Επαφές και ομάδες

Ενότητα 7: Το βιβλίο διευθύνσεών σας · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να εξηγήσετε ποια βιβλία διευθύνσεων τηρεί το webmail και πώς λειτουργεί η αυτόματη συμπλήρωση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιείτε μια ομάδα χωρίς να διαρρέετε διευθύνσεις.

Βασικές έννοιες: επαφή, προσωπικό βιβλίο διευθύνσεων, Συλλεγέντες Παραλήπτες, Έμπιστοι Αποστολείς, αυτόματη συμπλήρωση, ομάδα, Bcc, ελαχιστοποίηση δεδομένων

Γιατί βιβλίο διευθύνσεων, αφού το webmail θυμάται τα πάντα;

Πολλοί σχεδόν δεν χρησιμοποιούν το βιβλίο διευθύνσεών τους. Πληκτρολογούν μερικά γράμματα στο πεδίο Παραλήπτης, το webmail συμπληρώνει μια διεύθυνση, και τέλος. Αυτό λειτουργεί, όμως η διεύθυνση που συμπληρώνει το webmail δεν προέρχεται πάντα από μια λίστα που έχετε φροντίσει εσείς. Και ακριβώς εκεί γίνονται τα λάθη: μια παλιά διεύθυνση ενός πελάτη, ένα τυπογραφικό λάθος που κάνατε κάποτε ή δύο άτομα με το ίδιο μικρό όνομα.

Μια επαφή είναι μια κάρτα με στοιχεία για ένα άτομο ή έναν οργανισμό: ένα όνομα, μία ή περισσότερες διευθύνσεις email και, αν θέλετε, τηλέφωνο, ταχυδρομική διεύθυνση, οργανισμό ή μια σημείωση. Το βιβλίο διευθύνσεων είναι το σύνολο αυτών των καρτών. Στο webmail το βιβλίο διευθύνσεων βρίσκεται στον server, όπως και τα μηνύματά σας. Ανήκει στο γραμματοκιβώτιό σας και στον τρόπο με τον οποίο συνδέεστε (μάθημα 1.3): αν ξαφνικά συνδεθείτε διαφορετικά, για παράδειγμα με συμπληρωμένο το πεδίο Εξυπηρετητής, το βιβλίο διευθύνσεών σας μπορεί να φαίνεται κενό.

Τρία βιβλία διευθύνσεων, τρεις σκοποί

Αν κάνετε κλικ στις Επαφές, βλέπετε αριστερά όχι ένα αλλά τρία βιβλία διευθύνσεων. Το καθένα έχει τη δική του λειτουργία.

Η διαφορά ανάμεσα στα δύο πρώτα είναι σημαντική. Οι Συλλεγέντες Παραλήπτες είναι μια αυτόματη μνήμη. Θυμάται τα πάντα, και εκείνη τη διεύθυνση με το τυπογραφικό λάθος από την οποία επέστρεψε το μήνυμά σας, και την παλιά διεύθυνση ενός συναδέλφου που έχει φύγει εδώ και καιρό. Το προσωπικό σας βιβλίο διευθύνσεων είναι μια λίστα που διατηρείτε εσείς καθαρή.

Οι Έμπιστοι Αποστολείς έχουν διαφορετική λειτουργία. Δεν αφορούν τη συμπλήρωση, αλλά τις εξωτερικές εικόνες. Από προεπιλογή το webmail δεν φορτώνει εικόνες από το διαδίκτυο, επειδή με αυτές οι αποστολείς μπορούν να δουν πότε ανοίγετε το μήνυμά τους (μάθημα 2.2). Αν επιλέξετε ότι εμπιστεύεστε πάντα έναν αποστολέα, μπαίνει σε αυτή τη λίστα. Στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Προβολή Μηνυμάτων μπορείτε τότε να επιλέξετε να εμφανίζονται αμέσως οι εξωτερικοί πόροι από έμπιστους αποστολείς.

