Τι συμβαίνει όταν πατάτε Αποστολή

Ενότητα 1: Πώς λειτουργεί το email σας · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε ποια διαδρομή ακολουθεί ένα email από την Αποστολή έως τα Εισερχόμενα του παραλήπτη, και μπορείτε να δείξετε τη διαφορά ανάμεσα στον φάκελο (envelope) και τις κεφαλίδες ενός email.

Βασικές έννοιες: webmail, mailserver, SMTP, εγγραφή MX, IMAP, φάκελος (envelope), κεφαλίδες (headers), Return-Path, Received, Message-ID, SPF, DKIM, DMARC

Το webmail είναι ένα πρόγραμμα email μέσα στον browser σας

Τα email σας δεν βρίσκονται στον browser σας, ούτε στον υπολογιστή σας. Βρίσκονται σε έναν mailserver: έναν υπολογιστή που λειτουργεί μέρα και νύχτα, λαμβάνει, αποθηκεύει και ανακατευθύνει μηνύματα. Για να διαβάσετε αυτά τα μηνύματα χρειάζεστε ένα πρόγραμμα email. Αυτό μπορεί να είναι το Outlook, η εφαρμογή email στο τηλέφωνό σας ή το webmail.

Το webmail είναι απλώς ένα πρόγραμμα email που εκτελείται στον browser σας. Στη WebOké αυτό είναι το Roundcube. Το Roundcube δεν είναι το ίδιο mailserver. Επικοινωνεί εκ μέρους σας με τον mailserver, με τις ίδιες «γλώσσες» που χρησιμοποιούν το Outlook ή το Apple Mail:

• IMAP για να διαβάζετε, να μετακινείτε και να διαγράφετε τα μηνύματά σας·
• SMTP για να στέλνετε μηνύματα.

Αν κάτι δεν λειτουργεί στο webmail, συχνά η αιτία δεν είναι το webmail αλλά αυτό που κάνει ή αναφέρει ο server. Και αντίστροφα: αν η αποστολή λειτουργεί στο webmail αλλά όχι στο πρόγραμμα email σας, το πρόβλημα βρίσκεται στις ρυθμίσεις αυτού του προγράμματος.

Από την Αποστολή έως τα Εισερχόμενα σε πέντε βήματα

Η Sanne de Vries (sanne@example.com) έχει ένα ανθοπωλείο. Στέλνει στον πελάτη της Ahmed (ahmed@example.net) μια προσφορά για νυφική ανθοδέσμη. Να τι συμβαίνει όταν πατά Αποστολή.

1. Παράδοση στον δικό της server. Το webmail παραδίδει το μήνυμα μέσω SMTP στον mailserver της Sanne. Αυτό ονομάζεται και submission. Η Sanne πρέπει να συνδεθεί, αλλιώς οποιοσδήποτε θα μπορούσε να χρησιμοποιήσει τον server της για να στέλνει spam. Τα προγράμματα email χρησιμοποιούν γι' αυτό τη θύρα 465 ή 587, με κρυπτογράφηση. Το webmail της WebOké στέλνει μέσω του ίδιου server στον οποίο έχετε συνδεθεί.
2. Εύρεση της διαδρομής. Ο server της Sanne κοιτάζει το τμήμα μετά το @ της διεύθυνσης του Ahmed: example.net. Ζητά από το DNS την εγγραφή MX αυτού του domain. Η εγγραφή αυτή λέει ποιος server δέχεται τα μηνύματα για το example.net.
3. Παράδοση. Ο server της Sanne επικοινωνεί με αυτόν τον server παραλαβής και παραδίδει το μήνυμα, πάλι με SMTP. Μεταξύ servers αυτό γίνεται στη θύρα 25.
4. Στο γραμματοκιβώτιο. Ο server παραλαβής ελέγχει το μήνυμα (υπάρχει η διεύθυνση; είναι spam;) και το τοποθετεί στο γραμματοκιβώτιο του Ahmed, στα Εισερχόμενα ή στον φάκελο spam.
5. Ανάγνωση. Ο Ahmed ανοίγει το πρόγραμμα email ή το webmail του. Αυτό ανακτά το μήνυμα με IMAP και το εμφανίζει.

