Ένα σύστημα που μπορείτε να τηρήσετε

Ενότητα 5: Οργάνωση και εύρεση · Χρόνος ανάγνωσης: 8 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να επιλέξετε και να ρυθμίσετε έναν απλό τρόπο εργασίας για το γραμματοκιβώτιό σας. Έτσι βλέπετε τι εκκρεμεί ακόμη και βρίσκετε τα μηνύματα χωρίς να τα ταξινομείτε κάθε μέρα.

Βασικές έννοιες: Εισερχόμενα ως χώρος εργασίας, τέσσερις επιλογές, μαρκάρισμα, μη αναγνωσμένο, αρχείο, σταθερές στιγμές, κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Γιατί χρειάζεστε ένα σύστημα

Ένα γεμάτο γραμματοκιβώτιο σπάνια είναι το πρόβλημα. Το πρόβλημα είναι ότι δεν βλέπετε πια τι εκκρεμεί. Η ερώτηση ενός πελάτη χάνεται ανάμεσα σε newsletters και ένα τιμολόγιο που πρέπει ακόμη να πληρώσετε βρίσκεται στη σελίδα τέσσερα. Ένα σύστημα το λύνει αυτό με μερικές σταθερές συμφωνίες με τον εαυτό σας. Δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκο. Πρέπει κυρίως να είναι τόσο απλό, ώστε να το εφαρμόζετε ακόμη και σε τρεις μήνες.

Δεν υπάρχει μία καλύτερη μέθοδος. Οι άνθρωποι δουλεύουν διαφορετικά και μια ατομική επιχείρηση έχει άλλη αλληλογραφία από έναν σύλλογο. Αυτό το μάθημα σας δίνει τα δομικά στοιχεία και τις επιλογές. Εσείς επιλέγετε τι σας ταιριάζει.

Τα Εισερχόμενα ως χώρος εργασίας

Ο πυρήνας σχεδόν κάθε λειτουργικού συστήματος: τα Εισερχόμενα είναι χώρος εργασίας, όχι αρχείο. Ό,τι βρίσκεται στα Εισερχόμενα απαιτεί ακόμη κάτι από εσάς. Ό,τι έχει ολοκληρωθεί, φεύγει από εκεί. Έτσι, μια ματιά στα Εισερχόμενα σάς δείχνει αμέσως πόση δουλειά υπάρχει.

Για τον σκοπό αυτό, για κάθε μήνυμα παίρνετε μία από τέσσερις αποφάσεις:

1. Διαγραφή. Δεν το χρειάζεστε. Διαγράψτε το ή αναφέρετέ το ως spam, αν είναι spam. Ένα newsletter που δεν διαβάζετε ποτέ: καταργήστε την εγγραφή σας, ώστε να μην ξαναέρχεται.
2. Αρχείο. Έχει ολοκληρωθεί, αλλά θέλετε να το κρατήσετε. Ένα κλικ στην Αρχειοθέτηση (μάθημα 5.1) και φεύγει από τη μέση, αλλά το βρίσκετε ξανά με την αναζήτηση (μάθημα 5.3).
3. Ενέργεια. Πρέπει να γίνει κάτι που χρειάζεται περισσότερα από λίγα λεπτά. Αφήστε το εκεί και δώστε του ένα μαρκάρισμα (τη σημαία Σημειωμένο), ώστε να ξεχωρίζει. Αν χρειάζεται λιγότερα από λίγα λεπτά, κάντε το αμέσως και στη συνέχεια αρχειοθετήστε το.
4. Αναμονή. Περιμένετε μια απάντηση ή μια πληρωμή. Μπορείτε να το μαρκάρετε ή να το μετακινήσετε σε έναν δικό σας φάκελο Αναμονή, τον οποίο ελέγχετε μία φορά την εβδομάδα.

Το σημαντικότερο είναι να μην προχωράτε χωρίς απόφαση. Κάθε μήνυμα που ανοίγετε και αφήνετε χωρίς επιλογή θα πρέπει να το ξαναδιαβάσετε αργότερα.

Λίγοι φάκελοι και αναζήτηση ή πολλοί φάκελοι

Πόσους φακέλους χρειάζεστε; Για αυτό υπάρχουν δύο σχολές.

Πολλοί φάκελοι: ένας φάκελος ανά πελάτη, ανά έργο, ανά προμηθευτή. Πλεονέκτημα: βλέπετε όλα τα μηνύματα ενός πελάτη μαζί. Μειονέκτημα: κάθε μήνυμα απαιτεί μια απόφαση για το πού θα πάει και ένα μήνυμα που αφορά δύο πελάτες δεν ταιριάζει σε κανέναν από τους δύο. Μετά από έναν χρόνο έχετε συχνά σαράντα φακέλους, από τους οποίους χρησιμοποιείτε πέντε.

