Προς, Cc, Bcc και Απάντηση σε

Ενότητα 3: Σύνταξη μηνυμάτων · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να επιλέγετε συνειδητά για κάθε παραλήπτη ανάμεσα σε Προς, Cc και Bcc. Γνωρίζετε επίσης τι ακριβώς κάνουν η Απάντηση όλων, η Απάντηση σε και η προώθηση, και αποφεύγετε τη διαρροή διευθύνσεων.

Βασικές έννοιες: Προς (To), Cc, Bcc, φάκελος αποστολής (envelope), Απάντηση όλων, Λίστα παραληπτών απάντησης, Απάντηση σε (Reply-To), Σε συνέχεια, προώθηση σαν επισύναψη, παραβίαση δεδομένων, ημερήσιο όριο

Τρία πεδία, τρεις ρόλοι

Όταν γράφετε ένα μήνυμα, βλέπετε από προεπιλογή ένα πεδίο για παραλήπτες. Με το συν δίπλα του προστίθενται περισσότερα. Αυτά τα πεδία δεν είναι διακοσμητικά: κάθε πεδίο λέει στον παραλήπτη κάτι για τον ρόλο του.

• Το Προς είναι για όποιον πρέπει να κάνει κάτι ή από τον οποίο περιμένετε απάντηση. Αν βάλετε τρία άτομα στο Προς, θα νιώσουν και τα τρία ότι απευθύνεστε σε αυτά. Ή κανένα από τα τρία, επειδή ο καθένας νομίζει ότι θα το αναλάβει κάποιος άλλος. Γι' αυτό βάλτε κατά προτίμηση ένα άτομο στο Προς ή γράψτε στην πρώτη πρόταση ποιος κάνει τι.
• Το Cc (carbon copy, κοινοποίηση) είναι για όποιον παρακολουθεί. Όποιος είναι στο Cc δεν χρειάζεται να κάνει τίποτα, αλλά ξέρει τι συμβαίνει. Όλοι οι παραλήπτες βλέπουν ποιος είναι στο Cc.
• Το Bcc (blind carbon copy, κρυφή κοινοποίηση) είναι για όποιον λαμβάνει ένα αντίγραφο που οι άλλοι δεν πρέπει να δουν. Όποιος είναι στο Bcc είναι αόρατος για τους παραλήπτες στο Προς και στο Cc, και οι παραλήπτες στο Bcc δεν βλέπουν ούτε ο ένας τον άλλον.

Πώς μπορεί το Bcc να είναι αόρατο, αφού το μήνυμα φτάνει κανονικά σε αυτά τα άτομα; Αυτό οφείλεται στη διαφορά ανάμεσα στον φάκελο αποστολής (envelope) και στις κεφαλίδες (headers) από το μάθημα 1.1. Ο mail server παραδίδει στις διευθύνσεις του φακέλου αποστολής (RCPT TO). Οι κεφαλίδες To και Cc είναι απλώς κείμενο μέσα στο μήνυμα. Στο Bcc, το πρόγραμμα email σας βάζει τη διεύθυνση στον φάκελο αποστολής, αλλά αφαιρεί την κεφαλίδα Bcc από το μήνυμα που λαμβάνουν οι άλλοι. Το πρότυπο για τη μορφή μηνυμάτων (RFC 5322) περιγράφει ακριβώς αυτή τη συμπεριφορά.

Bcc και GDPR: μια ορατή διεύθυνση μπορεί να είναι παραβίαση δεδομένων

Μια διεύθυνση email όπως η ahmed@example.net είναι δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα: ανήκει σε έναν αναγνωρίσιμο άνθρωπο. Αν στείλετε ένα μήνυμα σε σαράντα πελάτες και τους βάλετε όλους στο Προς ή στο Cc, κάθε πελάτης λαμβάνει τις διευθύνσεις των άλλων τριάντα εννέα. Εκείνοι δεν είχαν δώσει ποτέ τη συγκατάθεσή τους γι' αυτό.

