Ενότητα 6 · 6.2
Αναδιοργάνωση δικαιωμάτων και κοινής χρήσης
Ενότητα 6: Αρχεία και έγγραφα · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά
Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να σχεδιάσετε μια νέα δομή κοινής χρήσης με πίνακα δικαιωμάτων, φακέλους ομάδας και ασφαλείς δημόσιους συνδέσμους, αντί να αναπαράγετε ένα προς ένα τις παλιές κοινές χρήσεις.
Βασικές έννοιες: ιδιοκτήτης, κοινόχρηστος φάκελος, φάκελος ομάδας (ομαδικός φάκελος), κοινή χρήση με χρήστη, ομάδα ή team, δικαίωμα ανάγνωσης, δικαίωμα επεξεργασίας, δημόσιος σύνδεσμος, κωδικός πρόσβασης, ημερομηνία λήξης, όριο λήψεων, κοινή χρήση μέσω email, ομοσπονδιακή κοινή χρήση (federated sharing), αίτημα αρχείου, πίνακας δικαιωμάτων, μεταβίβαση ιδιοκτησίας
Οι κοινές χρήσεις δεν μεταφέρονται
Σε σχεδόν κάθε μετάβαση, αυτή είναι η μεγαλύτερη έκπληξη: τα αρχεία μεταφέρονται, οι κοινές χρήσεις όμως όχι. Όποιος στο Google ή στη Microsoft είχε μοιραστεί έναν φάκελο με έναν συνάδελφο, είχε στείλει έναν δημόσιο σύνδεσμο σε έναν πελάτη ή είχε επιτρέψει σε έναν προμηθευτή να βλέπει, πρέπει να το κάνει αυτό ξανά στο νέο cloud. Ένα εργαλείο μετεγκατάστασης δεν γνωρίζει τα άτομα στο νέο σας cloud, και ένας δημόσιος σύνδεσμος στο Google έχει διεύθυνση Google που δεν λειτουργεί πλέον μετά την ακύρωση.
Αυτό μοιάζει με επιπλέον δουλειά, αλλά είναι και μια ευκαιρία. Μετά από χρόνια κοινής χρήσης, η παλιά κατάσταση είναι συχνά ένα μπέρδεμα: φάκελοι που έχουν μοιραστεί με πρώην υπαλλήλους, σύνδεσμοι χωρίς κωδικό πρόσβασης που παραμένουν ανοικτοί εδώ και τρία χρόνια, και κανείς δεν θυμάται πια ποιος έχει ποια δικαιώματα. Στην περίπτωση του Bakkerij De Korrel, αποδείχθηκε ότι ο φάκελος «Προσωπικό», με συμβάσεις και μισθοδοσίες, ήταν ακόμη κοινόχρηστος με έναν ασκούμενο από πριν δύο χρόνια. Η μετάβαση είναι η κατάλληλη στιγμή να διορθωθεί αυτό.
Σε ποιον ανήκει ένας φάκελος;
Σε κάθε cloud, ένα αρχείο ή φάκελος ανήκει σε κάποιον: τον ιδιοκτήτη. Η κοινή χρήση σημαίνει ότι ο ιδιοκτήτης δίνει πρόσβαση σε άλλους. Αυτό έχει δύο συνέπειες:
- Αν ο ιδιοκτήτης αποχωρήσει, ο φάκελος κινδυνεύει. Αν διαγραφεί ο λογαριασμός του, χάνονται τα αρχεία του, ακόμη και αν εκατό συνάδελφοι εργάζονταν με αυτά. Η μεταβίβαση της ιδιοκτησίας πρέπει να γίνει πρώτα, υποχρεωτικά.
- Ο αποθηκευτικός χώρος μετράει στον ιδιοκτήτη. Ό,τι βάζουν οι συνάδελφοι στον κοινόχρηστο φάκελό σας, αφαιρείται από τον δικό σας αποθηκευτικό χώρο.
