Webmail στο κινητό σας και ειδοποιήσεις

Ενότητα 8: Με ασφάλεια και χωρίς ανησυχίες · Χρόνος ανάγνωσης: 8 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα στο webmail στον browser και σε μια εφαρμογή email στο κινητό σας, να ρυθμίσετε τις ειδοποιήσεις για νέα μηνύματα ώστε να λειτουργούν σωστά και να κρατάτε το email σας ασφαλές στο κινητό.

Βασικές έννοιες: responsive σχεδίαση, εφαρμογή email, IMAP, ειδοποίηση push, διάστημα ανανέωσης, ειδοποίηση browser, ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας, κλείδωμα οθόνης, τερματισμός συνεδρίας εξ αποστάσεως

Webmail στον browser του κινητού σας

Το webmail λειτουργεί και στο κινητό σας, στον συνηθισμένο browser. Δεν χρειάζεται να εγκαταστήσετε τίποτα. Η οθόνη προσαρμόζεται στο πλάτος: σε υπολογιστή βλέπετε τρεις στήλες δίπλα δίπλα (φάκελοι, λίστα, μήνυμα), ενώ σε κινητό βλέπετε κάθε φορά ένα πράγμα. Αυτό ονομάζεται responsive σχεδίαση. Ανοίγετε το μενού με τους φακέλους από ένα κουμπί πάνω αριστερά, και ένα μήνυμα καλύπτει ολόκληρη την οθόνη.

Στην εικόνα βλέπετε τη λίστα μηνυμάτων σε κινητό, με το κουμπί του μενού πάνω αριστερά.

Το webmail στο κινητό είναι χρήσιμο σε μερικές περιπτώσεις: σε ένα κινητό που δεν είναι δικό σας, όταν θέλετε πότε πότε να αναζητήσετε κάτι γρήγορα ή όταν θέλετε να αλλάξετε μια ρύθμιση που υπάρχει μόνο στο webmail, όπως ένα φίλτρο ή το μήνυμα απουσίας σας.

Πότε είναι καλύτερη μια εφαρμογή email

Αν διαβάζετε email κάθε μέρα στο κινητό σας, μια εφαρμογή email είναι συχνά πιο βολική: η εφαρμογή email του κινητού σας ή μια άλλη εφαρμογή που λειτουργεί με IMAP. Επειδή με το IMAP τα μηνύματά σας παραμένουν στον server (μάθημα 1.2), στην εφαρμογή βλέπετε ακριβώς τα ίδια μηνύματα και φακέλους όπως στο webmail. Αν διαβάσετε ένα μήνυμα στην εφαρμογή, εμφανίζεται ως αναγνωσμένο και στο webmail.

Μια εφαρμογή έχει τρία πλεονεκτήματα:

• Ειδοποιήσεις όταν ο browser είναι κλειστός. Η εφαρμογή ελέγχει στο παρασκήνιο για νέα μηνύματα και εμφανίζει ειδοποίηση στην οθόνη κλειδώματος.
• Ανάγνωση εκτός σύνδεσης. Τα μηνύματα που έχουν ήδη ληφθεί μπορείτε να τα διαβάσετε και χωρίς σύνδεση, για παράδειγμα στο τρένο.
• Σύνδεση με το κινητό σας. Άνοιγμα συνημμένων σε άλλες εφαρμογές, χρήση των επαφών του κινητού σας.

Υπάρχουν όμως και μειονεκτήματα. Μια εφαρμογή αποθηκεύει αντίγραφο των μηνυμάτων σας στο κινητό, οπότε ένα χαμένο κινητό σημαίνει και μηνύματα στα χέρια κάποιου άλλου, αν η συσκευή δεν είναι καλά κλειδωμένη. Επίσης, μια εφαρμογή συνδέεται μέσω IMAP και SMTP μόνο με τον κωδικό σας: το δεύτερο βήμα του webmail δεν ισχύει εκεί (μάθημα 8.1).

Ένα παράδειγμα. Η Sanne de Vries χρησιμοποιεί στο κινητό της την εφαρμογή email για το sanne@example.com, γιατί θέλει να βλέπει αμέσως πότε ένας πελάτης στέλνει παραγγελία με email. Τα φίλτρα και το μήνυμα απουσίας της τα ρυθμίζει στο webmail από το laptop της. Ο Daan διαβάζει email εκτός γραφείου μόνο περιστασιακά· χρησιμοποιεί το webmail στον browser του κινητού του και κατά τη σύνδεση ενεργοποιεί την επιλογή Παραμονή σε σύνδεση, επειδή η συσκευή είναι δική του.