Ο GDPR ονομάζει ένα τέτοιο περιστατικό παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 4 σημείο 12 του GDPR): μια παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί, μεταξύ άλλων, σε μη εξουσιοδοτημένη κοινολόγηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Σε απλά λόγια: διαρροή δεδομένων. Το αν πρέπει να το γνωστοποιήσετε στην εποπτική αρχή εξαρτάται από τον κίνδυνο για τα πρόσωπα που αφορά (άρθρο 33). Σαράντα διευθύνσεις πελατών ενός ανθοπωλείου είναι κάτι διαφορετικό από σαράντα διευθύνσεις συμμετεχόντων σε μια ομάδα συζήτησης για χρέη: στη δεύτερη περίπτωση, και μόνο το γεγονός ότι κάποιος βρίσκεται στη λίστα αποκαλύπτει κάτι ευαίσθητο. Αν έχετε αμφιβολίες, καταγράψτε το περιστατικό και διερευνήστε αν απαιτείται γνωστοποίηση. Το μάθημα Ασφάλεια στο διαδίκτυο εξετάζει το θέμα πιο αναλυτικά.

Ο κανόνας είναι απλός: όταν στέλνετε μήνυμα σε μια ομάδα ανθρώπων που δεν γνωρίζονται (ή δεν χρειάζεται να γνωρίζονται), βάλτε τους στο Bcc και βάλτε τον εαυτό σας στο Προς. Αυτό ισχύει και όταν επιλέγετε μια ομάδα από το βιβλίο διευθύνσεών σας: το webmail βάζει τότε όλες τις διευθύνσεις στο πεδίο που χρησιμοποιείτε.

Μια παγίδα που λίγοι γνωρίζουν: ένας παραλήπτης στο Bcc που πατάει Απάντηση όλων αποκαλύπτει τον εαυτό του. Η απάντησή του πηγαίνει σε όλους στο Προς και στο Cc, οι οποίοι βλέπουν ξαφνικά ότι είχε λάβει κρυφό αντίγραφο. Αν βάζετε κάποιον στο Bcc για να παρακολουθεί, πείτε του να μην απαντήσει. Αν θέλετε να συμμετέχει κάποιος ανοιχτά, χρησιμοποιήστε το Cc.

Απαντήσεις: Απάντηση, Απάντηση όλων, Λίστα παραληπτών απάντησης

Σε ένα ληφθέν μήνυμα έχετε τρεις τρόπους να απαντήσετε.

• Η Απάντηση πηγαίνει μόνο στον αποστολέα (ή στη διεύθυνση του πεδίου Απάντηση σε, δείτε παρακάτω).
• Η Απάντηση όλων πηγαίνει στον αποστολέα και σε όλους στο Προς και στο Cc. Χρησιμοποιήστε την μόνο αν όλοι οι υπόλοιποι χρειάζονται πραγματικά την απάντησή σας. Ένα «Ευχαριστώ!» σε είκοσι άτομα είναι θόρυβος.
• Η Λίστα παραληπτών απάντησης (μέσω του βέλους δίπλα στην Απάντηση όλων) είναι για μηνύματα από λίστα αλληλογραφίας (mailing list). Το λογισμικό της λίστας προσθέτει στο μήνυμα την κεφαλίδα List-Post (RFC 2369), και το webmail στέλνει τότε την απάντησή σας στη λίστα αντί για το άτομο που έγραψε το μήνυμα.

Αν διστάζετε ανάμεσα σε Απάντηση και Απάντηση όλων, κοιτάξτε πριν από την αποστολή τα πεδία Προς και Cc. Βλέπετε ακριβώς ποιος θα το λάβει. Αφαιρέστε όποιον δεν χρειάζεται να είναι εκεί.

Απάντηση σε και Σε συνέχεια

Με το πεδίο Απάντηση σε (η κεφαλίδα Reply-To) δηλώνετε: τις απαντήσεις σε αυτό το μήνυμα θέλω να τις λαμβάνω σε άλλη διεύθυνση. Για παράδειγμα, η Sanne στέλνει ένα μήνυμα από το sanne@example.com για μια παραγγελία, αλλά θέλει οι απαντήσεις να φτάνουν στην κοινόχρηστη διεύθυνση info@example.com, ώστε να τις βλέπει και ο Daan. Συμπληρώνει τότε στο Απάντηση σε τη διεύθυνση info@example.com. Όταν ο πελάτης πατήσει Απάντηση, το info@ είναι ήδη συμπληρωμένο ως παραλήπτης.

Το Απάντηση σε είναι επίσης ένα συνηθισμένο κόλπο απατεώνων: ο αποστολέας φαίνεται σωστός, αλλά η απάντησή σας πηγαίνει σε έναν εντελώς διαφορετικό τομέα (μάθημα 2.4). Γι' αυτό, ελέγχετε κάθε τόσο στις δικές σας απαντήσεις τη διεύθυνση που συμπληρώνει το webmail.