Αυτόματη συμπλήρωση: πρακτική, αλλά προσέξτε τι επιλέγετε

Όταν πληκτρολογείτε μερικά γράμματα στο πεδίο Παραλήπτης, το webmail αναζητά στα βιβλία διευθύνσεών σας ονόματα και διευθύνσεις που ξεκινούν με αυτά ή τα περιέχουν. Εμφανίζεται μια μικρή λίστα και επιλέγετε. Αυτό λέγεται αυτόματη συμπλήρωση.

Ένα παράδειγμα. Η Sanne de Vries (sanne@example.com) έχει έναν πελάτη, τον Ahmed (ahmed@example.net). Πριν από έναν χρόνο του έστειλε κατά λάθος ένα μήνυμα στη διεύθυνση ahmed@example.org, που δεν είναι δική του. Το μήνυμα δεν επέστρεψε, επειδή η διεύθυνση αυτή κατά σύμπτωση υπήρχε. Από τότε υπάρχουν δύο Ahmed στους Συλλεγέντες Παραλήπτες. Όταν η Sanne πληκτρολογεί "ahm", βλέπει και τους δύο. Αν επιλέξει τον λάθος, μια προσφορά καταλήγει σε έναν άγνωστο.

Γι' αυτό, δύο συνήθειες:

• Βάλτε τα άτομα στα οποία στέλνετε συχνά στις Προσωπικές Διευθύνσεις, με το πλήρες όνομά τους. Έτσι, κατά τη συμπλήρωση βλέπετε ένα αναγνωρίσιμο όνομα και όχι μόνο μια διεύθυνση.
• Αν δείτε στη λίστα μια λανθασμένη ή παρωχημένη διεύθυνση, διαγράψτε την από τους Συλλεγέντες Παραλήπτες. Διαφορετικά το webmail θα συνεχίσει να την προτείνει.

Ένας γρήγορος τρόπος να προσθέσετε κάποιον: ανοίξτε ένα μήνυμά του, κάντε κλικ στο όνομά του πάνω από το μήνυμα και επιλέξτε Προσθήκη στο βιβλίο διευθύνσεων.

Ομάδες: ένα όνομα για πολλές διευθύνσεις

Μια ομάδα είναι μια ετικέτα που κολλάτε σε επαφές, όπως "Διοίκηση", "Προμηθευτές" ή "Ομάδα εργασίας". Μια επαφή μπορεί να ανήκει σε περισσότερες ομάδες, και η διαγραφή μιας ομάδας δεν διαγράφει τις ίδιες τις επαφές. Στην εικόνα βλέπετε μια ομάδα κάτω από το προσωπικό βιβλίο διευθύνσεων, με τις τρεις τελείες για τις ενέργειες της ομάδας.

Όταν στέλνετε σε μια ομάδα, το webmail βάζει όλες τις διευθύνσεις της ομάδας στο πεδίο όπου επιλέγετε την ομάδα. Σε αυτό το σημείο αξίζει να σκεφτείτε καλά. Αν επιλέξετε την ομάδα στο πεδίο Παραλήπτης (Προς), όλα τα μέλη της ομάδας βλέπουν τις διευθύνσεις όλων των άλλων. Για μια διοίκηση πέντε ατόμων που γνωρίζονται μεταξύ τους αυτό είναι εντάξει. Για μια ομάδα πελατών που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους είναι πρόβλημα.

Οι διευθύνσεις email φυσικών προσώπων είναι δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα κατά την έννοια του GDPR. Αν στείλετε ένα μήνυμα σε σαράντα πελάτες με όλες τις διευθύνσεις ορατές, έχετε δώσει αυτές τις διευθύνσεις σε όλους τους άλλους. Αυτό μπορεί να αποτελεί παραβίαση δεδομένων (μάθημα 3.1). Η λύση είναι απλή: επιλέξτε την ομάδα στην Κρυφή κοινοποίηση (Bcc). Έτσι όλοι λαμβάνουν το μήνυμα, αλλά κανείς δεν βλέπει τους άλλους παραλήπτες. Βάλτε στο πεδίο Προς τη δική σας διεύθυνση: το μήνυμα έχει τότε έναν κανονικό παραλήπτη και εσείς λαμβάνετε ένα αντίγραφο.

