Ενότητα 9 · 9.1
Η μετάβαση εξηγημένη στους συναδέλφους σας
Ενότητα 9: Άνθρωποι και κανόνες · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά
Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να φτιάξετε ένα σχέδιο επικοινωνίας και εκπαίδευσης με το οποίο οι συνάδελφοί σας ακολουθούν τη μετάβαση, και γνωρίζετε πώς αντιμετωπίζετε τις αντιστάσεις.
Βασικές έννοιες: ιστορία του γιατί, χρονοδιάγραμμα, "τι αλλάζει για εμένα;", πρεσβευτές, εκπαίδευση ανά ρόλο, φύλλο υπενθύμισης, ώρα ερωτήσεων, συχνές ερωτήσεις, ανατροφοδότηση, αντίσταση, προσβασιμότητα
Η τεχνολογία είναι το μισό, οι άνθρωποι το άλλο μισό
Μια μετάβαση σπάνια αποτυγχάνει λόγω της τεχνολογίας. Αποτυγχάνει όταν οι συνάδελφοι δεν ξέρουν γιατί γίνεται, όταν την ημέρα της αλλαγής δεν μπορούν να συνδεθούν, δεν βρίσκουν τα αρχεία τους ή συνεχίζουν κρυφά να δουλεύουν στην παλιά υπηρεσία. Τότε έχετε δύο συστήματα παράλληλα, χάνονται αρχεία και μεγαλώνει η ενόχληση.
Στον Αρτοποιείο De Korrel εργάζονται δώδεκα άτομα: φούρναροι που ξεκινούν στις τέσσερις το πρωί, δύο διανομείς με μόνο ένα τηλέφωνο, μια υπάλληλος καταστήματος που διαχειρίζεται τις παραγγελίες στο email, και η Sanne, που τα κανονίζει όλα. Ο καθένας έχει διαφορετικές ερωτήσεις. Ένα καλό σχέδιο λαμβάνει αυτό υπόψη.
Αυτό το μάθημα αφορά τους ανθρώπους· τα μαθήματα 9.2 και 9.3 αφορούν τους κανόνες. Αυτή είναι επεξήγηση, όχι νομική συμβουλή.
Βήμα 1: η ιστορία του γιατί
Οι άνθρωποι αλλάζουν πιο εύκολα όταν καταλαβαίνουν γιατί. Πείτε το με απλά λόγια και σε λίγες προτάσεις. Χωρίς νομικούς όρους, χωρίς πανικό. Για τον De Korrel:
"Θα μεταφέρουμε το email, το ημερολόγιο και τα αρχεία μας σε έναν ευρωπαϊκό πάροχο. Εκεί τα δεδομένα μας και αυτά των πελατών μας υπόκεινται σε ευρωπαϊκούς κανόνες, και έχουμε περισσότερο τον έλεγχο στα χέρια μας. Για εσάς αλλάζει κυρίως το πού συνδέεστε και πώς ονομάζονται ορισμένες εφαρμογές. Θα βοηθήσουμε τον καθένα στη διαδικασία."
Προσέξτε τι δεν περιλαμβάνεται: όχι "η παλιά υπηρεσία είναι κακή". Οι συνάδελφοι δούλεψαν μαζί της με ευχαρίστηση για χρόνια. Όποιος κατακρίνει το παλιό, εισπράττει άμυνα.
Βήμα 2: τι αλλάζει για εμένα;
Ο καθένας θέλει πρώτα να μάθει τι σημαίνει αυτό για τον ίδιο ή την ίδια. Φτιάξτε μια σύντομη επισκόπηση ανά ομάδα. Ένα φύλλο υπενθύμισης βοηθάει: ένα Α4 με "πριν" και "τώρα".
| Πριν | Τώρα | Τι κάνετε |
|---|---|---|
| Email στην εφαρμογή της παλιάς υπηρεσίας | Email στην εφαρμογή Mail ή Outlook, νέες ρυθμίσεις | Προσθέστε λογαριασμό με τον οδηγό, αφαιρέστε τον παλιό λογαριασμό μόνο μετά την αλλαγή |
| Online φάκελοι | Αρχεία στο νέο cloud (για παράδειγμα Nextcloud) | Εγκαταστήστε την εφαρμογή desktop, συνδεθείτε με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων |
| Online έγγραφα | Online γραφείο στο νέο cloud (για παράδειγμα Euro-Office) | Ανοίξτε τα αρχεία όπως πάντα· οι μακροεντολές δεν λειτουργούν (δείτε το μάθημα 6.5) |
| Συνομιλία με την ομάδα | Συνομιλία στο νέο cloud (για παράδειγμα Talk) | Εγκαταστήστε την εφαρμογή στο τηλέφωνό σας· η παλιά συνομιλία παραμένει αναγνώσιμη μέχρι μια ημερομηνία |
| Ημερολόγιο διαδρομών διανομής | Κοινόχρηστο ημερολόγιο στο νέο cloud | Προσθέστε το ημερολόγιο στο τηλέφωνό σας (βήμα προς βήμα στο φύλλο υπενθύμισης) |
Αναφέρετε επίσης τι δεν αλλάζει. "Η διεύθυνση email σας παραμένει η ίδια" είναι για πολλούς η πιο σημαντική διαβεβαίωση.