Λίγοι φάκελοι και αναζήτηση: ένα αρχείο, ενδεχομένως χωρισμένο ανά έτος, και κατά τα άλλα αναζήτηση. Πλεονέκτημα: η αρχειοθέτηση γίνεται με ένα κλικ, χωρίς σκέψη. Μειονέκτημα: πρέπει να ξέρετε να αναζητάτε καλά. Το μάθημα 5.3 δείχνει ότι στο webmail αυτό λειτουργεί πολύ καλά: με βάση τον αποστολέα, τον παραλήπτη, το περιεχόμενο, σε όλους τους φακέλους ταυτόχρονα.

Για πολλούς ανθρώπους η καλύτερη λύση είναι μια ενδιάμεση: μερικοί φάκελοι για όσα πρέπει πραγματικά να είναι χωριστά (για παράδειγμα Facturen (Τιμολόγια) για το λογιστήριο) και κατά τα άλλα ένα αρχείο. Οι φάκελοι που γεμίζουν αυτόματα με ένα φίλτρο (ενότητα 6) δεν σας κοστίζουν καθόλου κόπο. Αυτοί μπορούν λοιπόν να είναι λίγο περισσότεροι.

Μαρκάρισμα, μη αναγνωσμένο και φιλτράρισμα της λίστας

Μερικά βοηθητικά εργαλεία του webmail κάνουν το σύστημα ευκολότερο:

• Σημειωμένο. Με Μαρκάρισμα > Σημειωμένο ένα μήνυμα παίρνει μια σημαία και εμφανίζεται κόκκινο στη λίστα. Η σημαία αποθηκεύεται στον server, οπότε τη βλέπουν και το πρόγραμμα email σας και το τηλέφωνό σας (εκεί ονομάζεται συχνά αστέρι ή σημαία).
• Μη αναγνωσμένο. Με Μαρκάρισμα > Μη αναγνωσμένο επαναφέρετε ένα μήνυμα σε μη αναγνωσμένο. Χρήσιμο ως υπενθύμιση, αλλά αναξιόπιστο ως σύστημα: ένα τηλέφωνο που ανοίγει για λίγο ένα μήνυμα το επαναφέρει σε αναγνωσμένο.
• Τυπος στις επιλογές αναζήτησης. Στο πεδίο Τυπος επιλέξτε για παράδειγμα Σημειωμένο ή Αναπάντητο. Τότε η λίστα εμφανίζει μόνο αυτά τα μηνύματα. Το Αναπάντητο είναι χρήσιμο στα Εισερχόμενα: πρόκειται για τα μηνύματα στα οποία δεν έχετε απαντήσει ακόμη. Προσοχή: το webmail γνωρίζει μόνο αν έχετε πατήσει εσείς το κουμπί Απάντηση. Αν απαντήσατε από το τηλέφωνο ή αν τηλεφωνήσατε, το μήνυμα εξακολουθεί να μετρά ως αναπάντητο, εκτός αν η εφαρμογή email σας το σημειώνει και αυτή ως απαντημένο.

Υπάρχει και μια παγίδα: η αυτόματη σήμανση ως αναγνωσμένο. Αν το webmail είναι ρυθμισμένο ώστε ένα μήνυμα να θεωρείται αναγνωσμένο μόλις εμφανιστεί στο παράθυρο προεπισκόπησης, τότε η ένδειξη μη αναγνωσμένο χάνει το νόημά της. Στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων επιλέγετε μετά από πόσα δευτερόλεπτα ένα μήνυμα θεωρείται αναγνωσμένο (μάθημα 2.1).

Σταθερές στιγμές

Όποιος αντιδρά όλη μέρα σε κάθε νέο μήνυμα, προλαβαίνει ελάχιστη άλλη δουλειά. Ένα σύστημα λειτουργεί καλύτερα με σταθερές στιγμές: για παράδειγμα το πρωί, μετά το μεσημεριανό και στο τέλος της ημέρας. Σε κάθε τέτοια στιγμή επεξεργάζεστε τα Εισερχόμενα με τις τέσσερις επιλογές. Μία φορά την εβδομάδα ελέγχετε τα σημειωμένα μηνύματα και τον φάκελο Αναμονή. Πόσο συχνά κοιτάτε εξαρτάται από τη δουλειά σας. Ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με ερωτήσεις πελατών κοιτάζει συχνότερα από έναν σύλλογο. Το ζητούμενο είναι να επιλέγετε εσείς, αντί να επιλέγει κάθε ειδοποίηση για εσάς.

Ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο

Αν περισσότερα άτομα δουλεύουν στο ίδιο γραμματοκιβώτιο, όπως το info@, χρειάζεστε συμφωνίες, αλλιώς απαντούν δύο άτομα ή κανένα. Για παράδειγμα:

• Όποιος αναλαμβάνει ένα μήνυμα, το μαρκάρει αμέσως (τη σημαία τη βλέπουν όλοι, επειδή αποθηκεύεται στον server).
• Μετά την απάντηση το μήνυμα μεταφέρεται στο αρχείο, ώστε τα Εισερχόμενα να δείχνουν τι εκκρεμεί.
• Οι απαντήσεις στέλνονται από την ίδια διεύθυνση και με την ίδια υπογραφή (ενότητα 4).
• Κάθε μέρα ένα άτομο είναι υπεύθυνο να αδειάσουν τα Εισερχόμενα.

Συμφωνήστε επίσης τι δεν κάνετε: κανείς δεν ρυθμίζει πρόγραμμα email με POP σε αυτό το γραμματοκιβώτιο, γιατί τότε τα μηνύματα εξαφανίζονται για τους υπόλοιπους (μάθημα 1.2).

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Το Μαρκάρισμα βρίσκεται στη γραμμή εργαλείων πάνω από το μήνυμα. Η Αρχειοθέτηση εμφανίζεται ως κουμπί μόλις επιλέξετε φάκελο αρχείου στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Ειδικοί Φάκελοι. Ο Τυπος και τα υπόλοιπα φίλτρα βρίσκονται στις επιλογές αναζήτησης (το βελάκι στο πεδίο αναζήτησης). Τα βήματα περιγράφονται στον Οδηγό Roundcube, στις ενότητες Μαρκάρισμα, μετακίνηση και διαγραφή και Αρχειοθέτηση μηνυμάτων. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια: το Gmail έχει κουμπί Αρχειοθέτηση και αστέρια, το Outlook.com κουμπί Αρχειοθέτηση και σημαίες.

Σύνοψη

• Τα Εισερχόμενα είναι χώρος εργασίας: ό,τι βρίσκεται εκεί απαιτεί ακόμη κάτι από εσάς.
• Για κάθε μήνυμα πάρτε μία απόφαση: διαγραφή, αρχείο, ενέργεια (μαρκάρισμα) ή αναμονή.
• Λίγοι φάκελοι και καλή αναζήτηση απαιτούν λιγότερο κόπο από πολλούς φακέλους. Οι φάκελοι που γεμίζει ένα φίλτρο δεν κοστίζουν τίποτα.
• Τα μαρκαρίσματα και η κατάσταση απαντημένο αποθηκεύονται στον server και είναι επομένως ορατά και στους συναδέλφους σε ένα κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο.
• Επεξεργάζεστε τα Εισερχόμενα σε σταθερές στιγμές και κάνετε συμφωνίες όταν μοιράζεστε ένα γραμματοκιβώτιο.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D5.2: Το σχέδιο οργάνωσής σας. Ανοίξτε το δικό σας γραμματοκιβώτιο στο webmail. Μετρήστε πόσους φακέλους έχετε (Ρυθμίσεις > Φάκελοι) και πόσα μη αναγνωσμένα μηνύματα υπάρχουν στα Εισερχόμενα. Στη συνέχεια επιλέξτε ένα σύστημα: λίγοι φάκελοι και αρχείο, πολλοί φάκελοι ή μια ενδιάμεση λύση. Ρυθμίστε το: επιλέξτε φάκελο αρχείου στους Ειδικούς Φακέλους, αν δεν έχετε ήδη, καθαρίστε τους φακέλους που δεν χρησιμοποιήσατε εδώ και έναν χρόνο (μετακινήστε πρώτα τα μηνύματα στο αρχείο σας) και επεξεργαστείτε μία φορά όλα τα Εισερχόμενα με τις τέσσερις επιλογές. Στη συνέχεια απαντήστε για τον εαυτό σας: πόσους φακέλους είχατε και πόσους έχετε τώρα; Πόσα μηνύματα υπάρχουν ακόμη στα Εισερχόμενα και απαιτούν όλα πραγματικά ακόμη κάτι από εσάς; Σε ποιες σταθερές στιγμές θα κοιτάτε στο εξής το email σας; Και αν μοιράζεστε ένα γραμματοκιβώτιο: ποιες δύο συμφωνίες κάνετε με τους συναδέλφους σας;

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 3.3: Σήμανση, μετακίνηση και διαγραφή μηνυμάτων
• Roundcube Webmail 6.2: Αρχειοθέτηση μηνυμάτων
• Roundcube Webmail 2.2: Η λίστα μηνυμάτων: ταξινόμηση και θέματα
• Φάκελοι στο mailbox σας: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και Αρχείο