Ενότητα 3 · 3.1
Καταγραφή των τρεχουσών υπηρεσιών σας
Ενότητα 3: Καταγραφή και σχεδιασμός · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά
Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να καταρτίσετε μια πλήρη απογραφή των τρεχουσών cloud υπηρεσιών σας, συμπεριλαμβανομένων των συνδέσεων και της χρήσης που δεν βλέπετε άμεσα.
Κύριες έννοιες: απογραφή, στοιχείο, τρέχουσα υπηρεσία, στόχος, κάτοχος, προτεραιότητα, σκιώδης πληροφορική, σύνδεση, ενιαία σύνδεση (SSO), κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο, ψευδώνυμο, λίστα διανομής, εγγραφή επαλήθευσης
Γιατί πρώτα μια απογραφή;
Μια μετάβαση σπάνια αποτυγχάνει στο μεγάλο κομμάτι της δουλειάς. Η αντιγραφή του email και η μεταφορά αρχείων συνήθως πετυχαίνει. Αποτυγχάνει σε ό,τι κανείς δεν είχε σημειώσει: στη φόρμα επικοινωνίας του ιστότοπου που ξαφνικά σταματά να στέλνει email, στον scanner που σαρώνει προς ένα γραμματοκιβώτιο που έχει καταργηθεί, στον συνάδελφο που κρατούσε τη λίστα πελατών του σε ένα προσωπικό Dropbox.
Μια απογραφή είναι μια λίστα με όλα όσα κάνετε τώρα στο cloud: ποια υπηρεσία, ποια δεδομένα, ποιος είναι ο κάτοχος, τι θα γίνει με αυτά στη συνέχεια και πόσο σημαντικά είναι. Κοστίζει μερικές ώρες και σας γλιτώνει μέρες.
Η Bakkerij De Korrel ξεκίνησε με οκτώ κουτάκια. Μετά από έναν γύρο στους συναδέλφους έγιναν δεκατρία.
Τα οκτώ στοιχεία
Ξεκινήστε με αυτά τα οκτώ. Επανέρχονται όλα στη συνέχεια της πορείας.
| Στοιχείο | Τι σημειώνετε | Πού το βρίσκετε |
|---|---|---|
| Domains, γραμματοκιβώτια, ψευδώνυμα, κοινόχρηστα γραμματοκιβώτια, λίστες διανομής (διευθύνσεις ομάδων), προωθήσεις, συνολικό μέγεθος | Πύλη διαχείρισης της υπηρεσίας email σας, DNS (εγγραφές MX) | |
| Ημερολόγιο | Προσωπικά ημερολόγια, κοινόχρηστα ημερολόγια, ημερολόγια χώρων και συσκευών, συνδρομές σε εξωτερικά ημερολόγια | Ρυθμίσεις ημερολογίου, πύλη διαχείρισης |
| Επαφές | Προσωπικά βιβλία διευθύνσεων, κοινόχρηστα βιβλία διευθύνσεων, η λίστα του οργανισμού | Εφαρμογή Επαφές, πύλη διαχείρισης |
| Αρχεία | Προσωπικός χώρος αποθήκευσης ανά άτομο, κοινόχρηστοι φάκελοι ή κοινόχρηστοι δίσκοι, εξωτερικές κοινοποιήσεις, συνολικό μέγεθος | Επισκόπηση αποθηκευτικού χώρου στην πύλη διαχείρισης (μάθημα 3.2) |
| Έγγραφα | Ποια σουίτα γραφείου, ποια αρχεία με macros, πρότυπα, φόρμες, δικές της μορφές (έγγραφα Google) | Αποθήκη αρχείων, συζητήσεις με συναδέλφους |
| Chat και συσκέψεις | Υπηρεσία chat, κανάλια, υπηρεσία τηλεδιασκέψεων, ποιος συναντιέται με εξωτερικούς συνεργάτες | Επισκόπηση αδειών χρήσης, συνάδελφοι |
| Κωδικοί πρόσβασης | Πού βρίσκονται τώρα οι κωδικοί πρόσβασης: διαχειριστής κωδικών, browser, χαρτάκια, υπολογιστικό φύλλο | Συνάδελφοι, ρυθμίσεις browser |
| Αντίγραφα ασφαλείας | Τι δημιουργεί τώρα αντίγραφα ασφαλείας, από ποιον, προς τα πού, και έχει δοκιμαστεί ποτέ η επαναφορά | Διαχειριστής, υπηρεσία αντιγράφων ασφαλείας |
Τι δεν βλέπετε άμεσα: συνδέσεις
Αυτό είναι το σημαντικότερο μέρος της απογραφής. Μια σύνδεση είναι οτιδήποτε βρίσκεται εκτός της cloud υπηρεσίας σας αλλά εξαρτάται από αυτήν. Αναζητήστε τις σε αυτά τα σημεία:
- Ενιαία σύνδεση (SSO). Εφαρμογές όπου συνδέεστε με τον λογαριασμό σας Google ή Microsoft. Στις ρυθμίσεις ασφάλειας κάθε λογαριασμού υπάρχει μια λίστα εφαρμογών με πρόσβαση. Ελέγξτε το αυτό σε μερικούς συναδέλφους, όχι μόνο στον δικό σας λογαριασμό.
