Συνήθη λάθη

Ενότητα 8: Μετακόμιση και τακτοποίηση του domain σας · Χρόνος ανάγνωσης: 13 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να αναγνωρίζετε τα δώδεκα πιο συχνά λάθη με το email από τα συμπτώματά τους, να εξηγείτε γιατί συμβαίνουν και να τα διορθώνετε.

Βασικές έννοιες: διπλή εγγραφή SPF, υπερβολικές αναζητήσεις SPF, DMARC πρόωρα σε reject, DKIM απενεργοποιημένο σε υπηρεσία αποστολής, ανακατεύθυνση προς Gmail, catch-all, επισκέπτης ως αποστολέας, server εξερχόμενων χωρίς πιστοποίηση, όνομα server mail. χωρίς κατάλληλο πιστοποιητικό, γεμάτο mailbox, ξεχασμένο MX σε μετακόμιση, POP3 σε πολλές συσκευές

Πώς να χρησιμοποιήσετε αυτό το μάθημα

Κάθε λάθος έχει την ίδια δομή: τι βλέπετε (το σύμπτωμα, όπως το αναφέρει ένας πελάτης), γιατί συμβαίνει, και πώς το διορθώνετε. Συχνά τα συμπτώματα μοιάζουν μεταξύ τους ("το mail μου δεν φτάνει"), ενώ η αιτία είναι τελείως διαφορετική. Γι' αυτό σε κάθε λάθος αναφέρεται και πώς το επιβεβαιώνετε: ποιο στοιχείο ψάχνετε πριν αλλάξετε κάτι. Μην μαντεύετε, μετρήστε πρώτα (μάθημα 6.3).

Τους αριθμούς τους χρησιμοποιείτε στην άσκηση.

Λάθη στο DNS

Λάθος 1: δύο εγγραφές SPF.
Βλέπετε: το mail προς Gmail και Outlook.com καταλήγει ξαφνικά στο spam, από τότε που συνδέσατε μια νέα υπηρεσία (Microsoft 365, ένα newsletter, ένα πρόγραμμα λογιστικής). Στις κεφαλίδες εμφανίζεται spf=permerror.
Γιατί: η υπηρεσία σάς είπε "προσθέστε αυτή την εγγραφή SPF", και τώρα υπάρχουν δύο εγγραφές TXT που ξεκινούν με v=spf1. Σύμφωνα με το RFC 7208 αυτό είναι μόνιμο σφάλμα: το SPF δεν μετράει πλέον καθόλου.
Επιβεβαιώστε: αναζητήστε τις εγγραφές TXT του domain σας και μετρήστε τις εγγραφές v=spf1.
Λύση: συνδυάστε τα όλα σε μία εγγραφή (μάθημα 4.2).

Λάθος 2: περισσότερες από δέκα αναζητήσεις SPF.
Βλέπετε: το ίδιο, spf=permerror, αλλά υπάρχει μόνο μία εγγραφή. Συχνά μετά την προσθήκη του τελευταίου include.
Γιατί: κάθε include, a, mx, exists και redirect κοστίζει μία αναζήτηση DNS, ακόμη και μέσα στα includes. Πάνω από τις δέκα το SPF είναι άκυρο.
Επιβεβαιώστε: αφήστε έναν έλεγχο SPF να μετρήσει αναδρομικά (άσκηση Z4.2).
Λύση: αφαιρέστε υπηρεσίες που δεν χρησιμοποιείτε πλέον, αντικαταστήστε το a και το mx με ip4/ip6 αν είναι σταθερά, ή αφήστε μια υπηρεσία να στέλνει μέσω δικού της subdomain για bounce (μάθημα 7.1).

