Φάκελοι στο mailbox σας: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και Αρχειοθέτηση

Στο mailbox σας υπάρχουν πάντα μερικοί σταθεροί φάκελοι: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και συχνά και Αρχείο. Στο τηλέφωνό σας μερικές φορές έχουν διαφορετικά ονόματα από ό,τι στον υπολογιστή σας, και μερικές φορές βλέπετε έναν φάκελο διπλό. Σε αυτό το άρθρο διαβάζετε πώς τα προγράμματα email γνωρίζουν ποιος φάκελος χρησιμεύει για τι, πώς λειτουργεί αυτό στη WebOké και πώς λύνετε τα πιο γνωστά προβλήματα.

Το πρότυπο: ειδικοί φάκελοι με σταθερή ετικέτα

Το πρόγραμμα email σας επικοινωνεί με τον mail server μας μέσω IMAP. Για τους σταθερούς φακέλους υπάρχει μια παγκόσμια σύμβαση, η επέκταση IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Ο server δίνει σε κάθε σταθερό φάκελο μια ετικέτα που δηλώνει τη χρήση του:

Τα Εισερχόμενα δεν χρειάζονται ετικέτα: στο IMAP ονομάζονται πάντα INBOX. Οι \All και \Flagged δεν είναι πραγματικοί φάκελοι αλλά επισκοπήσεις, όπως το ‘Όλα τα μηνύματα’ στο Gmail. Αν θέλετε να βλέπετε μαζί τα email με σημαία, το πρόγραμμα email σας το κάνει μόνο του, για παράδειγμα με έναν έξυπνο φάκελο.

Ένα πρόγραμμα email που ακολουθεί το πρότυπο κοιτάζει την ετικέτα και όχι το όνομα. Στη συνέχεια εμφανίζει τον φάκελο με ένα όνομα στη γλώσσα σας. Γι' αυτό στο iPhone σας βλέπετε Ανεπιθύμητα, στο Outlook Ανεπιθύμητη αλληλογραφία και στο webmail Ανεπιθύμητα, ενώ στον server πρόκειται για έναν και τον ίδιο φάκελο Junk. Ό,τι κάνετε σε αυτόν τον φάκελο το βλέπετε λοιπόν παντού.

Ποιο όνομα βλέπετε σε κάθε πρόγραμμα;

Τα παρακάτω ονόματα είναι αυτά των ελληνικών εκδόσεων. Μπορεί να διαφέρουν λίγο ανάλογα με την έκδοση.

Το κλασικό Outlook δεν ακολουθεί πάντα το πρότυπο. Σε αυτή την περίπτωση μπορεί να δημιουργήσει μόνο του επιπλέον φακέλους, όπως Ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή Διαγραμμένα, δίπλα στους φακέλους που υπάρχουν ήδη στον server. Πώς το λύνετε αυτό, το διαβάζετε παρακάτω.

Οι φάκελοι ένας προς έναν

Εισερχόμενα. Εδώ φτάνουν όλα τα νέα email, εκτός από το spam και τα email που στέλνετε σε άλλον φάκελο με δικό σας φίλτρο. Είναι ο μόνος φάκελος που λαμβάνεται μέσω POP3.

Απεσταλμένα. Όταν στέλνετε ένα email, το πρόγραμμα email σας αποθηκεύει ένα αντίγραφο στον φάκελο Sent στον server. Έτσι βλέπετε τα απεσταλμένα σας email και στο τηλέφωνό σας και στο webmail. Στα περισσότερα προγράμματα μπορείτε να επιλέξετε αν και πού θα αποθηκεύεται αυτό το αντίγραφο. Επιλέγετε πάντα τον φάκελο στον server, όχι έναν φάκελο στον δικό σας υπολογιστή.

Πρόχειρα. Ένα email που δεν έχετε στείλει ακόμη καταλήγει στον φάκελο Drafts. Έτσι μπορείτε να το ξεκινήσετε στον υπολογιστή σας και να το ολοκληρώσετε στο τηλέφωνό σας.

Κάδος απορριμμάτων. Όταν διαγράφετε ένα email, το πρόγραμμα email σας το μεταφέρει στον φάκελο Trash. Μόνο όταν αδειάσετε τον κάδο απορριμμάτων διαγράφεται οριστικά. Μέχρι τότε προσμετράται στον αποθηκευτικό χώρο του mailbox σας.

Ανεπιθύμητα (Junk). Εδώ καταλήγει το spam που αναγνωρίζει ο server μας. Είναι επίσης ο φάκελος στον οποίο μετακινείτε εσείς οι ίδιοι το spam. Πώς λειτουργεί το φίλτρο spam και πόσο αυστηρό είναι, το διαβάζετε στο άρθρο Πώς σταματά η WebOké το spam;

Αρχείο. Με το κουμπί Αρχειοθέτηση αφαιρείτε ένα email από τα Εισερχόμενα χωρίς να το διαγράψετε. Ο φάκελος βρίσκεται στον server, οπότε βρίσκετε το email σε όλες τις συσκευές σας. Ωστόσο προσμετράται στον αποθηκευτικό σας χώρο. Αν θέλετε αντίθετα να αφαιρέσετε παλιά email από τον server, διαβάστε το άρθρο Τοπική αποθήκευση email για εξοικονόμηση χώρου στον mail server.