Κάθε βήμα μπορεί να αποτύχει χωριστά. Γι' αυτό ένα μήνυμα σφάλματος δίνει πάντα μια ένδειξη για το σημείο: δεν μπόρεσε η Sanne να συνδεθεί στον δικό της server (βήμα 1), δεν βρήκε ο server της τον παραλήπτη (βήμα 2 ή 3), ή απέρριψε ο server παραλαβής το μήνυμα (βήμα 4);

Φάκελος και επιστολή: δύο είδη διευθύνσεων

Ένα email μοιάζει με μια επιστολή μέσα σε φάκελο. Οι servers κοιτάζουν μόνο τον φάκελο (envelope). Εσείς και ο Ahmed βλέπετε κυρίως την επιστολή.

Ο φάκελος δημιουργείται κατά τη συνομιλία SMTP μεταξύ δύο servers. Ο server αποστολής λέει πρώτα από ποιον προέρχεται το μήνυμα (η εντολή MAIL FROM) και μετά για ποιον είναι (RCPT TO). Μόνο μετά ακολουθεί το ίδιο το μήνυμα. Η διεύθυνση αποστολέα του φακέλου είναι η διεύθυνση στην οποία πηγαίνουν τα μηνύματα σφάλματος. Κατά την τελική παράδοση, ο server παραλαβής την τοποθετεί στην αρχή του μηνύματος ως Return-Path.

Η επιστολή ξεκινά με κεφαλίδες (headers): γραμμές με ένα όνομα, άνω και κάτω τελεία και μια τιμή. Οι πιο γνωστές είναι:

• From: ο αποστολέας που βλέπετε στο πρόγραμμα email σας·
• To και Cc: οι παραλήπτες που βλέπετε·
• Subject: το θέμα·
• Date: η στιγμή της αποστολής, σύμφωνα με το ρολόι του προγράμματος του αποστολέα·
• Message-ID: ένα μοναδικό αναγνωριστικό αυτού του μηνύματος. Οι απαντήσεις παραπέμπουν σε αυτό, έτσι ένα πρόγραμμα email ξέρει ποια μηνύματα ανήκουν μαζί.

Ο φάκελος και οι κεφαλίδες δεν χρειάζεται να είναι ίδια. Αν η Sanne στείλει ένα email με Bcc στον συνάδελφό της Daan (daan@example.com), ο Daan υπάρχει στον φάκελο αλλά όχι στις κεφαλίδες. Γι' αυτό ο Ahmed δεν βλέπει ότι ο Daan διαβάζει επίσης το μήνυμα. Επίσης, ένα newsletter έχει συχνά Return-Path στην υπηρεσία newsletter, ενώ το From είναι η διεύθυνση του καταστήματος. Τα μηνύματα σφάλματος καταλήγουν τότε στην υπηρεσία.

Γραμμές Received: το ημερολόγιο ταξιδιού ενός email

Κάθε server που δέχεται ένα email πρέπει να προσθέσει μια κεφαλίδα Received, και μάλιστα στην κορυφή. Έτσι ένα email συγκεντρώνει στη διαδρομή ένα ημερολόγιο ταξιδιού. Η ανώτερη γραμμή Received είναι λοιπόν το τελευταίο βήμα και η κατώτερη το πρώτο. Τις διαβάζετε από κάτω προς τα πάνω.