Ο Daan, συνάδελφος της Sanne, στέλνει κάθε μήνα μήνυμα στους προμηθευτές του εργαστηρίου. Έχει μια ομάδα "Προμηθευτές" με δώδεκα διευθύνσεις. Επιλέγει την ομάδα στην Κρυφή κοινοποίηση και βάζει τη διεύθυνση daan@example.com στο πεδίο Προς. Αν ένας προμηθευτής απαντήσει με Απάντηση όλων, η απάντηση πηγαίνει μόνο στον Daan, επειδή οι άλλες διευθύνσεις δεν εμφανίζονταν στο μήνυμα.

Παγίδες με τις ομάδες

• Το ημερήσιο όριο. Κάθε παραλήπτης μετράει στον αριθμό μηνυμάτων που επιτρέπεται να στέλνει το πακέτο σας ανά ημέρα, και στην Κρυφή κοινοποίηση. Μια ομάδα με μερικές εκατοντάδες διευθύνσεις μπορεί να εξαντλήσει το όριό σας (μάθημα 8.4). Για ένα newsletter προς μια μεγάλη λίστα χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία newsletter: φροντίζει και για την απεγγραφή και καταγράφει σε ποιους επιτρέπεται πράγματι να στέλνετε.
• Παραλήπτες που δεν το θέλουν. Μια ομάδα δεν είναι λίστα αλληλογραφίας. Δεν υπάρχει κουμπί απεγγραφής. Αν κάποιος ζητήσει να μην του στέλνετε πια μηνύματα, αφαιρέστε τον πραγματικά από την ομάδα.
• Μια παρωχημένη ομάδα. Μια ομάδα παραμένει όπως τη δημιουργήσατε. Όποιος φεύγει, μένει μέσα μέχρι να τον αφαιρέσετε εσείς. Ελέγχετε τις ομάδες σας κατά διαστήματα.
• Φήμη για spam. Πολλά μηνύματα ταυτόχρονα προς διευθύνσεις που δεν υπάρχουν πια επιστρέφουν πολλά μηνύματα σφάλματος. Για τους servers παραλήπτες αυτό μοιάζει με πρόχειρη ή ανεπιθύμητη αποστολή.

Κρατήστε ό,τι χρειάζεστε, όχι περισσότερα

Ο GDPR περιλαμβάνει την αρχή της ελαχιστοποίησης των δεδομένων: δεν επεξεργάζεστε περισσότερα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα από όσα χρειάζονται για τον σκοπό σας και δεν τα διατηρείτε περισσότερο από όσο χρειάζεται (άρθρο 5 του GDPR). Για ένα βιβλίο διευθύνσεων αυτό σημαίνει στην πράξη:

• Καταχωρίστε ό,τι χρειάζεστε για να επικοινωνήσετε με κάποιον: όνομα, διεύθυνση, ίσως έναν αριθμό τηλεφώνου. Η ημερομηνία γέννησης ή η διεύθυνση κατοικίας ενός πελάτη συνήθως δεν χρειάζεται.
• Κάνετε τακτοποίηση. Ένας πελάτης πριν από πέντε χρόνια στον οποίο δεν στέλνετε πια μηνύματα δεν χρειάζεται να παραμένει.
• Λάβετε υπόψη ότι και οι Συλλεγέντες Παραλήπτες περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και ότι αυτή η λίστα μεγαλώνει από μόνη της.

Αυτό δεν αποτελεί νομική συμβουλή. Τι χρειάζεται στη δική σας περίπτωση εξαρτάται από τον οργανισμό και τον σκοπό σας.

