Η μεταβατική περίοδος και η ολοκλήρωση

Ενότητα 4: Μετακόμιση του email · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να περάσετε τις ημέρες μετά την αλλαγή του MX χωρίς απώλεια αλληλογραφίας, να μεταφέρετε σωστά όλες τις συσκευές και τις ρυθμίσεις, και να ελέγξετε και να ολοκληρώσετε τη μετακόμιση του email.

Βασικές έννοιες: μεταβατική περίοδος, cache, αντίγραφο δέλτα, δοκιμαστικό email, μεταφορά συσκευών, διαγραφή παλιού λογαριασμού, περιορισμός (throttling), κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, προώθηση, αυτόματη απάντηση, εξαγωγή αρχείου, καταγγελία συνδρομής

Γιατί υπάρχει μεταβατική περίοδος

Μετά την αλλαγή του MX (μάθημα 4.3), δεν πηγαίνει αμέσως όλη η αλληλογραφία στον νέο server. Οι servers που έχουν ακόμη την παλιά εγγραφή MX στη μνήμη τους (cache) στέλνουν για λίγο ακόμη στον παλιό πάροχο. Πόσο θα διαρκέσει αυτό εξαρτάται από το TTL: με TTL 300 δευτερολέπτων πρόκειται για λεπτά, με TTL μίας ημέρας πρόκειται για μία ημέρα. Επιπλέον, ορισμένοι servers προσπαθούν να παραδώσουν ξανά αργότερα ένα email που δεν παραδόθηκε νωρίτερα, στη διεύθυνση που γνώριζαν τότε.

Το αποτέλεσμα: για μερικές ημέρες, η αλληλογραφία καταφθάνει σε δύο σημεία ταυτόχρονα. Αυτό δεν αποτελεί πρόβλημα, εφόσον το γνωρίζετε και δεν κλείσετε πρόωρα το παλιό γραμματοκιβώτιο.

Σκεφτείτε το ως δύο γραμματοκιβώτια δίπλα δίπλα. Το νέο είναι ήδη εκεί, η διεύθυνση στην πόρτα έχει αλλάξει, αλλά ο ταχυδρόμος που κοιτάζει ακόμη την παλιά του λίστα ρίχνει το γράμμα στο παλιό κουτί. Για μία εβδομάδα λοιπόν κοιτάτε και στα δύο. Μετά κλείνετε το παλιό και το αδειάζετε μία τελευταία φορά.

Ημέρα 1: το δεύτερο αντίγραφο και ένας πρώτος έλεγχος

Την επόμενη ημέρα μετά την αλλαγή, εκτελέστε ξανά τη μεταφορά όλων των γραμματοκιβωτίων. Τα μηνύματα που έχουν ήδη αντιγραφεί παραλείπονται· προστίθεται μόνο η αλληλογραφία που εξακολουθούσε να καταφθάνει στον παλιό πάροχο.

Στη συνέχεια ελέγξτε με δοκιμαστικά email:

1. Λήψη. Στείλτε από μια άλλη διεύθυνση, για παράδειγμα μια προσωπική διεύθυνση στο τηλέφωνό σας μέσω κινητού internet, ένα email σε κάθε σημαντική διεύθυνση: info@, bestellingen@ και μερικές προσωπικές διευθύνσεις. Φτάνει στο νέο γραμματοκιβώτιο;
2. Αποστολή. Στείλτε από το νέο γραμματοκιβώτιο ένα email σε μια διεύθυνση στο Gmail και στο Outlook.com. Φτάνει, και όχι στα ανεπιθύμητα; Δείτε τις κεφαλίδες (στο Gmail: Εμφάνιση πρωτοτύπου). Εκεί βλέπετε spf=pass, dkim=pass και dmarc=pass εάν όλα είναι σωστά.
3. Φόρμες. Συμπληρώστε τη φόρμα επικοινωνίας στον ιστότοπό σας και δείτε αν φτάνει η ειδοποίηση.

Αν η αποστολή δεν λειτουργεί ή το email πέφτει στα ανεπιθύμητα, ελέγξτε πρώτα το SPF και το DKIM (μάθημα 4.3).

Μεταφορά συσκευών και προγραμμάτων

Κάθε τηλέφωνο, laptop και tablet πρέπει να μεταφερθεί στον νέο server. Μην το κάνετε αλλάζοντας το όνομα του server μέσα στον παλιό λογαριασμό, αλλά ως εξής:

1. Προσθέστε το γραμματοκιβώτιο στον νέο πάροχο ως νέο λογαριασμό, με IMAP και το όνομα server και τις θύρες του νέου παρόχου.
2. Ελέγξτε ότι η αλληλογραφία υπάρχει εκεί (το αντίγραφο).
3. Διαγράψτε τον παλιό λογαριασμό από τη συσκευή.

