Outlook: νέο και κλασικό

Ενότητα 2: Ρύθμιση του mailbox σας · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να ρυθμίσετε ένα IMAP mailbox στο νέο και στο κλασικό Outlook για Windows και στο Outlook για Mac, και θα γνωρίζετε ποια είναι η διαφορά ως προς το πού καταλήγουν το mail και ο κωδικός σας.

Βασικές έννοιες: νέο Outlook, κλασικό Outlook, Outlook για Mac, Outlook-app στο τηλέφωνο, συγχρονισμός με το Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, αρχείο .ost και .pst, χειροκίνητη ρύθμιση

Δύο προγράμματα με το ίδιο όνομα

Το "Outlook" είναι πλέον μια συλλογική ονομασία. Σε έναν υπολογιστή Windows μπορείτε να συναντήσετε δύο εντελώς διαφορετικά προγράμματα:

Οι παλιές εφαρμογές Windows Mail και Ημερολόγιο δεν υποστηρίζονται πλέον από τα τέλη του 2024· όσοι τις χρησιμοποιούσαν καταλήγουν αυτόματα στο νέο Outlook. Έτσι, πολλοί άνθρωποι έχουν το νέο Outlook χωρίς να το έχουν επιλέξει οι ίδιοι.

Τι σημαίνει "μέσω του cloud της Microsoft"

Αυτή είναι η σημαντικότερη διαφορά, και λίγοι το γνωρίζουν. Το κλασικό Outlook, το Thunderbird και το Apple Mail συνδέονται τα ίδια απευθείας με τον IMAP server σας. Ο κωδικός σας παραμένει μόνο στον δικό σας υπολογιστή.

Το νέο Outlook λειτουργεί διαφορετικά. Η Microsoft το ονομάζει "συγχρονισμό του λογαριασμού σας με το Microsoft Cloud": ένας server της Microsoft συνδέεται εκ μέρους σας στον mail server σας, παραλαμβάνει το mail σας και αποθηκεύει ένα αντίγραφο στα datacenters της Microsoft. Το νέο Outlook στον υπολογιστή σας επικοινωνεί στη συνέχεια με τη Microsoft, όχι με τον δικό σας mail server. Για αυτόν τον σκοπό, η Microsoft λαμβάνει τη διεύθυνση email σας, τον κωδικό σας και ένα αντίγραφο του mail, του ημερολογίου και των επαφών σας. Η ίδια η Microsoft αναφέρει ότι τότε ισχύουν οι δικοί της όροι χρήσης και η δήλωση απορρήτου για αυτά τα δεδομένα. Το ίδιο ισχύει για την εφαρμογή Outlook σε iPhone και Android, και, εκτός αν το απενεργοποιήσετε, για το Outlook για Mac.

Συνέπειες που παρατηρείτε στην πράξη:

• Καθυστέρηση. Το νέο mail εμφανίζεται μερικές φορές μόνο μετά από κάποιο χρόνο, επειδή η Microsoft πρέπει πρώτα να το παραλάβει.
• Ασαφή μηνύματα σφάλματος. Αν η Microsoft δεν καταφέρει να συνδεθεί, βλέπετε απλώς "κάτι πήγε στραβά". Δεν βλέπετε αν οφείλεται στον κωδικό, στη θύρα ή στο πιστοποιητικό.
• Προσπάθειες σύνδεσης από άγνωστη IP. Ο mail server σας βλέπει προσπάθειες σύνδεσης από servers της Microsoft, όχι από τη δική σας σύνδεση internet. Μετά από μερικές αποτυχημένες προσπάθειες, ένας τέτοιος server μπορεί να αποκλειστεί, και τότε η λειτουργία διακόπτεται για αρκετό καιρό.
• Απόρρητο και κανόνες. Για ορισμένους οργανισμούς (υγεία, δημόσιος τομέας, δικηγορικές υπηρεσίες) η επαγγελματική αλληλογραφία δεν επιτρέπεται να καταλήγει έτσι απλά σε τρίτο μέρος. Τότε το νέο Outlook με έναν λογαριασμό IMAP αποτελεί πρόβλημα για τις συμφωνίες GDPR.

Αν δεν το επιθυμείτε αυτό, χρησιμοποιήστε το κλασικό Outlook (όσο η Microsoft το παρέχει ακόμη), το Thunderbird (μάθημα 2.5), ή στο Mac το Apple Mail (μάθημα 2.3). Στο Outlook για Mac μπορείτε, κατά την προσθήκη ενός λογαριασμού IMAP, να απενεργοποιήσετε τον συγχρονισμό με το Microsoft Cloud.

