Γενικές ρυθμίσεις, λογαριασμοί και απόρρητο

Ενότητα 2: Εγκατάσταση και ρύθμιση · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να ρυθμίσετε συνειδητά τη διεύθυνση του καταστήματος, τις χώρες, το νόμισμα, τους λογαριασμούς πελατών και τους χρόνους διατήρησης των προσωπικών δεδομένων, και γνωρίζετε ποια επιλογή έχει ποια συνέπεια.

Βασικές έννοιες: διεύθυνση καταστήματος, πώληση σε χώρες, αποστολή σε χώρες, προεπιλεγμένη τοποθεσία πελάτη, εντοπισμός γεωγραφικής θέσης, νόμισμα και μορφή, παραγγελία ως επισκέπτης, δημιουργία λογαριασμού κατά την ολοκλήρωση αγοράς, σύνδεσμος για ορισμό κωδικού πρόσβασης, αίτημα διαγραφής δεδομένων, χρόνοι διατήρησης, κείμενο απορρήτου κατά την εγγραφή και την ολοκλήρωση αγοράς

Οι γενικές ρυθμίσεις: η βάση για όλα

Στο WooCommerce > Ρυθμίσεις > Γενικά (General) βρίσκονται ρυθμίσεις που τις ορίζετε σωστά μία φορά και σπάνια τις αγγίζετε ξανά. Ακριβώς γι' αυτό εδώ γίνονται συχνά λάθη: μια λάθος επιλογή την πρώτη εβδομάδα τη διαπιστώνετε μήνες αργότερα, για παράδειγμα όταν ο ΦΠΑ στα τιμολόγια δεν είναι σωστός.

Η διεύθυνση του καταστήματος. Η διεύθυνση όπου είναι εγκατεστημένη η επιχείρησή σας. Το WooCommerce τη χρησιμοποιεί ως βάση για τον υπολογισμό του ΦΠΑ (μάθημα 4.1) και για ορισμένες συνδέσεις με υπηρεσίες αποστολής. Τη χώρα την επιλέγετε ήδη στον οδηγό ρύθμισης (μάθημα 2.1)· εδώ συμπληρώνετε την πλήρη διεύθυνση. Η διεύθυνση αυτή δεν εμφανίζεται αυτόματα στον ιστότοπό σας: τις πληροφορίες που πρέπει να μπορεί να βρει ένας επισκέπτης τις ρυθμίζετε ξεχωριστά (μάθημα 5.1).

Πώληση σε και αποστολή σε. Ορίζετε σε ποιες χώρες πουλάτε (όλες τις χώρες, όλες εκτός από ορισμένες, ή μια λίστα) και επιπλέον σε ποιες χώρες αποστέλλετε. Πρόκειται για δύο διαφορετικά ερωτήματα. Το Theehuis Example πουλά το ψηφιακό βιβλίο συνταγών σε όλους στην ΕΕ, αλλά στέλνει τσαγιέρες μόνο σε Ολλανδία, Βέλγιο και Γερμανία. Επομένως στην πώληση επιλέγει «συγκεκριμένες χώρες: όλες οι χώρες της ΕΕ» και στην αποστολή «Ολλανδία, Βέλγιο, Γερμανία». Ένας πελάτης από την Αυστρία μπορεί τότε να αγοράσει το βιβλίο συνταγών, αλλά σε μια τσαγιέρα δεν βλέπει καμία δυνατότητα αποστολής.

Γιατί όχι απλώς «όλες οι χώρες»; Επειδή κάθε χώρα στην οποία πουλάτε έχει συνέπειες: ΦΠΑ (μάθημα 4.2), κόστος αποστολής (μάθημα 4.3), γλώσσα των όρων σας και κανόνες της συγκεκριμένης χώρας (ενότητα 5). Πουλήστε μόνο εκεί για όπου το σχέδιό σας (μάθημα 1.3) είναι έτοιμο. Επιπλέον, πρέπει να δηλώνετε σαφώς στην αρχή της διαδικασίας παραγγελίας αν υπάρχουν περιορισμοί παράδοσης (μάθημα 5.1).