Αυτό το τελευταίο βήμα είναι πιο σημαντικό απ' όσο φαίνεται. Ένας ξεχασμένος παλιός λογαριασμός συνεχίζει να συνδέεται στο παρασκήνιο. Στον παλιό πάροχο αυτό δεν είναι επιζήμιο όσο διαρκεί η συνδρομή, αλλά αν το παλιό γραμματοκιβώτιο έχει καταργηθεί, ή αν το όνομα server που χρησιμοποιεί ο παλιός λογαριασμός δείχνει πλέον στον νέο server, τότε η συσκευή προσπαθεί κάθε λίγα λεπτά να συνδεθεί με λανθασμένο κωδικό πρόσβασης. Πολλοί servers αλληλογραφίας τότε επιβραδύνουν ή αποκλείουν τη διεύθυνση IP, και τότε ξαφνικά όλο το γραφείο δεν μπορεί πλέον να στείλει email.

Στην Αρτοποιία De Korrel, όλοι χρησιμοποιούν την εφαρμογή Outlook στο τηλέφωνο. Οι παλιοί λογαριασμοί Microsoft 365 αφαιρούνται· προστίθεται ο νέος λογαριασμός IMAP. Δύο υπάλληλοι χρησιμοποιούν την ενσωματωμένη εφαρμογή Mail του iPhone· εκεί γίνεται με τον ίδιο τρόπο.

Σκεφτείτε επίσης τις συσκευές χωρίς οθόνη: τον scanner που στέλνει pdf στο info@, το ταμείο, το ηλεκτρονικό κατάστημα. Αυτές στέλνουν μέσω ενός server SMTP. Αν εκεί παραμένει ο server της Microsoft, αυτό σταματά μόλις φύγει ο παλιός λογαριασμός.

Τι ρυθμίζετε ξανά

Από τη λίστα σας στο μάθημα 4.1, παίρνετε τώρα όλα όσα δεν μεταφέρθηκαν με το αντίγραφο, και τα ρυθμίζετε στον νέο πάροχο:

Τι προσέχετε ακόμη τις πρώτες εβδομάδες

• Το παλιό γραμματοκιβώτιο. Ελέγχετε καθημερινά την πρώτη εβδομάδα αν εξακολουθεί να καταφθάνει νέα αλληλογραφία. Αν μετά από μερικές ημέρες εξακολουθεί να φτάνει αλληλογραφία, κάτι κάπου δεν έχει μεταφερθεί: ίσως κάποιος προμηθευτής στέλνει μέσω μιας παλιάς προώθησης, ή υπάρχει ακόμη ένα MX κάπου αλλού.
• Αναφορές DMARC. Αν έχετε διεύθυνση rua, λαμβάνετε καθημερινές αναφορές. Αν δείτε εκεί έναν server που στέλνει email εκ μέρους σας αλλά δεν περνάει από SPF ή DKIM, τότε έχετε ξεχάσει έναν αποστολέα.
• Προσκλήσεις ημερολογίου. Αυτές γίνονται μέσω email. Αν το ημερολόγιο λειτουργεί ήδη στη νέα υπηρεσία (ενότητα 5), δοκιμάστε αν μια πρόσκληση φτάνει και αν η αποδοχή επιστρέφει στον διοργανωτή.

Ολοκλήρωση και καταγγελία συνδρομής

Αν όλα λειτουργούν καλά για μερικές εβδομάδες, προχωράτε στην ολοκλήρωση:

1. Εκτελέστε ένα τελευταίο αντίγραφο, για την περίπτωση που εξακολούθησε να φτάνει κάτι.
2. Δημιουργήστε μια εξαγωγή αρχείου από τα παλιά γραμματοκιβώτια (pst ή mbox, μάθημα 4.2) και φυλάξτε την ως αντίγραφο ασφαλείας. Σκεφτείτε τις υποχρεώσεις διατήρησης: η επαγγελματική αλληλογραφία με φορολογικά δεδομένα πρέπει κατά κανόνα να διατηρείται στην Ολλανδία για επτά χρόνια (στο δικό σας κράτος μέλος μπορεί να ισχύει διαφορετική προθεσμία).
3. Καθαρίστε το DNS (μάθημα 4.3, βήμα 5): παλιό include, παλιό DKIM, εγγραφές επαλήθευσης, autodiscover.
4. Ανακαλέστε άδειες: κωδικούς πρόσβασης εφαρμογών στο Google, το εγκεκριμένο εργαλείο μετακόμισης στη Microsoft.
5. Αφαιρέστε το domain από το παλιό περιβάλλον και ακυρώστε τις άδειες χρήσης. Μην ακυρώσετε πριν ελεγχθούν όλα· μετά την ακύρωση, ο παλιός πάροχος μπορεί να διαγράψει τα δεδομένα σας μετά από μια προθεσμία.
6. Ζητήστε επιβεβαίωση από τον παλιό πάροχο ότι τα δεδομένα σας έχουν διαγραφεί, αν αυτό χρειάζεται για το αρχείο ΓΚΠΔ σας (μάθημα 9.3).