Ειδοποιήσεις στο webmail: τι συμβαίνει στην πραγματικότητα

Το webmail μπορεί να σας ενημερώνει ότι υπάρχει νέο μήνυμα. Είναι όμως καλό να καταλάβετε πώς λειτουργεί αυτό, αλλιώς θα περιμένετε ειδοποιήσεις που δεν έρχονται.

Το webmail είναι μια σελίδα στον browser σας. Η σελίδα αυτή ρωτά τον server σε τακτά διαστήματα αν υπάρχει κάτι νέο. Πόσο συχνά, το ρυθμίζετε στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Περιβάλλον χρήστη, στην επιλογή Ανανέωση (το διάστημα ανανέωσης). Μόνο όταν η σελίδα εντοπίσει νέο μήνυμα μπορεί να εμφανίσει ειδοποίηση. Αυτό σημαίνει:

• Μόνο όταν το webmail είναι ανοιχτό. Αν κλείσετε την καρτέλα ή τον browser, κανείς δεν ρωτά πλέον τον server και δεν εμφανίζεται ειδοποίηση.
• Από προεπιλογή μόνο για τα Εισερχόμενα. Αν ταξινομείτε τα μηνύματά σας σε φακέλους με φίλτρα (ενότητα 6), ενεργοποιήστε την επιλογή Έλεγχος όλων των φακέλων για νέα μηνύματα. Αλλιώς θα βλέπετε τα μηνύματα σε αυτούς τους φακέλους μόνο όταν τους ανοίξετε.

Στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων επιλέγετε τρία είδη ειδοποιήσεων:

Για μια ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας ο browser ζητά πρώτα άδεια: "Να επιτρέπεται σε αυτόν τον ιστότοπο η εμφάνιση ειδοποιήσεων;" Αν επιλέξετε κατά λάθος Block, η ειδοποίηση δεν λειτουργεί, όσες φορές κι αν ενεργοποιήσετε την επιλογή στο webmail. Τότε την ενεργοποιείτε ξανά στις ρυθμίσεις ιστοτόπου του browser σας, συνήθως μέσω του λουκέτου ή του εικονιδίου αριστερά από τη διεύθυνση. Με το κουμπί Δοκιμή δοκιμάζετε αμέσως μια ειδοποίηση.

Στην εικόνα βλέπετε τις επιλογές για ειδοποιήσεις όταν φτάνει νέο μήνυμα.

Στο κινητό οι ειδοποιήσεις του browser δεν είναι αξιόπιστες: τα κινητά παγώνουν τις καρτέλες στο παρασκήνιο για να εξοικονομήσουν μπαταρία. Αν θέλετε ειδοποιήσεις στο κινητό σας, χρησιμοποιήστε μια εφαρμογή email.

Κρατήστε το email σας ασφαλές στο κινητό

Ένα κινητό σάς συνοδεύει παντού, άρα χάνεται και πιο εύκολα από ένα laptop. Μερικές συνήθειες κάνουν μεγάλη διαφορά:

• Κλείδωμα οθόνης με PIN, κωδικό, δακτυλικό αποτύπωμα ή αναγνώριση προσώπου. Χωρίς κλείδωμα, όποιος βρει το κινητό σας μπορεί να διαβάσει τα μηνύματά σας και να στείλει email στο όνομά σας.
• Παραμονή σε σύνδεση μόνο στο δικό σας κινητό. Αν χρησιμοποιήσετε για λίγο το κινητό κάποιου άλλου, αποσυνδεθείτε και κλείστε την καρτέλα.
• Ενημερώσεις του κινητού και των εφαρμογών σας: εγκαθιστάτε τις τακτικά.
• Χάσατε το κινητό σας; Αλλάξτε αμέσως τον κωδικό του γραμματοκιβωτίου σας, από άλλη συσκευή. Έτσι μια εφαρμογή email στο χαμένο κινητό δεν μπορεί πλέον να συνδεθεί. Ούτε μια συνεδρία webmail που είναι ακόμη ανοιχτή σε εκείνο το κινητό έχει πια πρόσβαση στα μηνύματά σας: το webmail συνδέεται στον mail server σε κάθε βήμα με τον αποθηκευμένο παλιό κωδικό. Αν έχετε επαλήθευση δύο βημάτων με εφαρμογή σε εκείνο το κινητό, χρησιμοποιήστε έναν κωδικό ανάκτησης για να συνδεθείτε (μάθημα 8.1).

