Καταμέτρηση δεδομένων, χρηστών και ιδιοκτησίας

Ενότητα 3: Καταγραφή και σχεδιασμός · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να προσδιορίζετε τον όγκο των δεδομένων σας ανά υπηρεσία και ανά χρήστη, να καθορίζετε ποιος είναι ο ιδιοκτήτης ποιων δεδομένων, και να κάνετε εκ των προτέρων εκκαθάριση ώστε η μετάβαση να γίνει πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ασφάλεια.

Βασικές έννοιες: χρήση αποθηκευτικού χώρου, μέγεθος γραμματοκιβωτίου, προσωπικός αποθηκευτικός χώρος, κοινόχρηστος δίσκος ή ιστότοπος ομάδας, εξωτερική κοινή χρήση, άδεια χρήσης, ενεργός χρήστης, ιδιοκτήτης δεδομένων, διαχειριστής, εκκαθάριση, υποχρέωση διατήρησης

Γιατί να μετράμε;

Με την απογραφή από το μάθημα 3.1 γνωρίζετε τι έχετε. Τώρα θέλετε να μάθετε πόσο και από ποιον. Αυτό έχει τρεις λόγους:

1. Χωράει; Το νέο σας πακέτο πρέπει να είναι αρκετά μεγάλο, και για την ανάπτυξη των επόμενων ετών.
2. Πόσο χρόνο θα πάρει; Η αντιγραφή email και αρχείων γίνεται με συγκεκριμένη ταχύτητα. Η αντιγραφή δεκάδων gigabyte χρειάζεται ώρες έως ημέρες, και ένα γραμματοκιβώτιο με εκατό χιλιάδες μηνύματα χρειάζεται περισσότερο χρόνο από ένα με δέκα μεγάλα συνημμένα.
3. Ποιος αποφασίζει; Για κάθε φάκελο και κάθε γραμματοκιβώτιο πρέπει κάποιος να πει: αυτό μεταφέρεται, αυτό μπορεί να φύγει.

Αποθηκευτικός χώρος ανά υπηρεσία και ανά χρήστη

Οι μεγάλες υπηρεσίες cloud εμφανίζουν στο portal διαχείρισης πόσος αποθηκευτικός χώρος χρησιμοποιείται, συνήθως με ανάλυση ανά email, αρχεία και φωτογραφίες, και ανά χρήστη. Στο Google Workspace και στο Microsoft 365 αυτό το βρίσκετε στο περιβάλλον διαχείρισης, στις αναφορές ή στην επισκόπηση αποθηκευτικού χώρου· τα ακριβή ονόματα μενού αλλάζουν τακτικά, γι' αυτό αναζητήστε στη βοήθεια της υπηρεσίας σας τους όρους "storage usage" ή "χρήση αποθηκευτικού χώρου".

Σημειώστε ανά χρήστη:

Προσέξτε επίσης την τελευταία σύνδεση. Οι λογαριασμοί που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί εδώ και μήνες συνήθως ανήκουν σε ανθρώπους που έχουν αποχωρήσει. Αυτούς δεν τους μεταφέρετε ως κανονικό λογαριασμό, αλλά αρχειοθετείτε τα δεδομένα ή τα μεταβιβάζετε σε συνάδελφο.

Δεν έχετε portal διαχείρισης, για παράδειγμα επειδή όλοι έχουν ξεχωριστό δωρεάν γραμματοκιβώτιο; Τότε κάθε άτομο κοιτάζει μόνο του: στις ρυθμίσεις του email ή του αποθηκευτικού χώρου φαίνεται πόσος χώρος χρησιμοποιείται.

Ο κοινόχρηστος αποθηκευτικός χώρος ανήκει στον οργανισμό

Στις περισσότερες υπηρεσίες υπάρχει διαφορά μεταξύ:

• προσωπικού αποθηκευτικού χώρου: τα αρχεία ενός ατόμου, ακόμη και αν τα μοιράζεται με άλλους. Στο Google αυτό ονομάζεται "Το Drive μου", στη Microsoft OneDrive.
• κοινόχρηστου αποθηκευτικού χώρου μιας ομάδας ή του οργανισμού: στο Google ένας κοινόχρηστος δίσκος, στη Microsoft ένας ιστότοπος ομάδας στο SharePoint ή τα αρχεία σε κανάλι Teams.

Αυτή η διαφορά είναι σημαντική. Ένα αρχείο στον προσωπικό αποθηκευτικό χώρο ενός συναδέλφου εξαφανίζεται όταν ο λογαριασμός του διαγραφεί, ακόμη και αν το χρησιμοποιούσε ολόκληρη η ομάδα. Ένα αρχείο σε κοινόχρηστο αποθηκευτικό χώρο παραμένει. Κατά τη μετάβαση θέλετε τα κοινά αρχεία να καταλήξουν και στη νέα υπηρεσία σε κοινόχρηστο αποθηκευτικό χώρο: στο Nextcloud για παράδειγμα σε έναν φάκελο ομάδας (μάθημα 6.2).

