Αποθηκευτικός χώρος, quota και γεμάτο mailbox

Ενότητα 3: Διαχείριση του mailbox σας · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να εξηγήσετε πού πηγαίνει ο αποθηκευτικός χώρος ενός mailbox, τι είναι το quota, τι παρατηρεί ένας αποστολέας όταν το mailbox σας είναι γεμάτο, και να φτιάξετε ένα σχέδιο εκκαθάρισης και αρχειοθέτησης που δεν χάνει κανένα μήνυμα.

Βασικές έννοιες: αποθηκευτικός χώρος, quota (ανά mailbox και ανά πακέτο), χρήση ανά φάκελο, συνημμένα και base64, μέγιστο μέγεθος μηνύματος (SIZE), προειδοποιητικό email, 452 4.2.2 και 552 5.2.2 (γεμάτο mailbox), 552 5.3.4 (πολύ μεγάλο μήνυμα), εκκαθάριση, αρχειοθέτηση, τοπικός φάκελος, αντίγραφο ασφαλείας

Πού πάει ο χώρος;

Ένα απλό μήνυμα κειμένου είναι λίγα kilobyte. Από αυτά μπορείτε να αποθηκεύσετε εκατοντάδες χιλιάδες. Ο χώρος σχεδόν πάντα εξαντλείται από τρία πράγματα:

1. Συνημμένα. Φωτογραφίες, pdf, παρουσιάσεις. Ένα μήνυμα με δέκα φωτογραφίες από κινητό είναι εύκολα 30 έως 50 MB.
2. Απεσταλμένα email. Κάθε συνημμένο που στέλνετε παραμένει στη συνέχεια και στον φάκελο Sent. Αν στείλετε μια προσφορά 8 MB σε πέντε πελάτες με πέντε ξεχωριστά email, θα βρίσκεται εκεί πέντε φορές.
3. Trash και spam. Τα διαγραμμένα email παραμένουν στο Trash μέχρι να το αδειάσετε. Το spam παραμένει στον φάκελο spam μέχρι να το καθαρίσει το φίλτρο spam ή εσείς. Και τα δύο προσμετρώνται.

Μια τέταρτη, κρυφή αιτία την είδατε στο μάθημα 3.1: μηνύματα που έχουν επισημανθεί ως διαγραμμένα, αλλά δεν έχουν ποτέ διαγραφεί οριστικά.

Γιατί ένα συνημμένο γίνεται μεγαλύτερο

Το email επινοήθηκε αρχικά μόνο για κείμενο. Ένα συνημμένο (μια φωτογραφία, ένα pdf) μετατρέπεται γι' αυτό σε κείμενο με το base64. Σε αυτή τη διαδικασία, κάθε 3 bytes μετατρέπονται σε 4 χαρακτήρες. Ένα συνημμένο γίνεται λοιπόν περίπου ένα τρίτο μεγαλύτερο, και με τους χαρακτήρες αλλαγής γραμμής λίγο περισσότερο ακόμη. Ένα pdf 15 MB στον υπολογιστή σας γίνεται στο email πάνω από 20 MB.

Αυτό είναι σημαντικό όσον αφορά τα όρια. Αν ένας παραλήπτης λέει "μέγιστο 25 MB", εννοεί το μέγεθος ολόκληρου του μηνύματος μετά τη μετατροπή. Ένα συνημμένο 20 MB δεν θα περάσει πλέον.

Δύο είδη ορίων

Το quota: πόσο επιτρέπεται να αποθηκεύσετε;

Το quota είναι ο μέγιστος αποθηκευτικός χώρος ενός mailbox. Συνήθως υπάρχουν δύο επίπεδα:

• Το ίδιο το mailbox. Μπορείτε να ορίσετε ένα όριο ανά mailbox, για παράδειγμα 2 GB για μια γενική διεύθυνση, ώστε ένα μόνο mailbox να μην καταναλώνει τα πάντα.
• Το πακέτο ή η συνδρομή. Όλα τα mailbox μαζί (και σε περίπτωση πακέτου φιλοξενίας επίσης ο ιστότοπος, οι βάσεις δεδομένων και τα αντίγραφα ασφαλείας) μοιράζονται τον συνολικό αποθηκευτικό χώρο. Αν αυτός είναι γεμάτος, ένα γενναιόδωρο quota ανά mailbox δεν βοηθάει πλέον.

Σε μια επαγγελματική υπηρεσία email cloud η ρύθμιση γίνεται συχνά ανά χρήστη, με σταθερή ποσότητα ανά άδεια χρήσης. Η αρχή είναι η ίδια.