Για οτιδήποτε ανήκει στον οργανισμό και όχι σε ένα συγκεκριμένο άτομο, χρησιμοποιείτε επομένως έναν φάκελο ομάδας (σε άλλες υπηρεσίες ονομάζεται επίσης ομαδικός φάκελος, κοινόχρηστος δίσκος ή χώρος έργου). Αυτός ανήκει στην ομάδα. Τα άτομα έρχονται και φεύγουν, ο φάκελος παραμένει.
| Κοινόχρηστος φάκελος | Φάκελος ομάδας | |
|---|---|---|
| Σε ποιον ανήκει; | Στο άτομο που τον δημιούργησε | Στην ομάδα ή τον οργανισμό |
| Κάποιος αποχωρεί | Πρέπει πρώτα να μεταβιβαστεί η ιδιοκτησία | Ο φάκελος απλώς παραμένει |
| Αποθηκευτικός χώρος | Μετράει στον ιδιοκτήτη | Μετράει στην ομάδα ή τον οργανισμό |
| Κατάλληλος για | Προσωπική εργασία που μοιράζεστε προσωρινά | Τμήματα, έργα, οτιδήποτε πρέπει να παραμείνει |
Σχεδιάστε πρώτα: ο πίνακας δικαιωμάτων
Μην αναπαράγετε τυφλά ό,τι υπήρχε. Δημιουργήστε πρώτα έναν πίνακα δικαιωμάτων: έναν πίνακα με τους φακέλους του οργανισμού στις γραμμές, τις ομάδες στις στήλες, και σε κάθε κελί τι επιτρέπεται σε αυτή την ομάδα. Δουλέψτε με ομάδες ή teams, όχι με μεμονωμένα ονόματα. Έτσι, όταν προσλαμβάνεται ένας νέος συνάδελφος, χρειάζεται μόνο να προσαρμόσετε την ομάδα.
Ο πίνακας του Bakkerij De Korrel:
| Φάκελος | Όλοι | Κατάστημα | Αρτοποιείο | Γραφείο | Διεύθυνση |
|---|---|---|---|---|---|
| Γενικά (πρόγραμμα, εσωτερικός κανονισμός) | ανάγνωση | ανάγνωση | ανάγνωση | επεξεργασία | επεξεργασία |
| Συνταγές | ανάγνωση | επεξεργασία | επεξεργασία | ||
| Κατάστημα (τιμοκατάλογοι, ταμείο) | επεξεργασία | επεξεργασία | επεξεργασία | ||
| Διοίκηση (τιμολόγια) | επεξεργασία | επεξεργασία | |||
| Προσωπικό (συμβάσεις) | επεξεργασία |
Τρεις κανόνες:
- Όσο το δυνατόν λιγότερα δικαιώματα. Η ανάγνωση είναι ο προεπιλεγμένος κανόνας· η επεξεργασία μόνο για όσους πραγματικά τη χρειάζονται. Αυτό περιορίζει επίσης τη ζημιά αν ένας λογαριασμός παραβιαστεί ή αν κάποιος αδειάσει κατά λάθος έναν φάκελο.
- Ξεχωριστοί ευαίσθητοι φάκελοι. Φάκελοι προσωπικού, δεδομένα υγείας και η διοίκηση ανήκουν σε δικούς τους φακέλους με μικρή ομάδα πρόσβασης.
- Ένας ιδιοκτήτης ανά φάκελο. Συμφωνήστε ποιος διαχειρίζεται έναν φάκελο και ποιος αποφασίζει ποιος έχει πρόσβαση, ακόμη και σε έναν φάκελο ομάδας.
Κοινή χρήση εντός και εκτός του οργανισμού
Εντός του νέου cloud, κάνετε κοινή χρήση με έναν χρήστη, μια ομάδα ή ένα team. Επιλέγετε δικαίωμα ανάγνωσης ή δικαίωμα επεξεργασίας, και συχνά επιπλέον λεπτομέρειες όπως δικαίωμα διαγραφής ή επανακοινοποίησης.
Για άτομα εκτός του οργανισμού υπάρχουν περισσότερες επιλογές:
- Δημόσιος σύνδεσμος. Όποιος έχει τον σύνδεσμο έχει πρόσβαση, ακόμη και αν προωθηθεί. Για οτιδήποτε δεν είναι πραγματικά δημόσιο, βάλτε έναν κωδικό πρόσβασης και στείλτε τον μέσω διαφορετικού καναλιού (σύνδεσμος με email, κωδικός πρόσβασης με sms ή τηλέφωνο). Ορίστε μια ημερομηνία λήξης και, αν είναι δυνατόν, ένα όριο λήψεων.
- Κοινή χρήση μέσω email. Ο παραλήπτης λαμβάνει έναν προσωπικό σύνδεσμο με email, χωρίς λογαριασμό. Χρήσιμο για έναν λογιστή ή έναν πελάτη.
