Μεταφορά αρχείων από το Google Drive, το OneDrive και το Dropbox

Ενότητα 6: Αρχεία και έγγραφα · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να επιλέξετε τη σωστή μέθοδο για να μεταφέρετε τα αρχεία σας σε ένα ευρωπαϊκό cloud, και θα αναγνωρίζετε τις παγίδες: αρχεία που ανήκουν αποκλειστικά στη Google, το "Κοινόχρηστα μαζί μου", τα κοινόχρηστα drive, τους απαγορευμένους χαρακτήρες και τις υπερβολικά μεγάλες διαδρομές.

Βασικές έννοιες: εργαλείο μετεγκατάστασης, σύνδεση (OAuth), Google Takeout, παράλληλος συγχρονισμός desktop, rclone, αρχείο αποκλειστικά της Google (Docs, Sheets, Slides), συντόμευση .gdoc, "Κοινόχρηστα μαζί μου", κοινόχρηστο drive, απαγορευμένοι χαρακτήρες, μήκος διαδρομής, έλεγχος αριθμού και μεγέθους

Τα αρχεία είναι το μεγαλύτερο και το πιο αργό μέρος

Στην Bakkerij De Korrel σχεδόν τα πάντα βρίσκονται στο cloud: συνταγές, το πρόγραμμα εργασίας, τιμολόγια, φωτογραφίες για τον ιστότοπο και ο φάκελος "Προσωπικό" με συμβάσεις. Συνολικά πάνω από 180 GB, κατανεμημένα στο Google Drive (οι περισσότεροι άνθρωποι) και στο OneDrive (η ιδιοκτήτρια, που παλιότερα είχε Microsoft 365). Αυτό είναι περισσότερο από όλα τα email και τα ημερολόγια μαζί. Τα αρχεία, λοιπόν, απαιτούν τον περισσότερο χρόνο, και εκεί γίνονται και τα περισσότερα λάθη.

Τη σωστή σειρά την είχατε ήδη δει στο μάθημα 3.3: πρώτα καθαρισμός στην παλιά υπηρεσία, μετά δημιουργία χρηστών στη νέα, μετά μεταφορά αρχείων, και μόνο αφού ολοκληρωθούν αυτά, εγκατάσταση των εφαρμογών συγχρονισμού σε υπολογιστές και τηλέφωνα. Σε αυτό το μάθημα ασχολούμαστε με την ίδια τη μεταφορά.

Τέσσερις τρόποι μεταφοράς αρχείων

Υπάρχουν γενικά τέσσερις διαδρομές. Ποια θα επιλέξετε εξαρτάται από την ποσότητα, τον αριθμό των ανθρώπων και το πόσο εξοικειωμένοι είστε.

Ένα παράδειγμα με rclone, εφόσον έχετε ήδη ρυθμίσει τις δύο υπηρεσίες με τα ονόματα gdrive και nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Αν αφαιρέσετε το --dry-run, το rclone αντιγράφει πραγματικά. Με το rclone check συγκρίνετε στη συνέχεια την πηγή και τον προορισμό.

Παγίδα 1: Τα αρχεία αποκλειστικά της Google δεν είναι αρχεία

Ένα Google Doc, Sheet ή παρουσίαση Slides δεν είναι αρχείο docx ή xlsx. Είναι ένα έγγραφο που υπάρχει μόνο στη Google. Όποιος θέλει να το πάρει μαζί του, πρέπει να το εξάγει, και τότε μετατρέπεται σε κοινή μορφή.

