Ένα σωστό μήνυμα απουσίας

Ενότητα 6: Αυτόματα: φίλτρα και απουσία · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε πώς λειτουργεί ένα μήνυμα απουσίας στον server και ποιος το λαμβάνει και ποιος όχι. Μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε ένα μήνυμα απουσίας που ενεργοποιείται και απενεργοποιείται μόνο του και δεν αποκαλύπτει τίποτα που βοηθά τους απατεώνες.

Βασικές έννοιες: μήνυμα απουσίας, Sieve vacation, Διάστημα απάντησης (:days), Οι e-mail διευθύνσεις μου (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης, Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος

Ένα φίλτρο που απαντά

Τεχνικά, ένα μήνυμα απουσίας είναι ένα φίλτρο. Βρίσκεται στο ίδιο σετ φίλτρων με τα άλλα φίλτρα σας (μάθημα 6.1) και επομένως εκτελείται κι αυτό στον server, τη στιγμή που φτάνει ένα μήνυμα. Ο φορητός σας υπολογιστής μπορεί να είναι κλειστός. Η επέκταση του Sieve ονομάζεται vacation (RFC 5230). Έτσι γράφει το webmail ένα μήνυμα απουσίας για τις διακοπές των Χριστουγέννων:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Τι σημαίνουν αυτά:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" και "le" ... "2027-01-03": η τρέχουσα ημερομηνία πρέπει να είναι στις 21 Δεκεμβρίου ή αργότερα και στις 3 Ιανουαρίου ή νωρίτερα. Αυτές είναι η Ώρα έναρξης και η Ώρα λήξης σας. Εκτός αυτής της περιόδου το φίλτρο δεν κάνει τίποτα. Το :zone "+0100" είναι η ζώνη ώρας από τις ρυθμίσεις σας.
• vacation :days 7: η ίδια διεύθυνση λαμβάνει απάντηση το πολύ μία φορά κάθε 7 ημέρες.
• :addresses [...]: οι διευθύνσεις που σας ανήκουν.
• :subject και το κείμενο που ακολουθεί: το θέμα και το περιεχόμενο της απάντησης.

Μία απάντηση ανά αποστολέα ανά διάστημα

Χωρίς περιορισμό, κάποιος που σας στέλνει δέκα μηνύματα θα λάμβανε δέκα φορές την ίδια απάντηση. Γι' αυτό ο server θυμάται σε ποιους έχει ήδη απαντήσει. Μέσα στο Διάστημα απάντησης (στο Sieve :days) ο ίδιος αποστολέας δεν λαμβάνει δεύτερη απάντηση. Αν δεν επιλέξετε τίποτα, σύμφωνα με το πρότυπο ισχύουν 7 ημέρες (RFC 5230, ενότητα 4.1). Για διακοπές δύο εβδομάδων, το 7 είναι μια πολύ καλή τιμή: όποιος σας γράψει ξανά μετά από μία εβδομάδα λαμβάνει υπενθύμιση ότι λείπετε ακόμη. Διάστημα μικρότερο από 1 ημέρα συνήθως δεν επιτρέπεται.

Η απάντηση πηγαίνει στον αποστολέα του φακέλου (envelope sender, Return-Path, μάθημα 1.1) και όχι απαραίτητα στη διεύθυνση του From. Στα συνηθισμένα μηνύματα πρόκειται για την ίδια διεύθυνση. Στα newsletters και στα αυτοματοποιημένα συστήματα είναι συχνά μια τεχνική διεύθυνση, και αυτό ακριβώς είναι το ζητούμενο: έτσι μια αυτόματη απάντηση δεν καταλήγει σε έναν άνθρωπο που δεν μπορεί να κάνει τίποτα με αυτήν.

Ποιος δεν λαμβάνει απάντηση

Ένα μήνυμα απουσίας μπορεί να προκαλέσει μεγάλη ζημιά αν απαντήσει στο λάθος μήνυμα: απαντήσεις σε μια λίστα αλληλογραφίας με χίλια μέλη ή δύο αυτόματα μηνύματα που απαντούν το ένα στο άλλο ατέλειωτα. Γι' αυτό το πρότυπο (RFC 5230, ενότητα 4.6) ορίζει ότι ο server δεν απαντά σε:

• μηνύματα με κεφαλίδα (header) List-Id ή άλλες κεφαλίδες List: newsletters και λίστες αλληλογραφίας·
• μηνύματα με κεφαλίδα Auto-Submitted με τιμή διαφορετική από "no": αυτόματα μηνύματα, όπως ένα άλλο μήνυμα απουσίας ή μια ειδοποίηση από κάποιο σύστημα·
• μηνύματα από διευθύνσεις όπως MAILER-DAEMON ή από διευθύνσεις που αρχίζουν με "owner-" ή τελειώνουν σε "-request".