Έτσι φαίνονται περίπου οι κεφαλίδες του email της Sanne στον Ahmed (συντομευμένες):

Return-Path: <sanne@example.com>
Received: from mail.example.com (mail.example.com [192.0.2.10])
        by mx.example.net with ESMTPS
        for <ahmed@example.net>; Tue, 10 Nov 2026 10:15:04 +0100
Received: from webmail.example.com ([192.0.2.20])
        by mail.example.com with ESMTPSA
        for <ahmed@example.net>; Tue, 10 Nov 2026 10:15:02 +0100
From: Sanne de Vries <sanne@example.com>
To: Ahmed <ahmed@example.net>
Subject: Offerte bruidsboeket
Date: Tue, 10 Nov 2026 10:15:01 +0100
Message-ID: <20261110091501.a1b2c3@example.com>

Διαβάστε πρώτα την κατώτερη γραμμή Received. Το webmail παρέδωσε το μήνυμα στο mail.example.com. Τα γράμματα ESMTPSA σημαίνουν: κρυπτογραφημένα (S) και με σύνδεση (A). Στη συνέχεια το mail.example.com το παρέδωσε στο mx.example.net, τον server του Ahmed. Το τμήμα μετά το "from" είναι ο server που πρόσφερε το μήνυμα, το τμήμα μετά το "by" ο server που το δέχτηκε. Οι ώρες δείχνουν πόσο διήρκεσε κάθε βήμα.

Μια παγίδα: ένας αποστολέας μπορεί να προσθέσει ο ίδιος ψεύτικες γραμμές στο κάτω μέρος πριν στείλει. Γι' αυτό να εμπιστεύεστε κυρίως τις ανώτερες γραμμές, που δημιουργήθηκαν από servers που γνωρίζετε, όπως ο server του δικού σας παρόχου.

Γιατί το From μπορεί να πλαστογραφηθεί

Το πρωτόκολλο SMTP σχεδιάστηκε σε μια εποχή που όλοι εμπιστεύονταν ο ένας τον άλλον. Τίποτα στο ίδιο το πρωτόκολλο δεν ελέγχει αν ο αποστολέας στο From είναι γνήσιος. Ένας απατεώνας μπορεί λοιπόν να στείλει ένα email με From: sanne@example.com, χωρίς να έχει καμία σχέση με τη Sanne.

Γι' αυτό προστέθηκαν αργότερα τρεις έλεγχοι, τους οποίους ο κάτοχος ενός domain ρυθμίζει στο DNS του:

• Το SPF ορίζει ποιοι servers επιτρέπεται να στέλνουν μηνύματα με αποστολέα φακέλου από αυτό το domain.
• Το DKIM προσθέτει μια ψηφιακή υπογραφή στο μήνυμα. Ο παραλήπτης την ελέγχει με ένα κλειδί από το DNS του domain που υπέγραψε.
• Το DMARC συνδέει αυτά τα δύο με το domain που βλέπετε στο From, και ορίζει τι πρέπει να κάνει ο παραλήπτης αν ο έλεγχος αποτύχει: τίποτα, μεταφορά στα spam ή απόρριψη.

Αυτά τα ρυθμίζει ο διαχειριστής του domain, όχι εσείς ως χρήστης του webmail. Πώς ακριβώς λειτουργούν, θα το μάθετε στο μάθημα Email σε τάξη. Προς το παρόν αρκεί να γνωρίζετε ότι το εμφανιζόμενο όνομα ενός αποστολέα δεν αποδεικνύει τίποτα, και ότι στις κεφαλίδες μπορείτε να δείτε αν αυτοί οι έλεγχοι πέτυχαν (μάθημα 2.2).

Απεσταλμένο δεν σημαίνει ότι έφτασε

Αν το email σας βρίσκεται στον φάκελο Απεσταλμένα, ξέρετε με βεβαιότητα μόνο ένα πράγμα: ο δικός σας server το δέχτηκε (βήμα 1). Τα υπόλοιπα συμβαίνουν μετά, μερικές φορές πολύ αργότερα.