Γι' αυτό διερευνήστε για κάθε σημαντικό φάκελο πού βρίσκεται τώρα. Συχνά αποδεικνύεται ότι ο φάκελος "Πελάτες" βρίσκεται στην πραγματικότητα στο προσωπικό Drive του ιδιοκτήτη του αρτοποιείου, και έχει διαμοιραστεί με όλους. Τότε αυτό το άτομο είναι ο ιδιοκτήτης και πρέπει είτε να τον εξάγει ο ίδιος, είτε ένας διαχειριστής να μεταβιβάσει πρώτα την ιδιοκτησία.

Εξωτερικές κοινές χρήσεις

Μια εξωτερική κοινή χρήση είναι ένα αρχείο ή φάκελος που έχετε μοιραστεί με κάποιον εκτός του οργανισμού σας, ή ένας δημόσιος σύνδεσμος. Αυτά σχεδόν ποτέ δεν μεταφέρονται σε μια μετάβαση: ο σύνδεσμος λειτουργεί μόνο στην παλιά υπηρεσία. Σημειώστε λοιπόν:

• ποιοι φάκελοι έχουν διαμοιραστεί με πελάτες, προμηθευτές ή τον λογιστή·
• ποιοι δημόσιοι σύνδεσμοι υπάρχουν και αν χρειάζονται ακόμη·
• τι έχει διαμοιραστεί με εσάς: φάκελοι άλλων που βλέπετε στο δικό σας Drive δεν βρίσκονται στον δικό σας αποθηκευτικό χώρο και επομένως δεν μεταφέρονται.

Αυτό το τελευταίο εκπλήσσει πολλούς ανθρώπους. Το "Κοινόχρηστα μαζί μου" δεν είναι δικό σας αντίγραφο. Αν θέλετε να κρατήσετε κάτι, φτιάξτε το δικό σας αντίγραφο ή ζητήστε το από τον ιδιοκτήτη.

Εκκαθάριση πριν τη μετακόμιση

Τα εργαλεία μετάπτωσης μεταφέρουν ό,τι τους δώσετε. Ό,τι δεν θέλετε να διατηρήσετε, καλύτερα να το πετάξετε εκ των προτέρων. Η εκ των προτέρων εκκαθάριση:

• κάνει την αντιγραφή πιο γρήγορη·
• διευκολύνει τον μετέπειτα έλεγχο (λιγότερα στοιχεία προς μέτρηση)·
• μειώνει τον κίνδυνο: δεδομένα που δεν έχετε, δεν μπορούν ούτε να διαρρεύσουν.

Μην πετάξετε όμως τίποτα που πρέπει να διατηρήσετε. Για την εφορία ισχύει στην Ολλανδία γενικά μια υποχρέωση διατήρησης επτά ετών για τη λογιστική (άρθρο 52 παράγραφος 4 του Γενικού Νόμου περί Κρατικών Φόρων, Algemene wet inzake rijksbelastingen), και για ορισμένα δεδομένα, όπως αυτά που αφορούν ακίνητα, δέκα ετών. Αυτά είναι ολλανδικά στοιχεία: στη δική σας χώρα μπορεί να ισχύουν διαφορετικές προθεσμίες. Για δεδομένα προσωπικού και ιατρικά δεδομένα ισχύουν άλλες προθεσμίες. Αν έχετε αμφιβολίες, ρωτήστε τον λογιστή ή τον νομικό σας σύμβουλο. Ό,τι πρέπει να διατηρήσετε αλλά δεν χρησιμοποιείτε καθημερινά, μπορείτε επίσης να το αρχειοθετήσετε: να το αποθηκεύσετε ξεχωριστά, για παράδειγμα σε φάκελο αρχείου με περιορισμένη πρόσβαση.

Και το αντίστροφο: δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που δεν χρειάζεστε πλέον, σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ δεν πρέπει να συνεχίζετε να τα διατηρείτε (αρχή του περιορισμού της περιόδου αποθήκευσης, άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο ε). Μια μετάβαση είναι καλή ευκαιρία για να κάνετε αυτή την εκκαθάριση.

Πόσο χρόνο χρειάζεται η αντιγραφή;

Μια πρόχειρη εκτίμηση βοηθά στον σχεδιασμό (μάθημα 3.3). Η ταχύτητα εξαρτάται από την παλιά υπηρεσία (που συχνά περιορίζει τον αριθμό αιτημάτων ανά λεπτό), τη νέα υπηρεσία και τον αριθμό των αρχείων. Για τον σχεδιασμό υπολογίστε με περιθώριο:

• πολλά μικρά αρχεία ή μηνύματα προχωρούν πιο αργά από λίγα μεγάλα·
• ένα πρώτο αντίγραφο ενός μεγάλου γραμματοκιβωτίου μπορεί να διαρκέσει μια νύχτα ή περισσότερο· ένας δεύτερος γύρος (μόνο τα νέα μηνύματα) προχωρά γρήγορα·
• κάντε μια δοκιμή με ένα γραμματοκιβώτιο και έναν φάκελο, και υπολογίστε αναλογικά από αυτή τη δοκιμή.

