Μια καλή υπογραφή

Ενότητα 4: Εσείς ως αποστολέας · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύντομη, χρήσιμη υπογραφή με τη σωστή διαχωριστική γραμμή, γνωρίζετε γιατί τα προγράμματα email αναγνωρίζουν αυτή τη γραμμή και επιλέγετε συνειδητά ανάμεσα σε μια υπογραφή σε απλό κείμενο και μια υπογραφή με μορφοποίηση ή λογότυπο.

Βασικές έννοιες: υπογραφή (Υπογραφή), διαχωριστική γραμμή "-- ", RFC 3676, εμπειρικός κανόνας των τεσσάρων γραμμών (RFC 1855), απλό κείμενο, υπογραφή HTML, εξωτερική εικόνα, ενσωματωμένη εικόνα, αποποίηση ευθύνης (disclaimer)

Σε τι χρησιμεύει μια υπογραφή

Η υπογραφή (στο webmail το πεδίο ονομάζεται Υπογραφή) είναι το κομμάτι κειμένου που εμφανίζεται αυτόματα κάτω από τα μηνύματά σας. Ο σκοπός της είναι πρακτικός: ο παραλήπτης πρέπει να ξέρει χωρίς ψάξιμο ποιος είστε και πώς αλλιώς μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας. Σκεφτείτε κάποιον που διαβάζει στις 8 το πρωί στο κινητό του το μήνυμά σας για μια παράδοση και θέλει να σας τηλεφωνήσει. Αν ο αριθμός σας υπάρχει στο κάτω μέρος, τηλεφωνεί. Αν δεν υπάρχει πουθενά, απαντά με email και περιμένει.

Τι πρέπει να περιέχει:

• το όνομά σας και, αν θέλετε, τη θέση σας·
• το όνομα του οργανισμού σας·
• έναν αριθμό τηλεφώνου στον οποίο είστε διαθέσιμοι·
• τον ιστότοπό σας.

Τι δεν πρέπει να περιέχει: όλο το ιστορικό των διευθύνσεών σας, τρεις αριθμούς τηλεφώνου, πέντε εικονίδια social media, ένα ρητό της ημέρας και ένα αντίγραφο της διεύθυνσης email σας (αυτή υπάρχει ήδη στο From). Όσο περισσότερα βάζετε, τόσο λιγότερα διαβάζει κανείς.

Η διαχωριστική γραμμή: δύο παύλες και ένα κενό

Πάνω από μια υπογραφή μπαίνει μια σταθερή γραμμή: δύο παύλες και ένα κενό, και τίποτε άλλο σε αυτή τη γραμμή.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Αυτή η γραμμή -- είναι μια παλιά σύμβαση από το Usenet που ισχύει και στο email. Το πρότυπο για email σε απλό κείμενο (RFC 3676, ενότητα 4.3) την περιγράφει ως το διαχωριστικό ανάμεσα στο κείμενο και την υπογραφή. Το κενό είναι απαραίτητο: το "--" χωρίς κενό είναι απλώς μια γραμμή με δύο παύλες.

Γιατί έχει σημασία; Επειδή τα προγράμματα email αναγνωρίζουν τη γραμμή. Πολλά προγράμματα εμφανίζουν ό,τι βρίσκεται από κάτω της με πιο αχνό χρώμα και παραλείπουν την υπογραφή όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα. Χωρίς αυτή τη γραμμή, σε κάθε γύρο μιας συζήτησης η υπογραφή μπαίνει ξανά στο παράθεμα. Μετά από δέκα απαντήσεις, το μήνυμα περιέχει δέκα αντίγραφα της ίδιας υπογραφής.

Το webmail προσθέτει μόνο του τη διαχωριστική γραμμή πάνω από την υπογραφή σας, όταν τη συμπληρώνετε στο πεδίο Υπογραφή. Μην την πληκτρολογήσετε λοιπόν ξανά εσείς, αλλιώς θα υπάρχουν δύο. Και προσέξτε όταν αντιγράφετε από επεξεργαστή κειμένου: μερικές φορές αφαιρεί το κενό στο τέλος μιας γραμμής.

Σύντομα: ο εμπειρικός κανόνας των τεσσάρων γραμμών

Ήδη από το 1995, οι κανόνες καλής συμπεριφοράς για τους χρήστες του διαδικτύου (netiquette, RFC 1855) έδιναν έναν εμπειρικό κανόνα: κρατήστε την υπογραφή σας σύντομη, όχι μεγαλύτερη από τέσσερις γραμμές. Ο λόγος τότε ήταν ότι οι χρήστες πλήρωναν τη σύνδεσή τους με το λεπτό. Αυτός ο λόγος δεν υπάρχει πια, αλλά ο κανόνας παραμένει καλός: μια υπογραφή τεσσάρων γραμμών τη διαβάζει κανείς, μια υπογραφή δώδεκα γραμμών την προσπερνά.

