Ταυτότητες: ποιος είστε ως αποστολέας

Ενότητα 4: Εσείς ως αποστολέας · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να ρυθμίσετε μια ταυτότητα έτσι ώστε οι παραλήπτες να βλέπουν αμέσως ποιος στέλνει το μήνυμα. Γνωρίζετε τι κάνει κάθε πεδίο στις κεφαλίδες (headers) και καταλαβαίνετε γιατί επιτρέπεται να στέλνετε μόνο από ορισμένες διευθύνσεις.

Βασικές έννοιες: ταυτότητα, εμφανιζόμενο όνομα, From, Organization, Απάντηση στο (Reply-To), κρυφό αντίγραφο (Bcc), προεπιλεγμένη ταυτότητα, έλεγχος αποστολέα, forwarder, SPF, DMARC

Τι βλέπει ο παραλήπτης από εσάς

Όταν ο Ahmed λαμβάνει ένα μήνυμα από τη Sanne, βλέπει πρώτα ένα πράγμα στη λίστα μηνυμάτων του: το όνομα του αποστολέα. Αυτό το όνομα προέρχεται από την κεφαλίδα From, η οποία αποτελείται από δύο μέρη:

From: Sanne de Vries | Bloemenatelier Example <sanne@example.com>

Το μέρος ανάμεσα στις γωνιακές αγκύλες είναι η διεύθυνση. Το μέρος πριν από αυτήν είναι το εμφανιζόμενο όνομα. Τα περισσότερα προγράμματα email δείχνουν στη λίστα μόνο το εμφανιζόμενο όνομα. Αν αυτό λείπει, βλέπετε μόνο τη διεύθυνση ή μόνο το κομμάτι πριν από το @. Ένα μήνυμα από «info» δεν λέει τίποτα σε κανέναν. Ένα μήνυμα από «Sanne de Vries | Bloemenatelier Example» λέει.

Στο webmail, αυτό το σύνολο από όνομα, διεύθυνση και μερικές επιπλέον ρυθμίσεις ονομάζεται ταυτότητα. Έχετε τουλάχιστον μία: αυτή της διεύθυνσης με την οποία συνδέεστε. Μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερες, για παράδειγμα για μια δεύτερη διεύθυνση (μάθημα 4.3).

Ένα καλό εμφανιζόμενο όνομα:

• είναι το δικό σας όνομα, το όνομα του οργανισμού σας ή ένας συνδυασμός τους: «Sanne de Vries | Bloemenatelier Example» ή «Bloemenatelier Example»·
• δεν είναι διεύθυνση email. Ένα εμφανιζόμενο όνομα όπως «sanne@example.com» φαίνεται ύποπτο, επειδή αυτό ακριβώς κάνουν οι απατεώνες: δείχνουν ως όνομα μια διεύθυνση που δεν ταιριάζει με την πραγματική διεύθυνση·
• είναι αναγνωρίσιμο για τον παραλήπτη. Αν στέλνετε μηνύματα σε πελάτες, συχνά αναγνωρίζουν το κατάστημα πιο εύκολα από το μικρό σας όνομα.

Θυμηθείτε από το μάθημα 2.2: ο καθένας μπορεί να συμπληρώσει οποιοδήποτε εμφανιζόμενο όνομα. Γι' αυτό το όνομα δεν λέει τίποτα για τη γνησιότητα. Για τα δικά σας μηνύματα όμως είναι το πρώτο που μετράει.

Τα άλλα πεδία μιας ταυτότητας

Μια ταυτότητα έχει περισσότερα πεδία από όνομα και διεύθυνση. Κάθε πεδίο γίνεται κεφαλίδα στο μήνυμά σας ή κάνει κάτι κατά την αποστολή.

• Το πεδίο Οργανισμός γίνεται η κεφαλίδα Organization. Ορισμένα προγράμματα την εμφανίζουν δίπλα στον αποστολέα. Είναι χρήσιμο αν το εμφανιζόμενο όνομά σας είναι μόνο το δικό σας όνομα. Δεν είναι υποχρεωτικό.
• Το πεδίο Απάντηση στο γίνεται η κεφαλίδα Reply-To (μάθημα 3.1). Αν συμπληρώσετε εδώ info@example.com, κάθε απάντηση σε μήνυμα αυτής της ταυτότητας πηγαίνει στο info@. Συνήθως το αφήνετε κενό: οι απαντήσεις πρέπει να επιστρέφουν σε αυτόν που έγραψε. Ένα μόνιμο Απάντηση στο που έχετε ξεχάσει είναι κλασική αιτία του «δεν πήρα ποτέ απάντηση».
• Το πεδίο Κρυφή κοινοποίηση στέλνει κάθε μήνυμα που αποστέλλετε και ως κρυφό αντίγραφο σε μια σταθερή διεύθυνση. Για παράδειγμα, ώστε ένας συνάδελφος να βλέπει όλες τις προσφορές. Οι παραλήπτες δεν βλέπουν αυτή τη διεύθυνση. Σκεφτείτε όμως: ξέρει ο συνάδελφος ότι λαμβάνει τα πάντα, και είναι απαραίτητο;
• Η επιλογή Ορισμός ως προεπιλογή καθορίζει ποια ταυτότητα επιλέγει το webmail όταν ξεκινάτε νέο μήνυμα. Στις απαντήσεις, το webmail συνήθως επιλέγει την ταυτότητα της διεύθυνσης στην οποία έφτασε το μήνυμα.
• Το πεδίο Υπογραφή είναι η υπογραφή σας (μάθημα 4.2).