Λάθος 3: DMARC κατευθείαν σε p=reject.
Βλέπετε: από τότε που ορίστηκε μια εγγραφή DMARC, τα τιμολόγια από το πρόγραμμα λογιστικής ή το mail από τον ιστότοπο δεν φτάνουν πια. Οι παραλήπτες επιστρέφουν 550 5.7.1 με αναφορά στο DMARC.
Γιατί: δεν ήταν γνωστοί όλοι οι αποστολείς. Ό,τι δεν περνά μέσα από ευθυγραμμισμένο SPF ή DKIM, τώρα απορρίπτεται.
Επιβεβαιώστε: την εγγραφή DMARC και τις αναφορές (μάθημα 4.5): ποιες πηγές αποτυγχάνουν;
Λύση: επιστροφή σε p=none με μια διεύθυνση αναφορών, επιδιόρθωση όλων των αποστολέων, και μετά βήμα προς βήμα προς quarantine και reject (μάθημα 4.4). Αυτή είναι και η συνιστώμενη πορεία αυτού του μαθήματος.

Λάθος 4: DKIM δεν έχει ρυθμιστεί στην υπηρεσία αποστολής.
Βλέπετε: τα newsletters δεν φτάνουν πλέον στα εισερχόμενα όλο και περισσότερων παραληπτών. Στις κεφαλίδες: dkim=pass header.d= το domain της υπηρεσίας, dmarc=fail.
Γιατί: η υπηρεσία υπογράφει με το δικό της domain, οπότε το DMARC δεν μπορεί να περάσει μέσω DKIM, και το SPF επίσης δεν είναι ευθυγραμμισμένο.
Επιβεβαιώστε: τις κεφαλίδες ενός δοκιμαστικού newsletter (άσκηση Z7.1).
Λύση: πιστοποιήστε το domain σας στην υπηρεσία (DKIM μέσω CNAME, μάθημα 7.1).

Λάθη με ανακατεύθυνση και διευθύνσεις

Λάθος 5: ανακατεύθυνση όλων προς Gmail.
Βλέπετε: το mail από ορισμένους αποστολείς δεν φτάνει στη διεύθυνση Gmail όπου στέλνετε το επαγγελματικό σας mail, ή καταλήγει στο spam. Μερικές φορές οι αποστολείς λαμβάνουν bounce από τη Gmail.
Γιατί: με την ανακατεύθυνση το mail φτάνει στη Gmail από τον δικό σας server, ο οποίος δεν βρίσκεται στο SPF του αρχικού αποστολέα. Χωρίς DKIM ή με αποστολέα που έχει p=reject, το DMARC αποτυγχάνει. Επιπλέον, το ανακατευθυνόμενο spam μοιάζει στη Gmail με spam που στέλνετε εσείς, κάτι που βλάπτει τη φήμη σας.
Επιβεβαιώστε: το bounce ή τις κεφαλίδες στη Gmail (spf=fail ή softfail με τον δικό σας server ως πηγή).
Λύση: μην κάνετε ανακατεύθυνση, αλλά προσθέστε το mailbox στην εφαρμογή Gmail στο κινητό σας μέσω IMAP (μάθημα 2.4 και 3.3).

Λάθος 6: ένα catch-all.
Βλέπετε: πολύ spam σε διευθύνσεις που δεν υπήρξαν ποτέ (xyz123@example.com), και γεμάτο mailbox.
Γιατί: ένα catch-all δέχεται mail για κάθε πιθανή διεύθυνση. Οι spammers δοκιμάζουν τυχαίες διευθύνσεις, και όλες φτάνουν. Αν επιπλέον κάνετε ανακατεύθυνση του catch-all προς τα έξω, γίνεται το λάθος 5 σε μεγάλη κλίμακα.
Επιβεβαιώστε: δείτε στο mailbox σε ποιες διευθύνσεις παραλήπτη πήγαινε το spam.
Λύση: απενεργοποιήστε το catch-all, και για κάθε διεύθυνση που χρησιμοποιείται πραγματικά δημιουργήστε ένα alias ή mailbox (μάθημα 3.3).

