Μορφές γραφείου: OOXML, ODF και pdf

Ενότητα 6: Αρχεία και έγγραφα · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να εξηγήσετε τι είναι πραγματικά τα docx, odt και pdf, γιατί ένα έγγραφο μπορεί να εμφανίζεται διαφορετικά μετά από μια μετάβαση, και θα επιλέγετε τη σωστή μορφή για συνεργασία, ανταλλαγή και αρχειοθέτηση.

Βασικές έννοιες: μορφή αρχείου, ανοικτό πρότυπο, OOXML (docx, xlsx, pptx· ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp· ISO/IEC 26300), παλιές δυαδικές μορφές (doc, xls, ppt), pdf και PDF/A (ISO 19005), csv, γραμματοσειρά, γραμματοσειρά με ίδια μετρική, μετατροπή

Ένα έγγραφο είναι μια συμφωνία

Ένα αρχείο είναι μια σειρά από bytes. Μόνο μέσω μιας μορφής αρχείου ξέρει ένα πρόγραμμα τι σημαίνουν αυτά τα bytes: αυτό είναι επικεφαλίδα, αυτό είναι έντονα γράμματα, αυτό είναι ένας πίνακας με τρεις στήλες. Αν αυτή η μορφή περιγράφεται δημόσια και μπορεί να τη χρησιμοποιήσει οποιοσδήποτε χωρίς άδεια ή σύμβαση, τότε μιλάμε για ανοικτό πρότυπο (μάθημα 2.2). Τότε μπορούν διαφορετικά προγράμματα να διαβάζουν και να γράφουν το ίδιο αρχείο, και δεν εξαρτάστε από έναν μόνο κατασκευαστή.

Για τα έγγραφα γραφείου υπάρχουν δύο μεγάλα ανοικτά πρότυπα και μία μορφή για τεκμηρίωση.

OOXML: docx, xlsx και pptx

Από το Office 2007, το Microsoft Office αποθηκεύει τα έγγραφα ως προεπιλογή σε μορφή Office Open XML, εν συντομία OOXML. Γνωρίζετε τις καταλήξεις: docx, xlsx και pptx. Το πρότυπο έχει καταγραφεί ως ECMA-376 και ως διεθνές πρότυπο ISO/IEC 29500.

Ένα docx είναι στην πραγματικότητα ένα αρχείο zip με σταθερή δομή. Μετονομάστε ένα αντίγραφο του offerte.docx σε offerte.zip και αποσυμπιέστε το. Θα δείτε τότε, μεταξύ άλλων:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Δύο πράγματα που πρέπει να γνωρίζετε. Πρώτον, το ISO/IEC 29500 έχει μια αυστηρή παραλλαγή (Strict) και μια ευρύτερη (Transitional) στην οποία χωρούν και παλιές ιδιαιτερότητες του Word· το Office γράφει ως προεπιλογή την παραλλαγή Transitional. Δεύτερον, ένα docx μπορεί να περιέχει στοιχεία που κατανοεί μόνο το Microsoft Office, όπως μακροεντολές σε VBA (στα docm και xlsm), κουμπιά ActiveX ή πρόσθετα. Η μορφή είναι ανοικτή, αλλά δεν λειτουργεί παντού ό,τι μπορεί να περιέχεται σε αυτήν. Γι' αυτό μιλάει το μάθημα 6.5.

ODF: odt, ods και odp

Η OpenDocument Format (ODF) αναπτύχθηκε από τον οργανισμό προτύπων OASIS και καταγράφηκε ως ISO/IEC 26300. Οι καταλήξεις είναι odt (κείμενο), ods (λογιστικό φύλλο) και odp (παρουσίαση). Και ένα odt είναι αρχείο zip. Το πρώτο στοιχείο ονομάζεται mimetype και περιέχει κυριολεκτικά το είδος του εγγράφου, για παράδειγμα application/vnd.oasis.opendocument.text. Το περιεχόμενο βρίσκεται στο content.xml, οι μορφοποιήσεις στο styles.xml.