- Αίτημα αρχείου (επίσης γνωστό ως file drop ή σύνδεσμος μεταφόρτωσης). Ο άλλος μπορεί μόνο να τοποθετήσει αρχεία, όχι να δει τι υπάρχει ήδη. Ιδανικό για να επιτρέψετε σε έναν πελάτη να υποβάλει έγγραφα.
- Ομοσπονδιακή κοινή χρήση (federated sharing). Στο Nextcloud και σε άλλες υπηρεσίες που ακολουθούν το ανοικτό πρότυπο Open Cloud Mesh, μοιράζεστε απευθείας με κάποιον σε άλλον server, χωρίς δημόσιο σύνδεσμο. Ο άλλος βλέπει τον φάκελο στο δικό του cloud.
Ένας σύνδεσμος με «απόκρυψη λήψης» φαίνεται ασφαλής, αλλά δεν εμποδίζει στην πραγματικότητα τίποτα: η προβολή είναι δυνατή, όπως και η λήψη στιγμιότυπου οθόνης. Μην βασίζεστε σε αυτό για απόρρητα έγγραφα.
Ενημερώστε τους εξωτερικούς φορείς ότι κάτι αλλάζει
Μην ξεχνάτε τα άτομα εκτός οργανισμού. Στο Bakkerij De Korrel επρόκειτο για τον λογιστή (φάκελος με τιμολόγια), τον εκτυπωτή (φάκελος με σχέδια) και δύο σταθερούς πελάτες με λίστα παραγγελιών. Οι παλιοί τους σύνδεσμοι Google δεν θα λειτουργούν πλέον μετά την ακύρωση.
- Αναζητήστε στην παλιά σας υπηρεσία όλους τους δημόσιους συνδέσμους και τις εξωτερικές κοινές χρήσεις. Το Google Drive και το OneDrive διαθέτουν επισκόπηση για αυτό (σε έναν οργανισμό, επίσης στο τμήμα διαχείρισης).
- Αποφασίστε για κάθε σύνδεσμο αν χρειάζεται ακόμη. Συχνά η απάντηση είναι όχι.
- Δημιουργήστε ξανά τους απαραίτητους συνδέσμους στο νέο cloud, τώρα με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης.
- Στείλτε στον εξωτερικό φορέα τον νέο σύνδεσμο, με μια σύντομη εξήγηση και την ημερομηνία κατά την οποία παύει να ισχύει ο παλιός.
Αποχώρηση και μεταβίβαση
Τα δικαιώματα παραμένουν σωστά μόνο αν τα παρακολουθείτε. Καταγράψτε στη διαδικασία αποχώρησης προσωπικού (μάθημα 7.3):
- Προσωπικοί φάκελοι που εξακολουθούν να χρειάζονται: μεταβίβαση ιδιοκτησίας σε έναν διάδοχο, πριν απενεργοποιηθεί ο λογαριασμός.
- Πρώτα απενεργοποίηση του λογαριασμού, διαγραφή μόνο μετά από έλεγχο. Ένας διαγραμμένος λογαριασμός χάνεται μαζί με όλα του τα αρχεία.
- Αφαιρέστε τον αποχωρούντα από όλες τις ομάδες και τα teams, και ανακαλέστε τους δημόσιους συνδέσμους του.
Κάντε κάθε εξάμηνο έναν σύντομο έλεγχο: εξακολουθεί να ισχύει ο πίνακας, και ποιοι δημόσιοι σύνδεσμοι παραμένουν ακόμη ανοικτοί;
Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο
Σε ένα Nextcloud της WebOké, κάνετε κοινή χρήση από την καρτέλα Διαμοιρασμός στις λεπτομέρειες ενός αρχείου ή φακέλου. Εκεί αναζητάτε έναν χρήστη, ομάδα ή team, ή δημιουργείτε έναν δημόσιο σύνδεσμο με το σύμβολο συν στο Δημιουργία δημόσιου συνδέσμου. Στο Προσαρμογή συνδέσμου και στις Προχωρημένες ρυθμίσεις ορίζετε κωδικό πρόσβασης, ημερομηνία λήξης και όριο λήψεων. Οι Φάκελοι ομάδας βρίσκονται στο Αρχεία, αριστερά στο μενού· έναν φάκελο ομάδας τον ζητάτε από τη WebOké μέσω του support, και τον συνδέετε με ένα team από την εφαρμογή Teams. Η μεταβίβαση ιδιοκτησίας γίνεται από τον ίδιο τον ιδιοκτήτη στις Ρυθμίσεις, Διαμοιρασμός.
