Αντιγραφή γραμματοκιβωτίων με IMAP

Ενότητα 4: Μετακόμιση του email · Χρόνος ανάγνωσης: 11 λεπτά

Μαθησιακός στόχος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να αντιγράψετε ένα γραμματοκιβώτιο από Google ή Microsoft σε ένα ευρωπαϊκό γραμματοκιβώτιο, θα γνωρίζετε γιατί χρειάζεστε για αυτό OAuth ή έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής, και θα μπορείτε να εκτιμήσετε πόσο χρόνο παίρνει και τι δεν μεταφέρεται.

Βασικές έννοιες: μετανάστευση IMAP, αντιγραφή (όχι μετακίνηση), imapsync, OAuth 2.0, βασικός έλεγχος ταυτότητας, κωδικός πρόσβασης εφαρμογής, ετικέτες Gmail, επαναλαμβανόμενος συγχρονισμός (delta), mbox, αρχείο pst

Αντιγραφή, όχι μετακίνηση

Μια μεταφορά mail με IMAP λειτουργεί σαν έναν μετακομιστή που δουλεύει με δύο κλειδιά: ένα από το παλιό σας γραμματοκιβώτιο και ένα από το νέο. Συνδέεται και στα δύο, περνάει φάκελο προς φάκελο μέσα από το παλιό σας γραμματοκιβώτιο και τοποθετεί κάθε μήνυμα στον ίδιο φάκελο στο νέο σας γραμματοκιβώτιο. Στο παλιό σας γραμματοκιβώτιο δεν αλλάζει τίποτα.

Αυτό έχει δύο μεγάλα πλεονεκτήματα:

• Δεν χάνεται τίποτα. Αν κάτι πάει στραβά, όλα παραμένουν ακόμα στον παλιό πάροχο.
• Μπορείτε να το επαναλάβετε. Ένα καλό πρόγραμμα μετανάστευσης αναγνωρίζει μηνύματα που έχουν ήδη αντιγραφεί και τα παραλείπει. Αν τρέξετε την αντιγραφή ξανά μια μέρα αργότερα, προστίθενται μόνο τα νέα μηνύματα. Αυτό λέγεται συγχρονισμός delta, και τον χρειάζεστε κατά τη μεταβατική περίοδο (μάθημα 4.4).

Το πιο γνωστό πρόγραμμα για αυτό είναι το imapsync, ανοικτού κώδικα και χρησιμοποιούμενο από πολλούς παρόχους πίσω από το δικό τους εργαλείο μετακόμισης. Δεν χρειάζεται να το εγκαταστήσετε μόνοι σας: οι περισσότεροι πάροχοι mail διαθέτουν ένα εργαλείο μετακόμισης στον πίνακα ελέγχου τους που το κάνει για εσάς.

Τι ρυθμίζετε εκ των προτέρων

1. Δημιουργήστε τα νέα γραμματοκιβώτια, με τις ίδιες διευθύνσεις που έχετε τώρα. Για την Αρτοποιία De Korrel πρόκειται για δώδεκα προσωπικά γραμματοκιβώτια, συν τα info@ και bestellingen@.
2. Ελέγξτε τον αποθηκευτικό χώρο. Δείτε πόσο μεγάλο είναι κάθε παλιό γραμματοκιβώτιο (ενότητα 3, μάθημα 3.2) και φροντίστε το νέο γραμματοκιβώτιο να είναι τουλάχιστον εξίσου μεγάλο, με λίγο επιπλέον χώρο. Αν γεμίσει το νέο γραμματοκιβώτιο, η αντιγραφή σταματά.
3. Κάντε τάξη. Ό,τι δεν θέλετε να κρατήσετε, δεν χρειάζεται να το μεταφέρετε. Η διαγραφή ενός φακέλου με δέκα χρόνια newsletter εξοικονομεί ώρες.
4. Κανονίστε την πρόσβαση στο παλιό γραμματοκιβώτιο. Αυτό είναι, με Google και Microsoft, το πιο δύσκολο κομμάτι, δείτε παρακάτω.
5. Βρείτε το όνομα του παλιού server IMAP. Στο Gmail αυτό είναι το imap.gmail.com, στα Microsoft 365 και Outlook.com το outlook.office365.com. Τα εργαλεία μετακόμισης τα συμπληρώνουν μόνα τους για γνωστούς παρόχους.