• Το Google Takeout σάς επιτρέπει να επιλέξετε ανά τύπο: τα Docs ως docx, odt ή pdf, τα Sheets ως xlsx, ods ή pdf, τα Slides ως pptx, odp ή pdf. Από προεπιλογή λαμβάνετε τις μορφές της Microsoft.
• Ένα εργαλείο μετεγκατάστασης τα μετατρέπει συνήθως επίσης. Ελέγξτε εκ των υστέρων αν τα έγγραφα Google βρίσκονται πράγματι εκεί ως docx ή xlsx.
• Η εφαρμογή συγχρονισμού της Google (Google Drive for desktop) δεν τοποθετεί στον φάκελό σας ένα πραγματικό έγγραφο, αλλά ένα μικρό αρχείο με την επέκταση .gdoc, .gsheet ή .gslides. Αυτό είναι μια συντόμευση: μερικές γραμμές κειμένου με έναν σύνδεσμο και ένα document ID. Δεν περιέχει ούτε ένα γράμμα από το κείμενό σας. Αν αντιγράψετε αυτόν τον φάκελο στο νέο σας cloud, θα έχετε χιλιάδες κενές παραπομπές προς τη Google. Αν στη συνέχεια ακυρώσετε τη συνδρομή στη Google, δεν θα δείχνουν πλέον πουθενά.

Κατά τη μετατροπή δεν μεταφέρονται όλα. Το κείμενο, οι πίνακες, οι εικόνες και η περισσότερη μορφοποίηση διατηρούνται σωστά. Το ιστορικό εκδόσεων δεν μεταφέρεται, και στοιχεία αποκλειστικά της Google όπως έξυπνα chips ή συνδέσεις μεταξύ εγγράφων μετατρέπονται σε απλό κείμενο ή εξαφανίζονται. Μια Φόρμα Google δεν γίνεται λειτουργική φόρμα: το πολύ θα πάρετε μαζί τις απαντήσεις. Τις φόρμες τις δημιουργείτε ξανά στη νέα υπηρεσία.

Στο OneDrive και το Dropbox αυτό αποτελεί πολύ μικρότερο πρόβλημα: εκεί υπάρχουν συνήθως ήδη κανονικά αρχεία Office. Εξαίρεση στη Microsoft: τα σημειωματάρια OneNote δεν είναι κανονικά αρχεία. Αυτά τα εξάγετε ξεχωριστά από το OneNote (για παράδειγμα ως pdf ή docx) ή τα μεταφέρετε χειροκίνητα σε μια εφαρμογή σημειώσεων.

Παγίδα 2: "Κοινόχρηστα μαζί μου" και κοινόχρηστα drive

Ό,τι άλλοι έχουν μοιραστεί μαζί σας δεν σας ανήκει. Στη Google βρίσκεται κάτω από το Κοινόχρηστα μαζί μου, στο OneDrive κάτω από το Κοινόχρηστα. Ένα εργαλείο μετεγκατάστασης ή το Takeout συνήθως δεν τα μεταφέρει, και αυτό είναι σωστό: ο ιδιοκτήτης πρέπει να τα μεταφέρει ο ίδιος.

Σε έναν οργανισμό αυτό είναι σημαντικό ζήτημα. Στην Bakkerij De Korrel η διευθύντρια δημιουργούσε επί χρόνια όλα τα προγράμματα εργασίας. Αυτά βρίσκονται στο δικό της Drive, κοινόχρηστα με όλους. Αν όλοι μεταφέρουν το δικό τους Drive, τότε μόνο εκείνη θα έχει τα προγράμματα εργασίας. Γι' αυτό:

• Φτιάξτε εκ των προτέρων τη λίστα από το μάθημα 3.2: ποιοι φάκελοι είναι κοινόχρηστοι, και σε ποιον ανήκουν;
• Αφήστε τον ιδιοκτήτη να μεταφέρει τους κοινόχρηστους φακέλους, ή μεταφέρετέ τους κεντρικά σε έναν φάκελο ομάδας (μάθημα 6.2).
• Τα κοινόχρηστα drive στο Google Workspace (παλιότερα Teamdrives) ανήκουν στον οργανισμό, όχι σε κάποιο άτομο. Δεν βρίσκονται στο προσωπικό Drive κανενός. Πρέπει να τα επιλέξετε ξεχωριστά ή να τα εξάγει ένας διαχειριστής. Το rclone μπορεί να το κάνει αυτό με την επιλογή για κοινόχρηστα drive.

