Εφαρμογές σε τηλέφωνο και υπολογιστή

Ενότητα 7: Συνεργασία, εφαρμογές και ασφάλεια · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να μεταφέρετε όλους τους υπολογιστές και τα τηλέφωνα του οργανισμού σας στη νέα υπηρεσία, με τη σωστή σειρά, και να αφαιρέσετε τις παλιές εφαρμογές έτσι ώστε να μη χαθεί ή διπλασιαστεί τίποτα.

Βασικές έννοιες: εφαρμογή συγχρονισμού desktop, συγχρονισμός, εικονικά αρχεία, επιλεκτικός συγχρονισμός, δικτυακός δίσκος (WebDAV), εφαρμογή κινητού, αυτόματη μεταφόρτωση φωτογραφιών, κωδικός πρόσβασης εφαρμογής, διεύθυνση cloud, πιστοποιητικό, διπλός συγχρονισμός, διαχείριση συσκευών

Πού γίνεται πραγματικά αισθητή η μετάβαση

Για τους περισσότερους ανθρώπους «το cloud» δεν είναι μια ιστοσελίδα, αλλά ένας φάκελος στο laptop, ένα ημερολόγιο στο τηλέφωνο και φωτογραφίες που πηγαίνουν μόνες τους κάπου. Αν αυτά τα πράγματα δεν λειτουργούν πλέον μετά τη μετάβαση, τότε για αυτούς η μετάβαση έχει αποτύχει, όσο καλά και αν πήγε η μετεγκατάσταση στον server.

Στην Bakkerij De Korrel πρόκειται για 12 άτομα με συνολικά 9 laptop, 2 υπολογιστές στο κατάστημα, 12 τηλέφωνα και ένα tablet στο αρτοποιείο για τις συνταγές. Κάθε συσκευή έχει τώρα εφαρμογές της Google ή της Microsoft: Google Drive για desktop ή OneDrive, την εφαρμογή Gmail ή Outlook, το ημερολόγιο και τις επαφές του λογαριασμού Google ή Microsoft, και Google Φωτογραφίες ή αυτόματη μεταφόρτωση κάμερας του OneDrive. Όλες αυτές οι εφαρμογές πρέπει να γίνουν κάτι διαφορετικό, και οι παλιές πρέπει να φύγουν.

Τρεις τρόποι για να φτάσετε στα αρχεία σας από τον υπολογιστή σας

Η εφαρμογή συγχρονισμού desktop είναι συνήθως η καλύτερη επιλογή. Στο Nextcloud ονομάζεται Nextcloud Files· άλλες ευρωπαϊκές υπηρεσίες έχουν παρόμοιες εφαρμογές. Σημαντική είναι η ρύθμιση εικονικά αρχεία: βλέπετε όλους τους φακέλους και τα αρχεία σας, αλλά ένα αρχείο κατεβαίνει μόνο όταν το ανοίξετε. Έτσι ένα cloud 200 GB χωράει σε ένα laptop με δίσκο 128 GB. Με τον επιλεκτικό συγχρονισμό επιλέγετε αντ' αυτού ποιοι φάκελοι θα βρίσκονται εξ ολοκλήρου στον υπολογιστή.

Προσέξτε μια διαφορά που εκπλήσσει πολλούς: με τα εικονικά αρχεία, η «διαγραφή» σημαίνει πραγματικά διαγραφή και στο cloud. Αν θέλετε απλώς να ελευθερώσετε χώρο, επιλέξτε Απελευθέρωση χώρου (ή όπως λέγεται στη δική σας εφαρμογή), όχι Διαγραφή.

Ο χρυσός κανόνας: ποτέ δύο εφαρμογές συγχρονισμού στον ίδιο φάκελο

Το μεγαλύτερο λάθος κατά τη μετάβαση είναι να τρέχουν ταυτόχρονα η παλιά και η νέα εφαρμογή συγχρονισμού, ή να αφήσετε τη νέα εφαρμογή να συγχρονίζεται στον φάκελο της παλιάς. Τότε έχετε δύο προγράμματα που νομίζουν και τα δύο ότι είναι αυτά υπεύθυνα για τα ίδια αρχεία. Αποτέλεσμα: διπλά αρχεία, αντίγραφα σύγκρουσης, και στη χειρότερη περίπτωση αρχεία που το ένα πρόγραμμα διαγράφει επειδή το άλλο τα έχει μετακινήσει.

Η σειρά είναι επομένως η εξής:

1. Τα αρχεία έχουν ήδη μεταφερθεί στον server (μάθημα 6.1) και έχουν ελεγχθεί.
2. Απενεργοποιήστε την παλιά εφαρμογή συγχρονισμού (Google Drive για desktop, OneDrive, Dropbox): αποσυνδεθείτε ή παύστε τον συγχρονισμό και κατόπιν διαγράψτε την. Τα αρχεία που βρίσκονται στον παλιό φάκελο παραμένουν στον υπολογιστή, αλλά δεν ενημερώνονται πλέον.
3. Εγκαταστήστε τη νέα εφαρμογή και αφήστε την να χρησιμοποιήσει έναν νέο, δικό της φάκελο.
4. Ελέγξτε αν τα αρχεία βρίσκονται στον νέο φάκελο.
5. Μετονομάστε τον παλιό φάκελο (για παράδειγμα OneDrive-ΠΑΛΙΟ-μην-χρησιμοποιείτε) και διαγράψτε τον μετά από μερικές εβδομάδες, εφόσον κανείς δεν λείπει τίποτα.

Το να μην πετάξετε αμέσως αυτόν τον παλιό φάκελο είναι το δίχτυ ασφαλείας σας: αν υπήρχε κάτι στο laptop που ποτέ δεν πήγε στο cloud, θα το βρείτε ακόμη εκεί.

Τηλέφωνα και tablet

Σε ένα τηλέφωνο πρόκειται συνήθως για τέσσερα πράγματα:

Στις φωτογραφίες υπάρχει μια παγίδα. Αν έχετε ήδη μεταφέρει τις παλιές φωτογραφίες μέσω μετεγκατάστασης (μάθημα 6.1), και αφήσετε κατόπιν τη νέα εφαρμογή να μεταφορτώσει επίσης «όλες τις υπάρχουσες φωτογραφίες», τότε θα βρίσκονται εκεί δύο φορές. Επιλέξτε λοιπόν, όταν ενεργοποιείτε την αυτόματη μεταφόρτωση, αν η εφαρμογή θα μεταφορτώσει τα πάντα ή μόνο από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Και μην ενεργοποιείτε ποτέ την επιλογή να διαγράφονται οι φωτογραφίες από το τηλέφωνο μετά τη μεταφόρτωση, σίγουρα όχι τις πρώτες εβδομάδες.

Στο iPhone, το iOS δίνει λίγο χρόνο στις εφαρμογές στο παρασκήνιο. Η μεταφόρτωση συχνά συνεχίζεται μόνο όταν η εφαρμογή είναι ανοιχτή. Αυτό δεν είναι σφάλμα της υπηρεσίας· ανοίξτε την εφαρμογή πού και πού ενώ φορτίζει με wifi.

Σύνδεση: κανονικό login ή κωδικός πρόσβασης εφαρμογής

Επειδή η νέα σας υπηρεσία χρησιμοποιεί έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA) (μάθημα 7.3), ορισμένες εφαρμογές δεν μπορούν να συνδεθούν με τον κανονικό σας κωδικό πρόσβασης. Δεν μπορούν να εισαγάγουν τον επιπλέον κωδικό. Υπάρχουν δύο τύποι εφαρμογών:

• Εφαρμογές που εμφανίζουν μια οθόνη σύνδεσης της υπηρεσίας, όπως η εφαρμογή desktop και η εφαρμογή κινητού του Nextcloud. Συνδέεστε όπως στον browser, με κωδικό. Η εφαρμογή κατόπιν ρυθμίζει μόνη της ένα δικό της κλειδί πρόσβασης.
• Εφαρμογές που μπορούν να συμπληρώσουν μόνο όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης, όπως το ενσωματωμένο ημερολόγιο και οι επαφές του iPhone, το Thunderbird ή ένας δικτυακός δίσκος. Για αυτές δημιουργείτε έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής: έναν ξεχωριστό, μεγάλο κωδικό πρόσβασης μόνο για αυτή τη μία εφαρμογή σε αυτή τη μία συσκευή.

Δώστε σε κάθε κωδικό πρόσβασης εφαρμογής ένα όνομα όπως Ημερολόγιο iPhone Anne. Αν η Anne χάσει το τηλέφωνό της, ανακαλείτε μόνο εκείνον τον κωδικό πρόσβασης.

Η διεύθυνση του cloud και το πιστοποιητικό

Κάθε συσκευή πρέπει να λάβει τη σωστή διεύθυνση του cloud σας. Χρησιμοποιήστε από την αρχή την οριστική διεύθυνση, κατά προτίμηση στο δικό σας domain (cloud.example.com). Αν ξεκινήσετε με μια προσωρινή διεύθυνση του παρόχου και αργότερα περάσετε στο δικό σας domain, θα πρέπει να περάσετε ξανά από όλες τις συσκευές.

Η διεύθυνση πρέπει να λειτουργεί μέσω https με έγκυρο πιστοποιητικό. Αν μια εφαρμογή εμφανίσει προειδοποίηση πιστοποιητικού, μην την κλείσετε ποτέ απλώς κάνοντας κλικ. Αυτή είναι ακριβώς η προειδοποίηση που πρέπει να λάβετε αν κάποιος προσπαθεί να υποκλέψει την κίνησή σας. Ζητήστε πρώτα να διερευνηθεί. Στην άσκηση A7.2 το ελέγχετε αυτόματα.

Διαχείριση συσκευών και διαγραφή από απόσταση

Μεγαλύτεροι οργανισμοί χρησιμοποιούν διαχείριση συσκευών (MDM): ένα σύστημα με το οποίο ο διαχειριστής εγκαθιστά εφαρμογές και μπορεί να διαγράψει ένα χαμένο τηλέφωνο. Για έναν οργανισμό όπως η De Korrel αυτό είναι συνήθως υπερβολικό. Αυτό που πράγματι έχει σημασία: στη νέα σας υπηρεσία μπορείτε να δείτε ποιες συσκευές είναι συνδεδεμένες και να ανακαλέσετε μια συσκευή. Ορισμένες υπηρεσίες μπορούν να διαγράψουν από απόσταση τα αρχεία της δικής τους εφαρμογής μόλις η συσκευή συνδεθεί ξανά online. Αυτό λειτουργεί μόνο για εκείνη την εφαρμογή, όχι για την υπόλοιπη συσκευή.

Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο

Σε μια εγκατάσταση WebOké Nextcloud εγκαθιστάτε στον υπολογιστή το Nextcloud Files (Windows, Mac ή Linux). Κατά την προσθήκη του λογαριασμού σας, η εφαρμογή ανοίγει ένα παράθυρο browser όπου συνδέεστε με τον κωδικό σας· κατόπιν επιλέγετε έναν φάκελο και αν θέλετε εικονικά αρχεία. Στο τηλέφωνο χρησιμοποιείτε την επίσημη εφαρμογή Nextcloud της Nextcloud GmbH· δική της εφαρμογή WebOké δεν υπάρχει. Συμπληρώνετε εκεί τη διεύθυνση του Nextcloud σας. Ημερολόγιο και επαφές γίνονται μέσω του ενσωματωμένου λογαριασμού του iPhone ή μέσω DAVx5 σε Android, με κωδικό πρόσβασης εφαρμογής.

Σε άλλους ευρωπαϊκούς παρόχους λειτουργεί παρόμοια: μια εφαρμογή desktop, μια εφαρμογή κινητού, και για ημερολόγιο και επαφές τα πρότυπα CalDAV και CardDAV.

Σύνοψη

• Οι χρήστες αντιλαμβάνονται τη μετάβαση στις συσκευές τους. Σχεδιάστε αυτό το βήμα εξίσου προσεκτικά με τη μετεγκατάσταση στον server.
• Ποτέ δύο εφαρμογές συγχρονισμού στον ίδιο φάκελο: πρώτα απενεργοποίηση της παλιάς, κατόπιν η νέα σε δικό της φάκελο, ο παλιός φάκελος φεύγει μόνο μετά από εβδομάδες.
• Τα εικονικά αρχεία εξοικονομούν χώρο· η διαγραφή σημαίνει πράγματι διαγραφή.
• Αποφύγετε διπλές φωτογραφίες: επιλέξτε στην αυτόματη μεταφόρτωση μια ημερομηνία έναρξης.
• Χρησιμοποιήστε αμέσως την οριστική διεύθυνση cloud με έγκυρο πιστοποιητικό, και κωδικούς πρόσβασης εφαρμογής για εφαρμογές χωρίς οθόνη σύνδεσης.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A7.2: Έλεγχος της διεύθυνσης του cloud σας. Συμπληρώστε τη διεύθυνση του νέου σας cloud (για παράδειγμα cloud.example.com). Το πρόγραμμα ελέγχει το πιστοποιητικό, την ανακατεύθυνση από http σε https, τη ρύθμιση HSTS και, στην περίπτωση του Nextcloud, αν η εγκατάσταση είναι προσβάσιμη και υποστηριζόμενη.

Άσκηση E7.2: Κατάλογος συσκευών και σειρά μετάβασης. Φτιάξτε μια λίστα με όλες τις συσκευές στον οργανισμό σας, με το ποιες εφαρμογές συγχρονίζονται αυτή τη στιγμή ανά συσκευή, και βάλτε ανά συσκευή τα βήματα στη σωστή σειρά: απενεργοποίηση παλιάς, ενεργοποίηση νέας, έλεγχος, αφαίρεση παλιάς.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Οδηγός Nextcloud 7.1: Γιατί η εφαρμογή desktop; Πρόγραμμα περιήγησης, εφαρμογή ή δίκτυο δίσκος
• Οδηγός Nextcloud 7.2: Εγκατάσταση του Nextcloud Files στα Windows
• Οδηγός Nextcloud 7.3: Εγκατάσταση του Nextcloud Files σε Mac (File Provider)
• Οδηγός Nextcloud 7.5: Εικονικά αρχεία: βλέπετε τα πάντα, κατεβάζετε μόνο ό,τι ανοίγετε
• Οδηγός Nextcloud 8.1: Ποιες εφαρμογές χρειάζεστε στο τηλέφωνο και στο tablet σας;
• Οδηγός Nextcloud 8.4: Αυτόματη μεταφόρτωση φωτογραφιών
• Οδηγός Nextcloud 16.18: Μετακόμιση του Nextcloud σας σε δικό σας domain: τι προσαρμόζετε μετά στις εφαρμογές;
• Οδηγός Nextcloud 15.7: Προειδοποίηση πιστοποιητικού ή μη ασφαλής σύνδεση