Συγχρονισμός IMAP και η μετάβαση MX

Ενότητα 8: Μετακόμιση και τακτοποίηση του domain σας · Χρόνος ανάγνωσης: 12 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να αντιγράφετε mailboxes με συγχρονισμό IMAP, να πραγματοποιείτε τη μετάβαση MX και να ελέγχετε με ερωτήματα DNS ότι τα νέα μηνύματα φτάνουν στο σωστό σημείο.

Βασικές έννοιες: συγχρονισμός IMAP (imapsync), πηγή και προορισμός, σύνδεση φακέλων (Sent/Verzonden), πρώτος και δεύτερος γύρος, αποφυγή διπλότυπων, Message-ID, quota και μεγάλα συνημμένα, αλλαγή MX, TTL και caches, μεταβατική περίοδος, προσωρινή πρόσβαση στον παλιό server μέσω του ονόματος server, μετατροπή συσκευών, mail.<domein> δείχνει ήδη στον νέο server

Πώς λειτουργεί ένας συγχρονισμός IMAP

Ένας συγχρονισμός IMAP είναι ένα πρόγραμμα που συνδέεται ταυτόχρονα σε δύο mailboxes: την πηγή (το παλιό mailbox) και τον προορισμό (το νέο). Διαβάζει τη λίστα φακέλων στην πηγή, δημιουργεί αυτούς τους φακέλους στον προορισμό και αντιγράφει ανά φάκελο κάθε μήνυμα που λείπει ακόμη από τον προορισμό. Το πιο γνωστό πρόγραμμα είναι το imapsync, ένα open-source πρόγραμμα που πολλοί πάροχοι χρησιμοποιούν πίσω από το δικό τους εργαλείο μετεγκατάστασης.

Σημαντικό να γνωρίζετε:

• Γίνεται αντιγραφή, όχι μετακίνηση. Στην πηγή δεν αλλάζει τίποτα. Έτσι μπορείτε να αντιγράφετε με την ησυχία σας ενώ το παλιό mailbox συνεχίζει να λειτουργεί κανονικά.
• Ένας δεύτερος γύρος παραλείπει ό,τι υπάρχει ήδη. Το πρόγραμμα αναγνωρίζει μηνύματα που βρίσκονται ήδη στον προορισμό, συνήθως από την κεφαλίδα Message-ID μαζί με μερικές ακόμη κεφαλίδες. Έτσι μπορείτε να συγχρονίζετε όσες φορές θέλετε χωρίς να προκύψουν διπλότυπα.
• Οι σημάνσεις μεταφέρονται: αναγνωσμένο, απαντημένο, με σημαία. Έτσι το νέο mailbox φαίνεται ακριβώς το ίδιο.
• Ο προορισμός πρέπει να είναι αρκετά μεγάλος. Αν ο συγχρονισμός σταματήσει στη μέση, συνήθως το νέο mailbox είναι γεμάτο. Αυξήστε το quota και ξεκινήστε ξανά: συνεχίζει από εκεί που είχε μείνει.

Σύνδεση φακέλων: ο φάκελος Sent δεν είναι πάντα ο ίδιος

Κάθε πάροχος ονομάζει τους ειδικούς φακέλους διαφορετικά. Σε έναν, ο φάκελος με τα απεσταλμένα μηνύματα λέγεται Sent, σε άλλον Sent Items, Verzonden items ή INBOX.Sent. Το Gmail δεν έχει πραγματικούς φακέλους αλλά ετικέτες (labels), και τις εμφανίζει μέσω IMAP ως φακέλους όπως [Gmail]/Verzonden berichten και [Gmail]/Alle berichten.

