Φάκελοι και συγχρονισμός: γιατί έχετε δύο φορές το "Απεσταλμένα"

Ενότητα 3: Διαχείριση του mailbox σας · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να εξηγήσετε πώς λειτουργούν οι φάκελοι IMAP στον server, να ρυθμίσετε το πρόγραμμα email σας ώστε να χρησιμοποιεί τους σωστούς ειδικούς φακέλους και να αποφύγετε την εμφάνιση διπλών ή χαμένων μηνυμάτων.

Βασικές έννοιες: φάκελος IMAP, λίστα φακέλων στον server, ειδικοί φάκελοι (Απεσταλμένα, Κάδος απορριμμάτων, Πρόχειρα, Spam, Αρχείο), special-use (RFC 6154), σύνδεση φακέλων, εγγραφή σε φακέλους, διαγραφή και οριστική διαγραφή (expunge), περίοδος συγχρονισμού, αντίγραφο εκτός σύνδεσης

Πού βρίσκονται στην πραγματικότητα οι φάκελοί σας;

Στο μάθημα 1.3 είδατε τη διαφορά μεταξύ IMAP και POP3. Με το IMAP, το email σας βρίσκεται στον server και το πρόγραμμα email σας απλώς εμφανίζει ό,τι υπάρχει εκεί. Αυτό ισχύει και για τους φακέλους. Αν δημιουργήσετε στο Thunderbird έναν φάκελο "Προσφορές", το Thunderbird δημιουργεί αυτόν τον φάκελο στον server. Το τηλέφωνό σας τον βλέπει μετά επίσης, και το webmail επίσης.

Αυτό είναι ακριβώς αυτό που θέλετε. Όμως σημαίνει επίσης: ένα πρόγραμμα email μπορεί να δημιουργήσει στον server φακέλους που δεν σκοπεύατε. Και αν δύο προγράμματα δεν συμφωνούν για το πώς ονομάζεται ένας φάκελος, καταλήγετε με δύο.

Μερικά πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε για τους φακέλους σε έναν IMAP server:

• Το Εισερχόμενα ονομάζεται στον server πάντα INBOX. Αυτός είναι ο μόνος φάκελος με σταθερό όνομα. Το πρόγραμμά σας το μεταφράζει σε "Εισερχόμενα", "Inbox" ή "Inbound".
• Όλοι οι άλλοι φάκελοι έχουν ελεύθερο όνομα. Ο server δεν γνωρίζει κάποιον "πραγματικό" φάκελο Απεσταλμένων, εκτός αν το υποδεικνύει ο ίδιος (δείτε παρακάτω).
• Οι υποφάκελοι διαχωρίζονται με έναν χαρακτήρα, συνήθως τελεία ή πλάγια κάθετο: INBOX.Offertes ή Offertes/2026. Αυτό το βλέπετε σπάνια, αλλά εξηγεί γιατί ορισμένα προγράμματα εμφανίζουν όλους τους φακέλους κάτω από τα Εισερχόμενα.
• Ένα πρόγραμμα μερικές φορές εμφανίζει μόνο τους φακέλους στους οποίους είστε εγγεγραμμένοι. Ένας φάκελος που υπάρχει στον server αλλά δεν είστε εγγεγραμμένοι σε αυτόν, φαίνεται τότε σαν να έχει εξαφανιστεί.

Το πρόβλημα των ειδικών φακέλων

Το πρόγραμμα email σας χρειάζεται μερικούς φακέλους για να λειτουργήσει:

Κάθε πρόγραμμα έχει τη δική του προτίμηση. Το Apple Mail χρησιμοποιεί εξ ορισμού διαφορετικά ονόματα από το Outlook, και το Outlook πάλι διαφορετικά από τη Gmail-app. Αν ρυθμίσετε το mailbox σας σε τρεις συσκευές χωρίς να προσέξετε, μπορεί να συμβεί το εξής:

• Το Outlook τοποθετεί τα σταλμένα μηνύματα στο Sent Items.
• Το iPhone σας τοποθετεί τα σταλμένα μηνύματα στο Sent Messages.
• Το webmail τοποθετεί τα σταλμένα μηνύματα στο Sent.

