IMAP και POP3: λήψη αλληλογραφίας

Ενότητα 1: Πώς λειτουργεί το email · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Leerdoel: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε πώς διαφέρουν το IMAP και το POP3, πού βρίσκεται το email σας σε κάθε περίπτωση, και να επιλέξετε το σωστό για τη δική σας κατάσταση.

Βασικές έννοιες: IMAP (RFC 9051), POP3 (RFC 1939), mailbox στον server, φάκελοι, σημαίες (διαβασμένο, απαντημένο, επισημασμένο, διαγραμμένο), συγχρονισμός, IDLE (ειδοποίηση push), "αντίγραφο στον server", τοπικό αντίγραφο, αντίγραφο ασφαλείας

Δύο τρόποι για να φτάσετε στο email σας

Στο μάθημα 1.1 είδατε ότι ένα email καταλήγει τελικά στο mailbox σας στον server του παρόχου σας. Εκεί παραμένει μέχρι να το δείτε. Για να το δείτε, το πρόγραμμα email σας χρειάζεται έναν τρόπο να επικοινωνεί με αυτόν τον server. Για αυτό υπάρχουν δύο πρωτόκολλα:

• POP3 (Post Office Protocol version 3, RFC 1939, από το 1996). Η ιδέα: ο server είναι ένα γραμματοκιβώτιο. Το πρόγραμμά σας βγάζει τα γράμματα και τα παίρνει σπίτι.
• IMAP (Internet Message Access Protocol, τώρα στην έκδοση 4rev2, RFC 9051). Η ιδέα: ο server είναι ένα αρχειοθετημένο ντουλάπι. Το πρόγραμμά σας κοιτάζει μέσα στο ντουλάπι, και ό,τι κάνετε (ανάγνωση, μετακίνηση, διαγραφή) γίνεται μέσα στο ίδιο το ντουλάπι.

POP3: λήψη και μεταφορά

Με το POP3, το πρόγραμμά σας συνδέεται, ρωτάει "ποια μηνύματα υπάρχουν;", τα κατεβάζει και μετά ζητά (συνήθως) από τον server να τα διαγράψει. Το POP3 γνωρίζει μόνο έναν φάκελο στον server: τα Εισερχόμενα. Οι φάκελοι που δημιουργείτε στο πρόγραμμά σας υπάρχουν μόνο στον δικό σας υπολογιστή. Επίσης, η απεσταλμένη αλληλογραφία σας βρίσκεται μόνο στη συσκευή με την οποία τη στείλατε.

Συνέπειες:

• Αν διαβάζετε στο κινητό σας με POP3, το email μετά εξαφανίζεται από τον server. Το laptop σας δεν θα το δει ποτέ.
• Αν ο υπολογιστής σας χαλάσει ή κλαπεί χωρίς αντίγραφο ασφαλείας, χάνετε την αλληλογραφία σας. Ο server δεν την έχει πια.
• Το mailbox σας στον server παραμένει μικρό. Αυτό ήταν κάποτε το μεγάλο πλεονέκτημα, όταν ο αποθηκευτικός χώρος ήταν ακριβός.

Πολλά προγράμματα έχουν την επιλογή διατήρηση αντιγράφου μηνυμάτων στον server (μερικές φορές με "διαγραφή μετά από x ημέρες"). Τότε κάθε συσκευή λαμβάνει το δικό της αντίγραφο, αλλά και πάλι χωρίς φακέλους, χωρίς κοινή κατάσταση "διαβασμένο", και χωρίς απεσταλμένη αλληλογραφία στον server. Είναι μια προσωρινή λύση, όχι μια πραγματική λύση.

