανείς σε κινητό.
• Πολλές ερωτήσεις; Αριθμήστε τις. Έτσι ο παραλήπτης μπορεί να απαντήσει με "1. παστέλ, 2. δεκατέσσερα τραπέζια".
• Αναφέρετε μια ημερομηνία όταν χρειάζεστε κάτι, και πείτε γιατί ("ώστε να παραγγείλω εγκαίρως από τον καλλιεργητή").
• Κλείστε με το επόμενο βήμα, όχι με τρία θαυμαστικά.

Παράθεση: μόνο ό,τι βοηθά

Όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα, το webmail βάζει το αρχικό μήνυμα ως παράθεση στην απάντησή σας, με ένα > μπροστά από κάθε γραμμή σε απλό κείμενο ή μια κάθετη γραμμή σε μορφοποίηση. Η παράθεση είναι χρήσιμη: ο παραλήπτης βλέπει σε τι απαντάτε. Σε ένα μακρύ νήμα όμως η παράθεση μεγαλώνει με κάθε γύρο, μέχρι η απάντησή σας των δύο γραμμών να χάνεται κάτω από τέσσερις οθόνες κειμένου.

Γι' αυτό αφαιρέστε ό,τι δεν χρειάζεται. Αφήστε μόνο την πρόταση στην οποία απαντάτε και γράψτε την απάντησή σας από κάτω. Αυτό λέγεται απάντηση μέσα στο κείμενο (inline):

> Wil je wit met roze of toch meer pastel?
Pastel graag, met wat lichtgroen.

> Hoeveel tafels waren het?
Veertien.

Το αν ξεκινάτε πάνω ή κάτω από την παράθεση είναι θέμα συμφωνίας. Στα επαγγελματικά μηνύματα έχει καθιερωθεί η γραφή πάνω από την παράθεση, επειδή το πιο πρόσφατο βρίσκεται στην αρχή. Στις τεχνικές λίστες αλληλογραφίας ο κανόνας είναι κάτω ή ανάμεσα στις γραμμές. Επιλέξτε ό,τι ταιριάζει στους ανθρώπους με τους οποίους αλληλογραφείτε, και να είστε συνεπείς. Το webmail σάς αφήνει να επιλέξετε στο Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων > Στις απαντήσεις.

Μια παγίδα: σε ένα νήμα με παραθέσεις υπάρχουν μερικές φορές πράγματα που ο νέος παραλήπτης δεν χρειάζεται να διαβάσει, όπως ένα εσωτερικό σχόλιο ή ένας αριθμός τηλεφώνου. Ξαναδιαβάστε την παράθεση πριν προσθέσετε κάποιον ή προωθήσετε το μήνυμα.

Απλό κείμενο ή μορφοποίηση;

Ένα μήνυμα μπορεί να γραφτεί με δύο τρόπους.

• Απλό κείμενο: μόνο γράμματα, χωρίς έντονα, χρώματα ή εικόνες μέσα στο κείμενο. Φτάνει παντού ίδιο, είναι μικρό σε μέγεθος και διαβάζεται καλά σε κάθε οθόνη, ακόμη και σε μια απλή εφαρμογή email ή σε έναν αναγνώστη οθόνης.
• HTML (μορφοποίηση): με έντονα, επικεφαλίδες, χρώματα, συνδέσμους πίσω από λέξεις και εικόνες. Ένα πρόγραμμα email που στέλνει μορφοποίηση συνήθως στέλνει μαζί και μια έκδοση απλού κειμένου στο ίδιο μήνυμα. Αυτό λέγεται multipart/alternative: ο παραλήπτης λαμβάνει την έκδοση που το πρόγραμμά του μπορεί να εμφανίσει καλύτερα.

Η μορφοποίηση έχει νόημα όταν βοηθά το περιεχόμενο: ένας πίνακας με ώρες, μια επικεφαλίδα πάνω από κάθε ενότητα, μια προθεσμία με έντονα γράμματα. Δεν έχει νόημα όταν είναι μόνο διακόσμηση: χρωματιστά γράμματα, ένα φόντο ή πέντε γραμματοσειρές. Η μορφοποίηση μπορεί επίσης να χαθεί ή να φτάσει διαφορετικά, για παράδειγμα αν ο παραλήπτης διαβάζει μόνο απλό κείμενο. Γι' αυτό μην αποδίδετε ποτέ το νόημα μόνο με ένα χρώμα ("οι κόκκινες ημερομηνίες είναι κλεισμένες").

Στο webmail της WebOké γράφετε από προεπιλογή σε απλό κείμενο. Τον επεξεργαστή HTML τον ενεργοποιείτε ανά μήνυμα με το κουμπάκι με την εικόνα επάνω αριστερά στο πλαίσιο κειμένου, ή ως προεπιλογή στο Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων.