Τότε έχετε τρεις φακέλους Απεσταλμένων, και σε κάθε συσκευή βλέπετε μόνο ένα μέρος από όσα έχετε στείλει. Αυτό είναι το πιο συνηθισμένο παράπονο σχετικά με το IMAP: "δεν βλέπω στο κινητό μου ό,τι έστειλα από τον υπολογιστή μου".

Η λύση: special-use

Από το 2011 υπάρχει μια επέκταση του IMAP με την οποία ο server υποδεικνύει ποιος φάκελος είναι για ποια λειτουργία: special-use (RFC 6154). Ο server λέει τότε, για παράδειγμα, "αυτός ο φάκελος ονομάζεται Sent και έχει τη λειτουργία \Sent". Ένα σύγχρονο πρόγραμμα email το υιοθετεί αυτό και δεν δημιουργεί πλέον δικό του φάκελο.

Οι περισσότεροι mail server το υποστηρίζουν αυτό, και τα περισσότερα προγράμματα επίσης. Όμως εξακολουθεί να πηγαίνει στραβά συχνά στις εξής περιπτώσεις:

• ένα mailbox που υπάρχει εδώ και χρόνια και στο οποίο παλιά προγράμματα έχουν ήδη δημιουργήσει δικούς τους φακέλους,
• ένα mailbox που έχει μετακομίσει από άλλον πάροχο, όπου οι φάκελοι ονομάζονταν διαφορετικά,
• προγράμματα που ρυθμίσατε χειροκίνητα πριν ο server υποστηρίξει special-use,
• POP3 (εκεί δεν υπάρχουν φάκελοι στον server, οπότε κάθε συσκευή διατηρεί τοπικά τον δικό της φάκελο Απεσταλμένων).

Σύνδεση των φακέλων σωστά μόνοι σας

Έχετε ήδη διπλούς φακέλους ή έχετε αμφιβολίες; Τότε επιλέγετε έναν φάκελο ανά λειτουργία και ενημερώνετε κάθε πρόγραμμα ποιος είναι αυτός ο φάκελος. Προτιμήστε τον φάκελο που υποδεικνύει ο ίδιος ο server. Αυτόν τον αναγνωρίζετε στο webmail: εκεί ο φάκελος Απεσταλμένων βρίσκεται συνήθως στην κορυφή με δικό του εικονίδιο.

Πού το ρυθμίζετε;

• Thunderbird: Ρυθμίσεις λογαριασμού, ο λογαριασμός σας, Αντίγραφα και φάκελοι (Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Αρχείο) και Ρυθμίσεις server (τι συμβαίνει με τα διαγραμμένα μηνύματα, και σε ποιον φάκελο).
• Apple Mail στο Mac: Ρυθμίσεις, Λογαριασμοί, ο λογαριασμός σας, Συμπεριφορά γραμματοκιβωτίων (Mailbox Behaviors). Στο iPhone: Ρυθμίσεις, Mail, Λογαριασμοί, ο λογαριασμός σας, ο ίδιος ο λογαριασμός, Advanced, και εκεί επιλέγετε ανά λειτουργία τον φάκελο στον server.
• Κλασικό Outlook: σε έναν λογαριασμό IMAP επιλέγετε στις ρυθμίσεις λογαριασμού (More Settings, Advanced) τη διαδρομή του κύριου φακέλου και τον φάκελο για τα διαγραμμένα στοιχεία. Για τα απεσταλμένα στοιχεία, το κλασικό Outlook σε πολλές εκδόσεις δεν προσφέρει επιλογή: χρησιμοποιεί τον φάκελο που υποδεικνύει ο server, και διαφορετικά τον δικό του.
• Gmail-app: λειτουργεί με τον φάκελο που υποδεικνύει ο server, δεν μπορείτε να το ρυθμίσετε ανά φάκελο.