Λάθος 7: η διεύθυνση επισκέπτη ως αποστολέας σε μια φόρμα.
Βλέπετε: τα μηνύματα μέσω της φόρμας επικοινωνίας φτάνουν μερικές φορές ναι, μερικές φορές όχι, ιδίως όχι από επισκέπτες με διεύθυνση σε έναν μεγάλο πάροχο.
Γιατί: ο ιστότοπός σας στέλνει "εξ ονόματος" του domain του επισκέπτη. Αν αυτό το domain έχει p=reject ή p=quarantine, ο παραλήπτης απορρίπτει ή φιλτράρει το mail (μάθημα 7.3).
Επιβεβαιώστε: δείτε ποιο From χρησιμοποιεί η φόρμα.
Λύση: δική σας διεύθυνση στο From, επισκέπτης στο Reply-To.

Λάθη κατά τη ρύθμιση

Λάθος 8: server εξερχόμενων χωρίς πιστοποίηση.
Βλέπετε: η λήψη λειτουργεί, η αποστολή όχι. Μηνύματα όπως "relay access denied", "authentication required" ή 550 5.7.1. Στο iPhone συχνά: τα πεδία στον server εξερχόμενων έχουν μείνει κενά ("προαιρετικό").
Γιατί: ένας server εξερχόμενων προωθεί mail μόνο για όποιον συνδέεται. Αλλιώς θα μπορούσε ο καθένας να τον χρησιμοποιεί ως κανόνι spam.
Επιβεβαιώστε: τις ρυθμίσεις του server εξερχόμενων στο πρόγραμμα email.
Λύση: ενεργοποιήστε την πιστοποίηση, με την πλήρη διεύθυνση email και τον κωδικό πρόσβασης, θύρα 587 με STARTTLS ή 465 με SSL/TLS (μάθημα 1.4 και 2.3).

Λάθος 9: mail.<domain> ως όνομα server χωρίς κατάλληλο πιστοποιητικό.
Βλέπετε: ένα μήνυμα για άκυρο πιστοποιητικό ή "δεν είναι δυνατή η επαλήθευση της ταυτότητας του server", ή η σύνδεση δεν πετυχαίνει καθόλου.
Γιατί: το πρόγραμμα ελέγχει αν το όνομα του server βρίσκεται στο πιστοποιητικό. Το mail.example.com ίσως δείχνει στον server, αλλά δεν αναφέρεται στο πιστοποιητικό. Ή το όνομα δείχνει ακόμη στον παλιό πάροχο μετά από μετακόμιση.
Επιβεβαιώστε: ελέγξτε τις θύρες email με το όνομα του server (άσκηση Z2.1 και Z8.4).
Λύση: χρησιμοποιήστε το όνομα server που δίνει ο πάροχος, και μην πατάτε ποτέ απλώς "συνέχεια ούτως ή άλλως" (μάθημα 2.1).

Λάθος 10: γεμάτο mailbox.
Βλέπετε: οι αποστολείς λαμβάνουν bounce με 452 4.2.2 ή 552 5.2.2 (mailbox γεμάτο). Εσείς δεν παρατηρείτε τίποτα, ή μόνο ότι δεν φτάνει πια νέο mail.
Γιατί: το mailbox έχει φτάσει στο όριό του. Συχνά λόγω ετών συσσωρευμένων συνημμένων, ή λόγω φακέλων Sent και Trash που δεν αδειάζουν ποτέ.
Επιβεβαιώστε: τη χρήση του mailbox στο πάνελ ή το webmail.
Λύση: τακτοποιήστε, αρχειοθετήστε, ή αυξήστε το όριο αποθήκευσης (μάθημα 3.2).

Λάθη σε μετακόμιση

Λάθος 11: ξεχασμένο MX σε μετακόμιση.
Βλέπετε: μετά τη μετακόμιση του ιστότοπου ή του domain δεν φτάνει πλέον mail, ή φτάνει σε σημείο που κανείς δεν κοιτάζει. Ή αντίστροφα: μετακομίσατε το mail σε νέο πάροχο, αλλά το MX δείχνει ακόμη στον παλιό.
Γιατί: σε αλλαγή nameserver μετακομίζει όλη η ζώνη. Αν οι εγγραφές MX του παρόχου email δεν βρίσκονται στη νέα ζώνη, το mail σας δείχνει στον νέο web server. Ή το MX δεν προσαρμόστηκε ποτέ.
Επιβεβαιώστε: ζητήστε το MX από τον αρμόδιο nameserver (άσκηση Z8.2).
Λύση: τοποθετήστε τις σωστές εγγραφές MX στη ζώνη που είναι πραγματικά ενεργή, και μετά αντιγράψτε ξανά το mail (μάθημα 8.2).