- Ο ιστότοπός σας. Φόρμες επικοινωνίας και ηλεκτρονικά καταστήματα στέλνουν email. Μέσω ποιου server; Με ποια διεύθυνση;
- Συσκευές. Scanners και πολυλειτουργικοί εκτυπωτές που σαρώνουν προς email ή προς φάκελο. Ταμειακές μηχανές, συστήματα συναγερμού ή άλλες συσκευές που στέλνουν email.
- Άλλο λογισμικό. Λογιστική, CRM, προγραμματισμός, υπηρεσία newsletter. Στέλνουν email εξ ονόματος του domain σας; Αντλούν αρχεία από τον χώρο αποθήκευσής σας;
- Το DNS του domain σας. Εκεί βλέπετε ποιος επιτρέπεται να στέλνει email εξ ονόματος του domain σας (SPF), ποιες υπηρεσίες έχουν θέσει εγγραφή επαλήθευσης (εγγραφές TXT όπως
google-site-verification=ήMS=) και αν υπάρχουν εγγραφές DKIM από άλλες υπηρεσίες. Η άσκηση A2.1 από την προηγούμενη ενότητα το έχει ήδη διερευνήσει αυτό για εσάς. - Τηλέφωνα και φορητοί υπολογιστές. Ποιες εφαρμογές συγχρονίζονται με την παλιά υπηρεσία; Αυτές πρέπει όλες να μετατραπούν αργότερα (μάθημα 7.2).
Σκιώδης πληροφορική: τι κανονίζουν μόνοι τους οι συνάδελφοι
Η σκιώδης πληροφορική (shadow IT) είναι λογισμικό ή αποθηκευτικός χώρος που χρησιμοποιούν μόνοι τους οι συνάδελφοι χωρίς ο οργανισμός να το έχει κανονίσει: ένα δωρεάν Dropbox, μια ομάδα WhatsApp με πελάτες, ένα προσωπικό Gmail για το newsletter, έναν online προγραμματιστή. Συνήθως δεν γίνεται με κακή πρόθεση: κάποιος έλυσε ένα πρόβλημα.
Για τη μετάβαση, η σκιώδης πληροφορική είναι σημαντική για δύο λόγους. Συχνά περιέχει δεδομένα του οργανισμού που πρέπει να μεταφερθούν. Και αν δεν το ρωτήσετε, θα συνεχίσει απλώς να υπάρχει μετά τη μετάβαση, έξω από τη νέα ευρωπαϊκή σας δομή.
Ρωτήστε το λοιπόν με τρόπο που κάνει τους ανθρώπους να απαντούν ειλικρινά. Όχι «ποιος χρησιμοποιεί μη εγκεκριμένες υπηρεσίες;», αλλά: «Αλλάζουμε υπηρεσία και δεν θέλουμε κανείς να χάσει τίποτα. Ποια προγράμματα, ιστότοπους και εφαρμογές χρησιμοποιείτε για τη δουλειά σας, ακόμα και αν τα έχετε κανονίσει μόνοι σας;» Μια σύντομη λίστα με παραδείγματα βοηθά τους ανθρώπους να θυμηθούν.