Η ίδια η απάντηση φέρει την κεφαλίδα Auto-Submitted: auto-replied. Έτσι ένα άλλο μήνυμα απουσίας ξέρει ότι δεν πρέπει να απαντήσει πίσω, και δεν δημιουργείται ατέρμονος κύκλος.

Οι e-mail διευθύνσεις μου: απάντηση μόνο όταν το μήνυμα είναι για εσάς

Ο server απαντά μόνο αν μία από τις διευθύνσεις σας βρίσκεται στις κεφαλίδες To ή Cc (RFC 5230, ενότητα 4.5). Έτσι αποφεύγετε να απαντάτε σε μηνύματα που ήρθαν μέσω λίστας ή ως Bcc. Ποιες διευθύνσεις είναι δικές σας, ο server το γνωρίζει μόνο εν μέρει: τη διεύθυνση του γραμματοκιβωτίου σας σίγουρα, αλλά όχι τη διεύθυνση info@ που ανακατευθύνεται σε εσάς.

Γι' αυτό το πεδίο Οι e-mail διευθύνσεις μου είναι σημαντικό (στο Sieve :addresses). Συμπληρώστε εκεί κάθε διεύθυνση στην οποία λαμβάνετε μηνύματα, και τις διευθύνσεις ανακατεύθυνσης. Με τη Συμπλήρωση με όλες τις email διευθύνσεις μου το webmail παίρνει τις διευθύνσεις από τις ταυτότητές σας. Αν ξεχάσετε το info@, ένας πελάτης που γράφει στο info@ δεν λαμβάνει μήνυμα απουσίας και ίσως περιμένει μάταια.

Έναρξη, λήξη και τι γίνεται με το μήνυμα

Με μια Ώρα έναρξης και μια Ώρα λήξης το μήνυμα ενεργοποιείται και απενεργοποιείται μόνο του. Αυτός είναι ο ασφαλέστερος τρόπος: δεν μπορείτε να ξεχάσετε να το απενεργοποιήσετε. Αν τις αφήσετε κενές, το μήνυμα είναι ενεργό όσο η Κατάσταση είναι στο Ενεργό. Ένα μήνυμα απουσίας που συνεχίζει να στέλνεται εβδομάδες μετά τις διακοπές είναι ένα γνωστό λάθος και μπερδεύει τους πελάτες.

Στην Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος επιλέγετε τι θα γίνει με το ίδιο το μήνυμα. Αφήστε την επιλογή στη Διατήρηση. Το vacation αφήνει κανονικά το μήνυμα στο γραμματοκιβώτιό σας (RFC 5230, ενότητα 4.7), και όταν επιστρέψετε θέλετε να διαβάσετε τι έφτασε. Η απόρριψη σημαίνει ότι τα μηνύματα που λαμβάνετε εξαφανίζονται. Η Ανακατεύθυνση σε ή η Αποστολή αντιγράφου σε έχουν νόημα μόνο προς έναν συνάδελφο μέσα στον δικό σας οργανισμό, με τα ίδια μειονεκτήματα όπως στο μάθημα 6.2.

Τι γράφετε και τι όχι

Ένα καλό μήνυμα απουσίας είναι σύντομο και βοηθά τον αποστολέα να προχωρήσει:

• Πότε επιστρέφετε ή μέχρι πότε δεν απαντάτε.
• Ποιος σας αντικαθιστά στο μεταξύ, με μια διεύθυνση ή έναν αριθμό τηλεφώνου που εξυπηρετείται.
• Τι μπορεί να κάνει ο αποστολέας αν το θέμα είναι επείγον.

Και τι δεν γράφετε: λεπτομέρειες που βοηθούν απατεώνες και διαρρήκτες. Η απάντηση πηγαίνει σε όποιον σας στέλνει μήνυμα, και σε spammers και αγνώστους. Μη γράφετε λοιπόν ότι βρίσκεστε τρεις εβδομάδες στο εξωτερικό, πού πηγαίνετε, τον προσωπικό σας αριθμό ή το όνομα του αντικαταστάτη σας μαζί με μια αρμοδιότητα που μπορεί να εκμεταλλευτεί ένας απατεώνας ("στείλτε μήνυμα στον λογιστή μας Jan για πληρωμές"). Ένας απατεώνας χρησιμοποιεί ευχαρίστως ένα τέτοιο μήνυμα για να γράψει ένα πειστικό ψεύτικο email, για παράδειγμα ένα αίτημα επείγουσας πληρωμής εκ μέρους κάποιου που ούτως ή άλλως δεν είναι διαθέσιμος.