Το ODF είναι η δική μορφή του LibreOffice και των πακέτων που βασίζονται σε αυτό, όπως το Collabora Online. Πολλές κυβερνήσεις στην Ευρώπη αναφέρουν το ODF ως προτιμώμενη μορφή για ανταλλαγή και αρχειοθέτηση. Στην Ολλανδία, το ODF βρίσκεται στη λίστα "εφαρμόστε ή εξηγήστε γιατί όχι" (pas toe of leg uit) του Forum Standaardisatie, όπως και το pdf και το PDF/A.

Ποια μορφή επιλέγετε;

Και οι δύο είναι ανοικτά πρότυπα. Η πρακτική διαφορά βρίσκεται στο ποιοι είναι οι άνθρωποι με τους οποίους συνεργάζεστε και ποιο πρόγραμμα χρησιμοποιείτε.

Ο σημαντικότερος κανόνας: επιλέξτε μία κύρια μορφή ανά είδος και μείνετε σε αυτήν. Κάθε φορά που ένα αρχείο μετατρέπεται εμπρός και πίσω (docx σε odt σε docx), κάτι μπορεί να μετατοπιστεί.

Παλιές μορφές: doc, xls και ppt

Τα αρχεία πριν το 2007 (doc, xls, ppt) είναι δυαδικές μορφές: όχι zip με XML, αλλά δική δομή αρχείου της Microsoft. Τα σύγχρονα πακέτα γραφείου τα ανοίγουν ακόμη, αλλά όχι πάντα χωρίς σφάλματα, και μπορεί να περιέχουν μακροεντολές χωρίς η κατάληξη να το προδίδει. Συμβουλή κατά τη μετάβαση: μετατρέψτε τα παλιά αρχεία που χρησιμοποιείτε ακόμη σε docx, xlsx ή pptx (ή ODF) και κρατήστε το πρωτότυπο ως αρχείο.

Pdf και PDF/A

Ένα pdf προορίζεται να καταγράψει πώς κάτι φαίνεται, το ίδιο σε κάθε συσκευή. Η επεξεργασία είναι δυνατή, αλλά δεν είναι ο σκοπός. Το PDF/A (ISO 19005) είναι μια αυστηρότερη παραλλαγή για αρχειοθέτηση: όλες οι γραμματοσειρές βρίσκονται μέσα στο αρχείο, δεν επιτρέπονται εξωτερικές αναφορές ή scripts, έτσι ώστε το αρχείο να παραμένει αναγνώσιμο από μόνο του για πολλά χρόνια. Επιλέξτε PDF/A για οτιδήποτε πρέπει να διατηρηθεί μακροπρόθεσμα, όπως οι ετήσιες οικονομικές καταστάσεις.

Γιατί ένα έγγραφο μπορεί να φαίνεται διαφορετικό

Μετά από μια μετάβαση, συνάδελφοι λένε γρήγορα: "φαίνεται διαφορετικό". Η αιτία είναι σχεδόν πάντα η γραμματοσειρά. Ένα έγγραφο αναφέρει τη γραμματοσειρά του (για παράδειγμα Calibri), αλλά η ίδια η γραμματοσειρά συνήθως δεν περιέχεται σε αυτό. Το πρόγραμμα που εμφανίζει το έγγραφο πρέπει να έχει αυτή τη γραμματοσειρά. Αν δεν τη διαθέτει, χρησιμοποιεί ένα υποκατάστατο, το οποίο έχει διαφορετικά πλάτη γραμμάτων. Μια γραμμή εμφανίζεται διαφορετικά, ένας πίνακας γίνεται φαρδύτερος, μια σελίδα μετατοπίζεται.

Για τις πιο γνωστές γραμματοσειρές της Microsoft υπάρχουν ανοικτού κώδικα υποκατάστατα με ίδια μετρική: κάθε γράμμα έχει ακριβώς το ίδιο πλάτος, μόνο το σχήμα διαφέρει λίγο. Τότε το κείμενό σας ρέει με τον ίδιο τρόπο.