Στη συνέχεια μετακινείτε το email από τους περιττούς φακέλους στον επιλεγμένο φάκελο, και διαγράφετε τους άδειους φακέλους. Κάντε το αυτό σε μία συσκευή (κατά προτίμηση στο webmail ή στον υπολογιστή) και περιμένετε να το υιοθετήσουν και οι άλλες συσκευές.

Η διαγραφή γίνεται σε δύο βήματα

Στο IMAP η διαγραφή είναι στην πραγματικότητα η τοποθέτηση μιας σημαίας. Ένα μήνυμα παίρνει τη σήμανση διαγραμμένο (\Deleted), αλλά παραμένει στον server. Μόνο όταν το πρόγραμμα δώσει την εντολή expunge, εξαφανίζεται πραγματικά. Τα περισσότερα προγράμματα λειτουργούν ως εξής:

1. Πατάτε Διαγραφή. Το πρόγραμμα μετακινεί το μήνυμα στον Κάδο απορριμμάτων (στην πραγματικότητα: το αντιγράφει στον Κάδο απορριμμάτων και σημαίνει το πρωτότυπο ως διαγραμμένο).
2. Το πρωτότυπο διαγράφεται οριστικά (expunge) άμεσα ή κατά το κλείσιμο.
3. Μόνο όταν αδειάσετε τον Κάδο απορριμμάτων, το μήνυμα εξαφανίζεται από τον server.

Μερικά προγράμματα είναι ρυθμισμένα διαφορετικά. Τότε βλέπετε μηνύματα με μια διαγράμμιση που δεν εξαφανίζονται ποτέ: είναι σημασμένα, αλλά ποτέ δεν διαγράφηκαν οριστικά. Και εξακολουθούν να μετρούν στον αποθηκευτικό σας χώρο. Αναζητήστε τότε στο πρόγραμμά σας το Compact Folder (Thunderbird), το Purge Deleted Messages ή μια ρύθμιση όπως "οριστική διαγραφή διαγραμμένων στοιχείων κατά την έξοδο από τον φάκελο".

Σημαντικό: η διαγραφή σε μία συσκευή είναι διαγραφή σε όλες τις συσκευές. Αυτό είναι το νόημα του IMAP. Αν θέλετε να αφαιρέσετε ένα μήνυμα από το τηλέφωνό σας αλλά να το διατηρήσετε στον υπολογιστή σας, αυτό δεν είναι δυνατό με το IMAP. Το πολύ που μπορείτε να κάνετε είναι να συγχρονίζετε λιγότερο χρόνο στο τηλέφωνο (δείτε παρακάτω).

Έχει εξαφανιστεί κάτι παρόλα αυτά; Πολλοί πάροχοι διατηρούν αντίγραφα ασφαλείας από τα οποία μπορεί να επαναφερθεί ένα mailbox ή φάκελος, αλλά συνήθως μόνο για περιορισμένη περίοδο. Μη βασίζεστε σε αυτό ως αρχείο.

Πόσα συγχρονίζετε;

Ένα πρόγραμμα email δεν χρειάζεται να κατεβάζει τα πάντα. Στο τηλέφωνο είναι συχνά βολικό να συγχρονίζετε μόνο τις τελευταίες εβδομάδες, ή να αφήνετε μόνο τα Εισερχόμενα να λαμβάνουν push ειδοποιήσεις. Αυτό εξοικονομεί χώρο και μπαταρία. Δεν αλλάζει τίποτα στον server: το παλιό email παραμένει εκεί, απλώς δεν το βλέπετε σε αυτήν τη συσκευή.