Πώς λειτουργεί στη WebOké

• Όλοι οι σταθεροί φάκελοι ακολουθούν το πρότυπο. Οι φάκελοι Sent, Drafts, Trash και Junk υπάρχουν σε κάθε mailbox και είναι πάντα ορατοί. Τον φάκελο Archive τον δημιουργεί το πρόγραμμα email σας μόλις αρχειοθετήσετε κάτι για πρώτη φορά.
• Τα spam καταλήγουν στο Junk. Τα spam που εντοπίζει ο διακομιστής μπαίνουν στον ίδιο φάκελο όπου επισημαίνετε κι εσείς τα spam. Δεν υπάρχει πλέον ξεχωριστός φάκελος spam κάτω από τα Εισερχόμενα.
• Το φίλτρο spam μαθαίνει από εσάς. Αν σύρετε ένα μήνυμα στο Junk ή χρησιμοποιήσετε το κουμπί για την ανεπιθύμητη αλληλογραφία, το φίλτρο μαθαίνει ότι πρόκειται για spam. Αν σύρετε ένα κανονικό μήνυμα από το Junk πίσω στα Εισερχόμενα, το φίλτρο μαθαίνει ότι δεν είναι spam. Περισσότερες συμβουλές στο Πώς εκπαιδεύετε το φίλτρο spam;
• Το webmail χρησιμοποιεί τους ίδιους φακέλους. Ό,τι βλέπετε στο webmail είναι ακριβώς ό,τι υπάρχει στον διακομιστή. Δείτε Μετάβαση στο webmail και τι να κάνετε αν δεν μπορείτε να συνδεθείτε.
• Χρησιμοποιήστε IMAP, όχι POP3. Με το POP3 το πρόγραμμά σας λαμβάνει μόνο τα Εισερχόμενα. Έτσι δεν βλέπετε το Junk, τα απεσταλμένα από άλλες συσκευές ούτε άλλους φακέλους. Διαβάστε IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά;

Εμφάνιση ή απόκρυψη φακέλων: συνδρομή

Ένα πρόγραμμα email εμφανίζει μόνο τους φακέλους στους οποίους έχετε κάνει συνδρομή. Ένας φάκελος στον οποίο δεν έχετε κάνει συνδρομή υπάρχει κανονικά, με όλα τα μηνύματά του, αλλά δεν εμφανίζεται στη λίστα φακέλων σας. Αν βλέπετε έναν φάκελο στο webmail αλλά όχι στο πρόγραμμά σας, ή το αντίστροφο, σχεδόν πάντα αυτή είναι η αιτία.

• Webmail: Ρυθμίσεις, Φάκελοι, και στη συνέχεια ο διακόπτης δίπλα στον φάκελο.
• Thunderbird: δεξί κλικ στη διεύθυνση email σας, Συνδρομή.
• Κλασικό Outlook: δεξί κλικ στη διεύθυνση email σας, Φάκελοι IMAP.

Το Junk και τους άλλους σταθερούς φακέλους δεν χρειάζεται να τους ενεργοποιήσετε εσείς: είναι πάντα ορατοί σε κάθε mailbox.

Συχνά προβλήματα

Έχω δύο φακέλους για τα απεσταλμένα, για παράδειγμα Απεσταλμένα και Sent Items (Απεσταλμένα στοιχεία). Αυτό σημαίνει ότι ένα από τα προγράμματά σας χρησιμοποιεί δικό του φάκελο αντί για το Sent. Ορίστε σε κάθε πρόγραμμα ως φάκελο απεσταλμένων τον φάκελο με την ετικέτα, σύρετε τα μηνύματα από τον επιπλέον φάκελο σε αυτόν και διαγράψτε τον άδειο επιπλέον φάκελο. Το ίδιο ισχύει για τον Κάδο απορριμμάτων και τα Διαγραμμένα. Αν στον διακομιστή υπάρχουν επίσης φάκελοι όπως Sent Messages ή Sent Items, για παράδειγμα από μια παλιά συσκευή, ο διακομιστής μας δίνει και σε αυτούς την ετικέτα \Sent. Επιλέξτε τότε έναν, κατά προτίμηση το Sent.

Το κλασικό Outlook δημιουργεί δικό του φάκελο Ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Το Outlook έχει δικό του φίλτρο spam, ανεξάρτητο από το δικό μας. Απενεργοποιήστε το, ώστε όλα τα spam να βρίσκονται σε ένα σημείο: κάντε κλικ στα Κεντρική, Ανεπιθύμητη αλληλογραφία, Επιλογές ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, και επιλέξτε Χωρίς αυτόματο φιλτράρισμα. Στη συνέχεια μετακινήστε ό,τι υπάρχει στην Ανεπιθύμητη αλληλογραφία στο Junk και διαγράψτε τον άδειο φάκελο, αν το επιτρέπει το Outlook.

