E-mail verhuizen: το σχέδιο

Ενότητα 8: Μετακόμιση και τακτοποίηση του domain σας · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να σχεδιάσετε τη μετακόμιση του email σας σε άλλον πάροχο: τι καταγράφετε εκ των προτέρων, με ποια σειρά εργάζεστε και τι δεν μεταφέρεται αυτόματα.

Βασικές έννοιες: απογραφή (mailboxes, aliases, ανακατευθύνσεις, catch-all, αυτόματες απαντήσεις, φίλτρα), μέγεθος mailbox και αποθηκευτικός χώρος, κωδικοί πρόσβασης, μείωση TTL εκ των προτέρων, σειρά (δημιουργία, πρώτο αντίγραφο, αλλαγή MX, δεύτερο αντίγραφο, συσκευές), ημερολόγιο και επαφές (όχι IMAP), POP3 mail στον υπολογιστή, Microsoft 365 και Gmail (σύνδεση αντί για κωδικό πρόσβασης), DNS-records που πρέπει να μεταφερθούν, επικοινωνία

Τι μετακομίζετε στην πραγματικότητα;

«Η μετακόμιση του mail μου» ακούγεται σαν ένα πράγμα, αλλά στην πραγματικότητα είναι τουλάχιστον πέντε:

1. Τα ίδια τα mailboxes, με όλους τους φακέλους και τα μηνύματα που βρίσκονται στον server.
2. Οι διευθύνσεις γύρω τους: aliases, ανακατευθύνσεις, ένα catch-all, λίστες αλληλογραφίας, αυτόματες απαντήσεις και φίλτρα στον server. Αυτά βρίσκονται στον πίνακα ελέγχου του παλιού σας παρόχου και δεν μεταφέρονται ποτέ αυτόματα.
3. Το DNS του email σας: MX, SPF, DKIM, DMARC, ενδεχομένως records autodiscover, autoconfig ή SRV. Μετά τη μετακόμιση αυτά πρέπει να ταιριάζουν με τον νέο πάροχο.
4. Οι συσκευές σας: κάθε υπολογιστής, τηλέφωνο και tablet όπου έχει ρυθμιστεί το mailbox, συν οτιδήποτε στέλνει mail μέσω SMTP (ο ιστότοπός σας, ένας εκτυπωτής ή scanner, ένα λογιστικό πρόγραμμα).
5. Ό,τι δεν είναι mail: ημερολόγια και επαφές. Αυτά βρίσκονται στο Microsoft 365, στο Google και σε πολλούς άλλους παρόχους στον ίδιο λογαριασμό, αλλά δεν μεταφέρονται μέσω IMAP. Αυτά τα μετακομίζετε ξεχωριστά.

Όποιος σκέφτεται μόνο το σημείο 1, ανακαλύπτει μετά τη μετακόμιση ότι το factuur@ δεν ανακατευθύνεται πλέον στον λογιστή, ότι ο scanner δεν μπορεί πλέον να στείλει mail, ή ότι το ημερολόγιο ολόκληρης της επιχείρησης είναι άδειο.

Βήμα 1: η απογραφή

Φτιάξτε πρώτα μια λίστα. Ένα spreadsheet με μία διεύθυνση ανά γραμμή λειτουργεί καλά:

Συμπληρώστε επίσης:

• Το μέγεθος ανά mailbox. Το νέο σας mailbox πρέπει να είναι αρκετά μεγάλο, με χώρο για ανάπτυξη (μάθημα 3.2). Ένα αντίγραφο που σταματά στη μέση επειδή το νέο box είναι γεμάτο είναι ο πιο συνηθισμένος λόγος για τον οποίο μια μετακόμιση κολλάει.
• Ποιος εργάζεται με POP3. Με το POP3 το mail συχνά βρίσκεται μόνο σε εκείνον τον έναν υπολογιστή, όχι πλέον στον server (μάθημα 1.3). Ένα αντίγραφο από τον server επομένως δεν μεταφέρει αυτό το mail. Αυτό πρέπει να το μεταφέρετε εσείς οι ίδιοι από το πρόγραμμα αλληλογραφίας.
• Τι άλλο στέλνει mail. Ιστότοπος, ηλεκτρονικό κατάστημα, scanner, σύστημα ταμείου, παρακολούθηση (monitoring). Το καθένα από αυτά έχει στοιχεία SMTP που θα αλλάξουν μετά τη μετακόμιση.
• Ειδικά DNS-records που έχει ρυθμίσει ο παλιός σας πάροχος για το email σας, καθώς και records άλλων υπηρεσιών (DKIM newsletter, επαληθεύσεις) που πρέπει να παραμείνουν.

Κάντε αμέσως εκκαθάριση: διευθύνσεις που δεν χρησιμοποιεί πλέον κανείς δεν χρειάζεται να τις μετακομίσετε. Και μια μετακόμιση είναι η ιδανική στιγμή για να καταργήσετε ένα catch-all.

Βήμα 2: ρύθμιση πρόσβασης

Για να αντιγραφεί το mail, ένα πρόγραμμα πρέπει να συνδεθεί στο παλιό mailbox. Στους περισσότερους παρόχους αυτό γίνεται με τη διεύθυνση email και τον κωδικό πρόσβασης μέσω IMAP. Δύο σημαντικές εξαιρέσεις:

• Το Gmail και το Google Workspace δεν επιτρέπουν σε εξωτερικά προγράμματα να συνδεθούν με τον κανονικό σας κωδικό πρόσβασης. Δημιουργείτε έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής (app-password), για τον οποίο πρέπει να είναι ενεργοποιημένη η επαλήθευση δύο βημάτων. Στο Google Workspace ο διαχειριστής μπορεί να το έχει απενεργοποιήσει.
• Το Outlook.com, το Hotmail, το Live και το Microsoft 365 δεν δέχονται πλέον κωδικό πρόσβασης για IMAP, ούτε καν app-password. Συνδέεστε στη Microsoft (OAuth) και δίνετε προσωρινή πρόσβαση σε ένα πρόγραμμα. Σε επιχειρηματικό περιβάλλον ο διαχειριστής μπορεί να χρειαστεί να δώσει έγκριση.

Δεν θυμάστε τους κωδικούς πρόσβασης; Ορίστε τους εκ νέου πριν από τη μετακόμιση και σημειώστε τους με ασφάλεια (διαχειριστής κωδικών πρόσβασης, μάθημα 3.4).

Βήμα 3: μείωση του TTL του MX εκ των προτέρων

Η αλλαγή MX (μάθημα 8.2) είναι η στιγμή κατά την οποία το νέο mail αρχίζει να φτάνει αλλού. Οι resolvers θυμούνται την παλιά απάντηση MX για όσο χρόνο ορίζει το TTL (DNS-cursus μάθημα 6.1). Αν αυτό είναι ρυθμισμένο σε μία ημέρα, τότε μέρος των αποστολέων θα συνεχίσει να παραδίδει στον παλιό σας πάροχο για μία ακόμη ημέρα.

Μειώστε λοιπόν το TTL των MX-records σας μερικές ημέρες νωρίτερα, για παράδειγμα σε 300 δευτερόλεπτα. Κάντε το αυτό τουλάχιστον ένα παλιό TTL πριν από την αλλαγή: αν το TTL είναι τώρα ρυθμισμένο σε 86400 (μία ημέρα), τότε το μειώνετε το αργότερο μία ημέρα πριν. Μετά τη μετακόμιση το επαναφέρετε σε μια κανονική τιμή, όπως 3600.

