Δύσκολοι παραλήπτες: Microsoft και T-Online

Ενότητα 6: Bounces και επίλυση προβλημάτων · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα γνωρίζετε τους δικούς τους κανόνες δύο παραληπτών που συχνά προκαλούν ερωτήματα, της Microsoft (Outlook.com, Hotmail και Microsoft 365) και του T-Online, και θα ξέρετε τι μπορείτε να κάνετε εσείς ως χρήστης και τι μπορεί να κάνει ο διαχειριστής ενός server αποστολής σε περίπτωση καθυστέρησης ή αποκλεισμού.

Βασικές έννοιες: Outlook.com και Exchange Online Protection, νέα IP διεύθυνση χωρίς φήμη, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, πύλη delist sender.office.com, SNDS, JMRP, φάκελος ανεπιθύμητης αλληλογραφίας, ασφαλείς αποστολείς, T-Online, δικό του σύστημα φήμης, forward-confirmed reverse DNS, στοιχεία επικοινωνίας στον ιστότοπο του domain του PTR, καμία λίστα επιτρεπόμενων (whitelisting), postmaster.t-online.de

Γιατί ακριβώς αυτοί οι δύο;

Η Microsoft λαμβάνει το mail του Outlook.com, του Hotmail και του Live.com, και επιπλέον ένα μεγάλο μέρος των επιχειρήσεων (μέσω του Microsoft 365, με το Exchange Online Protection ως φίλτρο). Το T-Online είναι η μεγαλύτερη υπηρεσία mail της Γερμανίας. Και οι δύο χρησιμοποιούν, εκτός από τα συνηθισμένα πρότυπα, ένα δικό τους σύστημα φήμης. Mail που φτάνει στο Gmail χωρίς προβλήματα, μπορεί σε αυτούς να καθυστερήσει ή να απορριφθεί. Όποιος έχει πελάτες ή επαφές στη Γερμανία, ή στέλνει πολλά mail σε διευθύνσεις Hotmail, θα το αντιμετωπίσει αργά ή γρήγορα.

Microsoft: προσωρινή επιβράδυνση με 4.7.500

Η πιο γνωστή ειδοποίηση της Microsoft είναι:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Το κείμενο λέει "server busy", αλλά αυτό δεν είναι ακριβές: πρόκειται για μια σκόπιμη επιβράδυνση. Η Microsoft χρησιμοποιεί αυτή τη σειρά κωδικών (4.7.500 έως 4.7.699) όταν μια IP διεύθυνση αποστολής έχει ακόμη λίγη φήμη, ή όταν η συμπεριφορά αλλάζει ξαφνικά, για παράδειγμα σε περίπτωση μεγάλης αύξησης του όγκου mail. Η Microsoft το περιγράφει η ίδια ως προσωρινό περιορισμό για να αξιολογήσει ύποπτη δραστηριότητα, ο οποίος αίρεται από μόνος του όταν αποδειχθεί ότι το mail είναι εντάξει.

Τι σημαίνει αυτό για εσάς;

• Πρόκειται για προσωρινό σφάλμα (4xx). Ο server αποστολής αποθηκεύει το mail και προσπαθεί ξανά. Συνήθως το mail φτάνει τελικά μετά από μία ή περισσότερες προσπάθειες, μερικές φορές μετά από ώρες.
• Αν λάβετε ένα μήνυμα καθυστέρησης, μην στείλετε ξανά το mail. Αυτό αυξάνει τον όγκο και επιδεινώνει την επιβράδυνση.
• Αν αυτό αποτελεί πρόβλημα για εσάς (για παράδειγμα σε κωδικούς σύνδεσης ή τιμολόγια που πρέπει να φτάσουν άμεσα), αναφέρετέ το στον πάροχό σας μαζί με το μήνυμα καθυστέρησης.

Τι μπορεί να κάνει ο διαχειριστής του server αποστολής:

1. Ελέγξτε αν τα βασικά είναι σωστά: PTR με FCrDNS, καμία blocklist, SPF και DKIM για τα domains που στέλνουν mail μέσω του server (μαθήματα 5.1 και 5.2).
2. Προθέρμανση (warm-up): αφήστε μια νέα IP διεύθυνση να στέλνει αρχικά ένα μικρότερο μέρος της κυκλοφορίας και αυξήστε το σταδιακά.
3. Περιορισμός του ρυθμού ανά παραλήπτη: λιγότερες ταυτόχρονες συνδέσεις προς τη Microsoft και ένας λογικός χρόνος αναμονής μεταξύ προσπαθειών, ώστε ο server να μην προσκρούει συνεχώς στην επιβράδυνση.
4. Εγγραφή στο SNDS και στο JMRP (δείτε παρακάτω).