Παράδειγμα ενός καλού μηνύματος:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Όχι διπλά

Μπορείτε να ρυθμίσετε ένα μήνυμα απουσίας και στον πίνακα διαχείρισης του hosting σας, στο WebOké μέσω του DirectAdmin. Χρησιμοποιήστε μόνο έναν από τους δύο τρόπους. Αν είναι ενεργοί και οι δύο, όλοι λαμβάνουν δύο αυτόματες απαντήσεις.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Το μήνυμα απουσίας βρίσκεται στις Ρυθμίσεις > Εκτός γραφείου, με τα πεδία Θέμα, Σώμα, Ώρα έναρξης, Ώρα λήξης και Κατάσταση, και στις Προηγμένες ρυθμίσεις τα πεδία Οι e-mail διευθύνσεις μου, Διάστημα απάντησης και Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος. Το αποτέλεσμα το βλέπετε στα Φίλτρα > Ενέργειες > Επεξεργασία ομάδας φίλτρων. Τα βήματα περιγράφονται στον οδηγό Roundcube, στην ενότητα Ρύθμιση μηνύματος απουσίας. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια: το Gmail έχει αυτόματη απάντηση διακοπών στις ρυθμίσεις, το Outlook.com αυτόματες απαντήσεις.

Σύνοψη

• Ένα μήνυμα απουσίας είναι ένα φίλτρο Sieve (vacation, RFC 5230) που εκτελείται στον server.
• Ο ίδιος αποστολέας λαμβάνει το πολύ μία απάντηση ανά Διάστημα απάντησης· χωρίς επιλογή, αυτό είναι 7 ημέρες.
• Καμία απάντηση σε λίστες αλληλογραφίας (List-Id) και σε αυτόματα μηνύματα (Auto-Submitted), και απάντηση μόνο αν μία από τις διευθύνσεις σας βρίσκεται στο To ή στο Cc.
• Συμπληρώστε στο πεδίο Οι e-mail διευθύνσεις μου και τις διευθύνσεις ανακατεύθυνσης, χρησιμοποιήστε ημερομηνία έναρξης και λήξης και αφήστε την ενέργεια στη Διατήρηση.
• Γράψτε πότε επιστρέφετε και σε ποιον μπορούν να απευθυνθούν, αλλά όχι λεπτομέρειες που βοηθούν απατεώνες.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A6.3: Έλεγχος του μηνύματος απουσίας σας. Προετοιμάστε στο δικό σας γραμματοκιβώτιο ένα μήνυμα απουσίας στις Ρυθμίσεις > Εκτός γραφείου, με Ώρα έναρξης και Ώρα λήξης που βρίσκονται και οι δύο στο μέλλον· έτσι το μήνυμα δεν είναι ακόμη πραγματικά ενεργό και κανείς δεν λαμβάνει απάντηση τώρα. Συμπληρώστε θέμα, κείμενο, Οι e-mail διευθύνσεις μου και Διάστημα απάντησης, και αφήστε την Ενέργεια εισερχόμενου μηνύματος στη Διατήρηση. Στη συνέχεια επικολλήστε το σετ φίλτρων σας (Ρυθμίσεις > Φίλτρα > Ενέργειες > Επεξεργασία ομάδας φίλτρων, αντιγραφή όλων) ή ανεβάστε το αρχείο από τη Λήψη. Το πρόγραμμα διαβάζει το script στη μνήμη (δεν αποθηκεύεται τίποτα) και ελέγχει: υπάρχει ενέργεια vacation· το :days είναι τουλάχιστον 1· το θέμα δεν είναι κενό· το κείμενο έχει περισσότερους από 40 χαρακτήρες· υπάρχει όριο ημερομηνίας με currentdate (αλλιώς πορτοκαλί: μήπως ξεχάσετε να το απενεργοποιήσετε;)· το :addresses περιέχει τουλάχιστον μία διεύθυνση (αλλιώς πορτοκαλί)· και το μήνυμα διατηρείται, δηλαδή δεν υπάρχει discard ούτε ανακατεύθυνση σε διεύθυνση εκτός του domain σας. Μετά την άσκηση απενεργοποιήστε ξανά το μήνυμα, αν δεν το χρειάζεστε.

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου αναφέρονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail του WebOké· σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 7.3: Ρύθμιση μηνύματος εκτός γραφείου
• Roundcube Webmail 7.1: Δημιουργία φίλτρου
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 1.2: Phishing, απάτη τύπου CEO και απάτη τιμολογίων
• Κανόνες email στον server (φίλτρα στον server)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (στα αγγλικά): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230
• Waarom niet iedereen je afwezigheidsbericht krijgt