Σε άλλους παρόχους Nextcloud, συχνά ένας διαχειριστής μπορεί να δημιουργήσει μόνος του φακέλους ομάδας. Άλλα ευρωπαϊκά clouds τα ονομάζουν διαφορετικά (κοινόχρηστος χώρος, φάκελος έργου), αλλά οι επιλογές είναι οι ίδιες: σε ποιον ανήκει ο φάκελος, ποιος έχει ποια δικαιώματα, και πόσο ασφαλής είναι ο σύνδεσμος.
Σύνοψη
- Οι κοινές χρήσεις και οι δημόσιοι σύνδεσμοι δεν μεταφέρονται σε μια μετάβαση. Δημιουργήστε τα ξανά με προσοχή.
- Δημιουργήστε πρώτα έναν πίνακα δικαιωμάτων με ομάδες και όσο το δυνατόν λιγότερα δικαιώματα.
- Οτιδήποτε ανήκει στον οργανισμό πρέπει να βρίσκεται σε έναν φάκελο ομάδας, όχι στον προσωπικό φάκελο ενός μόνο υπαλλήλου.
- Δημόσιοι σύνδεσμοι: κωδικός πρόσβασης μέσω διαφορετικού καναλιού, ημερομηνία λήξης και, αν είναι δυνατόν, όριο λήψεων.
- Ενημερώστε τους εξωτερικούς φορείς ότι ο σύνδεσμός τους αλλάζει, και διατηρήστε τα δικαιώματα ενημερωμένα με μια σταθερή διαδικασία αποχώρησης προσωπικού.
Κουίζ
Άσκηση
Άσκηση A6.2: Έλεγχος ασφαλούς συνδέσμου κοινής χρήσης. Δημιουργήστε στο νέο σας cloud έναν δημόσιο δοκιμαστικό σύνδεσμο προς ένα αθώο δοκιμαστικό αρχείο, με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης. Επικολλήστε τον σύνδεσμο (όχι τον κωδικό πρόσβασης). Το πρόγραμμα ελέγχει αν ο σύνδεσμος λειτουργεί μέσω https και αν το αρχείο δεν είναι ορατό ή λήψιμο χωρίς κωδικό πρόσβασης.
Άσκηση E6.2: Ο πίνακας δικαιωμάτων σας. Δημιουργήστε τον πίνακα δικαιωμάτων για τον δικό σας οργανισμό (φάκελοι, ομάδες, δικαιώματα), ορίστε έναν ιδιοκτήτη για κάθε φάκελο και φτιάξτε μια λίστα εξωτερικών φορέων που πρέπει να λάβουν νέο σύνδεσμο.
Άσκηση E6.2: Ο πίνακας δικαιωμάτων σας
Καταγράψτε τους φακέλους του οργανισμού, καθορίστε ομάδες και επιλέξτε ανά πεδίο ανάγνωση, επεξεργασία ή τίποτα.
Τα τικ και οι σημειώσεις σας παραμένουν μόνο σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης· δεν τα στέλνουμε πουθενά. Αν έχετε εγγραφεί, αποθηκεύουμε στο Τα μαθήματά μου μόνο ότι έχετε ολοκληρώσει την άσκηση.
Διαβάστε περισσότερα
Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες της WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.
- Οδηγός Nextcloud 5.1: Κοινή χρήση με χρήστη από το δικό σας Nextcloud
- Οδηγός Nextcloud 5.2: Δημιουργία δημόσιου συνδέσμου: ανάγνωση, επεξεργασία, συνθηματικό, ημερομηνία λήξης και όριο λήψεων
- Οδηγός Nextcloud 5.3: Λήψη αρχείων από άλλους: απόθεση αρχείου και αίτημα αρχείου
- Οδηγός Nextcloud 5.5: Δημιουργία ομάδων και διαμοιρασμός ενός φακέλου με ολόκληρη την ομάδα σας
- Οδηγός Nextcloud 5.6: Φάκελοι ομάδας: ένας κοινόχρηστος φάκελος που ανήκει στην ομάδα
- Οδηγός Nextcloud 5.7: Διαμοιρασμός με κάποιον σε άλλο Nextcloud (ομοσπονδιακός διαμοιρασμός)
- Οδηγός Nextcloud 5.10: Μεταφορά κυριότητας όταν αποχωρεί ένας συνάδελφος
- Οδηγός Nextcloud 16.7: Συνάδελφος αποχωρεί: ασφαλής παραλαβή αρχείων, ημερολογίου και κοινόχρηστων φακέλων