Παγίδα 3: ονόματα που τα Windows δεν αποδέχονται

Στο πρόγραμμα περιήγησης και σε Mac σχεδόν τα πάντα επιτρέπονται σε ένα όνομα αρχείου. Τα Windows είναι πιο αυστηρά. Αν τα αρχεία σας, μετά τη μετάβαση, φτάσουν μέσω εφαρμογής συγχρονισμού σε έναν υπολογιστή Windows, αυτά τα αρχεία θα παραλειφθούν:

Το πιο πρακτικό είναι να το τακτοποιήσετε αυτό πριν από τη μετάβαση, ή αμέσως μετά στο πρόγραμμα περιήγησης του νέου σας cloud, πριν ξεκινήσουν οι εφαρμογές συγχρονισμού. Συμφωνήστε με την ομάδα: κανένα σημείο στίξης στα ονόματα, εκτός από την παύλα και την κάτω παύλα.

Παγίδα 4: η σκέψη ότι έχει ολοκληρωθεί

Μια μετεγκατάσταση που λέει "ολοκληρώθηκε" δεν έχει ακόμα ελεγχθεί. Συγκρίνετε για κάθε χρήστη:

1. Τον αριθμό των αρχείων και το συνολικό μέγεθος μερικών μεγάλων φακέλων, παλιού και νέου. Στα έγγραφα Google το μέγεθος διαφέρει πάντα (γίνονται πραγματικά αρχεία κατά τη μετατροπή), γι' αυτό εκεί μετρήστε μόνο τον αριθμό.
2. Ένα δείγμα: ανοίξτε από κάθε τύπο μερικά αρχεία. Ένα docx που προήλθε από Google Doc, ένα μεγάλο υπολογιστικό φύλλο, ένα pdf, μια φωτογραφία.
3. Την ημερομηνία: εμφανίζεται ακόμα η αρχική ημερομηνία τροποποίησης, ή έχουν όλα τη σημερινή ημερομηνία; Με εργαλείο μετεγκατάστασης και rclone συνήθως διατηρείται, με μεταφόρτωση μέσω προγράμματος περιήγησης όχι πάντα.
4. Αναζητήστε συντομεύσεις: αναζητήστε στο νέο cloud τα .gdoc, .gsheet και .gslides. Αν τα βρείτε, τότε αυτά τα έγγραφα δεν έχουν πραγματικά μεταφερθεί.

Μόνο όταν αυτό επιβεβαιωθεί, απενεργοποιήστε την παλιά εφαρμογή συγχρονισμού και ενεργοποιήστε τη νέα (μάθημα 7.2). Από την αρχή της μετάβασης εργαστείτε όσο το δυνατόν περισσότερο στο νέο cloud: ό,τι αποθηκεύσετε στο παλιό κατά τη διάρκεια της μετάβασης δεν θα μεταφερθεί αυτόματα.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πάροχο

Σε αυτό το παράδειγμα χρησιμοποιούμε ένα Nextcloud της WebOké. Στις Ρυθμίσεις υπάρχουν δύο εργαλεία. Με το WebOké Import Tool συνδέετε τον λογαριασμό σας στη Google και μεταφέρετε, ανά εργασία, έναν φάκελο από το Google Drive· αυτή η εφαρμογή ζητά πρώτα πρόσβαση από την υποστήριξη, επειδή η Google επιτρέπει τέτοιες εφαρμογές μόνο για εγκεκριμένους λογαριασμούς. Με το Μεταφορά δεδομένων συνδέετε το OneDrive (σύνδεση στη Microsoft) ή το Dropbox (με κωδικό πρόσβασης) και επιλέγετε τον Κατάλογο εισαγωγής, τον φάκελο όπου θα καταλήξουν όλα. Και τα δύο εκτελούνται στο παρασκήνιο· μπορείτε να κλείσετε το παράθυρο.

