Προσαρμογή της οθόνης στις ανάγκες σας

Ενότητα 2: Ανάγνωση μηνυμάτων · Χρόνος ανάγνωσης: 8 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα γνωρίζετε τη διάταξη του webmail και μπορείτε να ρυθμίσετε συνειδητά τη λίστα μηνυμάτων, τη στιγμή που ένα μήνυμα θεωρείται αναγνωσμένο, τη γλώσσα, τη ζώνη ώρας και την εμφάνιση.

Βασικές έννοιες: λίστα φακέλων, λίστα μηνυμάτων, παράθυρο προεπισκόπησης, Κατάλογος επιλογών, ταξινόμηση, Λειτουργία λίστας, συζήτηση, Επισήμανση ως αναγνωσμένα, ζώνη ώρας, θέμα εμφάνισης

Τρεις στήλες, καθεμία με τη δική της δουλειά

Μετά τη σύνδεση βλέπετε μια οθόνη χωρισμένη σε στήλες. Στην εικόνα βλέπετε αριστερά το μενού και τους φακέλους, στη μέση τη λίστα μηνυμάτων και δεξιά το ανοιχτό μήνυμα.

• Οι φάκελοι: Εισερχόμενα, Πρόχειρα, Απεσταλμένα, Ανεπιθύμητα, Κάδος Απορριμάτων και οι δικοί σας φάκελοι. Ο αριθμός δίπλα σε έναν φάκελο είναι το πλήθος των μη αναγνωσμένων μηνυμάτων. Κάτω από τους φακέλους βλέπετε μια μπάρα που δείχνει πόσο γεμάτο είναι το γραμματοκιβώτιό σας.
• Η λίστα μηνυμάτων: τα μηνύματα του επιλεγμένου φακέλου. Στο πάνω μέρος βρίσκονται τα Επιλέξτε, Θέματα, Επιλογές και το πεδίο αναζήτησης.
• Το παράθυρο προεπισκόπησης: το μήνυμα που επιλέγετε στη λίστα. Από πάνω βρίσκονται τα κουμπιά για απάντηση, ανακατεύθυνση, διαγραφή και άλλες ενέργειες.

Αυτή η διάταξη ονομάζεται και μοντέλο τριών στηλών. Το πλεονέκτημα είναι ότι μπορείτε να διατρέξετε γρήγορα μια λίστα χωρίς να ανοίγετε και να κλείνετε συνεχώς μηνύματα. Το μειονέκτημα θα το δείτε παρακάτω: αρκεί να κάνετε κλικ σε ένα μήνυμα για να θεωρηθεί αναγνωσμένο.

Σχεδόν ό,τι ρυθμίζετε εδώ αποθηκεύεται στο ίδιο το webmail, μαζί με το γραμματοκιβώτιό σας. Δεν έχει λοιπόν σημασία από ποιον υπολογιστή συνδέεστε. Ισχύει όμως μόνο για το webmail. Η εφαρμογή email στο τηλέφωνό σας έχει τις δικές της ρυθμίσεις ταξινόμησης και προβολής.

Η λίστα: ταξινόμηση και Λειτουργία λίστας

Με το Επιλογές πάνω από τη λίστα μηνυμάτων ανοίγετε τον Κατάλογο επιλογών. Στην εικόνα βλέπετε τρεις επιλογές:

• Ταξινόμηση στηλών: για παράδειγμα κατά Ημερ. Λήψης, Ημερ. Αποστολής, αποστολέα, θέμα ή Μέγεθος. Με το Κανένα τα μηνύματα εμφανίζονται με τη σειρά που έφτασαν στον φάκελο. Προσέξτε τη διαφορά ανάμεσα στις δύο ημερομηνίες: η Ημερ. Αποστολής είναι η κεφαλίδα (header) Date, την οποία συμπληρώνει ο ίδιος ο αποστολέας (μάθημα 1.1). Αν το ρολόι του αποστολέα είναι λάθος ή αν ένας spammer βάλει μια ημερομηνία στο μέλλον, ένα τέτοιο μήνυμα μένει για μέρες στην κορυφή. Η Ημερ. Λήψης είναι η στιγμή που ο δικός σας server παρέλαβε το μήνυμα· αυτήν την καθορίζει ο δικός σας server, όχι ο αποστολέας.
• Σειρά ταξινόμησης: η φθίνουσα βάζει το νεότερο ή το μεγαλύτερο στην κορυφή, η αύξουσα το παλαιότερο ή το μικρότερο.
• Λειτουργία λίστας: η Λίστα εμφανίζει κάθε μήνυμα ξεχωριστά, ενώ τα Θέματα ομαδοποιούν σε μία ομάδα τα μηνύματα που ανήκουν μαζί.

Η ταξινόμηση κατά μέγεθος είναι ένα χρήσιμο κόλπο όταν το γραμματοκιβώτιό σας γεμίζει (μάθημα 5.4). Η ταξινόμηση κατά αποστολέα βοηθά όταν θέλετε να δείτε όλα τα μηνύματα ενός πελάτη. Για την καθημερινή δουλειά, η ταξινόμηση κατά ημερομηνία με φθίνουσα σειρά είναι η πιο βολική για τους περισσότερους.