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πάροχο

Στον οδηγό DirectAdmin του WebOké, η ολοκλήρωση περιγράφεται σε τέσσερα βήματα: σωστή ρύθμιση του MX (σε ένα domain που μετακομίζει στο WebOké, αυτό είναι ήδη σωστό αμέσως), ένα ακόμη αντίγραφο μία ημέρα αργότερα, ρύθμιση των συσκευών ως νέος λογαριασμός και αφαίρεση του παλιού λογαριασμού, και καταγγελία της συνδρομής μόνο μετά από μερικές εβδομάδες. Οι προωθήσεις, οι αυτόματες απαντήσεις και τα μηνύματα διακοπών ρυθμίζονται στο DirectAdmin μέσα στο E-mail Manager. Ο οδηγός του WebOké περιέχει ένα άρθρο Το email δεν φτάνει: αυτοέλεγχος. Σε άλλους παρόχους, τα μέρη ονομάζονται διαφορετικά, αλλά η σειρά είναι η ίδια.

Περίληψη

• Μερικές ημέρες μετά την αλλαγή, εξακολουθεί να φτάνει αλληλογραφία στο παλιό σημείο· κρατήστε το παλιό γραμματοκιβώτιο ανοικτό και αντιγράψτε ξανά.
• Ελέγξτε με δοκιμαστικά email: λήψη, αποστολή (spf, dkim και dmarc pass στις κεφαλίδες) και τις φόρμες του ιστότοπού σας.
• Προσθέστε σε κάθε συσκευή το νέο γραμματοκιβώτιο ως νέο λογαριασμό και διαγράψτε τον παλιό· ξεχασμένοι παλιοί λογαριασμοί προκαλούν επιβράδυνση.
• Τα aliases, τα κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, οι ομάδες, οι κανόνες, οι υπογραφές και οι αυτόματες απαντήσεις ρυθμίζονται εκ νέου.
• Ολοκληρώστε με ένα τελευταίο αντίγραφο, μια εξαγωγή αρχείου, καθαρισμό του DNS, ανάκληση αδειών και μόνο τότε καταγγελία της συνδρομής.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A4.4: Έχει ολοκληρωθεί η μετάβαση; Κάντε αυτόν τον έλεγχο μερικές εβδομάδες μετά την αλλαγή. Το πρόγραμμα συγκρίνει τις εγγραφές email σας με αυτά που είχε δει νωρίτερα σε εσάς (στις ασκήσεις του μαθήματος 4.1 ή 4.3): ο παλιός πάροχος δεν πρέπει πλέον να εμφανίζεται στο MX, το παλιό include πρέπει να έχει αφαιρεθεί από την εγγραφή SPF, και πρέπει να υπάρχει εγγραφή DMARC.

Άσκηση E4.4: Δοκιμαστικός γύρος και λίστα ολοκλήρωσης. Κάντε τα τρία δοκιμαστικά email αυτού του μαθήματος και καταχωρίστε το αποτέλεσμα. Στη συνέχεια, ολοκληρώστε τη λίστα ολοκλήρωσης και σημειώστε τι έχει τελειώσει.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.4: Μετά τη μετακόμιση: εγγραφές MX και οι συσκευές σας
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.1: Όλες οι ρυθμίσεις με μια ματιά: servers, θύρες και ασφάλεια
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.8: Το Send ή η λήψη δεν λειτουργεί: πώς το λύνετε
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 7.5: Forwarders: προώθηση αλληλογραφίας σε άλλη διεύθυνση
• Εγχειρίδιο WebOké 7.4: Η αλληλογραφία δεν φτάνει στον παραλήπτη: αυτοέλεγχος
• Εγχειρίδιο WebOké 13.6: Έχω αποκλειστεί; Ξεμπλοκάρισμα της δικής σας διεύθυνσης IP
• Λήψη email κατά τη μεταφορά του domain σας
• Ολλανδική φορολογική αρχή (Belastingdienst): υποχρέωση διατήρησης λογιστικών στοιχείων (κατά κανόνα 7 χρόνια στην Ολλανδία)