Το μέγεθος μηνύματος: πόσο μεγάλο επιτρέπεται να είναι ένα email;

Ανεξάρτητα από τον αποθηκευτικό χώρο, κάθε mail server έχει ένα μέγιστο μέγεθος μηνύματος. Αυτό ισχύει τόσο κατά την αποστολή (ο server σας) όσο και κατά τη λήψη (ο server του παραλήπτη). Το μικρότερο από τα δύο καθορίζει αν θα πετύχει η αποστολή. Οι mail servers ανακοινώνουν το όριό τους στην αρχή της συνομιλίας SMTP με την επέκταση SIZE (βλ. μάθημα 1.2), για παράδειγμα 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Τα συνήθη όρια κυμαίνονται μεταξύ 20 και 50 MB. Το Gmail, για παράδειγμα, επιτρέπει αποστολή συνημμένων έως 25 MB· τα μεγαλύτερα αρχεία τα τοποθετεί το ίδιο το Gmail ως σύνδεσμο στο Google Drive. Μην υποθέτετε ποτέ ότι ένας παραλήπτης δέχεται περισσότερο από 20 MB. Για μεγάλα αρχεία, ένας σύνδεσμος λήψης (για παράδειγμα από τον δικό σας αποθηκευτικό χώρο cloud) είναι η καλύτερη επιλογή: κανένα όριο, καμία διπλή αποθήκευση, και μπορείτε να ανακαλέσετε τον σύνδεσμο αργότερα.

Τι συμβαίνει όταν ένα mailbox είναι γεμάτο;

Αρχικά λαμβάνετε συνήθως μια προειδοποίηση: ένα email από τον server ότι πλησιάζετε ένα όριο, για παράδειγμα το 90%. Σε servers με Exim (όπως το DirectAdmin) αυτό είναι το αγγλικό κείμενο The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Αν το mailbox είναι πράγματι γεμάτο, ο server απορρίπτει νέα email. Εξαρτάται από τον server αν αυτό γίνεται προσωρινά ή οριστικά:

Ο κωδικός X.2.2 σημαίνει στους εκτεταμένους κωδικούς κατάστασης (RFC 3463) ακριβώς αυτό: "γεμάτο mailbox". Η ενότητα 6 εμβαθύνει στα bounces.

Προσέξτε τη διαφορά με ένα υπερβολικά μεγάλο μήνυμα: το 552 5.3.4 Message too big σημαίνει ότι το μήνυμα είναι μεγαλύτερο από το επιτρεπόμενο όριο του server. Η εκκαθάριση δεν βοηθάει σε αυτή την περίπτωση· ο αποστολέας πρέπει να στείλει το αρχείο με διαφορετικό τρόπο.

Και προσέξτε: εσείς οι ίδιοι συχνά δεν παρατηρείτε ότι το mailbox είναι γεμάτο. Μπορείτε κανονικά να συνεχίσετε να στέλνετε και να διαβάζετε τα παλιά σας email. Είναι οι αποστολείς που λαμβάνουν ένα μήνυμα σφάλματος, και ένας πελάτης που έλαβε τρεις φορές bounce δεν τηλεφωνεί πάντα.

Εκκαθάριση χωρίς μεταμέλεια

Μια σειρά βημάτων που σχεδόν πάντα λειτουργεί:

1. Δείτε πού βρίσκεται ο χώρος. Στο webmail ή στον πίνακα ελέγχου πελάτη βλέπετε συχνά τη χρήση ανά φάκελο. Συνήθως τα Sent, το Trash ή ένας παλιός φάκελος με συνημμένα βρίσκονται στην κορυφή.
2. Αδειάστε το Trash και το Spam. Αυτό είναι το γρηγορότερο κέρδος και δεν κοστίζει τίποτα.
3. Αναζητήστε μεγάλα μηνύματα. Στα περισσότερα webmail και προγράμματα μπορείτε να ταξινομήσετε κατά μέγεθος. Αποθηκεύστε το συνημμένο που χρειάζεστε στα αρχεία σας και διαγράψτε το email, ή μόνο το συνημμένο (το Thunderbird και το Apple Mail μπορούν να αφαιρέσουν ένα συνημμένο από ένα μήνυμα).

4. Αρχειοθετήστε παλιά έτη. Τα email που θέλετε να διατηρήσετε αλλά σπάνια χρειάζεστε, μπορούν να μεταφερθούν σε ένα αρχείο. Έχετε δύο επιλογές:

   • έναν φάκελο αρχείου στον server: παραμένει ορατός παντού, αλλά προσμετράται στον αποθηκευτικό χώρο·
   • έναν τοπικό φάκελο στον υπολογιστή σας (Thunderbird: Τοπικοί φάκελοι· Apple Mail: On My Mac· Outlook: ένα αρχείο δεδομένων .pst). Αυτός δεν προσμετράται πλέον, αλλά βρίσκεται μόνο σε εκείνον τον έναν υπολογιστή. Φροντίστε τότε μόνοι σας για ένα αντίγραφο ασφαλείας εκείνου του υπολογιστή. Χωρίς αντίγραφο ασφαλείας, η τοπική αρχειοθέτηση είναι μια μετακόμιση σε έναν μόνο σκληρό δίσκο.
5. Προσαρμόστε το quota μόνο στη συνέχεια, αν αυτό εξακολουθεί να είναι απαραίτητο και το πακέτο σας διαθέτει χώρο.