Βήμα 3: ένα χρονοδιάγραμμα με σταθερές στιγμές
Μην επικοινωνείτε μόνο μία φορά, αλλά σε σταθερές στιγμές. Ένα παράδειγμα που ταιριάζει με το σχέδιο μετεγκατάστασης από το μάθημα 3.3:
| Πότε | Μήνυμα | Κανάλι |
|---|---|---|
| 4 εβδομάδες πριν την αλλαγή | Η ιστορία του γιατί, η ημερομηνία, τι αναμένεται από εσάς | Συνάντηση ομάδας και σύντομο email |
| 2 εβδομάδες πριν | Πρόσκληση για τη σύντομη εκπαίδευση και το φύλλο υπενθύμισης | Email και χαρτί στην καντίνα |
| 1 εβδομάδα πριν | "Τακτοποιήστε τους παλιούς φακέλους σας, μην τοποθετείτε πλέον τίποτα νέο στην παλιά υπηρεσία μετά την Παρασκευή" | Email, συνομιλία |
| Την προηγούμενη ημέρα | "Αύριο συνδέεστε έτσι", με τα στοιχεία σύνδεσης μέσω ασφαλούς καναλιού | Προσωπικά ή τηλεφωνικά |
| Την ημέρα της αλλαγής | Κάποιος είναι διαθέσιμος για ερωτήσεις (ώρα ερωτήσεων) | Στον χώρο εργασίας |
| 1 εβδομάδα μετά | "Τι δεν λειτουργεί ακόμα;" | Σύντομη συνάντηση ή φόρμα |
| 4 εβδομάδες μετά | "Η παλιά υπηρεσία κλείνει στις [ημερομηνία]" |
Μια καλή συνήθεια: μη στέλνετε ποτέ κωδικούς πρόσβασης και ονόματα χρήστη στο ίδιο μήνυμα. Και προειδοποιήστε όλους ότι ο πάροχος δεν ζητά ποτέ κωδικό πρόσβασης ή κωδικό επαλήθευσης. Μια μετάβαση είναι για τους απατεώνες μια εξαιρετική ευκαιρία για ψεύτικα μηνύματα ("Ο νέος σας λογαριασμός: συνδεθείτε εδώ").
Βήμα 4: πρεσβευτές και εκπαίδευση ανά ρόλο
Βρείτε έναν ή δύο πρεσβευτές: συναδέλφους που τους αρέσει, συμμετέχουν πρώτοι στο πιλοτικό πρόγραμμα (μάθημα 3.3) και κατόπιν βοηθούν τους υπόλοιπους. Μια ερώτηση σε έναν συνάδελφο είναι πιο προσιτή από μια ερώτηση στο αφεντικό.
Εκπαιδεύστε ανά ρόλο, σύντομα και πρακτικά:
- Όλοι (20 λεπτά): σύνδεση με έλεγχο ταυτότητας δύο παραγόντων, εύρεση των αρχείων σας, κοινή χρήση αρχείου, email και ημερολόγιο στο τηλέφωνό σας.
- Άτομα με πολλά έγγραφα (30 λεπτά): κοινή επεξεργασία, επαναφορά εκδόσεων, γραμματοσειρές και μορφές (μαθήματα 6.3 και 6.4).
- Διαχειριστές (μία ώρα ή περισσότερο): δημιουργία χρηστών, άδειες χρήσης, αντίγραφα ασφαλείας, τι να κάνετε όταν κάποιος αποχωρεί (μαθήματα 7.3 και 8.1).
Αφήστε τους ανθρώπους να το κάνουν οι ίδιοι κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσης, στο δικό τους τηλέφωνο. Όποιος έχει προσθέσει μια φορά μόνος του το ημερολόγιο, μπορεί να το κάνει και μετά.
Σκεφτείτε την προσβασιμότητα: μεγάλα γράμματα στο φύλλο υπενθύμισης, μια σύντομη ταινία αντί για μακρύ κείμενο, και βοήθεια για συναδέλφους με λιγότερες ψηφιακές δεξιότητες ή που μιλούν λιγότερο καλά τη γλώσσα.
Βήμα 5: αντιμετωπίστε σοβαρά την αντίσταση
Η αντίσταση είναι φυσιολογική και συχνά δικαιολογημένη. Ακούστε τι κρύβεται από πίσω:
| Τι ακούτε | Τι συχνά κρύβεται από πίσω | Τι βοηθάει |
|---|---|---|
| "Μα δούλευε μια χαρά!" | Συνήθεια, δεν βιώθηκε πρόβλημα | Η ιστορία του γιατί, χωρίς να κατακρίνεται το παλιό |
| "Δεν έχω χρόνο για αυτό" | Φόρτος εργασίας | Σύντομη εκπαίδευση, σε ήρεμη στιγμή, και κάποιος που βοηθάει |
| "Οι μακροεντολές μου δεν λειτουργούν πια" | Ένα πραγματικό πρόβλημα | Να το πάρετε στα σοβαρά: λύστε το, ή συμφωνήστε μια εξαίρεση (μάθημα 6.5) |
| "Φοβάμαι ότι θα χάσω πράγματα" | Ανασφάλεια | Δείξτε ότι όλα έχουν αντιγραφεί, και πώς επαναφέρετε μια παλιά έκδοση |
| "Αυτό το ευρωπαϊκό πράγμα σίγουρα είναι χειρότερο" | Εντύπωση, όχι εμπειρία | Δείξτε το· ένας πρεσβευτής που το χρησιμοποιεί με ενθουσιασμό |
Ένα πραγματικό πρόβλημα (όπως μια μακροεντολή που δημιουργεί τη λίστα παραγγελιών) δεν είναι αντίσταση αλλά πληροφορία. Λύστε το πριν προχωρήσετε.
Βήμα 6: ανατροφοδότηση και ολοκλήρωση
Κρατήστε μια λίστα με ερωτήσεις που επανέρχονται συχνά και φτιάξτε από αυτές μια σύντομη λίστα με συχνές ερωτήσεις. Ρωτήστε μετά από μία εβδομάδα και μετά από έναν μήνα τι δεν πάει ακόμα καλά. Γιορτάστε επίσης την επιτυχία: μια μετάβαση είναι ένα επίτευγμα ολόκληρης της ομάδας.
Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πάροχο
Οι περισσότεροι πάροχοι διαθέτουν έναν οδηγό που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για το φύλλο υπενθύμισής σας. Στο WebOké, για παράδειγμα, ο οδηγός Nextcloud έχει ένα άρθρο "Γρήγορη εκκίνηση: τα πέντε πράγματα που κάνετε την πρώτη ημέρα", και ο οδηγός Euro-Office ένα άρθρο για το τι αλλάζει για τους χρήστες κατά τη μετάβαση από το παλιό Nextcloud Office. Σε άλλους παρόχους αναζητήστε μια σελίδα "ξεκινήστε" ή "quick start". Συνδέστε εκεί, αντί να γράψετε τα πάντα μόνοι σας.
Σύνοψη
- Μια μετάβαση πετυχαίνει ή αποτυγχάνει στους ανθρώπους: εξηγήστε γιατί, τι αλλάζει γι' αυτούς και τι όχι.
- Φτιάξτε ένα φύλλο υπενθύμισης "πριν και τώρα" και ένα χρονοδιάγραμμα με σταθερές στιγμές ενημέρωσης.
- Δουλέψτε με πρεσβευτές και σύντομες εκπαιδεύσεις ανά ρόλο, όπου οι άνθρωποι τα κάνουν οι ίδιοι.
- Πάρτε στα σοβαρά την αντίσταση· ένα πραγματικό πρόβλημα είναι πληροφορία, όχι αντίδραση.
- Προειδοποιήστε για ψεύτικα μηνύματα κατά τη διάρκεια της μετάβασης και μη στέλνετε ποτέ κωδικούς πρόσβασης μαζί με το όνομα χρήστη.
Κουίζ
Άσκηση
Άσκηση E9.1: Το σχέδιο επικοινωνίας σας. Φτιάξτε για τον δικό σας οργανισμό μια ιστορία του γιατί με το πολύ πέντε προτάσεις, ένα φύλλο υπενθύμισης με τουλάχιστον πέντε γραμμές "πριν και τώρα", ένα χρονοδιάγραμμα με τουλάχιστον πέντε στιγμές ενημέρωσης, και ορίστε έναν ή δύο πρεσβευτές.
Άσκηση E9.1: Το σχέδιο επικοινωνίας σας
Γράψτε την ιστορία του γιατί, φτιάξτε το σημείωμα υπενθύμισης και το χρονοδιάγραμμα και ορίστε πρεσβευτές.
Τα τικ και οι σημειώσεις σας παραμένουν μόνο σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης· δεν τα στέλνουμε πουθενά. Αν έχετε εγγραφεί, αποθηκεύουμε στο Τα μαθήματά μου μόνο ότι έχετε ολοκληρώσει την άσκηση.
Περαιτέρω ανάγνωση
Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.
- Οδηγός Nextcloud 2.6: Γρήγορη εκκίνηση: τα πέντε πράγματα που κάνετε την πρώτη ημέρα
- Οδηγός Euro-Office 1.3: Euro-Office ή το παλιό Nextcloud Office: τι αλλάζει για εσάς;
- Οδηγός Euro-Office 13.2: Η μετάβαση στο Euro-Office
- Οδηγός Nextcloud 14.2: Χρήστες: δημιουργία, επεξεργασία, απενεργοποίηση και διαγραφή