Γραμματοσειρές όπως Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic ή μια δική σας γραμματοσειρά εταιρικής ταυτότητας δεν έχουν τέτοιο υποκατάστατο. Ένα online γραφείο πρέπει τότε να τις αντικαταστήσει με κάτι παρόμοιο, και τότε το κείμενο μπορεί να εμφανιστεί διαφορετικά. Στην περίπτωση της Bakkerij De Korrel, αυτό αφορούσε τη γραμματοσειρά εταιρικής ταυτότητας στο επιστολόχαρτο. Η λύση: να εγκατασταθεί η γραμματοσειρά (αν το επιτρέπει η άδεια χρήσης) στον πάροχο, ή να επιλεγεί μια ελεύθερη γραμματοσειρά στο πρότυπο.

Άλλα πράγματα που μπορούν να μετατοπιστούν σε μια αλλαγή μορφής: κεφαλίδες και υποσέλιδα με πεδία, πίνακες περιεχομένων (που πρέπει να ενημερωθούν ξανά), σχόλια και παρακολουθούμενες αλλαγές, ενσωματωμένα αντικείμενα, και σε λογιστικά φύλλα η υπό όρους μορφοποίηση και τα γραφήματα.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε έναν πάροχο

Στο Euro-Office μέσα σε ένα WebOké Nextcloud ανοίγετε docx, xlsx και pptx χωρίς μετατροπή, καθώς και odt, ods, odp, rtf, txt, csv και τις παλιές μορφές doc, xls και ppt. Με Αρχείο, Λήψη ως επιλέγετε μεταξύ άλλων DOCX, ODT, PDF ή PDF/A· με Αποθήκευση αντιγράφου ως το αντίγραφο καταλήγει στο Nextcloud σας. Για τις πέντε γραμματοσειρές του πίνακα, τα υποκατάστατα με ίδια μετρική βρίσκονται εγκατεστημένα στον server. Άλλα πακέτα online γραφείου έχουν παρόμοια μενού· ποιες γραμματοσειρές γνωρίζουν διαφέρει ανά πάροχο. Ρωτήστε εκ των προτέρων σχετικά αν χρησιμοποιείτε δική σας γραμματοσειρά εταιρικής ταυτότητας.

Σύνοψη

• Τα docx, xlsx και pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) και τα odt, ods και odp (ODF, ISO/IEC 26300) είναι και τα δύο ανοικτά πρότυπα και και τα δύο αρχεία zip με XML.
• Επιλέξτε τη μορφή που χρησιμοποιεί εσωτερικά το γραφείο σας και που γνωρίζουν οι συνεργάτες σας, και μείνετε σε αυτήν.
• Τα παλιά δυαδικά αρχεία (doc, xls, ppt) τα μετατρέπετε· το πρωτότυπο το διατηρείτε.
• Pdf για οριστική καταγραφή, PDF/A για μακροπρόθεσμη διατήρηση.
• Οι μετατοπίσεις οφείλονται συνήθως σε γραμματοσειρές· τα Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman και Courier New έχουν υποκατάστατα με ίδια μετρική.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A6.3: Μορφή και γραμματοσειρές του δικού σας εγγράφου. Ανεβάστε ένα έγγραφο που χρησιμοποιείτε συχνά (για παράδειγμα το πρότυπο επιστολόχαρτού σας). Το πρόγραμμα θα σας πει ποια μορφή έχει πραγματικά, ποιες γραμματοσειρές περιέχει και αν υπάρχει για κάθε γραμματοσειρά υποκατάστατο με ίδια μετρική.

Περαιτέρω ανάγνωση

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τις υπηρεσίες του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί με παρόμοιο τρόπο.

• Οδηγός Euro-Office 1.4: Ποιοι φυλλομετρητές και μορφές αρχείων λειτουργούν με το Euro-Office;
• Οδηγός Euro-Office 2.5: Λήψη ως docx, xlsx, pptx, odt ή pdf
• Οδηγός Euro-Office 12.3: Οι γραμματοσειρές φαίνονται διαφορετικές
• ISO/IEC 29500 και ECMA-376 (Office Open XML)· ISO/IEC 26300 και OASIS OpenDocument 1.3 (ODF)· ISO 19005 (PDF/A)
• Forum Standaardisatie, λίστα ανοικτών προτύπων (ODF, PDF/A)