Λάθος 12: POP3 σε πολλές συσκευές.
Βλέπετε: το mail βρίσκεται στο laptop αλλά όχι στο κινητό, ή αντίστροφα. Μετά την αντικατάσταση του laptop, χρόνια mail έχουν χαθεί.
Γιατί: το POP3 παραλαμβάνει το mail από τον server σε μία συσκευή και συχνά το διαγράφει εκεί (μάθημα 1.3).
Επιβεβαιώστε: τον τύπο λογαριασμού στο πρόγραμμα email.
Λύση: μετάβαση σε IMAP· το mail που βρίσκεται μόνο τοπικά, σύρετέ το πρώτα στο mailbox IMAP.

Τι έχουν κοινό αυτά τα λάθη

Ξαναδείτε τη λίστα. Σχεδόν κάθε λάθος προκύπτει επειδή κάποιος ακολούθησε μια μεμονωμένη οδηγία ("προσθέστε αυτή την εγγραφή", "ενεργοποιήστε την ανακατεύθυνση") χωρίς να δει το σύνολο. Το κοινό νήμα αυτού του μαθήματος:

• να γνωρίζετε ποιος στέλνει mail εξ ονόματος του domain σας (απογραφή, μάθημα 4.2 και 8.1)·
• να αλλάζετε ένα πράγμα κάθε φορά και να ελέγχετε μετά·
• να διαβάζετε το στοιχείο: το bounce (μάθημα 6.1), τις κεφαλίδες (μάθημα 1.5), την αναφορά DMARC (μάθημα 4.5) και το DNS στον αρμόδιο server.

Σύνοψη

• Λάθη DNS: δύο εγγραφές SPF, υπερβολικές αναζητήσεις, DMARC πρόωρα σε reject, DKIM απενεργοποιημένο σε υπηρεσία αποστολής.
• Λάθη διευθύνσεων: ανακατεύθυνση προς Gmail, catch-all, η διεύθυνση επισκέπτη ως From.
• Λάθη ρύθμισης: καμία πιστοποίηση εξερχομένων, όνομα server που δεν βρίσκεται στο πιστοποιητικό, γεμάτο mailbox.
• Λάθη μετακόμισης: ξεχασμένο MX, POP3 σε πολλές συσκευές.
• Επιβεβαιώνετε πάντα την αιτία με στοιχεία πριν αλλάξετε κάτι.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση Z8.3: Ποιο είναι το σφάλμα; Λαμβάνετε οκτώ σύντομες περιπτώσεις, η καθεμία με ένα σύμπτωμα και ένα κομμάτι στοιχείο (μια κεφαλίδα, ένα bounce, μια απάντηση DNS ή μια ρύθμιση). Επιλέξτε για κάθε περίπτωση τον αριθμό του λάθους (1 έως και 12). Το πρόγραμμα ελέγχει με σταθερό κλειδί και, σε περίπτωση λάθους απάντησης, δείχνει ποιο στοιχείο παραβλέψατε.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τα πάνελ του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 18.9: Δεν λαμβάνω πλέον email
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 18.10: Δεν μπορώ να στείλω email
• Δεν λαμβάνετε πλέον email: πώς μπορείτε να εντοπίσετε την αιτία
• Δεν μπορείτε να στείλετε email (η λήψη λειτουργεί κανονικά)
• Προώθηση email σε άλλη διεύθυνση (forwarders, το catch-all δεν συνιστάται)
• Δωρεάν μάθημα DNS 8.4: Veelgemaakte fouten