Ανά γραμμή: πέντε πεδία
Σημειώστε για κάθε γραμμή της απογραφής σας πέντε πράγματα:
- Τρέχουσα υπηρεσία: για παράδειγμα «Gmail μέσω Google Workspace».
- Μέγεθος: όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένα, για παράδειγμα «12 γραμματοκιβώτια, συνολικά 38 GB» ή «3 κοινόχρηστα ημερολόγια».
- Κάτοχος: ποιος αποφασίζει για αυτό και ξέρει πώς λειτουργεί; Αυτό πρέπει να είναι κάποιος με όνομα, όχι «όλοι».
- Στόχος: τι θα γίνει με αυτό στη συνέχεια; Μεταφορά σε νέα υπηρεσία, κατάργηση, αρχειοθέτηση ή προσωρινή παραμονή.
- Προτεραιότητα: υψηλή (χωρίς αυτό ο οργανισμός δεν μπορεί να λειτουργήσει), μεσαία ή χαμηλή.
Παράδειγμα μερικών γραμμών από τον φούρνο:
| Στοιχείο | Τρέχουσα υπηρεσία | Μέγεθος | Κάτοχος | Στόχος | Προτεραιότητα |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 γραμματοκιβώτια, 38 GB· ψευδώνυμο bestellingen@ | Sanne (γραφείο) | Μεταφορά σε ευρωπαϊκή υπηρεσία email | υψηλή | |
| Αρχεία | Google Drive, 1 κοινόχρηστος δίσκος «Recepten» | 64 GB, 4 εξωτερικές κοινοποιήσεις | Sanne | Μεταφορά σε φάκελο ομάδας | υψηλή |
| Σύνδεση | Φόρμα παραγγελιών ιστότοπου | στέλνει προς bestellingen@ | κατασκευαστής ιστοτόπου | Προσαρμογή ρύθμισης SMTP | υψηλή |
| Σύνδεση | Σύστημα ταμείου, σύνδεση με Google | 5 λογαριασμοί | Mo (υποκατάστημα) | Δημιουργία δικού του λογαριασμού σύνδεσης | υψηλή |
| Σύνδεση | Scanner γραφείου | σαρώνει προς scan@ | Sanne | Νέα στοιχεία SMTP | μεσαία |
| Σκιώδης πληροφορική | Dropbox του φούρναρη (προσωπικό) | συνταγές, 2 GB | Jeroen | Μεταφορά σε φάκελο ομάδας, κατόπιν ακύρωση | μεσαία |
Παγίδες
- Έλεγχος μόνο του δικού σας λογαριασμού. Ένας διαχειριστής δεν βλέπει αυτόματα ποιες εφαρμογές έχει συνδέσει ένας απλός χρήστης με τον λογαριασμό του. Ελέγξτε σε περισσότερα άτομα.
- Λήθη κοινόχρηστων γραμματοκιβωτίων. Τα
info@,facturen@καιbestellingen@συχνά δεν είναι δικό τους γραμματοκιβώτιο αλλά ψευδώνυμο, κοινόχρηστο γραμματοκιβώτιο ή ομάδα. Κατά τη μετάβαση αυτό πρέπει να επανέλθει με τον σωστό τρόπο (μάθημα 4.4). - Καταμέτρηση αδειών χρήσης αντί για χρήση. Δώδεκα άδειες δεν σημαίνουν ότι δώδεκα άτομα είναι ενεργά. Δείτε την τελευταία σύνδεση.
- Χωρίς κάτοχο. Μια γραμμή χωρίς κάτοχο δεν αναλαμβάνεται από κανέναν.
- Μη ενημέρωση της απογραφής. Ό,τι ανακαλύπτετε κατά τη μετανάστευση, το προσθέτετε παρόλα αυτά.
Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο
Σε μια μετάβαση σε ένα WebOké Nextcloud και σε ένα πακέτο email της WebOké, η απογραφή γίνεται αμέσως η λίστα εργασιών σας: για κάθε στοιχείο, το εγχειρίδιο αναφέρει ποιο εργαλείο χρησιμοποιείτε (για παράδειγμα το Εργαλείο εισαγωγής για Google, τη Μεταφορά δεδομένων για OneDrive, το Εργαλείο μεταφοράς email για το email) και με ποια σειρά. Σε άλλους ευρωπαϊκούς παρόχους το εργαλείο ονομάζεται διαφορετικά, αλλά η απογραφή είναι ακριβώς η ίδια: αφορά τον δικό σας οργανισμό, όχι τον πάροχο.
Σύνοψη
- Μια απογραφή αποτρέπει να ξεχάσετε κατά τη μετάβαση πράγματα που κανείς δεν είχε σημειώσει.
- Ξεκινήστε με οκτώ στοιχεία: email, ημερολόγιο, επαφές, αρχεία, έγγραφα, chat και συσκέψεις, κωδικούς πρόσβασης, αντίγραφα ασφαλείας.
- Αναζητήστε συνδέσεις: ενιαία σύνδεση, ιστότοπος, συσκευές, άλλο λογισμικό, εγγραφές DNS, τηλέφωνα.
- Ρωτήστε τους συναδέλφους για τη σκιώδη πληροφορική με τρόπο που τους κάνει να απαντούν ειλικρινά.
- Κάθε γραμμή αποκτά τρέχουσα υπηρεσία, μέγεθος, κάτοχο, στόχο και προτεραιότητα.
Κουίζ
Άσκηση
Άσκηση A3.1: Είναι πλήρης η απογραφή σας; Συμπληρώστε τη φόρμα απογραφής για τον δικό σας οργανισμό (ή για τη δική σας προσωπική χρήση). Το πρόγραμμα ελέγχει αν περιλαμβάνονται όλα τα οκτώ στοιχεία, αν έχετε εντοπίσει τουλάχιστον τρεις συνδέσεις, και αν κάθε γραμμή έχει τρέχουσα υπηρεσία, μέγεθος, κάτοχο, στόχο και προτεραιότητα.
Άσκηση E3.1: Ο γύρος στους συναδέλφους. Ρωτήστε τουλάχιστον τρία άτομα (ή, αν εργάζεστε μόνος σας, ελέγξτε τις δικές σας συσκευές) ποια προγράμματα, ιστότοπους και εφαρμογές χρησιμοποιούν για τη δουλειά τους. Σημειώστε τι δεν είχατε ακόμα στη λίστα σας και τι μαθαίνετε από αυτό.
Άσκηση E3.1: Ο γύρος στους συναδέλφους
Ρωτήστε τουλάχιστον τρεις συναδέλφους (ή εξετάστε τις δικές σας συσκευές και τον browser σας): "Μεταβαίνουμε σε νέα υπηρεσία και δεν θέλουμε να χάσει κανείς τίποτα. Ποια προγράμματα, ιστότοπους και εφαρμογές χρησιμοποιείτε για την εργασία σας, ακόμη και αν τα έχετε ρυθμίσει εσείς οι ίδιοι;" Το πρότυπο για την άσκηση A3.1 βρίσκεται σε εκείνη την άσκηση.
Τα τικ και οι σημειώσεις σας παραμένουν μόνο σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης· δεν τα στέλνουμε πουθενά. Αν έχετε εγγραφεί, αποθηκεύουμε στο Τα μαθήματά μου μόνο ότι έχετε ολοκληρώσει την άσκηση.
Για περαιτέρω μελέτη
Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες της WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.
- Οδηγός Nextcloud 13.1: Προετοιμασία: τι μεταφέρετε και με ποια σειρά
- Οδηγός Nextcloud 13.6: Από το Microsoft 365 στο WebOké: αρχεία, έγγραφα, email και ημερολόγιο
- Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.1: Μεταφορά του email σας: οι δυνατότητες @@OMSCHRIJWING@@
- Εγχειρίδιο WebOké 14.1: Υγεία domain (και χωρίς λογαριασμό)