Συζητήσεις: χρήσιμες αλλά μερικές φορές μπερδεμένες

Στο μάθημα 1.1 είδατε ότι κάθε μήνυμα έχει ένα μοναδικό αναγνωριστικό, το Message-ID. Όταν ο Ahmed απαντά σε ένα μήνυμα της Sanne, το πρόγραμμα email του προσθέτει στην απάντηση δύο κεφαλίδες (headers) που παραπέμπουν σε αυτό το αναγνωριστικό: In-Reply-To (το μήνυμα στο οποίο απαντά) και References (ολόκληρη η αλυσίδα). Έτσι το webmail μπορεί να δημιουργήσει μια συζήτηση: το αρχικό μήνυμα με όλες τις απαντήσεις από κάτω, μαζί και τις δικές σας απαντήσεις, αν βρίσκονται στον ίδιο φάκελο.

Οι συζητήσεις είναι χρήσιμες όταν ανταλλάσσετε πολλά μηνύματα για ένα θέμα, για παράδειγμα με τον Ahmed για τη νυφική του ανθοδέσμη. Βλέπετε όλη τη συζήτηση μαζί και δεν σας ξεφεύγει καμία απάντηση.

Μπορεί όμως να σας μπερδέψουν στις εξής περιπτώσεις:

• Ένα πρόγραμμα παραλείπει την παραπομπή. Ορισμένα προγράμματα ή φόρμες βάζουν μεν Re: μπροστά από το θέμα, αλλά όχι References. Τότε η απάντηση εμφανίζεται ξεχωριστά στη λίστα ή ομαδοποιείται μόνο με βάση το θέμα.
• Ίδιο θέμα, διαφορετική συζήτηση. Η ομαδοποίηση με βάση το θέμα μπορεί να βάλει μαζί μηνύματα που δεν έχουν καμία σχέση μεταξύ τους, όπως δέκα μηνύματα με θέμα "Factuur" (Τιμολόγιο) από διαφορετικούς προμηθευτές.
• Νέο θέμα σε παλιά αλυσίδα. Αν ο Daan απαντήσει σε ένα παλιό μήνυμα για να ρωτήσει κάτι καινούργιο, η ερώτησή του χάνεται μέσα σε μια παλιά συζήτηση. Γι' αυτό για ένα νέο θέμα ξεκινάτε πάντα νέο μήνυμα (μάθημα 3.2).

Αν έχετε αμφιβολίες, απενεργοποιήστε τα Θέματα· μπορείτε πάντα να τα ενεργοποιήσετε ξανά. Το webmail θυμάται αυτήν την επιλογή ανά φάκελο. Μπορείτε λοιπόν να κρατήσετε τα Εισερχόμενα ως λίστα και να χρησιμοποιείτε συζητήσεις μόνο σε έναν φάκελο με μακροσκελή αλληλογραφία με πελάτες.

Πότε θεωρείται ένα μήνυμα αναγνωσμένο;

Αυτή είναι η ρύθμιση που κάνει τη μεγαλύτερη διαφορά και την οποία λίγοι γνωρίζουν. Στο μάθημα 1.2 είδατε ότι το «αναγνωσμένο» είναι μια σήμανση (flag) στον server. Το webmail ορίζει πότε μπαίνει αυτή η σήμανση στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων, στο Επισήμανση ως αναγνωσμένα. Οι επιλογές είναι άμεσα, μετά από ορισμένα δευτερόλεπτα ή ποτέ.

Αν είναι ρυθμισμένο σε άμεσα, συμβαίνει το εξής: η Sanne διατρέχει το πρωί τα Εισερχόμενά της με τα πλήκτρα βέλους για να δει τι έχει έρθει. Κάθε μήνυμα που εμφανίζεται για λίγο στο παράθυρο προεπισκόπησης θεωρείται αναγνωσμένο. Ακόμη και η ερώτηση του Ahmed που έπρεπε ακόμη να απαντήσει. Ούτε στο τηλέφωνό της εμφανίζεται πια με έντονα γράμματα. Μια εβδομάδα αργότερα δεν θυμάται πλέον ότι υπήρχε μια εκκρεμής ερώτηση.

Με τη ρύθμιση μετά από 5 ή 10 δευτερόλεπτα ένα μήνυμα θεωρείται αναγνωσμένο μόνο όταν το κοιτάξετε πραγματικά για λίγο. Όποιος χρησιμοποιεί τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ως λίστα εργασιών, καλύτερα να επιλέξει ποτέ και να τα επισημαίνει ο ίδιος με Μαρκάρισμα > Ως αναγνωσμένα. Δεν υπάρχει σωστή ή λάθος επιλογή, αλλά πρέπει να είναι συνειδητή επιλογή.