Το κλασικό Outlook δεν αποθηκεύει τα απεσταλμένα ή τα διαγραμμένα μηνύματα στον διακομιστή. Ανοίξτε Αρχείο, Ρυθμίσεις λογαριασμού, επιλέξτε τη διεύθυνσή σας και κάντε κλικ στην Αλλαγή και έπειτα στις Περισσότερες ρυθμίσεις. Εκεί, αν το προσφέρει η έκδοσή σας, επιλέξτε για τα απεσταλμένα και τα διαγραμμένα στοιχεία τον φάκελο στον διακομιστή (Sent και Trash). Αφήστε κενό το πεδίο της διαδρομής προς τον ριζικό φάκελο. Αν δεν τα καταφέρετε, διαγράψτε τον λογαριασμό και προσθέστε τον ξανά ως IMAP. Δείτε Outlook για Windows (νέο και κλασικό).

Τα απεσταλμένα μου δεν εμφανίζονται στο τηλέφωνό μου ή στο webmail. Ελέγξτε πρώτα αν χρησιμοποιείτε IMAP. Με το POP3 τα απεσταλμένα βρίσκονται μόνο στη συσκευή από την οποία τα στείλατε. Αν χρησιμοποιείτε IMAP, ελέγξτε στο πρόγραμμά σας ποιον φάκελο χρησιμοποιεί για τα απεσταλμένα. Στο Thunderbird αυτό βρίσκεται στις Ρυθμίσεις λογαριασμού, Αντίγραφα & φάκελοι. Στο iPhone μεταβείτε στον λογαριασμό σας, Για προχωρημένους, και επιλέξτε στη συμπεριφορά γραμματοκιβωτίων τους φακέλους του διακομιστή. Δείτε επίσης Thunderbird και iPhone και iPad.

Δεν βλέπω τα spam. Ελέγξτε αν χρησιμοποιείτε IMAP και κοιτάξτε στον φάκελο που το πρόγραμμά σας ονομάζει Ανεπιθύμητα, Ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή Spam. Πόσο αυστηρό είναι το φίλτρο και αν τα spam με πολύ υψηλή βαθμολογία διαγράφονται αμέσως, το ρυθμίζετε στο Ρύθμιση του SpamAssassin.

Για πόσο διατηρούνται ο Κάδος απορριμμάτων και τα spam;

Ο διακομιστής μας δεν διαγράφει τίποτα αυτόματα από τον Κάδο απορριμμάτων ή από το Junk. Τα μηνύματα παραμένουν εκεί μέχρι να αδειάσετε τον φάκελο εσείς ή το πρόγραμμα email σας, και μέχρι τότε υπολογίζονται στον αποθηκευτικό χώρο του mailbox σας. Γι' αυτό αδειάζετε και τους δύο φακέλους πού και πού. Πόσο μπορεί να γεμίσει το mailbox σας, το διαβάζετε στο Αποθηκευτικός χώρος ανά mailbox και τι συμβαίνει όταν γεμίσει.

Αν θέλετε να γίνεται αυτόματα, ρυθμίστε το στο πρόγραμμα email σας. Στο iPhone επιλέγετε στον λογαριασμό σας, στην ενότητα Για προχωρημένους, μετά από πόσο χρόνο μπορούν να αφαιρούνται τα διαγραμμένα μηνύματα. Στο Thunderbird ενεργοποιείτε στις Ρυθμίσεις διακομιστή το άδειασμα του κάδου κατά την έξοδο. Μπορείτε επίσης να αφαιρέσετε παλιά μηνύματα μονομιάς στο DirectAdmin: διαβάστε Καθαρισμός mailbox για απελευθέρωση χώρου στο DirectAdmin.

Μετάβαση στη WebOké ή μεταφορά

Αν μεταφέρετε την αλληλογραφία σας με το εργαλείο μεταφοράς email ή με το IMAPSync στο DirectAdmin, μεταφέρονται όλοι οι φάκελοί σας, με το όνομα που είχαν στον προηγούμενο πάροχό σας. Γι' αυτό μετά τη μεταφορά μπορεί να έχετε έναν φάκελο όπως Sent Items (Απεσταλμένα στοιχεία) ή Deleted Items (Διαγραμμένα) δίπλα στα Sent και Trash. Δεν υπάρχει πρόβλημα: δεν χάνεται τίποτα. Αν θέλετε τα πάντα σε ένα σημείο, σύρετε τα μηνύματα στον σταθερό φάκελο και στη συνέχεια διαγράψτε τον άδειο παλιό φάκελο. Ρυθμίστε επίσης ξανά τις συσκευές σας, ώστε να χρησιμοποιούν τους σταθερούς φακέλους του διακομιστή μας.