IMAP: κοιτάζοντας μέσα στο ντουλάπι

Με το IMAP όλα παραμένουν στον server. Το πρόγραμμά σας δείχνει μια επισκόπηση, ανακτά ένα μήνυμα όταν το ανοίγετε (και συνήθως κρατά ένα αντίγραφο για να μπορείτε να διαβάζετε χωρίς σύνδεση), και στέλνει κάθε ενέργεια πίσω στον server:

• Οι φάκελοι βρίσκονται στον server: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Spam και οι δικοί σας φάκελοι. Το κινητό σας, το laptop σας και το webmail βλέπουν τους ίδιους φακέλους.
• Οι σημαίες (flags) βρίσκονται στον server: διαβασμένο, απαντημένο, επισημασμένο, διαγραμμένο. Αν διαβάσετε ένα email στο κινητό σας, θα είναι διαβασμένο και στο laptop σας.
• Η απεσταλμένη αλληλογραφία τοποθετείται από το πρόγραμμά σας ως αντίγραφο στον φάκελο Απεσταλμένα στον server. Προσέξτε: αυτό το κάνει το ίδιο το πρόγραμμα email, όχι ο SMTP server. Γι' αυτό μερικές φορές βλέπετε δύο φακέλους "Sent" και "Απεσταλμένα" αν δύο προγράμματα τους ονομάζουν διαφορετικά (μάθημα 3.1).
• Με το IDLE (μια επέκταση του IMAP) το πρόγραμμά σας κρατά τη σύνδεση ανοιχτή και ο server ειδοποιεί αμέσως όταν υπάρχει νέο email. Έτσι λαμβάνετε σχεδόν άμεσα μια ειδοποίηση, χωρίς το κινητό σας να χρειάζεται να ρωτάει κάθε λεπτό.

Το μειονέκτημα: όλα μετράνε για τον αποθηκευτικό χώρο του mailbox σας στον server. Στο μάθημα 3.2 διαβάζετε πώς να το διαχειριστείτε αυτό.

Η διαγραφή λειτουργεί διαφορετικά από ό,τι νομίζετε

Στο IMAP, η "διαγραφή" γίνεται σε δύο βήματα. Ένα μήνυμα λαμβάνει πρώτα τη σημαία \Deleted. Μόνο κατά το expunge (διαγραφή, συμπίεση, "εκκαθάριση φακέλου") εξαφανίζεται πραγματικά. Τα περισσότερα προγράμματα μετακινούν ένα διαγραμμένο μήνυμα στον Κάδο απορριμμάτων και το διαγράφουν αργότερα εκεί. Ορισμένες παλαιότερες ρυθμίσεις αφήνουν το μήνυμα διαγραμμένο με διακριτή γραμμή στον φάκελο. Αν βλέπετε email με διαγραμμένη γραμμή, το πρόγραμμά σας είναι έτσι ρυθμισμένο· με "συμπίεση φακέλου" ή "διαγραφή διαγραμμένων μηνυμάτων" τα καθαρίζετε.

Στο POP3, η διαγραφή είναι τοπική: εξαφανίζεται από τον υπολογιστή σας, αλλά μπορεί να παραμένει στον server αν είχατε ενεργοποιημένη την επιλογή "διατήρηση αντιγράφου στον server".

Μην τα αναμειγνύετε

Η πιο επικίνδυνη κατάσταση είναι ένας συνδυασμός: ο υπολογιστής στο γραφείο χρησιμοποιεί POP3 (και παίρνει τα πάντα από τον server), το κινητό χρησιμοποιεί IMAP. Τότε το κινητό βλέπει άλλοτε email, άλλοτε όχι, ανάλογα με το αν ο υπολογιστής του γραφείου έχει ήδη κάνει λήψη. Αυτό μοιάζει με "το email εξαφανίζεται" και προκαλεί πολλά ερωτήματα υποστήριξης. Η λύση είναι πάντα: IMAP σε όλες τις συσκευές.

Η μετάβαση από POP3 σε IMAP γίνεται ως εξής: προσθέστε ξανά τη διεύθυνση ως λογαριασμό IMAP, σύρετε την παλιά αλληλογραφία από τους φακέλους POP3 στους φακέλους IMAP (έτσι θα μεταφορτωθεί στον server· προσέξτε τον χώρο), και στη συνέχεια διαγράψτε τον λογαριασμό POP3. Η "μετατροπή" ενός υπάρχοντος λογαριασμού δεν είναι δυνατή στα περισσότερα προγράμματα.

