Τα στοιχεία που χρειάζεστε

Ενότητα 2: Ρύθμιση του mailbox σας · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα γνωρίζετε τα στοιχεία που χρειάζεται κάθε πρόγραμμα email, θα μπορείτε να επιλέξετε το σωστό όνομα server, και θα ξέρετε πώς τα προγράμματα προσπαθούν να βρουν αυτά τα στοιχεία μόνα τους και γιατί αυτό μερικές φορές δεν πετυχαίνει.

Βασικές έννοιες: server εισερχομένων, server εξερχομένων, θύρα, ασφάλεια, όνομα χρήστη, κωδικός πρόσβασης, επαλήθευση εξερχομένων, όνομα server έναντι ονόματος mail., autodiscover, autoconfig, ISPDB, εγγραφές SRV (RFC 6186), προφίλ ρυθμίσεων

Η κάρτα ρυθμίσεων

Όποιο πρόγραμμα και αν χρησιμοποιείτε, συμπληρώνετε πάντα τα ίδια στοιχεία. Αν κατανοήσετε αυτή τη λίστα, μπορείτε να ρυθμίσετε οποιοδήποτε πρόγραμμα, ακόμα και ένα που δεν αναφέρεται σε αυτή την κούρσα.

Τρία πράγματα πηγαίνουν στραβά εδώ πιο συχνά.

Το όνομα χρήστη. Σε έναν κοινόχρηστο mail server βρίσκονται mailbox χιλιάδων domains. Το info υπάρχει εκεί χίλιες φορές. Γι' αυτό το όνομα χρήστη είναι σχεδόν πάντα η πλήρης διεύθυνση: info@example.com. Τα προγράμματα μερικές φορές συμπληρώνουν μόνο το τμήμα πριν το @. Ελέγξτε το, τόσο στα εισερχόμενα όσο και στα εξερχόμενα.

Ο κωδικός πρόσβασης. Κάθε mailbox έχει δικό του κωδικό πρόσβασης. Αυτό είναι διαφορετικό από τον κωδικό πρόσβασης με τον οποίο συνδέεστε στην εταιρεία hosting ή στον πίνακα πελάτη σας. Αν δεν τον θυμάστε, ορίστε στον πίνακα έναν νέο κωδικό πρόσβασης για αυτό το mailbox και συμπληρώστε τον σε όλες τις συσκευές σας.

Ο server εξερχομένων. Πολλά προγράμματα θέτουν στα εξερχόμενα "προαιρετικό" ή αφήνουν το όνομα χρήστη κενό. Τότε μπορείτε να διαβάσετε, αλλά όχι να στείλετε.

Ποιο όνομα server;

Για το όνομα server έχετε συχνά τρεις υποψήφιους. Ας υποθέσουμε ότι το domain σας είναι example.com και το mailbox σας βρίσκεται σε έναν κοινόχρηστο server με το όνομα server12.hosting.example:

Δεν υπάρχει όνομα που να είναι πάντα καλύτερο. Το ερώτημα είναι πάντα: δείχνει αυτό το όνομα στον server όπου βρίσκεται το mailbox σας, και αναφέρεται στο πιστοποιητικό αυτού του server; Αν και τα δύο ισχύουν, είναι εντάξει. Αν δεν μπορείτε να το ελέγξετε, το όνομα που δίνει ο πάροχός σας είναι η ασφαλέστερη επιλογή. Στην άσκηση Z2.1 αφήνετε το πρόγραμμα να το ελέγξει αυτό για εσάς.

Ένα συχνό λάθος κατά τη μετεγκατάσταση του ιστότοπού σας: χρησιμοποιούσατε επί χρόνια το example.com ως mail server, ο ιστότοπός σας μεταφέρεται σε άλλη εταιρεία, η εγγραφή A δείχνει πλέον εκεί, και ξαφνικά το email σας δεν λειτουργεί. Το πρόγραμμα email σας χτυπάει τότε την πόρτα του web server της άλλης εταιρείας. Η εγγραφή MX είναι σωστή (το email εξακολουθεί να φτάνει), αλλά το πρόγραμμά σας δεν μπορεί πλέον να αποκτήσει πρόσβαση.