Microsoft: αποκλεισμός με 5.7.606

Αν η IP διεύθυνση είναι όντως αποκλεισμένη, λαμβάνετε ένα οριστικό σφάλμα:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Αυτό συμβαίνει σε mail προς περιβάλλοντα Microsoft 365. Ο διαχειριστής της IP διεύθυνσης μπορεί να ζητήσει αφαίρεση μέσω της πύλης delist sender.office.com: συμπληρώνει διεύθυνση email και IP διεύθυνση, ανοίγει το μήνυμα επιβεβαίωσης και εκεί επιλέγει "Delist IP". Σύμφωνα με τη Microsoft, μπορεί στη συνέχεια να χρειαστούν έως 24 ώρες μέχρι να αρθεί ο αποκλεισμός. Λύστε όμως πρώτα την αιτία: μια IP διεύθυνση που μετά την αφαίρεση στέλνει ξανά spam, μπαίνει γρήγορα ξανά στη λίστα.

Στο Outlook.com και στο Hotmail (η πλευρά των καταναλωτών) η αφαίρεση γίνεται μέσω ξεχωριστής φόρμας της υποστήριξης αποστολέων της Microsoft. Μια χειροκίνητη λίστα επιτρεπόμενων (whitelist) δεν υπάρχει στη Microsoft: παραμένει ένα αυτόματο σύστημα φήμης.

Microsoft: SNDS και JMRP

Η Microsoft προσφέρει δύο δωρεάν υπηρεσίες για διαχειριστές μιας IP διεύθυνσης αποστολής:

• SNDS (Smart Network Data Services): ανά IP διεύθυνση βλέπετε πόσο mail έλαβε η Microsoft, πόσο από αυτό αξιολογήθηκε ως spam, πόσα παράπονα υπήρξαν και αν η διεύθυνση κατέληξε σε spam traps. Ένας κωδικός χρώματος (πράσινο, κίτρινο, κόκκινο) δείχνει την κατάσταση.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): όταν ένας χρήστης του Outlook.com επισημαίνει το mail σας ως ανεπιθύμητο, λαμβάνετε ένα αντίγραφο. Έτσι βλέπετε ποιο mail προκαλεί παράπονα.

Και οι δύο υπηρεσίες έχουν νόημα μόνο για όποιον διαχειρίζεται ο ίδιος μια IP διεύθυνση: έναν δικό του server, ή τον πάροχο ενός κοινόχρηστου server. Ως απλός χρήστης ενός πακέτου hosting ή μιας υπηρεσίας mail δεν εγγράφεστε εσείς ο ίδιος εδώ.

Microsoft: στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας

Συχνά το mail δεν απορρίπτεται, αλλά τοποθετείται στον φάκελο Ανεπιθύμητη αλληλογραφία, κυρίως από αποστολείς που η Microsoft δεν γνωρίζει ακόμη. Εκεί δεν βοηθούν κωδικοί σφάλματος, καθώς δεν υπάρχει bounce. Αυτό που λειτουργεί:

• Σωστά SPF, DKIM και DMARC (ενότητα 4). Αν είστε αποστολέας μαζικού mail, η Microsoft απαιτεί να περνούν και το SPF και το DKIM (μάθημα 5.3).
• Ζητήστε από τις σταθερές επαφές σας να προσθέσουν τη διεύθυνσή σας στις επαφές ή στους ασφαλείς αποστολείς τους, και να επισημάνουν mail που βρισκόταν στα ανεπιθύμητα ως "Όχι ανεπιθύμητη αλληλογραφία". Αυτό μετράει για τη φήμη.
• Χωρίς newsletters μέσω του συνηθισμένου σας mailbox (μάθημα 7.1).

T-Online: ένα δικό του σύστημα

Το T-Online (η υπηρεσία mail της Deutsche Telekom, με διευθύνσεις στο @t-online.de και στο @magenta.de) είναι γνωστό για τους αυστηρούς δικούς του κανόνες. Στη σελίδα postmaster postmaster.t-online.de αναγράφονται οι απαιτήσεις για servers αποστολής. Οι σημαντικότερες:

1. Τήρηση των προτύπων του internet, συμπεριλαμβανομένων των RFC για το SMTP και για τη δομή των μηνυμάτων, και forward-confirmed reverse DNS (μάθημα 5.1).
2. Το όνομα στο reverse DNS πρέπει να οδηγεί σε ένα domain με ιστότοπο στον οποίο αναφέρεται πώς μπορεί κανείς να επικοινωνήσει απευθείας με τον διαχειριστή. Το T-Online παραπέμπει εδώ στην Ευρωπαϊκή οδηγία για το ηλεκτρονικό εμπόριο (οδηγία 2000/31/ΕΚ, άρθρο 5) σχετικά με τα υποχρεωτικά στοιχεία ενός παρόχου υπηρεσιών. Στη Γερμανία μια τέτοια σελίδα ονομάζεται Impressum.
3. Όχι απευθείας αποστολή mail από δυναμικές διευθύνσεις, συνδέσεις dial-up ή "ανώνυμους" cloud servers: αυτά πρέπει να στέλνουν μέσω ενός relay κατάλληλου παρόχου.
4. Περιορισμός του αριθμού ταυτόχρονων συνδέσεων. Σε περίπτωση υπέρβασης λαμβάνετε 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Όχι open relay, φιλτράρισμα εξερχόμενου mail για spam και ιούς, και σε περίπτωση TLS, έγκυρο πιστοποιητικό.