Χωρίς σύνδεση, στο νέο mailbox θα βρεθείτε με έναν φάκελο Sent Items δίπλα στον δικό σας φάκελο Verzonden, και το πρόγραμμα email σας θα χρησιμοποιεί μόνο τον έναν από τους δύο (μάθημα 3.1). Τα καλά εργαλεία μετεγκατάστασης συνδέουν αυτόματα τους ειδικούς φακέλους: το imapsync έχει γι' αυτό την επιλογή --automap, και με το --regextrans2 μπορείτε να μετατρέψετε ονόματα μόνοι σας. Μετά τον πρώτο γύρο, ελέγξτε αν τα απεσταλμένα μηνύματά σας βρίσκονται στον σωστό φάκελο.

Δύο σημεία προσοχής στο Gmail:

• Όλα τα μηνύματα ([Gmail]/All Mail) περιέχει όλα τα μηνύματα, ακόμη και όσα βρίσκονται σε άλλες ετικέτες. Αν αντιγράψετε και αυτόν τον φάκελο, όλα θα εμφανιστούν διπλά. Παραλείψτε τον συνήθως, εκτός αν έχετε μηνύματα που είναι μόνο αρχειοθετημένα.
• Ένα μήνυμα με τρεις ετικέτες εμφανίζεται μέσω IMAP σε τρεις φακέλους, και άρα αντιγράφεται τρεις φορές. Αυτό είναι φυσιολογικό, αλλά προσμετράται στον αποθηκευτικό σας χώρο.

Φάκελοι με στοιχεία ημερολογίου ή επαφές (στο Microsoft 365 και το Exchange μερικές φορές τους βλέπετε και μέσω IMAP) δεν μπορούν να αντιγραφούν ως mail. Ένα καλό εργαλείο τους παραλείπει και το αναφέρει.

Ο πρώτος γύρος

Ξεκινήστε τον πρώτο γύρο αρκετό καιρό πριν από τη μετάβαση MX, όταν τα νέα mailboxes είναι έτοιμα. Χρειάζεστε για κάθε mailbox:

• τον IMAP server της πηγής (για παράδειγμα imap.mailprovider.example, ή το όνομα server του παλιού σας πακέτου hosting)·
• τη διεύθυνση και τον κωδικό πρόσβασης (ή κωδικό εφαρμογής, ή σύνδεση Microsoft, μάθημα 8.1) της πηγής·
• τη διεύθυνση και τον κωδικό πρόσβασης του προορισμού, και το όνομα server του νέου παρόχου.

Μια παγίδα: αν ο παλιός σας IMAP server είναι ρυθμισμένος ως mail.example.com, και έχετε ήδη μεταφέρει το DNS; Τότε το mail.example.com ίσως δείχνει ήδη στον νέο server, και το πρόγραμμα αντιγράφει από τον νέο στον νέο mailbox. Χρησιμοποιήστε για την πηγή το σταθερό όνομα server του παλιού σας παρόχου (το βρίσκετε στο παλιό σας email καλωσορίσματος ή στο πάνελ πελάτη), όχι ένα όνομα κάτω από το δικό σας domain.

Μεγάλα mailboxes με πολλά συνημμένα διαρκούν πολύ: υπολογίστε ώρες για πολλά gigabytes. Αφήστε το πρόγραμμα να τρέχει κανονικά· τα περισσότερα εργαλεία συνεχίζουν μετά από διακοπή από εκεί που είχαν μείνει.

Η μετάβαση MX

Έχουν αντιγραφεί τα mailboxes και είναι έτοιμες οι εγγραφές για SPF, DKIM και DMARC (μάθημα 8.1, βήμα 3); Τότε αλλάζετε τις εγγραφές MX στις τιμές που δίνει ο νέος πάροχος. Στη συνέχεια:

1. Ελέγξτε στον authoritative nameserver αν ο νέος MX έχει καταχωρηθεί. Αυτό το βλέπετε αμέσως, χωρίς cache:

$ dig +short NS example.com
ns1.dns.example.
ns2.dns.example.
$ dig +norecurse MX example.com @ns1.dns.example.
;; ANSWER SECTION:
example.com.     300   IN   MX   10 mx1.newprovider.example.
example.com.     300   IN   MX   20 mx2.newprovider.example.