Τέσσερις γραμμές αρκούν αν συνδυάζετε έξυπνα. Χρησιμοποιήστε ένα διαχωριστικό όπως το | για να βάλετε δύο στοιχεία σε μία γραμμή:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

Αυτές είναι τρεις γραμμές, με όλα όσα χρειάζεται ο Ahmed.

Απλό κείμενο ή HTML, και εκείνο το λογότυπο

Μια υπογραφή μπορεί να είναι σε απλό κείμενο ή με μορφοποίηση (HTML), όπως και τα μηνύματά σας (μάθημα 3.2).

Μια υπογραφή σε απλό κείμενο φτάνει παντού ίδια, σε κάθε κινητό και σε κάθε πρόγραμμα. Για τους περισσότερους ανθρώπους αυτή είναι η καλύτερη επιλογή.

Μια υπογραφή HTML μπορεί να περιέχει έντονα γράμματα, χρώμα, σύνδεσμο πίσω από μια λέξη και λογότυπο. Αυτό κρύβει μερικές παγίδες:

• Μια υπογραφή με μορφοποίηση εμφανίζεται μόνο αν γράφετε και το μήνυμα με μορφοποίηση. Αν γράφετε σε απλό κείμενο, μπαίνει ως απλό κείμενο κάτω από το μήνυμά σας.
• Ένα λογότυπο μπορεί να συμπεριληφθεί με δύο τρόπους. Ως εξωτερική εικόνα: μια εικόνα με διεύθυνση web που βρίσκεται ήδη στον ιστότοπό σας. Το μήνυμα παραμένει μικρό, αλλά πολλά προγράμματα δεν φορτώνουν αυτόματα εξωτερικές εικόνες (όπως και το ίδιο το webmail, μάθημα 2.2). Ο παραλήπτης βλέπει τότε ένα κενό πλαίσιο. Ή ως ενσωματωμένη εικόνα: η εικόνα αποστέλλεται ως συνημμένο σε κάθε μήνυμα. Τότε τη βλέπει, αλλά κάθε μήνυμα γίνεται μεγαλύτερο, και σε ορισμένους παραλήπτες εμφανίζεται ένας συνδετήρας σε κάθε μήνυμα, σαν να υπάρχει συνημμένο.
• Ένα λογότυπο 300 KB κάτω από κάθε μήνυμα, ακόμη και κάτω από το "Εντάξει, τα λέμε αύριο", σπαταλά τον αποθηκευτικό χώρο όλων. Κρατήστε το λογότυπο μικρό, μερικές δεκάδες KB.
• Μην βάζετε ποτέ σημαντικά στοιχεία, όπως τον αριθμό τηλεφώνου σας, μόνο σε μια εικόνα. Μια εικόνα δεν μπορεί να αντιγραφεί και ένας αναγνώστης οθόνης δεν μπορεί να την εκφωνήσει.

Αποποιήσεις ευθύνης: σύντομα και με προσοχή

Κάτω από πολλά επαγγελματικά μηνύματα υπάρχει ένα μακρύ κείμενο όπως "Το παρόν μήνυμα προορίζεται αποκλειστικά για τον παραλήπτη. Εάν δεν είστε ο παραλήπτης, οφείλετε..." Μια τέτοια αποποίηση ευθύνης (disclaimer) έχει μικρή νομική αξία. Ο παραλήπτης δεν έχει συμφωνήσει σε αυτήν, και βρίσκεται κάτω από ένα μήνυμα που έχει ήδη διαβαστεί. Επιπλέον, μια αποποίηση ευθύνης κάνει ένα μήνυμα μεγαλύτερο από το ίδιο το περιεχόμενό του, ειδικά σε μια μακριά συζήτηση.

Αν θέλετε παρ' όλα αυτά να συμπεριλάβετε κάτι, περιοριστείτε σε μια σύντομη, πραγματολογική πρόταση, χωρίς υποσχέσεις ή ισχυρισμούς. Αν χρειάζεστε νομικά στοιχεία κάτω από επαγγελματικά μηνύματα, όπως έναν αριθμό μητρώου, βάλτε τα στην υπογραφή σας και όχι σε ένα σεντόνι κειμένου.

