Δίκαιη σύγκριση κόστους και διαχείρισης

Ενότητα 8: Αντίγραφα ασφαλείας, έξοδος και διαχείριση · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να συγκρίνετε δίκαια το συνολικό κόστος και τη διαχείριση της παλιάς και της νέας σας λύσης, χωρίς να κοιτάτε μόνο την τιμή ανά χρήστη, και να καταγράφετε ποιος κάνει ποια εργασία διαχείρισης.

Βασικές έννοιες: συνολικό κόστος (TCO), εφάπαξ και επαναλαμβανόμενα κόστη, άδεια χρήσης ανά χρήστη, αποθηκευτικός χώρος, επεκτάσεις, κόστος μετεγκατάστασης, εκπαίδευση, δικός σας χρόνος, διαχειριζόμενη υπηρεσία, αυτοφιλοξενία (self hosting), εργασίες διαχείρισης, ποιος κάνει τι (RACI), σταθερότητα τιμής, κλιμακωσιμότητα

Η λανθασμένη σύγκριση

Το πρώτο ερώτημα που θέτουν σχεδόν όλοι: «Πόσο κοστίζει ανά χρήστη τον μήνα;» Βάζετε αυτόν τον αριθμό δίπλα στην τρέχουσα άδειά σας, και τέλος. Αυτή είναι η λανθασμένη σύγκριση, για δύο λόγους.

Πρώτον, δεν συγκρίνετε το ίδιο πράγμα. Ένα πακέτο σε έναν πάροχο περιλαμβάνει mail, αρχεία, γραφείο (office) και chat· σε έναν άλλο, το office είναι ξεχωριστή άδεια, το mail ανήκει σε άλλο πακέτο και ο επιπλέον αποθηκευτικός χώρος κοστίζει περισσότερο. Δεύτερον, αφήνετε απέξω οτιδήποτε δεν εμφανίζεται σε τιμολόγιο: τον δικό σας χρόνο και αυτόν των συναδέλφων σας, την εκπαίδευση, τη διαχείριση, την ίδια τη μετεγκατάσταση.

Σε αυτό το μάθημα δεν χρησιμοποιούμε τιμές πραγματικών παρόχων. Αυτές αλλάζουν, και αυτό που έχει σημασία είναι η μέθοδος. Συμπληρώνετε τα ποσά εσείς οι ίδιοι, με προσφορές και τιμοκαταλόγους που ζητάτε εκείνη τη στιγμή.

Συνολικό κόστος: όλα μαζί

Με τον όρο συνολικό κόστος (στα αγγλικά total cost of ownership, TCO) εννοούμε όλα τα κόστη για μια καθορισμένη περίοδο, για παράδειγμα τρία χρόνια, συμπεριλαμβανομένων των εφάπαξ κοστών. Μια περίοδος τριών ετών είναι χρήσιμη επειδή έτσι τα εφάπαξ κόστη μετεγκατάστασης συνυπολογίζονται δίκαια.

Το πιο σημαντικό κελί είναι και αυτό που ξεχνιέται πιο συχνά: ο δικός σας χρόνος. Υπολογίστε τον πολλαπλασιάζοντας τον αριθμό των ωρών με ένα σταθερό ωρομίσθιο που επιλέγετε εσείς. Ακόμα κι αν κανείς δεν το τιμολογεί, σας κοστίζει κάτι.

Ένα παράδειγμα υπολογισμού χωρίς πραγματικές τιμές

Στο Bakkerij De Korrel, ο Ruud εργάζεται με μεταβλητές, ώστε το παράδειγμα να ισχύει για όλους:

• G = αριθμός χρηστών (12)
• L = άδεια χρήσης ανά χρήστη τον μήνα, συμπεριλαμβανομένου του office όπου χρειάζεται
• O = επιπλέον αποθηκευτικός χώρος τον μήνα
• B = εξωτερικό αντίγραφο ασφαλείας τον μήνα
• U = ώρες δικής σας διαχείρισης τον μήνα, T = ωρομίσθιο που χρεώνει ο φούρνος για τον δικό του χρόνο
• M = εφάπαξ κόστος μετεγκατάστασης (βοήθεια συν δικές σας ώρες επί T)
• D = διπλή περίοδος: μήνες κατά τους οποίους πληρώνεται ταυτόχρονα η παλιά και η νέα υπηρεσία, επί το παλιό μηνιαίο κόστος
• Op = εκπαίδευση (ώρες επί αριθμό συναδέλφων επί T)

Συνολικό κόστος για 36 μήνες:

TCO = 36 x (G x L + O + B + U x T) + M + D + Op

Ο Ruud κάνει αυτόν τον υπολογισμό δύο φορές: μία για το «παραμονή στην ίδια υπηρεσία», μία για τη «μετάβαση». Στο «παραμονή στην ίδια υπηρεσία», τα M, D και Op είναι μηδέν, αλλά λαμβάνει υπόψη τις αυξήσεις τιμών που έχει ανακοινώσει ο παλιός πάροχος, καθώς και τον χρόνο που χάνεται τώρα σε κοινόχρηστους κωδικούς πρόσβασης και χαμένα αρχεία.

Το αποτέλεσμα δεν είναι «κερδίζει το φθηνότερο». Είναι ένας αριθμός με τον οποίο μπορείτε να συζητήσετε με ειλικρίνεια: η μετάβαση κοστίζει εφάπαξ τόσα, και στη συνέχεια τόσα περισσότερα ή λιγότερα τον μήνα, σε αντάλλαγμα για μεγαλύτερο έλεγχο και λιγότερη εξάρτηση (ενότητα 1). Μερικές φορές η ευρωπαϊκή λύση είναι ακριβότερη, μερικές φορές φθηνότερη. Και τα δύο αποτελέσματα είναι καλός λόγος για να επιλέξετε συνειδητά.

Διαχειριζόμενη υπηρεσία ή αυτοφιλοξενία;

Με ευρωπαϊκό, ανοικτό λογισμικό (Nextcloud, Matrix, Jitsi) μπορείτε επίσης να κάνετε αυτοφιλοξενία (self hosting): να εγκαταστήσετε το λογισμικό σε δικό σας server ή σε έναν ενοικιαζόμενο server. Αυτό φαίνεται φθηνό, αφού το λογισμικό είναι δωρεάν. Υπολογίστε το δίκαια:

Για έναν οργανισμό δώδεκα ατόμων χωρίς δικιά του τεχνογνωσία πληροφορικής, η αυτοφιλοξενία είναι συνήθως κίνδυνος, όχι εξοικονόμηση. Ένας server που δεν λαμβάνει ενημερώσεις επί μήνες είναι πιο ανασφαλής από μια καλά διαχειριζόμενη υπηρεσία. Για έναν οργανισμό με δικούς του διαχειριστές, μπορεί αντίθετα να είναι η καλύτερη επιλογή.

Ανάθεση διαχείρισης: ποιος κάνει τι;

Ακόμα και με διαχειριζόμενη υπηρεσία, παραμένει εργασία. Καταγράψτε ποιος κάνει τι, με μια απλή κατανομή: ποιος εκτελεί, ποιος είναι τελικά υπεύθυνος, ποιος συμβουλεύεται και ποιος ενημερώνεται (συχνά ονομάζεται RACI, από τα αγγλικά αρχικά).

Μια εργασία χωρίς όνομα δεν γίνεται. Μια εργασία με ένα μόνο όνομα δεν γίνεται όταν αυτό το άτομο είναι άρρωστο. Γι' αυτό, ορίστε και αναπληρωτή στις σημαντικότερες εργασίες.