Περισσότερες ρυθμίσεις που μετράνε

• Γραμμές ανά σελίδα (Προβολή Μηνυμάτων): προεπιλογή 50. Περισσότερα μηνύματα ανά σελίδα σημαίνει λιγότερο ξεφύλλισμα, αλλά η λίστα φορτώνει λίγο πιο αργά.
• Ανανέωση (Περιβάλλον χρήστη): πόσο συχνά ελέγχει το webmail για νέα μηνύματα. Με το κουμπί Ανανέωση δεν χρειάζεται να περιμένετε.
• Γλώσσα και Ζώνη Ώρας (Περιβάλλον χρήστη): η ώρα στη λίστα μετατρέπεται στη δική σας ζώνη ώρας. Με το Αυτόματα το webmail παίρνει τη ζώνη ώρας του υπολογιστή σας. Αν αυτή είναι λάθος, τα μηνύματα φαίνεται να έφτασαν μία ώρα νωρίτερα ή αργότερα. Αυτό είναι προβληματικό όταν θέλετε να αποδείξετε πότε έφτασε κάτι.
• Θέμα εμφάνισης (Περιβάλλον χρήστη): η εμφάνιση του webmail. Στη WebOké επιλέγετε ανάμεσα σε WebOké, Stretched Elastic (πιο φαρδύ, για μεγάλες οθόνες), Aurora και Workbench.
• Σκοτεινή λειτουργία: με το κουμπί Σκοτεινή λειτουργία κάτω αριστερά στο μενού. Το ίδιο κουμπί ονομάζεται στη συνέχεια Φωτεινή λειτουργία.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Τις ρυθμίσεις της λίστας θα τις βρείτε πάνω από τη λίστα μηνυμάτων, στο Επιλογές. Οι υπόλοιπες βρίσκονται στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις, στις ενότητες Περιβάλλον χρήστη και Προβολή Μηνυμάτων. Μην ξεχνάτε να κάνετε κλικ στο Αποθήκευση σε κάθε ενότητα. Τα βήματα περιγράφονται στο Εγχειρίδιο Roundcube, στα κεφάλαια Η οθόνη με μια ματιά, Η λίστα μηνυμάτων και Γλώσσα, εμφάνιση και σκοτεινή λειτουργία. Σε άλλο webmail, όπως το Gmail ή το Outlook.com, λειτουργεί παρόμοια: και εκεί μπορείτε να απενεργοποιήσετε τις συζητήσεις και να επιλέξετε πότε ένα μήνυμα θεωρείται αναγνωσμένο, αν και τα κουμπιά έχουν άλλα ονόματα.

Σύνοψη

• Το webmail έχει φακέλους, λίστα μηνυμάτων και παράθυρο προεπισκόπησης· οι ρυθμίσεις σας ισχύουν για το webmail, όχι για τις άλλες συσκευές σας.
• Με το Επιλογές επιλέγετε την ταξινόμηση και τη Λειτουργία λίστας: Λίστα ή Θέματα.
• Οι συζητήσεις βασίζονται στα In-Reply-To και References· χωρίς αυτές τις παραπομπές ή με το ίδιο θέμα μπορεί να σας παραπλανήσουν.
• Το Επισήμανση ως αναγνωσμένα καθορίζει αν η απλή προβολή μετράει ήδη ως ανάγνωση· επιλέξτε συνειδητά.
• Ελέγξτε τη ζώνη ώρας σας, αλλιώς οι ώρες στη λίστα δεν είναι σωστές.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D2.1: Η δική σας διάταξη. Ρυθμίστε συνειδητά τρία πράγματα στο webmail: επιλέξτε αν θα ενεργοποιήσετε ή θα απενεργοποιήσετε τα Θέματα (Επιλογές πάνω από τη λίστα), επιλέξτε μια ταξινόμηση και επιλέξτε στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων πότε ένα μήνυμα θεωρείται αναγνωσμένο (άμεσα, μετά από ορισμένα δευτερόλεπτα ή ποτέ). Κάντε κλικ στο Αποθήκευση και δουλέψτε έτσι για μία ημέρα. Στη συνέχεια απαντήστε στις εξής ερωτήσεις: Γιατί επιλέξατε αυτές τις τρεις ρυθμίσεις και ταιριάζουν με τον τρόπο που δουλεύετε με το email; Υπάρχει κάποιο μήνυμα που διαφορετικά θα είχε θεωρηθεί αναγνωσμένο χωρίς να το έχετε διαβάσει πραγματικά; Συμφωνούν οι ώρες στη λίστα με το ρολόι του υπολογιστή σας;

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, αυτά ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλο webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 2.1: Η οθόνη με μια ματιά
• Roundcube Webmail 2.2: Η λίστα μηνυμάτων: ταξινόμηση και θέματα
• Roundcube Webmail 2.3: Γλώσσα, εμφάνιση και σκοτεινή λειτουργία
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 3.1: Φάκελοι και συγχρονισμός: γιατί έχετε δύο φορές «Απεσταλμένα»
• RFC 5322, Internet Message Format, για τα Message-ID, In-Reply-To και References (στα Αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322