Άδειες χρήσης και χρήστες

Μετρήστε επίσης τις άδειες χρήσης: πόσους χρήστες, τι είδους (για παράδειγμα με ή χωρίς πακέτο γραφείου) και μέχρι πότε ισχύουν. Στη νέα υπηρεσία επιλέγετε ανά άτομο τι χρειάζεται. Δεν χρειάζονται όλοι online πακέτο γραφείου ή βιντεοκλήσεις.

Καταγράψτε επίσης ποιος θα είναι ο διαχειριστής. Ο διαχειριστής δημιουργεί λογαριασμούς και ρυθμίζει δικαιώματα. Αυτό είναι διαφορετικό από τον ιδιοκτήτη των δεδομένων: τον συνάδελφο στον οποίο ανήκει το γραμματοκιβώτιο. Καλός κανόνας: τουλάχιστον δύο διαχειριστές, και οι διαχειριστές δεν κοιτάζουν στα δεδομένα άλλων εκτός αν αυτό έχει συμφωνηθεί (μάθημα 7.3).

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πάροχο

Σε ένα WebOké Nextcloud βλέπετε τον αποθηκευτικό σας χώρο σε δύο σημεία: κάτω αριστερά στην εφαρμογή Αρχεία για εσάς προσωπικά, και ως διαχειριστής στο Το WebOké μου για ολόκληρο το πακέτο. Τα αρχεία σε φάκελο ομάδας δεν μετρούν σε έναν συγκεκριμένο χρήστη, και τα αρχεία που κάποιος μοιράζεται μαζί σας μετρούν στον ιδιοκτήτη. Τους χρήστες τους δημιουργείτε στη Διαχείριση χρηστών, όπου βλέπετε επίσης την τελευταία σύνδεση. Σε άλλους παρόχους αυτές οι επισκοπήσεις βρίσκονται σε διαφορετικό σημείο, αλλά η αρχή είναι η ίδια.

Σύνοψη

• Μετρήστε ανά υπηρεσία και ανά χρήστη πόσα email και αρχεία υπάρχουν, και προσέξτε την τελευταία σύνδεση.
• Ο κοινόχρηστος αποθηκευτικός χώρος (κοινόχρηστος δίσκος, ιστότοπος ομάδας) ανήκει στον οργανισμό· ο προσωπικός αποθηκευτικός χώρος εξαφανίζεται μαζί με τον λογαριασμό.
• Οι εξωτερικές κοινές χρήσεις και το "κοινόχρηστα μαζί μου" δεν μεταφέρονται: σημειώστε τα.
• Κάντε εκκαθάριση εκ των προτέρων, αλλά σεβαστείτε τις υποχρεώσεις διατήρησης· αρχειοθετήστε ό,τι πρέπει να διατηρήσετε.
• Καταγράψτε άδειες χρήσης, διαχειριστές και ιδιοκτήτες δεδομένων· τουλάχιστον δύο διαχειριστές.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση E3.2: Τα στοιχεία του οργανισμού σας. Βρείτε ανά χρήστη τον αποθηκευτικό χώρο για email και αρχεία, την τελευταία σύνδεση, και αν ο λογαριασμός μεταφέρεται. Διερευνήστε για τους τρεις σημαντικότερους κοινούς φακέλους σας αν βρίσκονται σε προσωπικό ή σε κοινόχρηστο αποθηκευτικό χώρο, και ποιος είναι ο ιδιοκτήτης. Σημειώστε τις εξωτερικές κοινές χρήσεις που εξακολουθούν να χρειάζονται.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Οδηγός Nextcloud 6.4: Προβολή αποθηκευτικού χώρου: τι υπολογίζεται και τι όχι
• Οδηγός Nextcloud 14.2: Χρήστες: δημιουργία, επεξεργασία, απενεργοποίηση και διαγραφή
• Οδηγός Nextcloud 5.10: Μεταφορά κυριότητας όταν αποχωρεί ένας συνάδελφος
• Οδηγός Nextcloud 14.7: Δικαιώματα: ποιος διαχειρίζεται τι στο Nextcloud σας;
• ΓΚΠΔ, άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο ε (περιορισμός αποθήκευσης)· Ολλανδική Εφορία (Belastingdienst), υποχρέωση διατήρησης λογιστικών στοιχείων: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/ondernemen/administratie/hoelang-moet-u-gegevens-bewaren