Ένας αποκλεισμός μιας IP διεύθυνσης στο T-Online μοιάζει για παράδειγμα έτσι:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

Στην πράξη συναντάτε επίσης παραλλαγές με αναφορά σε κακή ή ανύπαρκτη φήμη. Το μήνυμα είναι πάντα το ίδιο: αυτή η IP διεύθυνση δεν επιτρέπεται προς το παρόν να παραδώσει.

T-Online: τι μπορείτε να κάνετε;

Το T-Online δηλώνει ρητά ότι δεν προσφέρει λίστα επιτρεπόμενων (whitelisting). Ωστόσο μια αποκλεισμένη διεύθυνση μπορεί να απελευθερωθεί όταν η αιτία έχει εξαλειφθεί. Ο δρόμος προς αυτό:

• Ως απλός χρήστης (στέλνετε mail μέσω πακέτου hosting ή υπηρεσίας mail): στείλτε το πλήρες bounce στον πάροχό σας. Μόνο ο διαχειριστής του server αποστολής μπορεί να επικοινωνήσει με το T-Online, εσείς δεν μπορείτε να απελευθερώσετε εσείς ο ίδιος την IP διεύθυνση.
• Ως διαχειριστής του server αποστολής: ελέγξτε πρώτα τις παραπάνω απαιτήσεις (PTR, FCrDNS, προσβάσιμος ιστότοπος με στοιχεία επικοινωνίας στο domain από το PTR, καμία blocklist), και στη συνέχεια επικοινωνήστε μέσω της διεύθυνσης που αναγράφεται στο μήνυμα σφάλματος ή μέσω της φόρμας επικοινωνίας στο postmaster.t-online.de. Σε περίπτωση επαναλαμβανόμενων προσωρινών αποκλεισμών χωρίς γνωστή αιτία, το T-Online αναφέρει τη διεύθυνση postmaster. Μην περιμένετε βεβαίωση παραλαβής.
• Βραχυπρόθεσμα: το mail προς έναν σημαντικό παραλήπτη του T-Online μπορεί προσωρινά να σταλεί μέσω άλλης διαδρομής (άλλου παρόχου ή υπηρεσίας αποστολής), ή να συμφωνήσετε μια άλλη διεύθυνση.

Και οι υπόλοιποι;

Και άλλες μεγάλες γερμανικές υπηρεσίες, όπως το GMX και το Web.de, καθώς και πολλά φίλτρα επιχειρήσεων, έχουν δικά τους συστήματα φήμης. Το μοτίβο είναι παντού το ίδιο: ένας server αποστολής με σωστό PTR, καλή πιστοποίηση, ήρεμο και τακτικό πρότυπο αποστολής και λίγα παράπονα, γίνεται δεκτός σχεδόν παντού. Σε περίπτωση προβλήματος, διαβάστε το bounce, αναζητήστε τον κωδικό στον φορέα που τον έδωσε και αφήστε τον διαχειριστή του server αποστολής να ενεργήσει.

Σύνοψη

• Το 451 4.7.500 Server busy της Microsoft είναι μια σκόπιμη, προσωρινή επιβράδυνση της IP διεύθυνσης, συχνά λόγω λίγης φήμης ή μεγάλης αύξησης όγκου. Μην στέλνετε ξανά.
• Το 550 5.7.606 σημαίνει αποκλεισμένη IP διεύθυνση· ο διαχειριστής ζητά αφαίρεση μέσω sender.office.com, αφού λύσει πρώτα την αιτία.
• Το SNDS και το JMRP δίνουν σε διαχειριστές μιας IP διεύθυνσης εικόνα της φήμης τους στη Microsoft.
• Το T-Online απαιτεί μεταξύ άλλων FCrDNS και έναν ιστότοπο με στοιχεία επικοινωνίας στο domain από το PTR, και δεν προσφέρει λίστα επιτρεπόμενων.
• Ως χρήστης δεν λύνετε αυτό μόνοι σας: δώστε το πλήρες bounce στον πάροχό σας.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση O6.4: Διερεύνηση αποκλεισμού σε έναν μεγάλο αποδέκτη. Λαμβάνετε μια υπόθεση: ένας σύλλογος στέλνει εδώ και μια εβδομάδα το mail του μέσω ενός νέου δικού του server· το mail προς διευθύνσεις Hotmail φτάνει ώρες αργότερα και το mail προς διευθύνσεις T-Online επιστρέφει με αποκλεισμό IP. Απαντήστε: (1) τι σημαίνουν οι δύο ειδοποιήσεις, (2) ποιος πρέπει να κάνει τι, (3) ποια πέντε πράγματα ελέγχετε στον server, και (4) τι μπορεί να κάνει ο σύλλογος βραχυπρόθεσμα; Στη συνέχεια θα δείτε την υποδειγματική απάντηση.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Το email μου δεν παραδίδεται ή καταλήγει στα ανεπιθύμητα (spam): δείτε πώς μπορείτε να το διερευνήσετε
• Αποστολή email από το VPS σας και ρύθμιση reverse DNS
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 9.4: Το email μου καταλήγει στον παραλήπτη στα ανεπιθύμητα
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS και JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (απαιτήσεις και επικοινωνία): https://postmaster.t-online.de/