Ποιο επιλέγετε;

Μερικές παρανοήσεις:

• "Το IMAP είναι ανασφαλές επειδή όλα βρίσκονται στον server." Ο server είναι συνήθως καλύτερα προστατευμένος και με καλύτερο αντίγραφο ασφαλείας από το laptop σας. Πιο σημαντικός είναι ένας ισχυρός κωδικός πρόσβασης (μάθημα 3.4).
• "Με το POP3 κανείς δεν μπορεί να έχει πρόσβαση στο email μου." Το email βρισκόταν στον server μέχρι να το παραλάβετε, και τώρα βρίσκεται στο laptop σας. Όποιος έχει το laptop σας, έχει και το email σας.
• "Το ημερολόγιο και οι επαφές μεταφέρονται επίσης μέσω IMAP." Όχι. Το IMAP αφορά μόνο email. Τα ημερολόγια και οι επαφές μεταφέρονται μέσω άλλων πρωτοκόλλων (CalDAV/CardDAV, ή Exchange/ActiveSync στη Microsoft). Αυτό παίζει ρόλο σε μια μετεγκατάσταση (μάθημα 8.1).

Οι θύρες

Και τα δύο πρωτόκολλα έχουν μια κρυπτογραφημένη θύρα και μια παλιά μη κρυπτογραφημένη θύρα:

Χρησιμοποιείτε πάντα 993 ή 995. Γιατί συμβαίνει αυτό, και τι είναι το STARTTLS, διαβάζετε στο μάθημα 1.4.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται με ένα mailbox

Με ένα mailbox του WebOké επιλέγετε στο πρόγραμμα email σας IMAP με θύρα 993 (SSL/TLS), ή POP3 με θύρα 995. Το webmail λειτουργεί επίσης απευθείας στο IMAP mailbox: ό,τι κάνετε εκεί, το βλέπετε και στο πρόγραμμά σας αν αυτό χρησιμοποιεί IMAP. Σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια· και εκεί οι θύρες αναφέρονται συνήθως στο email καλωσορίσματος ή στον πίνακα πελάτη.

Σύνοψη

• Το POP3 παίρνει το email από τον server σε μία συσκευή· το IMAP αφήνει τα πάντα στον server και συγχρονίζει φακέλους και κατάσταση.
• Με το IMAP βλέπετε το ίδιο σε όλες τις συσκευές σας και στο webmail· ο πάροχός σας μπορεί να κρατήσει αντίγραφο ασφαλείας.
• Μην χρησιμοποιείτε ποτέ POP3 και IMAP ανακατεμένα για το ίδιο mailbox.
• Η διαγραφή στο IMAP γίνεται σε δύο βήματα: σήμανση και διαγραφή (expunge).
• Το IMAP αφορά μόνο email, όχι ημερολόγιο και επαφές.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση O1.3: Η δική σας κατάσταση σε χάρτη. Φτιάξτε μια λίστα με όλες τις συσκευές και τα προγράμματα με τα οποία διαβάζετε το email σας (υπολογιστής, κινητό, tablet, webmail, συνάδελφος). Αναζητήστε για κάθε συσκευή αν χρησιμοποιεί IMAP ή POP3 και ποια θύρα. Απαντήστε μετά: χρησιμοποιείτε παντού το ίδιο πρωτόκολλο; Τι συμβαίνει με το email σας αν το laptop σας χαλάσει αύριο; Το πρόγραμμα αποθηκεύει τις απαντήσεις σας και στη συνέχεια εμφανίζει τα κριτήρια.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.7: IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά;
• Τι είναι το IMAP ή το POP3 και πώς λειτουργεί;
• Πώς διαγράφω ένα μήνυμα στο IMAP;
• RFC 9051 (IMAP4rev2), RFC 1939 (POP3), RFC 2177 (IMAP IDLE)