Έλεγχος αποστολέα: γιατί δεν μπορείτε να συμπληρώσετε ό,τι θέλετε

Στο πεδίο Email μιας ταυτότητας μπορείτε κατ' αρχήν να πληκτρολογήσετε οποιαδήποτε διεύθυνση. Ωστόσο ο server απορρίπτει ένα μήνυμα αν το στέλνετε από διεύθυνση που δεν σας ανήκει. Αυτό ονομάζεται έλεγχος αποστολέα. Χωρίς αυτόν τον έλεγχο, οποιοσδήποτε συνδέεται σε ένα γραμματοκιβώτιο στον ίδιο server θα μπορούσε να στέλνει μηνύματα στο όνομα κάποιου άλλου: ο «γείτονας» στον server, ή ένας εισβολέας σε ένα κλεμμένο γραμματοκιβώτιο που στη συνέχεια στέλνει phishing στο όνομα ολόκληρου του οργανισμού.

Στη WebOké μπορείτε να στέλνετε από:

• τη διεύθυνση με την οποία έχετε συνδεθεί·
• μια διεύθυνση που κάνει ανακατεύθυνση στο γραμματοκιβώτιό σας, έναν forwarder, στον ίδιο server.

Η Sanne, συνδεδεμένη ως sanne@example.com, θέλει να μπορεί να στέλνει και ως bestellingen@example.com; Τότε δημιουργεί για το bestellingen@ έναν forwarder προς το sanne@ και μια επιπλέον ταυτότητα με αυτή τη διεύθυνση. Χωρίς forwarder λαμβάνει ένα μήνυμα όπως «Account ... can not send emails from ...». Και άλλοι πάροχοι εφαρμόζουν παρόμοιους κανόνες, ακόμη κι αν τους ονομάζουν διαφορετικά (για παράδειγμα «αποστολή ως» ή «send as»).

Γιατί όχι διεύθυνση Gmail μέσω άλλου server

Μια συχνή ερώτηση: «Μπορώ να δημιουργήσω στο webmail μια ταυτότητα με τη διεύθυνση Gmail μου;» Η απάντηση είναι όχι, και δεν πρόκειται μόνο για κανόνα της WebOké. Το domain gmail.com ανήκει στην Google. Η Google δημοσιεύει στο DNS ποιοι servers επιτρέπεται να στέλνουν μηνύματα για αυτό το domain (SPF), υπογράφει τα δικά της μηνύματα (DKIM) και ζητά από τους παραλήπτες να απορρίπτουν ή να βάζουν στα spam τα μηνύματα που δεν ταιριάζουν (DMARC). Ένα μήνυμα με διεύθυνση Gmail στο From που έρχεται από άλλον server δεν συμφωνεί με αυτούς τους κανόνες. Στην καλύτερη περίπτωση καταλήγει στα spam, στη χειρότερη δεν φτάνει καθόλου. Το ίδιο ισχύει για κάθε άλλο domain με αυστηρή πολιτική DMARC, ακόμη και για το δικό σας domain αν το έχετε ρυθμίσει σωστά. Το μάθημα «Email σε τάξη» εξηγεί τα SPF, DKIM και DMARC.

Αν θέλετε να στέλνετε μηνύματα από διεύθυνση άλλου παρόχου, κάντε το μέσω του ίδιου του παρόχου.

Παράδειγμα: τρεις ταυτότητες σε ένα γραμματοκιβώτιο

Η Sanne συνδέεται με το sanne@example.com. Έχει τρεις ταυτότητες:

• Sanne de Vries | Bloemenatelier Example με sanne@example.com: η προεπιλεγμένη, για προσωπική αλληλογραφία με πελάτες.
• Bloemenatelier Example με bestellingen@example.com: για επιβεβαιώσεις παραγγελιών. Το bestellingen@ είναι forwarder προς το sanne@.
• Bloemenatelier Example με info@example.com: για γενικές ερωτήσεις. Και το info@ είναι forwarder προς το sanne@.

Στην ταυτότητα bestellingen@ έχει αφήσει κενό το Απάντηση στο, ώστε οι πελάτες να απαντούν απλώς στο bestellingen@ και οι απαντήσεις να φτάνουν σε εκείνη μέσω του forwarder. Τον Οργανισμό τον έχει συμπληρώσει παντού με «Bloemenatelier Example».

Αν δείτε τις κεφαλίδες ενός μηνύματος από τη δεύτερη ταυτότητα, βλέπετε:

From: Bloemenatelier Example <bestellingen@example.com>
Organization: Bloemenatelier Example

Στο μήνυμα που λαμβάνει ο Ahmed δεν υπάρχει κεφαλίδα Bcc, ακόμη κι αν η Sanne έχει ορίσει κρυφό αντίγραφο. Αυτό πηγαίνει μόνο μέσω του «φακέλου» (envelope).