Το Σε συνέχεια (η κεφαλίδα Mail-Followup-To) προέρχεται από τον κόσμο των λιστών αλληλογραφίας. Με αυτό δηλώνετε πού πρέπει να πηγαίνουν οι επόμενες απαντήσεις σε μια συζήτηση, για παράδειγμα μόνο στη λίστα και όχι επιπλέον και σε εσάς προσωπικά. Δεν το λαμβάνουν υπόψη όλα τα προγράμματα email. Στην κανονική επαγγελματική αλληλογραφία το αφήνετε κενό.

Προώθηση: μέσα στο κείμενο ή σαν επισύναψη

Με την Προώθηση στέλνετε ένα ληφθέν μήνυμα σε κάποιον άλλον. Με το βέλος δίπλα της επιλέγετε τον τρόπο:

• μέσα στο κείμενο (inline): το παλιό μήνυμα εμφανίζεται ως παράθεση κάτω από το δικό σας κείμενο. Χρήσιμο για να ενημερώσετε γρήγορα κάποιον. Ο παραλήπτης μπορεί να το διαβάσει σαν κανονικό μήνυμα.
• σαν επισύναψη: ολόκληρο το αρχικό μήνυμα επισυνάπτεται ως αρχείο .eml, μαζί με όλες τις κεφαλίδες. Αυτό χρειάζεται όταν κάποιος πρέπει να μπορεί να δει από πού προήλθε πραγματικά ένα μήνυμα, για παράδειγμα όταν προωθείτε ένα μήνυμα phishing σε ένα τμήμα υποστήριξης.

Κατά την προώθηση προσέξτε τι περιέχει η παράθεση. Μια μεγάλη συζήτηση περιέχει συχνά διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου ή συμφωνίες ανθρώπων που δεν γνωρίζουν ότι τα δίνετε σε κάποιον άλλον. Αφαιρέστε ό,τι δεν χρειάζεται να δει ο νέος παραλήπτης.

Πολλοί παραλήπτες: το ημερήσιο όριο

Ένα γραμματοκιβώτιο είναι φτιαγμένο για προσωπική αλληλογραφία, όχι για newsletters. Για την αποφυγή κατάχρησης, μπορείτε να στέλνετε περιορισμένο αριθμό μηνυμάτων την ημέρα. Στη WebOké το όριο αυτό ισχύει για ολόκληρο το πακέτο σας μαζί: όλα τα γραμματοκιβώτια, το webmail και την ιστοσελίδα σας. Προσοχή: κάθε παραλήπτης μετράει. Ένα μήνυμα με διακόσιες διευθύνσεις στο Bcc ισοδυναμεί με διακόσια μηνύματα. Αν θέλετε να απευθύνεστε τακτικά σε μια μεγάλη ομάδα, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία newsletter. Αυτή φροντίζει επίσης για την απεγγραφή και για μια τακτοποιημένη λίστα, όπως αρμόζει σε ένα newsletter. Και σε άλλους παρόχους υπάρχουν παρόμοια όρια.

Παράδειγμα: ένα μήνυμα, τρία πεδία

Η Sanne στέλνει στον Ahmed την προσφορά για τα λουλούδια του γάμου.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ο Ahmed πρέπει να δώσει την έγκρισή του, οπότε είναι στο Προς. Ο Daan φτιάχνει τα λουλούδια και παρακολουθεί: Cc. Ο Ahmed βλέπει ότι ο Daan παρακολουθεί, και αυτό είναι καλό, γιατί ο Daan μπορεί να του τηλεφωνήσει αργότερα. Οι απαντήσεις φτάνουν στο info@, που το ελέγχουν και η Sanne και ο Daan.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Στη Δημιουργία μηνύματος υπάρχει το πεδίο Παραλήπτης. Με το συν στα δεξιά του πεδίου προσθέτετε Κοινοποίηση (Cc), Κρυφή κοινοποίηση, Απάντηση σε και Σε συνέχεια. Με το κουμπί με τα ανθρωπάκια επιλέγετε επαφές ή μια ομάδα από το βιβλίο διευθύνσεών σας. Πάνω από ένα ανοιχτό μήνυμα βρίσκονται η Απάντηση, η Απάντηση όλων (με τη Λίστα παραληπτών απάντησης κάτω από το βέλος) και η Προώθηση (με την επιλογή μέσα στο κείμενο ή σαν επισύναψη). Τα βήματα περιγράφονται στον Οδηγό Roundcube. Σε άλλα webmail, όπως το Gmail ή το Outlook.com, τα κουμπιά έχουν σχεδόν τα ίδια ονόματα και λειτουργούν παρόμοια.