Μια παγίδα κατά την αλλαγή: η εφαρμογή email στις νέες ή στις άλλες συσκευές σας χρειάζεται επίσης τον νέο κωδικό. Μια συσκευή που συνεχίζει να δοκιμάζει τον παλιό μπορεί να προκαλέσει αποκλεισμό της IP διεύθυνσής σας (μάθημα 8.1).

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Στο κινητό σας ανοίγετε το webmail στον browser και συνδέεστε όπως στον υπολογιστή σας. Τις ειδοποιήσεις τις ρυθμίζετε στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων και το διάστημα ανανέωσης στο Περιβάλλον χρήστη. Πώς ρυθμίζετε μια εφαρμογή email, θα το βρείτε στους οδηγούς για το κινητό σας. Τα βήματα για το webmail υπάρχουν στο Εγχειρίδιο Roundcube (10.2 και 12.1). Άλλα webmail λειτουργούν παρόμοια στο κινητό· οι μεγάλες υπηρεσίες έχουν συχνά δική τους εφαρμογή που εμφανίζει ειδοποιήσεις.

Σύνοψη

• Το webmail λειτουργεί στον browser του κινητού σας και προσαρμόζεται στην οθόνη.
• Μια εφαρμογή email με IMAP εμφανίζει ειδοποιήσεις όταν ο browser είναι κλειστός και σας επιτρέπει να διαβάζετε εκτός σύνδεσης· πρόκειται για τα ίδια μηνύματα όπως στο webmail.
• Οι ειδοποιήσεις του webmail λειτουργούν μόνο όταν το webmail είναι ανοιχτό, και από προεπιλογή μόνο για τα Εισερχόμενα· ενεργοποιήστε την επιλογή Έλεγχος όλων των φακέλων για νέα μηνύματα αν χρησιμοποιείτε φίλτρα.
• Μια ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας χρειάζεται την άδεια του browser σας.
• Κλειδώνετε το κινητό σας, παραμένετε συνδεδεμένοι μόνο στη δική σας συσκευή και αλλάζετε αμέσως τον κωδικό σας αν χάσετε το κινητό.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D8.3: Ειδοποιήσεις και τηλέφωνο. Στο webmail του υπολογιστή σας, στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων, ενεργοποιήστε την ειδοποίηση επιφάνειας εργασίας, δώστε άδεια στον browser σας και δοκιμάστε την ειδοποίηση με το κουμπί Δοκιμή. Στη συνέχεια στείλτε από άλλη διεύθυνση (ή από το κινητό σας) ένα μήνυμα στον εαυτό σας και δείτε αν εμφανίζεται η ειδοποίηση ενώ εργάζεστε σε άλλο πρόγραμμα. Μετά ανοίξτε το webmail στον browser του κινητού σας, συνδεθείτε και βρείτε πού βρίσκονται οι φάκελοι. Απαντήστε: (1) Εμφανίστηκε η ειδοποίηση; Αν όχι, ποια ήταν η αιτία; (2) Χρησιμοποιείτε φίλτρα που μεταφέρουν μηνύματα σε άλλους φακέλους, και έχετε ενεργοποιήσει την επιλογή Έλεγχος όλων των φακέλων για νέα μηνύματα; (3) Χρησιμοποιείτε στο κινητό σας το webmail, μια εφαρμογή email ή και τα δύο, και γιατί; (4) Είναι κλειδωμένο το κινητό σας, και ξέρετε τι θα κάνετε αν το χάσετε;

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου αναφέρονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 10.2: Ειδοποίηση για νέα μηνύματα
• Roundcube Webmail 12.1: Το webmail στο τηλέφωνο ή στο tablet σας
• IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά και ποιο να επιλέξετε;
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 1.3: IMAP και POP3: λήψη αλληλογραφίας
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 5.2: Ασφαλής χρήση laptop και τηλεφώνου