Παγίδες

• Μόνο διεύθυνση, χωρίς όνομα. Το μήνυμά σας εμφανίζεται στη λίστα ως «info» ή «sanne». Λιγότερο αναγνωρίσιμο, και μερικές φορές καταλήγει πιο εύκολα στα spam.
• Εμφανιζόμενο όνομα που μοιάζει με διεύθυνση. Τα φίλτρα spam και οι προσεκτικοί παραλήπτες το αντιμετωπίζουν με καχυποψία.
• Ένα ξεχασμένο Απάντηση στο. Οι απαντήσεις πηγαίνουν σε διεύθυνση που δεν ελέγχει κανείς.
• Ταυτότητα για διεύθυνση χωρίς forwarder. Η αποστολή αποτυγχάνει με ένα μήνυμα σχετικά με τη διεύθυνση.
• Λάθος ταυτότητα σε νέο μήνυμα. Ελέγξτε το πεδίο Αποστολέας πριν στείλετε, ειδικά αν έχετε περισσότερες ταυτότητες.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Διαχειρίζεστε τις ταυτότητες στις Ρυθμίσεις > Ταυτότητες. Κάντε κλικ στη διεύθυνσή σας για να συμπληρώσετε Εμφανιζόμενο όνομα, Οργανισμός, Απάντηση στο, Κρυφή κοινοποίηση και Υπογραφή, ή στο Δημιουργία για μια επιπλέον ταυτότητα. Κατά τη σύνταξη επιλέγετε στο πεδίο Αποστολέας ποια ταυτότητα χρησιμοποιείτε. Τον forwarder τον δημιουργείτε στον πίνακα ελέγχου του hosting σας (στη WebOké, στο DirectAdmin). Ο Οδηγός Roundcube περιγράφει τα βήματα. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια· στο Gmail, για παράδειγμα, ονομάζεται «Αποστολή μηνυμάτων ως».

Σύνοψη

• Το εμφανιζόμενο όνομα είναι αυτό που βλέπουν οι παραλήπτες στη λίστα τους: κάντε το αναγνωρίσιμο και όχι διεύθυνση email.
• Ο Οργανισμός γίνεται η κεφαλίδα Organization, το Απάντηση στο γίνεται Reply-To· αφήνετε συνήθως το Απάντηση στο κενό.
• Μια Κρυφή κοινοποίηση στην ταυτότητά σας στέλνει κάθε μήνυμα, χωρίς να φαίνεται, σε μια σταθερή διεύθυνση.
• Ο server σας επιτρέπει να στέλνετε μόνο από τη δική σας διεύθυνση ή από έναν forwarder προς το γραμματοκιβώτιό σας στον ίδιο server.
• Διεύθυνση άλλου παρόχου (όπως το Gmail) δεν μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε μέσω του δικού σας server: τα SPF και DMARC κάνουν την αποστολή να αποτύχει.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A4.1: Έλεγχος του αποστολέα σας. Στις Ρυθμίσεις > Ταυτότητες ρυθμίστε την ταυτότητά σας: ένα σαφές Εμφανιζόμενο όνομα και, αν θέλετε, Οργανισμός. Στη συνέχεια στείλτε ένα μήνυμα στον εαυτό σας με θέμα WMC A4.1. Ανοίξτε το μήνυμα που λάβατε, επιλέξτε Περισσότερα > Εξαγωγή (λαμβάνετε ένα αρχείο .eml) και ανεβάστε αυτό το αρχείο. Το πρόγραμμα διαβάζει το αρχείο μόνο στη μνήμη και δεν αποθηκεύει τίποτα. Ελέγχει: το θέμα περιέχει A4.1· το From έχει εμφανιζόμενο όνομα που δεν είναι διεύθυνση email και δεν είναι ίδιο με το κομμάτι πριν από το @· το domain στο From δεν είναι domain παραδείγματος όπως το example.com· δεν υπάρχει ορατή κεφαλίδα Bcc στο μήνυμα· το Organization είναι συμπληρωμένο (σύσταση, πορτοκαλί αν είναι κενό)· και δείχνει τι υπάρχει στο Reply-To (για ενημέρωση, ώστε να δείτε αν έχετε ξεχάσει ένα Απάντηση στο). Για κάθε γραμμή λαμβάνετε πράσινο, πορτοκαλί ή κόκκινο με εξήγηση.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 5.1: Το όνομά σας ως αποστολέας
• Roundcube Webmail 5.3: Αποστολή από άλλη διεύθυνση
• Αποστολή email από πολλαπλά aliases, σφάλμα: Account xxx can not send emails from
• Λύσεις για μηνύματα σφάλματος 1.8: Account ... can not send emails from ...
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 4.1: Γιατί ένα email καταλήγει στα ανεπιθύμητα
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 3.3: Ανάγνωση αποστολέα και κεφαλίδων