Άλλοι πάροχοι Nextcloud και άλλα ευρωπαϊκά clouds διαθέτουν παρόμοια εργαλεία μετεγκατάστασης, ή παραπέμπουν στο rclone ή στην εφαρμογή desktop. Οι επιλογές και οι παγίδες αυτού του μαθήματος ισχύουν παντού.

Σύνοψη

• Επιλέξτε ένα εργαλείο μετεγκατάστασης στη νέα υπηρεσία εφόσον υπάρχει· το Takeout, δύο εφαρμογές συγχρονισμού ή το rclone είναι οι εναλλακτικές.
• Τα Google Docs, Sheets και Slides πρέπει να μετατραπούν. Ένα αρχείο .gdoc είναι μόνο ένας σύνδεσμος, όχι έγγραφο.
• Το "Κοινόχρηστα μαζί μου" δεν μεταφέρεται: ο ιδιοκτήτης ή ένας διαχειριστής μεταφέρει κοινόχρηστους φακέλους και κοινόχρηστα drive.
• Τακτοποιήστε τους απαγορευμένους χαρακτήρες και τις υπερβολικά μεγάλες διαδρομές πριν ξεκινήσουν οι εφαρμογές συγχρονισμού σε Windows.
• Ελέγξτε τον αριθμό, το μέγεθος, το δείγμα και τις ημερομηνίες προτού αποδεσμεύσετε την παλιά υπηρεσία.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A6.1: Έλεγχος μιας δοκιμαστικής εξαγωγής. Εξάγετε από την τρέχουσα υπηρεσία σας έναν φάκελο με τουλάχιστον ένα έγγραφο Google (ή ένα αρχείο Office από το OneDrive), για παράδειγμα με το Google Takeout ή με Λήψη. Ανεβάστε ένα αρχείο από αυτήν την εξαγωγή. Το πρόγραμμα ελέγχει αν πρόκειται για πραγματικό αρχείο docx, xlsx, pptx, odt, ods ή odp, και όχι για συντόμευση ή κάτι άλλο. Συμπληρώστε επίσης ποιες μορφές παρήγαγε η εξαγωγή σας.

Άσκηση E6.1: Επιλογή μεθόδου μεταφοράς. Επιλέξτε ανά χρήστη ή ομάδα τη μέθοδο (εργαλείο μετεγκατάστασης, εξαγωγή, δύο εφαρμογές συγχρονισμού ή rclone), σημειώστε το μέγεθος και ποιος θα μεταφέρει τους κοινόχρηστους φακέλους και τα κοινόχρηστα drive, και φτιάξτε τη λίστα ελέγχου σας για μετά τη μετάβαση.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες της WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Οδηγός Nextcloud 13.1: Προετοιμασία: τι μεταφέρετε και με ποια σειρά
• Οδηγός Nextcloud 13.2: Μεταφορά Google Drive, Φωτογραφιών, Ημερολογίου και Επαφών με το WebOké Import Tool
• Οδηγός Nextcloud 13.3: Μεταφορά Dropbox με Μετεγκατάσταση δεδομένων
• Οδηγός Nextcloud 13.4: Μεταφορά του OneDrive με τη Μετεγκατάσταση δεδομένων
• Οδηγός Nextcloud 4.8: Ονόματα αρχείων που προκαλούν προβλήματα
• Οδηγός Nextcloud 16.1: Αρχεία με απαγορευμένους χαρακτήρες: τακτοποιήστε τα ώστε τα Windows να συγχρονίζονται ξανά
• Μετεγκατάσταση από το Google Drive στο Nextcloud της WebOké
• Μετεγκατάσταση από το Microsoft OneDrive στο Nextcloud της WebOké
• Μετεγκατάσταση από το Dropbox στο Nextcloud της WebOké
• Google, βοήθεια Takeout (μορφές εξαγωγής για το Drive)· τεκμηρίωση rclone (rclone.org, Google Drive και WebDAV)