Σύνοψη

• Το Προς είναι για όποιον πρέπει να κάνει κάτι, το Cc για όποιον παρακολουθεί, το Bcc για όποιον πρέπει να μείνει αόρατος.
• Το Bcc λειτουργεί μέσω του φακέλου αποστολής: η διεύθυνση λαμβάνει το μήνυμα, αλλά η κεφαλίδα Bcc δεν πηγαίνει στους άλλους.
• Ορατές διευθύνσεις ανθρώπων που δεν γνωρίζονται μπορεί να συνιστούν παραβίαση δεδομένων (άρθρο 4 σημείο 12 του GDPR). Το αν θα τη γνωστοποιήσετε εξαρτάται από τον κίνδυνο (άρθρο 33).
• Απάντηση όλων μόνο όταν όλοι χρειάζονται την απάντησή σας. Ένας παραλήπτης στο Bcc που τη χρησιμοποιεί, αποκαλύπτει τον εαυτό του.
• Το Απάντηση σε στέλνει τις απαντήσεις σε άλλη διεύθυνση. Κάθε παραλήπτης μετράει στο ημερήσιο όριο.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A3.1: Ποιον βάζετε πού; Διαβάστε τις πέντε περιπτώσεις και επιλέξτε για καθεμία αν το αναφερόμενο πρόσωπο ή η ομάδα ανήκει στο Προς, στο Cc ή στο Bcc. (1) Η Sanne στέλνει την προσφορά για τα λουλούδια του γάμου και θέλει να την εγκρίνει ο Ahmed: πού βάζει τον Ahmed; (2) Στο ίδιο μήνυμα, η Sanne θέλει ο Daan να γνωρίζει τι συμφωνήθηκε. Ο Daan δεν χρειάζεται να κάνει τίποτα και ο Ahmed μπορεί να βλέπει ότι ο Daan παρακολουθεί: πού βάζει τον Daan; (3) Η Sanne ενημερώνει με email σαράντα πελάτες που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους ότι το κατάστημα θα είναι κλειστό την Koningsdag (Ημέρα του Βασιλιά): πού βάζει τους πελάτες; (4) Η Sanne ζητά από την υπηρεσία διανομής (planning@example.org) και από τον Daan να επιβεβαιώσουν πριν από την Παρασκευή αν μπορούν το Σάββατο. Περιμένει απάντηση και από τους δύο: πού βάζει την υπηρεσία διανομής; (5) Η Sanne απαντά σε ένα παράπονο πελάτη και θέλει ένα αντίγραφο στη δική της διεύθυνση αρχειοθέτησης archief@example.com. Αυτή η διεύθυνση δεν κάνει τίποτα με το μήνυμα και ο πελάτης δεν χρειάζεται να τη βλέπει: πού βάζει το archief@example.com; Για κάθε περίπτωση επιλέγετε από τα πεδία επιλογής και το πρόγραμμα συγκρίνει τις απαντήσεις σας με τις σωστές λύσεις. Για κάθε περίπτωση βλέπετε αν η επιλογή σας είναι σωστή και γιατί.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, αυτά ισχύουν για το webmail της WebOké. Σε άλλα webmail η λειτουργία είναι παρόμοια.

• Roundcube Webmail 4.1: Σύνταξη νέου μηνύματος
• Roundcube Webmail 4.2: Απάντηση και προώθηση
• Roundcube Webmail 13.4: Συμπληρώθηκε το ημερήσιο όριο
• Όριο αποστολής email
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 8.2: Παραβιάσεις δεδομένων και η υποχρέωση γνωστοποίησης
• Δωρεάν μάθημα Το email σε τάξη: ρύθμιση και σωστή παράδοση 7.2: Συγκατάθεση, απεγγραφή και μια καθαρή λίστα
• RFC 5322, Internet Message Format (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5322
• GDPR, Κανονισμός (ΕΕ) 2016/679: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj