Δοκιμή μακροεντολών, προτύπων και συμβατότητας

Ενότητα 6: Αρχεία και έγγραφα · Χρόνος ανάγνωσης: 12 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε, με ένα σύνολο δοκιμών από τα δικά σας έγγραφα, να διαπιστώσετε τι λειτουργεί καλά σε ένα νέο online γραφείο, τι πρέπει να προσαρμόσετε και τι καλύτερα να αφήσετε σε άλλο πρόγραμμα, με ιδιαίτερη προσοχή στις μακροεντολές VBA, τα πρότυπα, τις γραμματοσειρές και τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Βασικές έννοιες: σύνολο δοκιμών, συμβατότητα, μακροεντολή VBA (xlsm, docm), μακροεντολή JavaScript, προσαρμοσμένη συνάρτηση (#NAME?), πρόσθετο (add-in), πρότυπο (dotx, xltx, potx), εταιρική ταυτότητα, στοιχείο ελέγχου περιεχομένου, πεδίο φόρμας, συγχώνευση αλληλογραφίας, παρακολούθηση αλλαγών, σχόλια, ονόματα συναρτήσεων και διαχωριστικό

Γιατί να δοκιμάσετε, αφού οι μορφές είναι ούτως ή άλλως ανοικτές;

Στο μάθημα 6.3 είδατε ότι τα docx και odt είναι ανοικτά πρότυπα. Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε πρόγραμμα χειρίζεται εξίσου καλά όλα όσα περιέχει ένα τέτοιο αρχείο. Μια απλή επιστολή ή ένα απλό υπολογιστικό φύλλο λειτουργεί παντού. Το πρόβλημα εμφανίζεται στα ιδιαίτερα στοιχεία: μακροεντολές, κουμπιά, πρόσθετα, πεδία φόρμας, περίπλοκα πρότυπα και γραμματοσειρές που δεν υπάρχουν. Αυτά βρίσκονται σχεδόν πάντα ακριβώς στα έγγραφα πάνω στα οποία στηρίζεται ένας οργανισμός: ο δημιουργός προσφορών, η φόρμα ωρών εργασίας, το επιστολόχαρτο.

Γι' αυτό, πριν από τη μετάβαση, δημιουργείτε ένα σύνολο δοκιμών και το εξετάζετε συστηματικά. Όχι για να αποδείξετε ότι το νέο πακέτο είναι καλό, αλλά για να γνωρίζετε τι πρέπει να ρυθμίσετε.

Βήμα 1: επιλέξτε το σύνολο δοκιμών σας

Επιλέξτε 15 έως 25 έγγραφα. Όχι τυχαία, αλλά τα έγγραφα που είναι τα πιο σημαντικά ή τα πιο περίπλοκα:

• τα έγγραφα που χρησιμοποιούνται περισσότερο (ρωτήστε τους συναδέλφους σας, ή κοιτάξτε στην παλιά υπηρεσία σας στα «πρόσφατα»)·
• όλα τα πρότυπα και το επιστολόχαρτο·
• κάθε αρχείο με μακροεντολές (επεκτάσεις xlsm, docm, pptm, και παλιά xls ή doc που μπορεί να περιέχουν μακροεντολές)·
• έγγραφα με φόρμες, συγχώνευση αλληλογραφίας (επιστολές από λίστα διευθύνσεων) ή συνδέσμους προς άλλα αρχεία·
• έγγραφα που ανταλλάσσετε με εξωτερικούς φορείς (λογιστής, πελάτης)·
• μερικά μεγάλα ή παλιά αρχεία.

Στην περίπτωση της Bakkerij De Korrel αυτά ανήλθαν σε 18, μεταξύ των οποίων ο δημιουργός προσφορών (Excel με μακροεντολή), το επιστολόχαρτο (πρότυπο Word με τη γραμματοσειρά της εταιρικής ταυτότητας), ο τιμοκατάλογος, η κάρτα αδείας, η ετήσια χριστουγεννιάτικη επιστολή προς τους πελάτες και η παρουσίαση για εκθέσεις.

Βήμα 2: δοκιμάστε κάθε έγγραφο σε σταθερά σημεία

Ανοίξτε κάθε έγγραφο στο νέο γραφείο και κάντε ό,τι κάνετε κανονικά με αυτό. Σημειώστε για κάθε έγγραφο:

1. Ανοίγει; Και φαίνεται το ίδιο (μορφοποίηση, διάστιχο, σελιδοποίηση);
2. Επεξεργασία και αποθήκευση: αλλάξτε κάτι, αποθηκεύστε, ανοίξτε το ξανά. Είναι ακόμα σωστό;
3. Επιστροφή στον συνεργάτη: ανοίξτε το επεξεργασμένο αρχείο στο πρόγραμμα του παραλήπτη (για παράδειγμα Word στον λογιστή). Φαίνεται ακόμα καλά εκεί;
4. Ιδιαίτερα στοιχεία: λειτουργούν τα κουμπιά, οι τύποι, τα πεδία, ο πίνακας περιεχομένων, οι κεφαλίδες και υποσέλιδα;
5. Ταυτόχρονη επεξεργασία: μπορούν δύο άτομα να εργάζονται ταυτόχρονα χωρίς προβλήματα;
6. Εκτύπωση και pdf: είναι σωστή η εκτύπωση;

Μακροεντολές: η αλήθεια

Μια μακροεντολή είναι ένα μικρό κομμάτι προγράμματος μέσα σε ένα έγγραφο: ένα κουμπί που μορφοποιεί μια προσφορά, αντιγράφει δεδομένα ή ταξινομεί μια λίστα. Στο Microsoft Office οι μακροεντολές είναι γραμμένες σε VBA (Visual Basic for Applications). Τα αρχεία με μακροεντολές έχουν δική τους επέκταση: xlsm, docm και pptm. Μέσα στο αρχείο zip ο κώδικας βρίσκεται σε ένα στοιχείο με όνομα vbaProject.bin.

Τα online πακέτα γραφείου των ευρωπαϊκών cloud δεν εκτελούν VBA. Το Euro-Office και το ONLYOFFICE γνωρίζουν μακροεντολές σε JavaScript· το Collabora και το LibreOffice έχουν δικό τους Basic και Python, και μπορούν να εκτελέσουν περιορισμένα κάποιον κώδικα VBA στο πρόγραμμα επιτραπέζιου υπολογιστή LibreOffice. Στο πρόγραμμα περιήγησης στην πράξη δεν μπορείτε να βασιστείτε σε αυτό. Το αρχείο ανοίγει μεν, βλέπετε όλα τα δεδομένα και τους τύπους, αλλά τα κουμπιά δεν κάνουν τίποτα.

Τι μπορείτε να κάνετε;

Δύο παγίδες. Διατηρείτε πάντα το πρωτότυπο: αν αποθηκεύσετε ένα xlsm σε άλλο πακέτο, ο κώδικας VBA μπορεί να γίνει αχρησιμοποίητος για το Excel. Και προσαρμοσμένες συναρτήσεις: αν ένας τύπος χρησιμοποιούσε μια αυτοφτιαγμένη συνάρτηση VBA, όπως =ΦΠΑ(A1), τότε αυτή δίνει στο νέο πακέτο μια τιμή σφάλματος όπως #NAME?.

Παίζει ρόλο και η ασφάλεια. Οι μακροεντολές σε αρχεία άλλων μπορεί να είναι επιβλαβείς. Ένα καλό πακέτο ρωτά κατά το άνοιγμα αν θέλετε να εκτελεστούν αυτόματες μακροεντολές. Επιλέξτε ναι μόνο αν εμπιστεύεστε το αρχείο.

Πρότυπα και εταιρική ταυτότητα

Ένα πρότυπο (dotx, xltx, potx, ή ott στο ODF) είναι ένα έγγραφο εκκίνησης: επιστολόχαρτο, προσφορά, παρουσίαση με την εταιρική ταυτότητα. Δοκιμάστε τρία πράγματα:

• Γραμματοσειρά: βρίσκεται η γραμματοσειρά της εταιρικής ταυτότητας στον server του online γραφείου; Αν όχι, το κείμενο μετατοπίζεται (μάθημα 6.3). Ρωτήστε τον πάροχο αν μπορεί να την εγκαταστήσει, ή επιλέξτε μια ελεύθερη γραμματοσειρά που μοιάζει αρκετά.
• Λογότυπο και κεφαλίδα/υποσέλιδο: εμφανίζονται σωστά, ακόμα και στη δεύτερη σελίδα;
• Πεδία: ημερομηνία, αριθμοί σελίδων, πίνακας περιεχομένων. Αφήστε τα να ενημερωθούν μία φορά.

Δημιουργήστε στο νέο cloud έναν σταθερό φάκελο Πρότυπα, με δικαίωμα μόνο ανάγνωσης για τους περισσότερους ανθρώπους, ώστε κανείς να μην τροποποιήσει κατά λάθος το πρωτότυπο.

Φόρμες, συγχώνευση αλληλογραφίας και παρακολούθηση

• Πεδία φόρμας και στοιχεία ελέγχου περιεχομένου (λίστες επιλογής, πλαίσια επιλογής, επιλογείς ημερομηνίας στο Word) δεν λειτουργούν με τον ίδιο τρόπο σε κάθε πακέτο. Δοκιμάστε τη συμπλήρωση και την επιστροφή τους.
• Συγχώνευση αλληλογραφίας (επιστολές από λίστα διευθύνσεων) λειτουργεί σε πολλά online πακέτα, αλλά μερικές φορές με όρια, όπως μέγιστο αριθμό παραληπτών ανά φορά ή χωρίς φύλλα ετικετών. Δοκιμάστε με την πραγματική σας λίστα διευθύνσεων.
• Παρακολούθηση αλλαγών και σχόλια λειτουργούν συνήθως καλά και προς τις δύο κατευθύνσεις. Ελέγξτε όμως ότι τα ονόματα των συντακτών είναι σωστά, και αφαιρέστε τα πριν στείλετε ένα έγγραφο εξωτερικά.
• Πρόσθετα (add-ins) από το Microsoft Office, όπως αυτά ενός λογιστικού πακέτου ή πακέτου CRM, δεν λειτουργούν σε άλλο γραφείο. Δείτε αν ο προμηθευτής της εφαρμογής έχει άλλη σύνδεση.

Υπολογιστικά φύλλα: ονόματα συναρτήσεων και διαχωριστικά

Όποιος είναι συνηθισμένος στο Excel στα ολλανδικά, πληκτρολογεί =SOM(B3:B11) και =ALS(B5>0;"winst";"verlies"), με ερωτηματικό ανάμεσα στα στοιχεία. Ένα online γραφείο μπορεί να είναι ρυθμισμένο σε αγγλικά ονόματα και κόμματα (=SUM(...), =IF(...,...)). Το ίδιο το αρχείο δεν αλλάζει εξαιτίας αυτού: οι συναρτήσεις αποθηκεύονται μέσα στο αρχείο με σταθερό τρόπο. Το ζήτημα είναι τι πληκτρολογείτε. Ελέγξτε τη ρύθμιση για τη γλώσσα των τύπων και την περιοχή, και ενημερώστε τους συναδέλφους σας ποια μορφή χρησιμοποιούν.

Βήμα 3: αποφασίστε για κάθε έγγραφο

Καταγράψτε για κάθε έγγραφο ένα αποτέλεσμα στο σύνολο δοκιμών σας: πράσινο (λειτουργεί), πορτοκαλί (λειτουργεί μετά από μια προσαρμογή, σημειώστε ποια) ή κόκκινο (δεν λειτουργεί, επιλέξτε μια λύση από τον πίνακα για τις μακροεντολές). Μερικά κόκκινα έγγραφα δεν αποτελούν λόγο να μη μεταβείτε. Αποτελούν όμως λόγο να τα επιλύσετε πριν από την ημερομηνία μετάβασης, ή να διατηρήσετε συνειδητά μία άδεια χρήσης Excel για τον δημιουργό προσφορών μέχρι να αντικατασταθεί.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πάροχο

Στο Euro-Office μέσα σε ένα Nextcloud της WebOké, ένα xlsm ανοίγει με όλα τα δεδομένα, αλλά χωρίς λειτουργικά κουμπιά VBA. Μέσω της καρτέλας Προβολή και Μακροεντολές δημιουργείτε μια μακροεντολή σε JavaScript ή την καταγράφετε· στις Προσαρμοσμένες λειτουργίες δημιουργείτε δική σας συνάρτηση. Στο Αρχείο, Προχωρημένες ρυθμίσεις βρίσκονται η γλώσσα για τους τύπους και η περιοχή. Η συγχώνευση αλληλογραφίας βρίσκεται στην καρτέλα Συνεργασία. Σε άλλα πακέτα τα μενού ονομάζονται διαφορετικά, αλλά τα όρια είναι παρόμοια: το VBA δεν λειτουργεί πλήρως στο πρόγραμμα περιήγησης σε κανένα από τα ευρωπαϊκά online πακέτα.

Σύνοψη

• Τα ανοικτά πρότυπα δεν λένε τίποτα για μακροεντολές, πρόσθετα και φόρμες: δοκιμάστε τα δικά σας έγγραφα.
• Δημιουργήστε ένα σύνολο δοκιμών με 15 έως 25 σημαντικά και περίπλοκα έγγραφα και δοκιμάστε τα σε σταθερά σημεία.
• Οι μακροεντολές VBA δεν λειτουργούν στα online πακέτα: εξετάστε πρώτα αν χρειάζεστε ακόμα τη μακροεντολή και διατηρείτε πάντα το πρωτότυπο.
• Ελέγξτε τα πρότυπα ως προς τη γραμματοσειρά, το λογότυπο και τα πεδία, και τοποθετήστε τα σε έναν σταθερό φάκελο με δικαίωμα ανάγνωσης.
• Δώστε σε κάθε έγγραφο πράσινο, πορτοκαλί ή κόκκινο, και επιλύστε τα κόκκινα πριν από την ημερομηνία μετάβασης.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A6.5: Σάρωση συμβατότητας του δικού σας εγγράφου. Ανεβάστε ένα έγγραφο που θεωρείτε σημαντικό (για παράδειγμα ένα υπολογιστικό φύλλο με μακροεντολές ή το πρότυπό σας). Το πρόγραμμα αναζητά μακροεντολές, εξωτερικούς συνδέσμους, ενσωματωμένα αντικείμενα, πεδία φόρμας, παρακολουθούμενες αλλαγές και σχόλια, άγνωστες συναρτήσεις και γραμματοσειρές χωρίς υποκατάστατο, και δίνει για κάθε σημείο πράσινο, πορτοκαλί ή κόκκινο με συμβουλή.

Άσκηση E6.5: Το δικό σας σύνολο δοκιμών. Συμπληρώστε το σύνολο δοκιμών για τουλάχιστον δέκα από τα δικά σας έγγραφα, με το αποτέλεσμα για κάθε σημείο δοκιμής και μια απόφαση για κάθε έγγραφο.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες της WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Οδηγός Euro-Office 15.30: Ένα αρχείο Excel με μακροεντολές VBA: τι κάνουμε τώρα;
• Οδηγός Euro-Office 15.2: Μεταφορά τύπων από το Excel: αγγλικά ονόματα συναρτήσεων και το ερωτηματικό
• Οδηγός Euro-Office 15.22: Δημιουργία επιστολών από λίστα παραληπτών
• Οδηγός Euro-Office 12.2: Ένα έγγραφο ανοίγει μόνο για ανάγνωση
• Οδηγός Euro-Office 12.3: Οι γραμματοσειρές φαίνονται διαφορετικές
• Οδηγός Euro-Office 15.24: Αφαίρεση σχολίων και αλλαγών πριν την αποστολή ενός εγγράφου