Ρύθμιση του κλασικού Outlook

1. Κάντε κλικ στο File και έπειτα στο Προσθήκη λογαριασμού (Add Account).
2. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email σας. Κάντε κλικ στο Advanced Options και επιλέξτε Let me set up my account manually (Να ρυθμίσω τον λογαριασμό μου χειροκίνητα). Κάντε κλικ στο Connect.
3. Επιλέξτε IMAP.
4. Εισερχόμενο email: όνομα server, θύρα 993, μέθοδος κρυπτογράφησης SSL/TLS.
5. Εξερχόμενο email: όνομα server, θύρα 587 με STARTTLS (ή 465 με SSL/TLS).
6. Κάντε κλικ στο Next, συμπληρώστε τον κωδικό του mailbox, κάντε κλικ στο Connect. Αν το Outlook ζητήσει όνομα χρήστη, συμπληρώστε την πλήρη διεύθυνση email σας.

Αν καταλήξετε σε ένα παλιότερο παράθυρο Account Settings (Ρυθμίσεις λογαριασμού), επιλέξτε έναν νέο λογαριασμό τύπου IMAP και συμπληρώστε τα ίδια στοιχεία. Στο More Settings (Περισσότερες ρυθμίσεις), καρτέλα Outgoing Server (Server εξερχομένων email), ενεργοποιήστε ότι ο server εξερχομένων απαιτεί έλεγχο ταυτότητας, με τις ίδιες ρυθμίσεις όπως ο server εισερχομένων.

Ρύθμιση του νέου Outlook

1. Ανοίξτε τις Settings (γρανάζι) και έπειτα Accounts.
2. Επιλέξτε Add Account (Προσθήκη λογαριασμού), πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email σας, κάντε κλικ στο Continue.
3. Επιλέξτε IMAP όταν το Outlook ρωτήσει τι είδους λογαριασμός είναι.
4. Ανοίξτε τις προηγμένες ρυθμίσεις (ή "περισσότερες επιλογές") ώστε να συμπληρώσετε εσείς οι ίδιοι τους servers.
5. Εισερχόμενα: όνομα server, θύρα 993, SSL/TLS. Εξερχόμενα: όνομα server, θύρα 587 STARTTLS ή 465 SSL/TLS. Και στα δύο, την πλήρη διεύθυνση email σας και τον κωδικό.
6. Κάντε κλικ στο Continue. Το Outlook ζητά άδεια για να συγχρονίσει τον λογαριασμό με το Microsoft Cloud. Χωρίς αυτή την άδεια, η προσθήκη δεν θα ολοκληρωθεί.

Παγίδες στο Outlook

Το Outlook επιλέγει μόνο του Exchange ή Microsoft 365. Το Outlook δοκιμάζει πρώτα το autodiscover (μάθημα 2.1). Αν δεν βρει τίποτα ή βρει κάτι λάθος, μερικές φορές υποθέτει ότι η διεύθυνσή σας είναι λογαριασμός Microsoft και συνεχίζει να ζητά κωδικό Microsoft. Ένα απλό mailbox σε μια εταιρεία hosting δεν είναι λογαριασμός Exchange. Επιλέγετε πάντα χειροκίνητα IMAP (ή POP3).

Το απεσταλμένο mail αποθηκεύεται τοπικά. Σε παλιότερες εκδόσεις ή με λανθασμένη αντιστοίχιση φακέλων, το Outlook τοποθετεί το απεσταλμένο mail σε έναν φάκελο "Sent Items" στον υπολογιστή σας αντί στον φάκελο Απεσταλμένα στον server. Τότε δεν βλέπετε αυτό το mail στο τηλέφωνό σας. Πώς το διορθώνετε αυτό, αναφέρεται στο μάθημα 3.1.

Το .ost και το .pst. Το κλασικό Outlook αποθηκεύει έναν λογαριασμό IMAP σε ένα αρχείο .ost: ένα αντίγραφο αυτών που βρίσκονται στον server, το οποίο το Outlook μπορεί να ανακατασκευάσει μόνο του. Ένας λογαριασμός POP3 ή ένα αρχείο αποθηκεύεται σε ένα αρχείο .pst: αυτό είναι το μοναδικό σημείο όπου βρίσκεται αυτό το mail. Φτιάξτε λοιπόν backup ενός .pst. Ένα χαλασμένο .ost μπορείτε να το πετάξετε· το Outlook θα ανακτήσει τα πάντα ξανά από τον server.