• Ο server παραλαβής μπορεί να αρνηθεί προσωρινά. Ορισμένοι servers ζητούν από έναν άγνωστο αποστολέα να ξαναδοκιμάσει αργότερα (greylisting). Ο server σας τότε ξαναδοκιμάζει, μερικές φορές για μέρες, και σας ενημερώνει αν συνεχίζει να αποτυγχάνει.
• Ο server παραλαβής μπορεί να απορρίψει το μήνυμα οριστικά, για παράδειγμα επειδή η διεύθυνση δεν υπάρχει ή το γραμματοκιβώτιο είναι γεμάτο. Τότε λαμβάνετε πίσω ένα μήνυμα σφάλματος (bounce, μάθημα 8.4).
• Το μήνυμα μπορεί να φτάσει αλλά να καταλήξει στον φάκελο spam. Τότε δεν λαμβάνετε καμία ειδοποίηση.

Αν λοιπόν η Sanne περιμένει μια απάντηση που δεν έρχεται, ελέγχει πρώτα αν υπάρχει μήνυμα σφάλματος στα Εισερχόμενά της, και ζητά από τον Ahmed να κοιτάξει στον φάκελο spam του.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Στο webmail βλέπετε τις κεφαλίδες ενός μηνύματος με το κουμπί Κεφαλίδες πάνω από το μήνυμα, ή μέσω Περισσότερα > Προβολή πηγαίου κώδικα. Το μάθημα 2.2 εξετάζει αυτό το θέμα πιο αναλυτικά. Πώς το webmail και το πρόγραμμα email σας εμφανίζουν μαζί τα ίδια μηνύματα, θα το διαβάσετε στο Εγχειρίδιο Roundcube, στην ενότητα Τι είναι το webmail. Σε άλλα webmail, όπως το Gmail ή το Outlook.com, λειτουργεί παρόμοια, μόνο που το κουμπί έχει άλλο όνομα (στο Gmail για παράδειγμα Εμφάνιση πρωτοτύπου).

Σύνοψη

• Το webmail είναι ένα πρόγραμμα email μέσα στον browser σας. Επικοινωνεί με τον mailserver μέσω IMAP (ανάγνωση) και SMTP (αποστολή).
• Ένα email πηγαίνει από τον δικό σας server στον server που αναφέρεται στην εγγραφή MX του domain του παραλήπτη.
• Ο φάκελος (MAIL FROM, RCPT TO, αργότερα Return-Path) είναι για τους servers, οι κεφαλίδες (From, To, Subject, Date, Message-ID) είναι για ανθρώπους και προγράμματα.
• Κάθε server προσθέτει μια γραμμή Received στην κορυφή· τις διαβάζετε από κάτω προς τα πάνω.
• Το From μπορεί να πλαστογραφηθεί· τα SPF, DKIM και DMARC κάνουν την πλαστογράφηση δυσκολότερη. Απεσταλμένο δεν σημαίνει ότι έφτασε.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A1.1: Ανάγνωση κεφαλίδων (headers). Το υλικό kopregels-1.txt βρίσκεται κάτω από αυτή την άσκηση: οι κεφαλίδες ενός πραγματικού αλλά ανωνυμοποιημένου email. Διαβάστε τις από κάτω προς τα πάνω και συμπληρώστε: το domain στο From, το domain του Return-Path, πόσες γραμμές Received υπάρχουν, και ποιος server έλαβε τελευταίος το μήνυμα (η ανώτερη γραμμή Received, το τμήμα μετά το "by"). Το πρόγραμμα συγκρίνει τις απαντήσεις σας με τις σωστές απαντήσεις και δείχνει για κάθε ερώτηση αν είναι σωστή, με εξήγηση για το πού θα μπορούσατε να το βρείτε στις κεφαλίδες.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου αναφέρονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 1.1: Τι είναι το webmail;
• Επεξήγηση της διαδικασίας αποστολής email / SMTP
• Προβολή και ανάγνωση των κεφαλίδων (headers) ενός email
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 1.1: Το ταξίδι ενός email
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 1.5: Ανάγνωση κεφαλίδων: από πού ήρθε αυτό το mail;
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 4.1: Γιατί ένα email καταλήγει στα ανεπιθύμητα
• RFC 5321, Simple Mail Transfer Protocol (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5321
• RFC 5322, Internet Message Format (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322