2. Ελέγξτε σε έναν δημόσιο resolver τι βλέπει το υπόλοιπο διαδίκτυο. Αν εκεί λαμβάνετε ακόμη την παλιά τιμή, τότε αυτός ο resolver την έχει ακόμη στην cache του μέχρι να λήξει το TTL:

$ dig MX example.com @9.9.9.9
example.com.     212   IN   MX   10 mx.oldprovider.example.

Ο αριθμός (212) είναι ο υπολειπόμενος χρόνος σε δευτερόλεπτα. Μετά από αυτόν τον χρόνο, ο resolver ρωτάει ξανά.

3. Στείλτε ένα δοκιμαστικό μήνυμα από μια διεύθυνση εκτός του domain σας (για παράδειγμα μια δωρεάν υπηρεσία mail, ή από το τηλέφωνό σας μέσω κινητού διαδικτύου) και δείτε αν φτάνει στο νέο mailbox. Στις κεφαλίδες (μάθημα 1.5) βλέπετε στις ανώτερες γραμμές Received μέσω ποιου server έφτασε.

Η μεταβατική περίοδος

Κατά τη διάρκεια της μετάβασης, μηνύματα μερικές φορές εξακολουθούν να φτάνουν στον παλιό server: από αποστολείς των οποίων ο resolver γνωρίζει ακόμη τον παλιό MX, και από servers που είχαν ένα μήνυμα στην ουρά τους για τον παλιό server. Αυτό δεν είναι πρόβλημα, εφόσον το παλιό mailbox συνεχίζει να υπάρχει. Δύο τρόποι για να μη χάσετε τίποτα:

• Δεύτερος γύρος συγχρονισμού μία ημέρα μετά τη μετάβαση (ή αργότερα, ανάλογα με το παλιό TTL). Αυτός παίρνει μόνο τα νέα μηνύματα. Σε μια μετεγκατάσταση domain με αλλαγή nameserver, είναι συνετό να γίνει άλλος ένας γύρος μετά από δύο ή τρεις ημέρες.
• Ή προσωρινά και τα δύο mailboxes στο πρόγραμμα email σας, με το παλιό μέσω του σταθερού ονόματος server του παλιού παρόχου. Έτσι βλέπετε αμέσως τυχόν μηνύματα που έμειναν πίσω.

Τα μηνύματα που στέλνετε κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου περνούν μέσω του server εξερχόμενων που είναι ρυθμισμένος στη συσκευή σας. Φροντίστε ώστε το SPF να περιλαμβάνει και τους δύο παρόχους σε αυτή την περίοδο, διαφορετικά το mail σας μπορεί να σκοράρει χειρότερα στον παραλήπτη αν περάσει μέσω του "λάθος" server.

Μετατροπή συσκευών

Σε κάθε συσκευή, ρυθμίστε το νέο mailbox ως νέο λογαριασμό με IMAP και τα στοιχεία του νέου παρόχου (ενότητα 2). Μετά διαγράψτε τον παλιό λογαριασμό. Γιατί όχι να προσαρμόσετε τον υπάρχοντα λογαριασμό; Επειδή τότε το πρόγραμμα μερικές φορές προσπαθεί να συγχρονίσει την παλιά τοπική αντιγραφή με το νέο mailbox, κάτι που μπορεί να προκαλέσει διπλότυπα ή χαμένους φακέλους.

Μην ξεχάσετε:

• Διαγράψτε γρήγορα τους παλιούς λογαριασμούς. Ένα τηλέφωνο σε ένα συρτάρι που προσπαθεί συνεχώς να συνδεθεί με παλιό κωδικό πρόσβασης, μπορεί να προκαλέσει προσωρινό αποκλεισμό IP στον παλιό ή στον νέο πάροχο (μάθημα 3.4). Τότε ξαφνικά τίποτα δεν λειτουργεί πια σε εκείνο το δίκτυο.
• Οτιδήποτε στέλνει mail μέσω SMTP: ιστότοπος, webshop, scanner, σύστημα ταμείου (μάθημα 8.1).
• Υπογραφές, κανόνες και autoresponders να ρυθμιστούν ξανά.