Αν μετακομίζετε ολόκληρο το domain σε άλλον πάροχο (αλλαγή nameservers), τότε το TTL των nameservers στο registry καθορίζει πόσο γρήγορα γίνεται αυτό. Αυτό δεν μπορείτε να το μειώσετε εσείς οι ίδιοι: υπολογίστε τότε σε μια μεταβατική περίοδο μιας ημέρας ή περισσότερο (DNS-cursus μάθημα 6.3).

Βήμα 4: η σειρά

Η σειρά που ενέχει τον λιγότερο κίνδυνο:

1. Δημιουργήστε νέα mailboxes, aliases και ανακατευθύνσεις στον νέο πάροχο, με τα ίδια ονόματα. Μην αλλάξετε ακόμα τίποτα στο DNS. Τα παλιά mailboxes συνεχίζουν να λειτουργούν κανονικά.
2. Πρώτο αντίγραφο όλων των mailboxes (μάθημα 8.2). Αυτό μπορεί να διαρκέσει ώρες. Κανείς δεν το αντιλαμβάνεται.
3. Προετοιμασία DNS: τοποθετήστε εκ των προτέρων τα records για SPF, DKIM και DMARC του νέου παρόχου, δίπλα στα παλιά όπου αυτό είναι δυνατό. Προσοχή: το SPF πρέπει προσωρινά να περιέχει και τους δύο παρόχους (ένα record, μάθημα 4.2). Το DKIM μπορεί να συνυπάρχει, επειδή κάθε πάροχος έχει δικό του selector.
4. Αλλαγή MX σε μια ήσυχη στιγμή, για παράδειγμα Παρασκευή απόγευμα ή βράδυ. Από εκείνη τη στιγμή το νέο mail φτάνει στον νέο πάροχο.
5. Δεύτερο αντίγραφο μετά από μία ημέρα, όταν το παλιό TTL έχει σίγουρα λήξει. Αυτό μεταφέρει το mail που έφτασε στο μεταξύ ακόμη στον παλιό πάροχο. Μηνύματα που έχουν ήδη αντιγραφεί παραλείπονται.
6. Αλλαγή συσκευών: νέοι λογαριασμοί στα προγράμματα αλληλογραφίας, προσαρμογή ιστότοπου και scanner, διαγραφή παλιών λογαριασμών (μάθημα 8.2).
7. Εκκαθάριση: αφαιρέστε τον παλιό πάροχο από το SPF, διαγράψτε τα παλιά DKIM-records, επαναφέρετε το TTL στο κανονικό.
8. Ακυρώστε το παλιό mailbox μόνο όταν όλα λειτουργούν καλά για μερικές εβδομάδες. Μέχρι τότε έχετε εκεί ακόμα ένα πλήρες αντίγραφο.

Ένα συχνό λάθος είναι η αντιστροφή της σειράς: πρώτα η μετακόμιση του MX ή του domain και μετά η δημιουργία των mailboxes. Τότε το mail στο μεταξύ απορρίπτεται με 550 5.1.1 (η διεύθυνση δεν υπάρχει) και οι αποστολείς λαμβάνουν ένα bounce.

Ημερολόγιο, επαφές και τοπικό mail

Το ημερολόγιο και οι επαφές μεταφέρονται μέσω άλλων πρωτοκόλλων (CalDAV, CardDAV, ή η δική τους σύνδεση της Microsoft και της Google). Εξαγάγετέ τα ξεχωριστά πριν από τη μετακόμιση: ένα αρχείο .ics ανά ημερολόγιο και ένα αρχείο .vcf για τις επαφές, και εισαγάγετέ τα στον νέο πάροχο ή στο νέο σας πρόγραμμα ημερολογίου. Επίσης κοινόχρηστα ημερολόγια και προσκλήσεις συναντήσεων πρέπει να τα μοιραστείτε ξανά.