Μεγάλα mailboxes. Το κλασικό Outlook μπορεί, για έναν λογαριασμό IMAP, να ρυθμίσει πόσο mail διατηρείται offline στον υπολογιστή σας (για παράδειγμα οι τελευταίοι 12 μήνες). Αν αυτή η περίοδος είναι σύντομη, το παλαιότερο mail φαίνεται σαν να λείπει, ενώ στην πραγματικότητα βρίσκεται κανονικά στον server. Τότε βλέπετε το μήνυμα ότι υπάρχουν περισσότερα στοιχεία στον server. Ρυθμίστε την περίοδο ευρύτερα στις ρυθμίσεις λογαριασμού αν θέλετε να αναζητάτε και παλαιότερο mail στον υπολογιστή σας.

Νέος κωδικός. Αν αλλάξατε τον κωδικό του mailbox, το Outlook συνήθως ζητά αυτόματα τον νέο. Στο κλασικό Outlook τον προσαρμόζετε μέσω File, Account Settings, στο νέο μέσω Settings, Accounts. Μην ξεχάσετε τις υπόλοιπες συσκευές σας, αλλιώς ο server μπορεί να αποκλείσει τη διεύθυνση IP σας (μάθημα 1.4).

Outlook για Mac και στο τηλέφωνο

Το Outlook για Mac το ρυθμίζετε μέσω του μενού Outlook, Settings, Accounts, το σύμβολο συν, New Account. Επιλέξτε IMAP και συμπληρώστε τα ίδια στοιχεία. Προσέξτε το κουτάκι επιλογής για τον συγχρονισμό με το Microsoft Cloud.

Η εφαρμογή Outlook σε iPhone και Android λειτουργεί πάντα μέσω του cloud της Microsoft. Σε ένα τηλέφωνο, η ενσωματωμένη εφαρμογή mail (Apple Mail, εφαρμογή Gmail) αποτελεί συνήθως την απλούστερη επιλογή (μαθήματα 2.3 και 2.4).

Στην πράξη: Outlook με ένα mailbox hosting

Για ένα mailbox του WebOké, συμπληρώνετε στο Outlook: IMAP, το όνομα του domain σας ή το όνομα του server του πακέτου σας, θύρα 993 SSL/TLS, εξερχόμενα 587 STARTTLS ή 465 SSL/TLS, την πλήρη διεύθυνση email σας και τον κωδικό του mailbox. Με το νέο Outlook, η σύνδεση διέρχεται μέσω της Microsoft, οπότε ο mail server βλέπει προσπάθειες σύνδεσης από τη Microsoft. Σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια· αλλάζει μόνο το όνομα του server.

Σύνοψη

• Υπάρχουν δύο εκδόσεις Outlook για Windows: η κλασική (απευθείας προς τον mail server σας) και η νέα (μέσω του cloud της Microsoft).
• Το νέο Outlook δίνει στη Microsoft τον κωδικό σας και ένα αντίγραφο του mail σας. Αν δεν το θέλετε αυτό, χρησιμοποιήστε το κλασικό Outlook, το Thunderbird ή το Apple Mail.
• Επιλέγετε πάντα χειροκίνητα IMAP· ένα mailbox hosting δεν είναι λογαριασμός Exchange.
• Ένα .ost είναι αντίγραφο του server, ένα .pst είναι συχνά το μοναδικό σημείο όπου βρίσκεται το mail: φτιάξτε backup του.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση O2.2: Ρύθμιση και έλεγχος του Outlook. Χρησιμοποιείτε το Outlook; Διαπιστώστε ποια έκδοση έχετε (κλασική, νέα, Mac ή εφαρμογή) και ρυθμίστε το mailbox σας ή ελέγξτε τις υπάρχουσες ρυθμίσεις. Συμπληρώστε τη λίστα ελέγχου: τύπος λογαριασμού, server και θύρα εισερχομένων, server και θύρα εξερχομένων, ασφάλεια, όνομα χρήστη για εισερχόμενα και εξερχόμενα, ενεργοποιημένη επαλήθευση για εξερχόμενα, και αν ο λογαριασμός λειτουργεί μέσω του Microsoft Cloud. Απαντήστε τέλος: αποτελεί αυτό το τελευταίο πρόβλημα για εσάς ή τον οργανισμό σας, και γιατί; Το πρόγραμμα θα εμφανίσει στη συνέχεια τα κριτήρια.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα σε αυτά τα άρθρα ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου του WebOké· σε άλλους παρόχους λειτουργεί παρόμοια.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.2: Outlook για Windows (νέο και κλασικό)
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 8.3: Apple Mail και Outlook σε Mac
• Προσθήκη λογαριασμού email στο Outlook
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (επεξήγηση της Microsoft σχετικά με τον συγχρονισμό μέσω του cloud)