Ενότητα 4 · 4.1
Πώς κινείται το email σας: MX, IMAP και SMTP
Ενότητα 4: Μετακόμιση του email · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά
Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να εξηγήσετε τη διαδρομή ενός email, να κατονομάσετε τα στοιχεία που αλλάζουν σε μια μετακόμιση email και να εντοπίσετε τι πρέπει να μεταφερθεί πέρα από τα ίδια τα μηνύματα.
Βασικές έννοιες: εγγραφή MX, mailserver, mailbox, IMAP, POP3, SMTP, submission (πόρτες 587 και 465), webmail, πρόγραμμα αλληλογραφίας, alias, κοινόχρηστη mailbox, κανόνες
Γιατί πρέπει πρώτα να κατανοήσετε τη διαδρομή
Το email μοιάζει σαν ένα ενιαίο πράγμα: πληκτρολογείτε, πατάτε Αποστολή και κάποιος άλλος το διαβάζει. Στην πραγματικότητα συνεργάζονται τουλάχιστον τέσσερα στοιχεία. Σε μια μετακόμιση αλλάζετε μερικά από αυτά και όποιος δεν ξέρει ποια, πατάει το λάθος κουμπί. Το αποτέλεσμα είναι αλληλογραφία που για μία ημέρα φτάνει ακόμα στον παλιό πάροχο, ή τηλέφωνα που συνεχίζουν αθόρυβα να στέλνουν μέσω του παλιού server.
Η Αρτοποιία Κόκκος (Bakkerij De Korrel) έχει το domain example.com. Και οι δώδεκα εργαζόμενοι στέλνουν τώρα email μέσω Microsoft 365. Η επιχείρηση θέλει να μεταβεί σε έναν ευρωπαϊκό πάροχο email. Πριν μετακομίσουν οτιδήποτε, σχεδιάζουν τη διαδρομή.
Το ταξίδι ενός email προς το info@example.com
Ένας πελάτης στέλνει μια παραγγελία στο info@example.com. Αυτό συμβαίνει:
- Το πρόγραμμα αλληλογραφίας του πελάτη παραδίδει το email στον δικό του server εξερχόμενης αλληλογραφίας. Αυτό γίνεται με SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), μέσω της πόρτας για παράδοση αλληλογραφίας: submission, πόρτα 587 με STARTTLS ή πόρτα 465 με TLS.
- Αυτός ο server θέλει να παραδώσει το email στο
example.com. Ρωτάει στο DNS: «ποιες είναι οι εγγραφές MX του example.com;» Η εγγραφή MX δείχνει στον server που δέχεται αλληλογραφία για το domain. - Ο server αποστολής συνδέεται με εκείνον τον server, και πάλι με SMTP (τώρα μεταξύ servers, πόρτα 25), και παραδίδει το email.
- Ο server παραλαβής τοποθετεί το email στο mailbox του info@.
- Οι εργαζόμενοι διαβάζουν το mailbox με ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας ή το webmail. Αυτό γίνεται συνήθως με IMAP, πόρτα 993 με TLS.
klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailboxΗ εγγραφή MX βρίσκεται στο DNS του domain σας, όχι στον πάροχο email σας. Όποιος διαχειρίζεται το DNS καθορίζει λοιπόν πού πηγαίνει η αλληλογραφία για το domain σας. Πώς λειτουργούν ακριβώς οι εγγραφές MX και οι προτεραιότητες, διαβάστε το στο μάθημα 4.1 της σειράς DNS.
IMAP ή POP3: πού βρίσκεται στην πραγματικότητα το email σας;
Με το IMAP το email παραμένει στον server. Το laptop, το τηλέφωνο και το webmail σας εμφανίζουν όλα το ίδιο mailbox. Αν μετακινήσετε ένα email σε έναν φάκελο στο τηλέφωνό σας, βρίσκεται και στο laptop σας στον ίδιο φάκελο.
Με το POP3 το πρόγραμμα αλληλογραφίας παραλαμβάνει το email και συχνά το διαγράφει στη συνέχεια από τον server. Το email βρίσκεται τότε μόνο σε εκείνον τον υπολογιστή.
Για μια μετακόμιση αυτό κάνει μεγάλη διαφορά. Ένα mailbox με IMAP μπορείτε να το αντιγράψετε από server σε server: όλα βρίσκονται στον server. Με το POP3 ένα μέρος του ιστορικού σας βρίσκεται ίσως μόνο σε έναν παλιό υπολογιστή. Αυτό το email πρέπει να το μεταφέρετε ξεχωριστά, για παράδειγμα σύροντας στο πρόγραμμα αλληλογραφίας τους παλιούς φακέλους στο νέο σας mailbox με IMAP.