Πώς τα προγράμματα ψάχνουν μόνα τους

Συχνά δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε τα στοιχεία. Σύγχρονα προγράμματα προσπαθούν να τα βρουν μόνα τους μόλις συμπληρώσετε τη διεύθυνση email σας. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι, και κάθε πρόγραμμα δοκιμάζει μερικούς από αυτούς:

Autodiscover (Microsoft). Το Outlook ζητάει ένα αρχείο ρυθμίσεων από το https://autodiscover.example.com/autodiscover/autodiscover.xml ή από το https://example.com/autodiscover/autodiscover.xml, ή αναζητά μια εγγραφή SRV _autodiscover._tcp.example.com. Στο Microsoft 365 υπάρχει ένα CNAME autodiscover προς autodiscover.outlook.com (μάθημα 7.1 της κούρσας DNS).

Autoconfig (Thunderbird και άλλα). Το Thunderbird κοιτάζει στο https://autoconfig.example.com/mail/config-v1.1.xml και μετά στη βάση δεδομένων της Mozilla (ISPDB), όπου βρίσκονται οι ρυθμίσεις πολλών μεγάλων παρόχων. Αν δεν βρει τίποτα, προσπαθεί να μαντέψει ονόματα: imap.example.com, mail.example.com, smtp.example.com, και κοιτάζει την εγγραφή MX σας.

Εγγραφές SRV (RFC 6186, συμπληρωμένο στο RFC 8314). Στο DNS μπορείτε να ορίσετε ανά υπηρεσία πού λειτουργεί:

_imaps._tcp.example.com.       3600 IN SRV 0 1 993 server12.hosting.example.
_submissions._tcp.example.com. 3600 IN SRV 0 1 465 server12.hosting.example.
_submission._tcp.example.com.  3600 IN SRV 0 1 587 server12.hosting.example.

Δεν κοιτάζουν όλα τα προγράμματα σε αυτό, αλλά βοηθάει. Πώς λειτουργούν οι εγγραφές SRV διαβάζετε στο μάθημα 5.1 της κούρσας DNS.

Προφίλ ρυθμίσεων (Apple). Για iPhone, iPad και Mac μπορείτε να κατεβάσετε και να εγκαταστήσετε ένα αρχείο .mobileconfig. Σε αυτό βρίσκονται όλες οι ρυθμίσεις. Πολλοί πίνακες μπορούν να δημιουργήσουν τέτοιο αρχείο (μάθημα 2.3).

Γιατί η αυτόματη ρύθμιση μερικές φορές αποτυγχάνει

Η αυτόματη αναζήτηση είναι βολική, αλλά όχι έξυπνη. Τυπικά λάθη:

• Το Thunderbird μαντεύει το mail.example.com, αυτό το όνομα υπάρχει πράγματι, αλλά δεν αναφέρεται στο πιστοποιητικό. Αποτέλεσμα: προειδοποίηση πιστοποιητικού.
• Το Outlook βρίσκει μέσω autodiscover ένα παλιό αρχείο από τον προηγούμενο πάροχό σας, ή νομίζει ότι η διεύθυνσή σας είναι λογαριασμός Microsoft 365, και συνεχίζει να ζητάει κωδικό πρόσβασης Microsoft.
• Ένα πρόγραμμα επιλέγει θύρα 587 με "SSL/TLS" ή αφήνει το όνομα χρήστη κενό.
• Το πρόγραμμα βρίσκει τις ρυθμίσεις του παρόχου του ιστότοπού σας αντί του παρόχου email σας, επειδή κοιτάζει το example.com.

Γι' αυτό ελέγχετε πάντα τι έχει συμπληρωθεί, ακόμα κι αν το πρόγραμμα λέει ότι πέτυχε. Σχεδόν κάθε πρόγραμμα έχει ένα κουμπί χειροκίνητη ρύθμιση ή προηγμένες ρυθμίσεις: χρησιμοποιήστε το αν η αυτόματη προσπάθεια συμπληρώνει κάτι διαφορετικό από αυτό που δίνει ο πάροχός σας.