Η μαζική εκκαθάριση με ένα κουμπί στον πίνακα ελέγχου (για παράδειγμα "διαγραφή όλων όσων είναι παλαιότερα από ένα έτος στα Εισερχόμενα") είναι βολική, αλλά μη αναστρέψιμη. Με το IMAP εξαφανίζεται επίσης αμέσως από όλες τις συσκευές σας. Αποθηκεύστε πρώτα ό,τι χρειάζεστε.

Υποχρέωση διατήρησης

Ένας επιχειρηματίας οφείλει να διατηρεί τα επιχειρηματικά του αρχεία σύμφωνα με τη φορολογική υποχρέωση διατήρησης που ισχύει στη χώρα σας (συχνά 7 έως 10 χρόνια), και σε αυτό μπορεί να εμπίπτει επαγγελματική αλληλογραφία, όπως προσφορές, επιβεβαιώσεις παραγγελιών και τιμολόγια. Μην κάνετε λοιπόν εκκαθάριση απερίσκεπτα. Τοποθετήστε τα σε ένα αρχείο με αντίγραφο ασφαλείας, ή διατηρήστε τα συνημμένα στη διοίκησή σας.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πίνακα ελέγχου

Στο DirectAdmin βλέπετε στο E-mail Accounts ανά mailbox τη στήλη Usage, και στην κορυφή το σύνολο. Μέσω των τριών τελειών δίπλα σε ένα mailbox και του Change Limits ορίζετε το quota σε MB, ή επιλέγετε Max ώστε το mailbox να μπορεί να χρησιμοποιεί τον ελεύθερο χώρο του πακέτου. Με το Purge διαγράφετε με μία κίνηση παλιά email από έναν φάκελο. Στο Το WebOké μου βλέπετε τον αποθηκευτικό χώρο του πακέτου. Σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια: αναζητήστε "αποθηκευτικός χώρος", "quota" ή "μέγεθος mailbox" στον πίνακα ελέγχου ή στο περιβάλλον διαχείρισης.

Σύνοψη

• Ο χώρος εξαντλείται κυρίως από συνημμένα, απεσταλμένα email, Trash και spam.
• Τα συνημμένα γίνονται σε ένα email περίπου ένα τρίτο μεγαλύτερα λόγω του base64.
• Υπάρχει ένα quota ανά mailbox και ένα σύνολο για το πακέτο· το πιο περιοριστικό όριο μετράει.
• Ένα γεμάτο mailbox απορρίπτει email: προσωρινά (452 4.2.2) ή οριστικά (552 5.2.2). Ο αποστολέας το παρατηρεί, εσείς συχνά όχι.
• Κάντε εκκαθάριση με αυτή τη σειρά: δείτε, αδειάστε Trash και Spam, μεγάλα μηνύματα, αρχειοθέτηση, και μόνο τότε αυξήστε το quota. Ένα τοπικό αρχείο χρειάζεται δικό του αντίγραφο ασφαλείας.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση O3.2: Μέτρηση του αποθηκευτικού σας χώρου και δημιουργία σχεδίου εκκαθάρισης. Ψάξτε πόσο αποθηκευτικό χώρο χρησιμοποιεί το mailbox σας και ποιο είναι το όριο (του mailbox και του πακέτου ή της συνδρομής). Σημειώστε τους τρεις φακέλους που καταλαμβάνουν τον περισσότερο χώρο και εντοπίστε τα δέκα μεγαλύτερα μηνύματά σας. Στη συνέχεια, φτιάξτε ένα σχέδιο εκκαθάρισης: τι θα διαγράψετε, τι θα αρχειοθετήσετε, πού θα βρίσκεται το αρχείο, και πώς γίνεται το αντίγραφο ασφαλείας αυτού του αρχείου; Λάβετε υπόψη τι πρέπει να διατηρήσετε για επιχειρηματικούς λόγους.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 7.3: Αποθηκευτικός χώρος ανά γραμματοκιβώτιο και τι συμβαίνει όταν γεμίσει
• Ειδοποίηση: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• Email απορρίφθηκε: message too big
• Πώς ελέγχω τη χρήση του email μου;
• Καθαρισμός λογαριασμού email για ελευθέρωση χώρου στο DirectAdmin
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)