Σε τι άλλο να προσέξετε κατά τη σύγκριση

• Σταθερότητα τιμής: πόσο συχνά και πώς μπορεί να αλλάξει η τιμή, και έχετε τότε δικαίωμα καταγγελίας;
• Κλιμακωσιμότητα: τι συμβαίνει με 15 ή 25 χρήστες, ή με διπλάσιο αποθηκευτικό χώρο; Μήπως τότε θα βρεθείτε σε διαφορετικό πακέτο;
• Τι περιλαμβάνεται πραγματικά: υποστήριξη στη γλώσσα σας, αντίγραφα ασφαλείας από τα οποία μπορείτε εσείς να κάνετε επαναφορά, σύμβαση επεξεργασίας δεδομένων, δυνατότητες εξαγωγής.
• Δοκιμαστική περίοδος: μπορείτε πρώτα να τρέξετε ένα πιλοτικό πρόγραμμα με μερικούς συναδέλφους (μάθημα 3.3);

Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο

Σε ένα WebOké Nextcloud υπάρχουν πακέτα που διαφέρουν ως προς τον αριθμό χρηστών και τον αποθηκευτικό χώρο, τις άδειες χρήσης Office ανά χρήστη, και τη δυνατότητα επέκτασης του αποθηκευτικού χώρου ή των χρηστών στο Το WebOké μου. Τις ενημερώσεις, την ασφάλεια και τα αντίγραφα ασφαλείας συστήματος τα αναλαμβάνει το WebOké· μια νέα κύρια έκδοση την ξεκινά ο κάτοχος του πακέτου μόνος του, με ένα κουμπί. Η διαχείριση χρηστών, οι άδειες χρήσης και οι δοκιμές επαναφοράς παραμένουν στον πελάτη. Οι τιμές σκόπιμα δεν αναφέρονται σε αυτό το μάθημα.

Σε άλλους παρόχους η κατανομή είναι διαφορετική. Συμπληρώστε λοιπόν τον πίνακα «ποιος κάνει τι» για κάθε πάροχο ξεχωριστά, και συμπεριλάβετέ τον στη σύγκρισή σας.

Σύνοψη

• Συγκρίνετε το συνολικό κόστος για μια καθορισμένη περίοδο, όχι μόνο την τιμή ανά χρήστη.
• Υπολογίστε τα εφάπαξ κόστη (μετεγκατάσταση, διπλή περίοδος, εκπαίδευση) και κυρίως τον δικό σας χρόνο.
• Η αυτοφιλοξενία είναι λογισμικό χωρίς άδεια χρήσης, αλλά με δουλειά: υπολογίστε το δίκαια.
• Καταγράψτε τις εργασίες διαχείρισης με ένα όνομα και έναν αναπληρωτή.
• Προσέξτε τη σταθερότητα τιμής, την κλιμακωσιμότητα και το τι περιλαμβάνεται πραγματικά στο πακέτο.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση E8.3: Υπόδειγμα κόστους και κατανομή διαχείρισης. Συμπληρώστε το υπόδειγμα κόστους στο OPDRACHTEN.md για το «παραμονή στην ίδια υπηρεσία» και τη «μετάβαση», με ποσά από προσφορές ή τιμοκαταλόγους που θα ζητήσετε εσείς οι ίδιοι, για διάστημα 36 μηνών. Στη συνέχεια, συμπληρώστε τον πίνακα «ποιος κάνει τι» με ονόματα και αναπληρωτές.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Οδηγός Nextcloud 1.4: Nextcloud Free, Personal, Family ή Max: διαφορές και αλλαγή πακέτου
• Οδηγός Nextcloud 14.4: Περισσότερος αποθηκευτικός χώρος ή χρήστες, αλλαγή ή ακύρωση πακέτου
• Οδηγός Nextcloud 14.6: Ενημερώσεις του Nextcloud: πότε και πώς
• Οδηγός Nextcloud 14.7: Δικαιώματα: ποιος διαχειρίζεται τι στο Nextcloud σας;
• Ποιο πακέτο Nextcloud σας ταιριάζει και πώς μπορείτε να αναβαθμίσετε;