Σύνδεση με Google και Microsoft: γιατί ο κωδικός πρόσβασής σας δεν λειτουργεί πια

Παλαιότερα, ένα εργαλείο μετακόμισης συνδεόταν απλώς με το email σας και τον κωδικό πρόσβασης. Αυτό λέγεται βασικός έλεγχος ταυτότητας. Επειδή οι κωδικοί πρόσβασης διαρρέουν συχνά, οι μεγάλοι πάροχοι το έχουν κλείσει αυτό.

Η Microsoft έχει απενεργοποιήσει τον βασικό έλεγχο ταυτότητας για IMAP και POP στο Exchange Online (Microsoft 365) από τον Οκτώβριο του 2022, και για προσωπικούς λογαριασμούς Outlook.com τον Σεπτέμβριο του 2024. Ένα εργαλείο μετακόμισης πρέπει επομένως να συνδέεται μέσω OAuth 2.0: συνδέεστε εσείς οι ίδιοι σε μια σελίδα της Microsoft, δίνετε άδεια στο εργαλείο, και το εργαλείο λαμβάνει ένα προσωρινό κλειδί (ένα token) αντί για τον κωδικό πρόσβασής σας. Ο κωδικός πρόσβασής σας έτσι δεν φτάνει ποτέ στο εργαλείο.

Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον Microsoft 365, ο διαχειριστής μπορεί να έχει ρυθμίσει ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να δίνουν οι ίδιοι άδεια σε εξωτερικές εφαρμογές. Τότε ο διαχειριστής πρέπει πρώτα να εγκρίνει το εργαλείο μετακόμισης στο κέντρο διαχείρισης. Προγραμματίστε το εκ των προτέρων, γιατί συχνά πρόκειται για το άτομο που μόλις έφυγε για διακοπές.

Η Google δεν δέχεται πλέον, από τις 30 Σεπτεμβρίου 2024, απλούς κωδικούς πρόσβασης για IMAP στο Google Workspace (για προσωπικούς λογαριασμούς Gmail αυτό ίσχυε ήδη νωρίτερα). Αν το εργαλείο μετακόμισης δεν μπορεί να κάνει OAuth με τη Google, τότε χρησιμοποιείτε έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής: έναν ξεχωριστό κωδικό πρόσβασης 16 χαρακτήρων που προορίζεται μόνο για εκείνη τη μία σύνδεση. Μπορείτε να δημιουργήσετε κωδικό πρόσβασης εφαρμογής μόνο αν ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων (2FA) είναι ενεργοποιημένος στον λογαριασμό Google. Στο Google Workspace, ο διαχειριστής μπορεί επίσης να έχει απενεργοποιήσει τους κωδικούς πρόσβασης εφαρμογής.

Μετά τη μετακόμιση, ανακαλείτε τον κωδικό πρόσβασης εφαρμογής, ή ανακαλείτε την άδεια για το εργαλείο μετακόμισης. Μην αφήνετε ανοικτές πόρτες πίσω σας.

Οι ετικέτες Gmail γίνονται φάκελοι

Το Gmail δεν έχει φακέλους αλλά ετικέτες. Ένα μήνυμα μπορεί να έχει περισσότερες από μία ετικέτες. Μέσω IMAP, το Gmail εμφανίζει κάθε ετικέτα ως φάκελο, συν μερικούς ειδικούς φακέλους όπως [Gmail]/Alle berichten (ή [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Verzonden berichten και [Gmail]/Spam.

Το αποτέλεσμα σε μια αντιγραφή:

• Ένα μήνυμα με δύο ετικέτες βρίσκεται μετά τη μετακόμιση σε δύο φακέλους, ως δύο αντίγραφα. Το γραμματοκιβώτιό σας μπορεί έτσι να γίνει μεγαλύτερο από ό,τι στο Gmail.
• Ο φάκελος Alle berichten περιέχει τα πάντα ξανά μια φορά. Τα καλά εργαλεία μετακόμισης τον παραλείπουν ή αντιγράφουν μόνο ό,τι δεν βρίσκεται πουθενά αλλού. Δείτε στο βήμα ελέγχου ποιοι φάκελοι μεταφέρονται.
• Η αρχειοθετημένη αλληλογραφία (χωρίς ετικέτα) βρίσκεται μόνο στο Alle berichten. Αν παραλείψετε εντελώς αυτόν τον φάκελο, θα χάσετε αυτά τα μηνύματα. Το πιο εύκολο είναι να δώσετε εκ των προτέρων στο Gmail μια ετικέτα «Αρχειοθήκη» στην αρχειοθετημένη αλληλογραφία.