Ακυρώστε τη συνδρομή μόνο μετά

Ακυρώστε τα παλιά mailboxes μόνο αφού όλα λειτουργούν καλά για μερικές εβδομάδες και έχει γίνει ο τελευταίος γύρος συγχρονισμού. Μετά τακτοποιήστε το DNS: αφαιρέστε τον παλιό πάροχο από το SPF, αφαιρέστε τον παλιό DKIM selector, επαναφέρετε το TTL σε φυσιολογική τιμή.

Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο

Στο WebOké μπορείτε να αντιγράφετε με το εργαλείο μετακόμισης email στο Το WebOké μου (επιλέγει μόνο του το όνομα server γνωστών παρόχων, συνδέεται επίσης στο Microsoft και συνεχίζει μετά από διακοπή) ή με το IMAPSync Migrations στο DirectAdmin (συμπληρώνετε host πηγής, χρήστη και κωδικό πρόσβασης, επιλέγετε mailbox προορισμού). Ένας δεύτερος γύρος παραλείπει και στις δύο περιπτώσεις ό,τι έχει ήδη αντιγραφεί. Άλλοι πάροχοι έχουν παρόμοια εργαλεία μετεγκατάστασης· οι έννοιες πηγή, προορισμός και δεύτερος γύρος είναι παντού ίδιες.

Σύνοψη

• Ένας συγχρονισμός IMAP αντιγράφει ανά φάκελο ό,τι λείπει από τον προορισμό· ένας δεύτερος γύρος δεν δημιουργεί διπλότυπα.
• Συνδέστε τους ειδικούς φακέλους (Sent, Trash) και προσέξτε στο Gmail τις ετικέτες και το Όλα τα μηνύματα.
• Χρησιμοποιήστε για την πηγή το σταθερό όνομα server του παλιού παρόχου, όχι το mail.<το domain σας>.
• Μετά την αλλαγή MX: πρώτα έλεγχος στον authoritative server, μετά δημόσιος έλεγχος (TTL), μετά ένα δοκιμαστικό μήνυμα από εξωτερική πηγή.
• Δεύτερος γύρος μετά το παλιό TTL, ρύθμιση συσκευών ως νέος λογαριασμός, διαγραφή παλιών λογαριασμών, ακύρωση συνδρομής μόνο μετά από εβδομάδες.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση Z8.2: Έλεγχος MX και TTL γύρω από τη μετάβαση. Συμπληρώστε το δικό σας domain (ή χρησιμοποιήστε το wikipedia.org αν δεν έχετε δικό σας domain). Συμπληρώστε: τον MX host με τη χαμηλότερη προτεραιότητα σύμφωνα με τον authoritative nameserver, το TTL της εγγραφής MX σε αυτόν τον nameserver, και τον πάροχο στον οποίο φτάνει το mail σας (ελεύθερο κείμενο). Το πρόγραμμα ρωτάει NS, μετά MX σε έναν authoritative nameserver χωρίς cache, και MX σε έναν δημόσιο resolver. Παραθέτει τις απαντήσεις δίπλα δίπλα και σας ειδοποιεί αν ο δημόσιος resolver δίνει ακόμη διαφορετική απάντηση (η μετάβαση δεν είναι τότε ακόμη ορατή παντού).

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τα πάνελ του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.2: IMAPSync Migrations στο DirectAdmin
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.3: Μεταφορά email μέσω Το WebOké μου
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.4: Μετά τη μετακόμιση: εγγραφές MX και οι συσκευές σας
• Μεταφορά email στη WebOké με το εργαλείο μεταφοράς email
• Δωρεάν μάθημα DNS 6.3: Το DNS κατά τη διάρκεια μιας μεταφοράς
• Δωρεάν μάθημα DNS 8.2: DNS opvragen met dig en nslookup
• imapsync (επίσημη ιστοσελίδα): https://imapsync.lamiral.info/