Αναρωτηθείτε: χρησιμοποιεί ακόμα κάποιος σε εσάς POP3; Αυτό το βλέπετε στις ρυθμίσεις λογαριασμού του προγράμματος αλληλογραφίας: αν εκεί αναγράφεται POP ή πόρτα 995, τότε πρόκειται για POP3.
Το Microsoft 365 και το Google Workspace χρησιμοποιούν για τις δικές τους εφαρμογές επίσης δικά τους πρωτόκολλα, όπως το Exchange ActiveSync και την εφαρμογή Gmail. Εκεί δεν αντιλαμβάνεστε και πολλά, αλλά σημαίνει ότι δεν περνά αυτόματα κάθε ρύθμιση στο IMAP. Μετά τη μετακόμιση κάθε συσκευή πρέπει να ρυθμιστεί ξανά (μάθημα 4.4).
Τι αλλάζει σε μια μετακόμιση;
| Στοιχείο | Πριν | Μετά |
|---|---|---|
| Εγγραφή MX | δείχνει στο Microsoft 365 | δείχνει στον νέο πάροχο |
| Mailbox | στο Microsoft | στον νέο πάροχο (η παλιά αλληλογραφία αντιγράφηκε) |
| Server IMAP και SMTP στις εφαρμογές | Microsoft | το όνομα server του νέου παρόχου |
| SPF, DKIM, DMARC | ρυθμισμένα για Microsoft | προσαρμοσμένα για τον νέο πάροχο |
| Η διεύθυνση email σας | info@example.com | παραμένει info@example.com |
Τα σημαντικότερα καλά νέα βρίσκονται στην τελευταία γραμμή: επειδή διαθέτετε δικό σας domain, η διεύθυνση email σας παραμένει ίδια. Οι πελάτες δεν αντιλαμβάνονται τίποτα. Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που ένα δικό σας domain είναι τόσο πολύτιμο για την ανεξαρτησία σας (μάθημα 8.2). Αν έχετε τώρα μια διεύθυνση όπως bakkerij.dekorrel@gmail.com, μπορείτε μεν να αντιγράψετε την αλληλογραφία, αλλά η ίδια η διεύθυνση παραμένει της Google. Τότε πρέπει να ενημερώσετε όλους για μια νέα διεύθυνση.
Τι άλλο ανήκει στο email σας πέρα από τα μηνύματα
Ένα mailbox είναι κάτι παραπάνω από μια στοίβα μηνυμάτων. Σε ένα αντίγραφο με IMAP μεταφέρονται τα μηνύματα και οι φάκελοι, αλλά πολλά άλλα πράγματα όχι. Φτιάξτε εκ των προτέρων μια λίστα με αυτά:
- Ψευδώνυμα (aliassen): επιπλέον διευθύνσεις που καταλήγουν στο ίδιο mailbox, όπως
bestellingen@καιfacturen@που φτάνουν στο info@. - Κοινόχρηστα mailbox και ομάδες: στο Microsoft 365 η επιχείρηση διαθέτει ένα κοινόχρηστο mailbox
bestellingen@που διαβάζουν τέσσερα άτομα, και μια ομάδαteam@που πηγαίνει σε όλους. Στον νέο πάροχο αυτό γίνεται ένα κανονικό mailbox με πολλούς χρήστες, μια προώθηση ή μια λίστα αλληλογραφίας. - Κανόνες και φίλτρα: «αλληλογραφία από τον χονδρέμπορο στον φάκελο Προμήθειες». Αυτοί βρίσκονται στον server ή στο πρόγραμμα αλληλογραφίας και δεν μεταφέρονται με ένα αντίγραφο IMAP.
- Υπογραφές: βρίσκονται συχνά στο πρόγραμμα αλληλογραφίας ή στις ρυθμίσεις του webmail.
- Αυτόματες απαντήσεις (μηνύματα απουσίας).
- Προωθήσεις σε μια εξωτερική διεύθυνση.
- Αποστολείς που δεν βρίσκονται σε κάποιο mailbox: ο ιστότοπος που στέλνει φόρμες παραγγελιών, η ταμειακή μηχανή που στέλνει αποδείξεις, ο scanner που στέλνει pdf, η λογιστική που στέλνει τιμολόγια. Αυτοί στέλνουν εκ μέρους του
example.comμέσω κάποιου server. Και αυτούς πρέπει να τους συμπεριλάβετε στο SPF (μάθημα 4.3). - Φάκελοι Ημερολογίου και Επαφών στο Exchange. Αυτοί δεν μεταφέρονται με ένα αντίγραφο αλληλογραφίας. Αυτούς τους μεταφέρετε ξεχωριστά (ενότητα 5).
Αυτή η λίστα μετατρέπει μια «μετακόμιση email» σε ένα ευσύνοπτο έργο. Στην απογραφή από την ενότητα 3 είχατε ήδη μια γραμμή «email»· τώρα χωρίζετε αυτή τη γραμμή σε περισσότερες.
Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε έναν πάροχο
Στο WebOké οι ρυθμίσεις για ένα πρόγραμμα αλληλογραφίας βρίσκονται σε μία σειρά στον οδηγό DirectAdmin: IMAP πόρτα 993 με SSL/TLS, SMTP πόρτα 587 με STARTTLS ή 465 με SSL/TLS, και ως όνομα χρήστη η πλήρης διεύθυνση email. Ως όνομα server χρησιμοποιείτε το όνομα domain (αν ο ιστότοπός σας βρίσκεται επίσης στο WebOké και διαθέτει έγκυρο πιστοποιητικό) ή το όνομα server του πακέτου σας. Σε άλλους ευρωπαϊκούς παρόχους email οι πόρτες είναι ίδιες· μόνο το όνομα server διαφέρει, και μερικοί πάροχοι σάς αφήνουν να συνδεθείτε με ξεχωριστό όνομα χρήστη αντί για τη διεύθυνση email. Κοιτάξτε πάντα στις σελίδες βοήθειας του νέου σας παρόχου.
Σύνοψη
- Η αλληλογραφία αποστέλλεται με SMTP, η εγγραφή MX στο DNS καθορίζει πού φτάνει, και τη διαβάζετε συνήθως με IMAP.
- Η εγγραφή MX βρίσκεται στο DNS του domain σας: όποιος διαχειρίζεται το DNS, στέλνει την αλληλογραφία.
- Με δικό σας domain η διεύθυνση email σας παραμένει ίδια σε μια μετακόμιση· με μια δωρεάν διεύθυνση μιας μεγάλης εταιρείας όχι.
- Τα mailbox με IMAP αντιγράφονται εύκολα· η αλληλογραφία που βρίσκεται μόνο σε έναν υπολογιστή μέσω POP3 πρέπει να μεταφερθεί ξεχωριστά.
- Ψευδώνυμα, κοινόχρηστα mailbox, κανόνες, υπογραφές, αυτόματες απαντήσεις και συσκευές που στέλνουν αλληλογραφία εκ μέρους του domain σας δεν μεταφέρονται αυτόματα. Σημειώστε τα εκ των προτέρων σε μια λίστα.
Κουίζ
Άσκηση
Άσκηση A4.1: Πού καταλήγει το email σας αυτή τη στιγμή; Συμπληρώστε το δικό σας domain. Το πρόγραμμα αναζητά τις εγγραφές MX και τη διεύθυνση IP του mailserver, και ρωτά στο μητρώο διευθύνσεων IP ποιος οργανισμός διαχειρίζεται αυτό το δίκτυο και σε ποια χώρα είναι καταχωρημένο. Εσείς συμπληρώνετε εκ των προτέρων ποιον πάροχο email πιστεύετε ότι έχετε. Στη συνέχεια βλέπετε αν αυτό ισχύει.
Άσκηση E4.1: Η λίστα mail σας. Φτιάξτε για τον δικό σας οργανισμό τη λίστα από αυτό το μάθημα: mailbox, ψευδώνυμα, κοινόχρηστα mailbox και ομάδες, κανόνες, υπογραφές, αυτόματες απαντήσεις, προωθήσεις, συσκευές και προγράμματα που στέλνουν αλληλογραφία εκ μέρους του domain σας, και ποιος χρησιμοποιεί ακόμα POP3.
Άσκηση E4.1: Η λίστα mail σας
Αποτυπώστε όλα όσα σχετίζονται με το email σας, όχι μόνο τα μηνύματα.
Τα τικ και οι σημειώσεις σας παραμένουν μόνο σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης· δεν τα στέλνουμε πουθενά. Αν έχετε εγγραφεί, αποθηκεύουμε στο Τα μαθήματά μου μόνο ότι έχετε ολοκληρώσει την άσκηση.
Περαιτέρω ανάγνωση
Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.
- Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.7: IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά;
- Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.1: Όλες οι ρυθμίσεις με μια ματιά: servers, θύρες και ασφάλεια
- Τι είναι το IMAP ή το POP3 και πώς λειτουργεί;
- Δωρεάν μάθημα DNS 4.1: Εγγραφές MX και προτεραιότητα
- RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, πόρτα 587), RFC 8314 (TLS για submission και IMAP, πόρτες 465 και 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)