Ύφος, έλεγχος και η Αναφορά Παράδοσης

Στο email λείπουν η φωνή και το πρόσωπό σας. Μια σύντομη πρόταση που εσείς εννοείτε ως αποτελεσματική μπορεί να φανεί απότομη στον άλλον. Μερικοί πρακτικοί κανόνες: χαιρετήστε και κλείστε με χαιρετισμό, γράψτε "μπορείτε να" αντί για "πρέπει να", μη γράφετε ποτέ κάτι που δεν θα λέγατε και φωναχτά στον παραλήπτη, και περιμένετε πριν στείλετε όταν είστε θυμωμένοι. Αν αφήσετε ένα πρόχειρο και το ξαναδιαβάσετε μία ώρα αργότερα (μάθημα 3.4), γλιτώνετε πολλή μεταμέλεια.

Πριν κάνετε κλικ στο Αποστολή, ξαναδιαβάστε άλλη μία φορά: είναι σωστός ο παραλήπτης, είναι σωστό το θέμα, βρίσκεται η ερώτηση στην αρχή, είναι επισυναπτόμενο το συνημμένο (μάθημα 3.3);

Με την επιλογή Αναφορά Παράδοσης ζητάτε από τον παραλήπτη να σας ενημερώσει ότι άνοιξε το μήνυμά σας. Χρησιμοποιήστε την με μέτρο. Ο παραλήπτης βλέπει μια ερώτηση στην οθόνη, μπορεί να αρνηθεί, και πολλά προγράμματα δεν στέλνουν ποτέ επιβεβαίωση. Η απουσία επιβεβαίωσης λοιπόν δεν σημαίνει τίποτα. Επιπλέον, αν ζητάτε επιβεβαίωση σε κάθε μήνυμα, δείχνετε δυσπιστία. Αν θέλετε να είστε βέβαιοι ότι κάτι έφτασε, απλώς ζητήστε το μέσα στο κείμενο.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Επιλέγετε πάνω ή κάτω από την παράθεση στο Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων. Εκεί ορίζετε επίσης αν γράφετε από προεπιλογή με μορφοποίηση. Τον επεξεργαστή HTML τον ενεργοποιείτε ανά μήνυμα με το κουμπάκι με την εικόνα. Την Αναφορά Παράδοσης θα τη βρείτε στις επιλογές στα δεξιά της οθόνης Δημιουργία μηνύματος. Ο Οδηγός Roundcube περιγράφει τα κουμπιά βήμα προς βήμα. Σε άλλα webmail και σε προγράμματα email οι επιλογές έχουν παρόμοια ονόματα, και οι κανόνες γραφής ισχύουν παντού.

Σύνοψη

• Γράψτε για την πρώτη ματιά: το θέμα και η πρώτη πρόταση καθορίζουν αν το μήνυμά σας θα διαβαστεί.
• Ένα καλό θέμα λέει για τι πρόκειται και τι περιμένετε, κατά προτίμηση με ημερομηνία.
• Ένα θέμα ανά μήνυμα, σύντομες παράγραφοι, αριθμημένες ερωτήσεις και ένα σαφές επόμενο βήμα.
• Παραθέστε μόνο ό,τι βοηθά· επιλέξτε πάνω ή κάτω από την παράθεση και μείνετε σε αυτό.
• Μορφοποίηση μόνο όταν βοηθά το περιεχόμενο· ζητήστε Αναφορά Παράδοσης το πολύ κατ' εξαίρεση.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D3.2: Ξαναγράψτε ένα ακατάστατο μήνυμα. Ανοίξτε το υλικό slechte-mail.txt: ένα μήνυμα της Sanne προς τον Ahmed με θέμα "vraagje" (μια ερώτηση), στο οποίο τέσσερα θέματα είναι ανακατεμένα και η πραγματική ερώτηση έρχεται μόλις στο τέλος. Ξαναγράψτε το στο webmail ως νέο μήνυμα προς τον εαυτό σας (μην το στείλετε σε κάποιον άλλον). Χρησιμοποιήστε αυτή τη λίστα ελέγχου: το θέμα λέει για τι πρόκειται, τι πρέπει να γίνει και μέχρι πότε· η πρώτη πρόταση είναι η ερώτηση· οι ερωτήσεις είναι αριθμημένες· ό,τι δεν ανήκει σε αυτό το θέμα έχει αφαιρεθεί (ή μπαίνει σε ξεχωριστό μήνυμα)· στο Προς υπάρχει μόνο όποιος πρέπει να απαντήσει· το μήνυμα είναι συντομότερο από το πρωτότυπο. Στη συνέχεια απαντήστε: ποια πρόταση του πρωτοτύπου ήταν στην ουσία ο πυρήνας, τι παραλείψατε και γιατί, και ανήκει ο Daan στο Προς, στο Cc ή πουθενά; Τέλος, συγκρίνετε με την υποδειγματική απάντηση αυτής της άσκησης.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Roundcube Webmail 4.2: Απάντηση και προώθηση
• Roundcube Webmail 4.4: Μορφοποίηση, πρόχειρα και επιπλέον επιλογές
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• Roundcube Webmail 9.1: Αναζήτηση στα email σας