Το mail που βρίσκεται μόνο στον υπολογιστή (POP3, ή φάκελοι που στο Outlook είναι αποθηκευμένοι ως αρχείο .pst στον υπολογιστή) το μεταφέρετε από το πρόγραμμα αλληλογραφίας: προσθέστε το νέο mailbox ως λογαριασμό IMAP και σύρετε τους φακέλους εκεί. Ή εξαγάγετε ένα αρχείο .pst και εισαγάγετέ το.

Ενημερώστε

Πείτε στους χρήστες εκ των προτέρων τι πρόκειται να συμβεί: πότε θα γίνει η αλλαγή, ότι πρέπει να ρυθμίσουν νέο λογαριασμό στο τηλέφωνο και το laptop τους, και ποιον μπορούν να καλέσουν αν κάτι δεν λειτουργεί. Μια απλή οδηγία με τις νέες ρυθμίσεις (μάθημα 2.1) αποτρέπει πολλές ερωτήσεις.

Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο

Στο WebOké δημιουργείτε τα mailboxes στο DirectAdmin ή στο Το WebOké μου, και αντιγράφετε το mail με το εργαλείο μετακόμισης email στο Το WebOké μου (το οποίο μπορεί επίσης να συνδεθεί στη Microsoft) ή με το IMAPSync Migrations στο DirectAdmin. Άλλοι πάροχοι διαθέτουν παρόμοια εργαλεία μετεγκατάστασης, ή χρησιμοποιείτε ένα ξεχωριστό πρόγραμμα. Το σχέδιο βημάτων παραπάνω είναι το ίδιο παντού.

Σύνοψη

• Μια μετακόμιση περιλαμβάνει mailboxes, διευθύνσεις γύρω τους, DNS, συσκευές και ημερολόγιο και επαφές.
• Φτιάξτε μια απογραφή με μέγεθος, χρήστες POP3, ανακατευθύνσεις και όλα όσα στέλνουν mail μέσω SMTP.
• Ρυθμίστε την πρόσβαση: app-password για το Gmail, σύνδεση στη Microsoft για το Outlook και το Microsoft 365.
• Μειώστε το TTL του MX αρκετά νωρίτερα. Σειρά: δημιουργία, πρώτο αντίγραφο, προετοιμασία DNS, αλλαγή MX, δεύτερο αντίγραφο, συσκευές, εκκαθάριση, ακύρωση μόνο μετά από αυτά.
• Ημερολόγια, επαφές και τοπικά αποθηκευμένο mail δεν μεταφέρονται μέσω IMAP.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση O8.1: Σύνταξη σχεδίου μετεγκατάστασης. Φτιάξτε για το δικό σας domain (ή για την υποθετική εταιρεία αυτού του μαθήματος) μια απογραφή με τις στήλες από τον παραπάνω πίνακα και ένα χρονοδιάγραμμα με ημερομηνίες για: μείωση TTL, δημιουργία mailboxes, πρώτο αντίγραφο, αλλαγή MX, δεύτερο αντίγραφο, συσκευές, εκκαθάριση και ακύρωση. Απαντήστε επίσης: ποιος εργάζεται με POP3, τι στέλνει mail μέσω SMTP, και πώς μετακομίζετε το ημερολόγιο και τις επαφές; Στη συνέχεια θα λάβετε έναν κατάλογο ελέγχου με τα σημεία που περιλαμβάνει ένα καλό σχέδιο.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.1: Μεταφορά του email σας: οι δυνατότητες @@OMSCHRIJWING@@
• Εγχειρίδιο WebOké 7.2: Μεταφορά email στη WebOké (ακόμη και από Microsoft 365)
• Ταυτόχρονη μετεγκατάσταση domain, ιστοσελίδας και email χωρίς διακοπή: το σχέδιο βημάτων
• Λήψη email κατά τη μεταφορά του domain σας
• Δωρεάν μάθημα DNS 6.3: Το DNS κατά τη διάρκεια μιας μεταφοράς
• Δωρεάν μάθημα DNS 6.1: TTL και cache