Το Microsoft 365 έχει κανονικούς φακέλους, αλλά και φακέλους που δεν είναι mail: Ημερολόγιο, Επαφές, Εργασίες, Σημειώσεις. Αυτούς τους βλέπετε μέσω IMAP μερικές φορές ως κενούς ή παράξενους φακέλους. Τα εργαλεία μετακόμισης τους παραλείπουν συνήθως. Το περιεχόμενο το μεταφέρετε ξεχωριστά (ενότητα 5).

Πόσο χρόνο παίρνει;

Αυτό εξαρτάται κυρίως από τον αριθμό των μηνυμάτων και το μέγεθος των συνημμένων, και από το πόσο γρήγορα σας επιτρέπει ο παλιός πάροχος να τα ανακτήσετε. Η Google και η Microsoft επιβραδύνουν μεγάλους όγκους κυκλοφορίας IMAP. Ένα μικρό γραμματοκιβώτιο ολοκληρώνεται σε λίγα λεπτά, ένα γραμματοκιβώτιο δεκάδων gigabyte μπορεί να διαρκέσει μια μέρα ή περισσότερο. Για αυτό ξεκινάτε την πρώτη αντιγραφή αρκετά πριν την αλλαγή, ενώ όλοι συνεχίζουν κανονικά να εργάζονται στο παλιό γραμματοκιβώτιο.

Για την Αρτοποιία De Korrel αυτό σημαίνει: Δευτέρα η πρώτη αντιγραφή όλων των γραμματοκιβωτίων, Τετάρτη βράδυ η αλλαγή DNS (μάθημα 4.3), Πέμπτη και μια εβδομάδα αργότερα ακόμα μια αντιγραφή delta.

Όταν το IMAP δεν μπορεί

Μερικές φορές το IMAP δεν λειτουργεί, για παράδειγμα επειδή ο διαχειριστής του παλιού περιβάλλοντος δεν δίνει άδεια ή έχει ήδη φύγει. Τότε υπάρχουν δύο διέξοδοι:

• Μια εξαγωγή. Το κλασικό Outlook μπορεί να εξάγει ένα γραμματοκιβώτιο ως αρχείο pst. Το Google Takeout σας παραδίδει το mail ως αρχείο mbox. Ένα τέτοιο αρχείο το εισάγετε κατόπιν με ένα πρόγραμμα mail όπως το Thunderbird (με λειτουργία εισαγωγής) στο νέο σας γραμματοκιβώτιο IMAP, ή ο πάροχός σας σας βοηθά με αυτό. Αυτό είναι περισσότερη δουλειά και λιγότερο τακτοποιημένο: η δομή φακέλων και το διαβασμένο/αδιάβαστο δεν μεταφέρονται πάντα σωστά.
• Μέσω του προγράμματος mail σας. Βάλτε τον παλιό και τον νέο λογαριασμό δίπλα δίπλα σε ένα πρόγραμμα mail και σύρετε τους φακέλους. Εντάξει για ένα μικρό γραμματοκιβώτιο, μη πρακτικό για δώδεκα υπαλλήλους.

Μια εξαγωγή είναι επίσης συνετή ως αντίγραφο ασφαλείας λίγο πριν ακυρώσετε την παλιά συνδρομή (μάθημα 4.4 και ενότητα 8).

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πάροχο

Στο Το WebOké μου, το εργαλείο μετακόμισης ονομάζεται Μεταφορά email (κάτω από Τα προϊόντα μου). Έχει πέντε βήματα: Προέλευση, Προορισμός, Έλεγχος, Μεταφορά και Ολοκληρώθηκε. Στο Προέλευση επιλέγετε τον παλιό πάροχο. Αν επιλέξετε Outlook, Hotmail ή Live, ή συμπληρώσετε ως server το outlook.office365.com, εμφανίζεται το κουμπί Σύνδεση με Microsoft: λαμβάνετε έναν κωδικό, συνδέεστε στη Microsoft και αποδέχεστε. Αν επιλέξετε Gmail, το εργαλείο ζητά έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής και προσθέτει έναν σύνδεσμο προς τη σωστή σελίδα της Google. Στο Έλεγχος βλέπετε πόσα μηνύματα και φάκελοι βρέθηκαν, και ποιοι φάκελοι δεν μεταφέρονται επειδή είναι φάκελοι ημερολογίου ή επαφών. Η μετακόμιση συνεχίζεται στον server αν κλείσετε τη σελίδα, και μια επαναλαμβανόμενη μετακόμιση παραλείπει μηνύματα που υπάρχουν ήδη. Στο DirectAdmin υπάρχει επιπλέον το IMAPSync Migrations, που λειτουργεί μόνο με κωδικό πρόσβασης και επομένως όχι με τη σύνδεση Microsoft.

Άλλοι ευρωπαϊκοί πάροχοι διαθέτουν παρόμοια εργαλεία μετακόμισης, μερικές φορές με ονόματα όπως «εισαγωγή mail» ή «εισαγωγή IMAP». Σε κάθε εργαλείο, προσέξτε τρία πράγματα: αν μπορεί να κάνει OAuth με Microsoft και Google, αν μπορεί να τρέξει επαναλαμβανόμενα χωρίς διπλότυπα, και αν δείχνει τι δεν μεταφέρεται.

Σύνοψη

• Μια μετανάστευση IMAP αντιγράφει· το παλιό σας γραμματοκιβώτιο παραμένει αναλλοίωτο, και μπορείτε να επαναλάβετε την αντιγραφή χωρίς διπλότυπα.
• Η Microsoft δεν δέχεται πλέον κωδικούς πρόσβασης για IMAP: σύνδεση με OAuth, ενδεχομένως μετά από έγκριση του διαχειριστή. Στη Google χρησιμοποιείτε OAuth ή έναν κωδικό πρόσβασης εφαρμογής (με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων).
• Οι ετικέτες Gmail γίνονται φάκελοι· ένα μήνυμα με δύο ετικέτες βρίσκεται μετά την αντιγραφή δύο φορές, και η αρχειοθετημένη αλληλογραφία βρίσκεται μόνο στο Alle berichten.
• Ξεκινήστε την πρώτη αντιγραφή αρκετά πριν την αλλαγή DNS· τα μεγάλα γραμματοκιβώτια μπορεί να διαρκέσουν μια μέρα.
• Αν το IMAP δεν λειτουργεί, μια εξαγωγή pst ή mbox είναι η διέξοδος. Ανακαλέστε μετά το τέλος τους κωδικούς πρόσβασης εφαρμογής και τις άδειες.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A4.2: Ελέγξτε τους servers του νέου σας παρόχου. Συμπληρώστε το όνομα του server IMAP και SMTP που δίνει ο νέος (ή προοριζόμενος) πάροχος mail σας. Το πρόγραμμα ελέγχει αν το IMAP στη θύρα 993 και το SMTP στη θύρα 587 ή 465 είναι προσβάσιμα, αν το πιστοποιητικό είναι έγκυρο για αυτό το όνομα και δεν λήγει ακόμα σύντομα, και αν το domain σας διαθέτει εγγραφές με τις οποίες τα προγράμματα mail βρίσκουν μόνα τους τις ρυθμίσεις.

Άσκηση E4.2: Δοκιμαστική μετακόμιση ενός γραμματοκιβωτίου. Μεταφέρετε ένα γραμματοκιβώτιο (το δικό σας, ή ένα δοκιμαστικό γραμματοκιβώτιο) με ένα εργαλείο μετακόμισης. Σημειώστε τη μέθοδο σύνδεσης, τον αριθμό μηνυμάτων και φακέλων πριν και μετά, ποιοι φάκελοι δεν μεταφέρθηκαν, και πόσο χρόνο διήρκεσε. Ανακαλέστε μετά τον κωδικό πρόσβασης εφαρμογής ή την άδεια.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Εγχειρίδιο WebOké 7.2: Μεταφορά email στη WebOké (ακόμη και από Microsoft 365)
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.1: Μεταφορά του email σας: οι δυνατότητες @@OMSCHRIJWING@@
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.2: IMAPSync Migrations στο DirectAdmin
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 10.3: Μεταφορά email μέσω Το WebOké μου
• Μεταφορά email στη WebOké με το εργαλείο μεταφοράς email
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Βοήθεια Google Workspace: Λιγότερο ασφαλείς εφαρμογές και κωδικοί πρόσβασης εφαρμογής· Βοήθεια Gmail: IMAP και ετικέτες
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/