Πότε εμφανίζεται η υπογραφή σας

Στις Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων καθορίζετε πώς χειρίζεται το webmail την υπογραφή σας: αν μπαίνει πάντα, ακόμη και στις απαντήσεις και στην ανακατεύθυνση (προώθηση), και αν μπαίνει κάτω ή πάνω από το μήνυμα σε παράθεση. Αν γράφετε πάνω από το παράθεμα (μάθημα 3.2), επιλέξτε επίσης η υπογραφή σας να μπαίνει πάνω από το παράθεμα. Αλλιώς θα βρίσκεται τελείως στο κάτω μέρος, κάτω από το παλιό μήνυμα, όπου δεν θα τη βρει κανείς.

Αν έχετε περισσότερες ταυτότητες (μάθημα 4.1), κάθε ταυτότητα έχει τη δική της υπογραφή. Αν επιλέξετε άλλη ταυτότητα στο πεδίο Αποστολέας, αλλάζει μαζί και η υπογραφή.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Δημιουργείτε την υπογραφή στις Ρυθμίσεις > Ταυτότητες: κάντε κλικ στη διεύθυνσή σας και συμπληρώνετε το πεδίο Υπογραφή. Με το κουμπί με την εικόνα εμφανίζεται μια γραμμή εργαλείων για μορφοποίηση. Στις Ρυθμίσεις > Δημιουργία Μηνυμάτων ορίζετε πότε και πού εμφανίζεται η υπογραφή. Κατά τη σύνταξη την προσθέτετε ή την αλλάζετε με το κουμπί Υπογραφή. Ο Οδηγός του Roundcube περιγράφει τα βήματα. Σε άλλα webmail και προγράμματα email λειτουργεί παρόμοια, αν και δεν προσθέτουν όλα τα προγράμματα μόνα τους τη διαχωριστική γραμμή.

Σύνοψη

• Μια υπογραφή δίνει το όνομά σας, τον οργανισμό, το τηλέφωνο και τον ιστότοπο· τίποτε παραπάνω.
• Η διαχωριστική γραμμή είναι ακριβώς "-- " (δύο παύλες και ένα κενό, RFC 3676 ενότητα 4.3)· τα προγράμματα την αναγνωρίζουν και παραλείπουν την υπογραφή στις παραθέσεις.
• Εμπειρικός κανόνας: το πολύ τέσσερις γραμμές (RFC 1855).
• Το απλό κείμενο φτάνει παντού σωστά· ένα λογότυπο είναι μικρό, και τα σημαντικά στοιχεία δεν βρίσκονται ποτέ μόνο σε μια εικόνα.
• Οι αποποιήσεις ευθύνης έχουν μικρή νομική αξία: σύντομα και με προσοχή, ή καθόλου.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A4.2: Έλεγχος της υπογραφής σας. Ορίστε στις Ρυθμίσεις > Ταυτότητες μια υπογραφή για την ταυτότητά σας και στείλτε ένα μήνυμα στον εαυτό σας με θέμα WMC A4.2. Ανοίξτε το μήνυμα που λάβατε, επιλέξτε Περισσότερα > Εξαγωγή και ανεβάστε το αρχείο .eml. Το πρόγραμμα διαβάζει το αρχείο μόνο στη μνήμη και ελέγχει: το θέμα περιέχει A4.2· υπάρχει τμήμα κειμένου· υπάρχει διαχωριστική γραμμή που είναι ακριβώς "-- " (με κενό: πράσινο· "--" χωρίς κενό: πορτοκαλί· χωρίς διαχωριστική γραμμή: κόκκινο)· η υπογραφή κάτω από τη διαχωριστική γραμμή έχει το πολύ τέσσερις γραμμές (πράσινο), πέντε ή έξι γραμμές (πορτοκαλί) ή περισσότερες (κόκκινο)· η υπογραφή περιέχει το όνομά σας ή μέρος του εμφανιζόμενου ονόματός σας, ή έναν αριθμό τηλεφώνου ή ιστότοπο· αν το μήνυμά σας είναι HTML, περιέχει επίσης έκδοση απλού κειμένου (multipart/alternative)· και μια εικόνα στην υπογραφή που αποστέλλεται ως συνημμένο και είναι μεγαλύτερη από 50 KB δίνει πορτοκαλί. Για κάθε γραμμή βλέπετε πράσινο, πορτοκαλί ή κόκκινο με επεξήγηση.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 5.2: Δημιουργία υπογραφής
• Roundcube Webmail 5.1: Το όνομά σας ως αποστολέας
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• RFC 3676, ενότητα 4.3 Usenet Signature Convention (στα Αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (στα Αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855