Στην πράξη: έτσι λειτουργεί στο webmail

Όλα βρίσκονται στις Επαφές στο κύριο μενού. Μια ομάδα τη δημιουργείτε με τις τρεις τελείες δίπλα στις ομάδες και στη συνέχεια Προσθήκη ομάδας. Προσθέτετε επαφές σύροντάς τες στην ομάδα. Κατά τη σύνταξη επιλέγετε μια ομάδα πληκτρολογώντας το όνομά της στο πεδίο Προς, Κοινοποίηση ή Κρυφή κοινοποίηση, ή με το κουμπάκι με τα ανθρωπάκια δίπλα στο πεδίο. Τα βήματα περιγράφονται στο εγχειρίδιο του Roundcube (8.1 και 8.2). Ποιες διευθύνσεις θυμάται το webmail το ρυθμίζετε στις Ρυθμίσεις > Προτιμήσεις > Επαφές. Σε άλλα webmail, όπως το Gmail ή το Outlook.com, λειτουργεί παρόμοια: εκεί οι ομάδες λέγονται συχνά ετικέτες ή λίστες επαφών.

Σύνοψη

• Το webmail έχει τρία βιβλία διευθύνσεων: Προσωπικές Διευθύνσεις (η δική σας λίστα), Συλλεγέντες Παραλήπτες (αυτόματα, όλες οι διευθύνσεις στις οποίες στείλατε) και Έμπιστοι Αποστολείς (για εξωτερικό περιεχόμενο).
• Η αυτόματη συμπλήρωση προτείνει και παλιές ή λανθασμένες διευθύνσεις. Βάλτε τις σταθερές επαφές με πλήρες όνομα στο δικό σας βιβλίο διευθύνσεων και διαγράψτε τις λανθασμένες διευθύνσεις.
• Μια ομάδα βάζει όλες τις διευθύνσεις στο πεδίο όπου την επιλέγετε. Άτομα που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους τα βάζετε στην Κρυφή κοινοποίηση.
• Οι μεγάλες ομάδες μετράνε στο ημερήσιο όριο. Ένα newsletter το στέλνετε με μια υπηρεσία newsletter.
• Κρατήστε στο βιβλίο διευθύνσεών σας μόνο ό,τι χρειάζεται και κάνετε τακτικά τακτοποίηση.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D7.1: Δημιουργία και χρήση ομάδας. Δημιουργήστε στο προσωπικό σας βιβλίο διευθύνσεων τρεις επαφές (για παράδειγμα τον εαυτό σας, έναν συνάδελφο και έναν φίλο, ή τρία φανταστικά πρόσωπα με διευθύνσεις στο example.com) και μια ομάδα με όνομα της επιλογής σας. Βάλτε τις τρεις επαφές στην ομάδα. Ξεκινήστε ένα νέο μήνυμα, βάλτε τη δική σας διεύθυνση στο πεδίο Προς και επιλέξτε την ομάδα στην Κρυφή κοινοποίηση. Δείτε τι εμφανίζεται στο πεδίο Κρυφή κοινοποίηση. Μην στείλετε το μήνυμα, αλλά αποθηκεύστε το ως πρόχειρο ή απορρίψτε το. Στη συνέχεια απαντήστε: (1) Τι είδατε στο πεδίο Κρυφή κοινοποίηση αφού επιλέξατε την ομάδα: το όνομα της ομάδας ή τις μεμονωμένες διευθύνσεις; (2) Αν ένας παραλήπτης επιλέξει Απάντηση όλων, ποιος λαμβάνει αυτή την απάντηση; (3) Ελέγξτε τους Συλλεγέντες Παραλήπτες: υπάρχει εκεί κάποια διεύθυνση που είναι λανθασμένη ή παρωχημένη; Τι κάνετε με αυτήν;

Περαιτέρω ανάγνωση

Όπου περιγράφονται βήματα στο webmail, ισχύουν για το webmail της WebOké. Σε άλλα webmail λειτουργεί παρόμοια.

• Roundcube Webmail 8.1: Προσθήκη και εύρεση επαφών
• Roundcube Webmail 8.2: Δημιουργία ομάδων
• Roundcube Webmail 10.1: Οι σημαντικότερες ρυθμίσεις
• Όριο αποστολής email
• Δωρεάν μάθημα Ασφαλείς online για επιχειρηματίες 8.2: Παραβιάσεις δεδομένων και η υποχρέωση γνωστοποίησης
• Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων (GDPR): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2016/679/oj
• Bcc gebruiken en privacy: mailen aan een groep die elkaar niet kent