Στον υπολογιστή, τα περισσότερα προγράμματα δημιουργούν ένα αντίγραφο εκτός σύνδεσης του mailbox (το Outlook σε ένα αρχείο .ost, το Thunderbird και το Apple Mail στον δικό τους φάκελο). Αυτό είναι αντίγραφο, όχι αντίγραφο ασφαλείας: αν διαγράψετε κάτι στον server, εξαφανίζεται και από το αντίγραφο εκτός σύνδεσης. Ένας πραγματικός τοπικός χώρος αποθήκευσης είναι ένας φάκελος που δημιουργείτε εσείς οι ίδιοι κάτω από τους Local Folders (Thunderbird), On My Mac (Apple Mail) ή σε ένα αρχείο δεδομένων .pst (Outlook). Ό,τι μεταφέρετε εκεί, δεν βρίσκεται πλέον στον server. Περισσότερα για αυτό στο μάθημα 3.2.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πίνακα

Στο webmail του WebOké (Roundcube) βλέπετε στα αριστερά όλους τους φακέλους του server. Στις Ρυθμίσεις, Φάκελοι μπορείτε να δημιουργείτε, να μετονομάζετε, να διαγράφετε φακέλους και να ενεργοποιείτε ή να απενεργοποιείτε την εγγραφή σε αυτούς. Στις Ρυθμίσεις, Προτιμήσεις, Ειδικοί φάκελοι βλέπετε ποιος φάκελος χρησιμοποιείται ως Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων και Spam. Σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια: το webmail εκεί μπορεί να ονομάζεται διαφορετικά, αλλά σχεδόν κάθε webmail διαθέτει τέτοια διαχείριση φακέλων.

Σύνοψη

• Με το IMAP, και οι φάκελοί σας βρίσκονται στον server. Κάθε συσκευή βλέπει τους ίδιους φακέλους.
• Μόνο το INBOX έχει σταθερό όνομα. Τα Απεσταλμένα, ο Κάδος απορριμμάτων, τα Πρόχειρα και το Spam ονομάζονται διαφορετικά ανά πρόγραμμα, εκτός αν τα υποδεικνύει ο server (special-use, RFC 6154).
• Διπλούς φακέλους Απεσταλμένων τους λύνετε επιλέγοντας έναν φάκελο ανά λειτουργία και ρυθμίζοντας κάθε πρόγραμμα σε αυτόν.
• Η διαγραφή στο IMAP είναι σήμανση και κατόπιν οριστική διαγραφή (expunge). Τα σημασμένα μηνύματα εξακολουθούν να μετρούν στον αποθηκευτικό σας χώρο.
• Ένα αντίγραφο εκτός σύνδεσης δεν είναι αντίγραφο ασφαλείας· ένας τοπικός φάκελος όμως είναι ξεχωριστός χώρος αποθήκευσης.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση O3.1: Έλεγχος των φακέλων σας. Ανοίξτε το mailbox σας στο webmail και σε κάθε συσκευή στην οποία το χρησιμοποιείτε. Σημειώστε ανά συσκευή ποιον φάκελο χρησιμοποιεί για Απεσταλμένα, Κάδο απορριμμάτων, Πρόχειρα και Spam. Έχετε διπλούς φακέλους; Επιλέξτε έναν ανά λειτουργία, ρυθμίστε κάθε συσκευή σε αυτόν, μετακινήστε το email και διαγράψτε τους άδειους φακέλους. Στη συνέχεια συμπληρώστε τη λίστα ελέγχου και απαντήστε στην ερώτηση: ποιον φάκελο υπέδειξε ο ίδιος ο server, και πώς το αναγνωρίσατε;

Για περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.7: IMAP ή POP3: ποια είναι η διαφορά;
• Τι είναι το IMAP ή το POP3 και πώς λειτουργεί;
• Πώς διαγράφω ένα μήνυμα στο IMAP;
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 18.11: Ένα E-mail διαγράφηκε κατά λάθος
• Επαναφορά mailbox ή διαγραμμένων email από το αντίγραφο ασφαλείας
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)