Δοκιμάστε πρώτα στο webmail

Αν δεν λειτουργεί, δοκιμάστε πρώτα το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασής σας στο webmail του παρόχου σας. Αν η σύνδεση εκεί πετύχει, τότε ξέρετε ότι το mailbox υπάρχει και ο κωδικός πρόσβασης είναι σωστός. Τότε το λάθος βρίσκεται στις ρυθμίσεις του προγράμματός σας. Αν δεν πετύχει ούτε εκεί, δεν έχει νόημα να ψάχνετε περαιτέρω στο πρόγραμμά σας. Δείτε το μάθημα 2.5.

Στην πράξη: τα στοιχεία στο WebOké

Για ένα mailbox του WebOké συμπληρώνετε: IMAP, server εισερχομένων και εξερχομένων το domain σας (αν ο ιστότοπός σας βρίσκεται επίσης στο WebOké και έχει έγκυρο πιστοποιητικό) ή το όνομα server του πακέτου σας (μορφή linuxNNNN.webawere.nl, το βρίσκετε στο Το WebOké μου στο προϊόν σας και στο email καλωσορίσματος), θύρες 993 και 587 ή 465, όνομα χρήστη την πλήρη διεύθυνση email σας, επαλήθευση εξερχομένων ενεργή. Σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια: το όνομα server βρίσκεται στο email καλωσορίσματος ή στον πίνακα πελάτη, οι θύρες είναι σχεδόν παντού οι ίδιες.

Σύνοψη

• Κάθε πρόγραμμα χρειάζεται τα ίδια στοιχεία: πρωτόκολλο, servers, θύρες, ασφάλεια, πλήρης διεύθυνση email ως όνομα χρήστη, κωδικός πρόσβασης του mailbox, επαλήθευση εξερχομένων.
• Ένα όνομα server είναι σωστό αν δείχνει στον server του mailbox σας και αναφέρεται στο πιστοποιητικό.
• Τα προγράμματα ψάχνουν μόνα τους μέσω autodiscover, autoconfig, ISPDB, εγγραφών SRV ή ενός προφίλ. Ελέγξτε πάντα στη συνέχεια τι βρήκαν.
• Σε περίπτωση προβλημάτων δοκιμάστε πρώτα στο webmail αν το όνομα χρήστη και ο κωδικός πρόσβασης είναι σωστά.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση Z2.1: Τι θα έβρισκε ένα πρόγραμμα email; Συμπληρώστε τη διεύθυνση email σας και το όνομα server που χρησιμοποιείτε (ή θέλετε να χρησιμοποιήσετε). Απαντήστε: δείχνει αυτό το όνομα σε έναν server που προσφέρει IMAP στη θύρα 993, αναφέρεται το όνομα στο πιστοποιητικό, και έχει το domain σας εγγραφές για αυτόματη ρύθμιση (autoconfig, autodiscover ή SRV); Το πρόγραμμα ελέγχει τα ίδια πράγματα σε πραγματικό χρόνο: αναζητά το όνομα, συνδέεται στις θύρες 993, 465 και 587, διαβάζει το πιστοποιητικό και εξετάζει ποια από τα γνωστά στοιχεία ρύθμισης βρίσκονται στο DNS και στο web.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.1: Όλες οι ρυθμίσεις με μια ματιά: servers, θύρες και ασφάλεια
• Εγχειρίδιο WebOké 7.1: Email στο WebOké: γραμματοκιβώτια, webmail και το πρόγραμμα email σας
• Μήνυμα σφάλματος πιστοποιητικού κατά τη λήψη email
• Δωρεάν μάθημα DNS 5.1: Εγγραφές SRV
• RFC 6186 (SRV για προγράμματα email), RFC 8314 παράγραφος 5.1 (_submissions._tcp)