Προεπιλεγμένη τοποθεσία πελάτη. Πριν ένας επισκέπτης συμπληρώσει τη διεύθυνσή του, το WooCommerce δεν γνωρίζει πού μένει. Επιλέγετε τι θα υποθέτει τότε το κατάστημα:

• Χωρίς τοποθεσία: οι τιμές και η αποστολή υπολογίζονται μόνο όταν ο πελάτης συμπληρώσει διεύθυνση.
• Χώρα του καταστήματος: το WooCommerce υποθέτει ότι ο επισκέπτης μένει στη δική σας χώρα.
• Εντοπισμός γεωγραφικής θέσης: το WooCommerce μαντεύει τη χώρα με βάση τη διεύθυνση IP. Για αυτό χρησιμοποιεί μια βάση δεδομένων εξωτερικής υπηρεσίας, για την οποία πρέπει να ζητήσετε και να συμπληρώσετε ένα (δωρεάν) κλειδί.
• Εντοπισμός γεωγραφικής θέσης με υποστήριξη cache σελίδας: η ίδια εκτίμηση, αλλά μέσω ενός επιπλέον αιτήματος από τον browser, ώστε μια cache σελίδας να μην εμφανίζει σε όλους την ίδια χώρα.

Ο απλός εντοπισμός γεωγραφικής θέσης και μια cache σελίδας δεν συνδυάζονται καλά. Η cache αποθηκεύει τη σελίδα όπως την είδε ο πρώτος επισκέπτης, με τις τιμές και τα μηνύματα για τη δική του χώρα, και την προβάλλει σε όλους. Αν χρησιμοποιείτε cache σελίδας (μάθημα 6.4) και θέλετε εντοπισμό γεωγραφικής θέσης, επιλέξτε την παραλλαγή με υποστήριξη cache. Για τα περισσότερα ολλανδικά, βελγικά και γερμανικά καταστήματα η «χώρα του καταστήματος» είναι απλή και αρκετά καλή επιλογή.

Νόμισμα και μορφή. Νόμισμα, θέση του συμβόλου νομίσματος, διαχωριστικό χιλιάδων και δεκαδικών, πλήθος δεκαδικών. Για την Ολλανδία και τη Γερμανία συνηθίζεται: ευρώ, σύμβολο αριστερά (Ολλανδία) ή δεξιά (Γερμανία), τελεία για τις χιλιάδες, κόμμα για τα δεκαδικά, δύο δεκαδικά. Μην ορίζετε ποτέ το πλήθος δεκαδικών σε 0 «επειδή χρεώνετε μόνο ακέραια ευρώ»: ο υπολογισμός του ΦΠΑ χρειάζεται τα λεπτά.

Λογαριασμοί πελατών: επισκέπτης ή λογαριασμός;

Στο WooCommerce > Ρυθμίσεις > Λογαριασμοί & Απόρρητο (Accounts & Privacy) επιλέγετε πώς παραγγέλνουν οι πελάτες.

Παραγγελία ως επισκέπτης. Ο πελάτης συμπληρώνει τα στοιχεία του και παραγγέλνει χωρίς λογαριασμό. Αυτός είναι ο ταχύτερος τρόπος για τον πελάτη και σας δίνει τα λιγότερα προσωπικά δεδομένα που πρέπει να προστατεύσετε. Ο υποχρεωτικός λογαριασμός είναι ένας από τους πιο γνωστούς λόγους για τους οποίους οι πελάτες εγκαταλείπουν μια παραγγελία.

Δημιουργία λογαριασμού κατά την ολοκλήρωση αγοράς ή στο Ο λογαριασμός μου. Χρήσιμο για τακτικούς πελάτες: προβολή παλαιότερων παραγγελιών, αποθήκευση διευθύνσεων, εκ νέου λήψη αρχείων (μάθημα 3.3). Όμως κάθε λογαριασμός είναι μια σύνδεση που μπορεί να γίνει αντικείμενο κατάχρησης, και ένα σύνολο προσωπικών δεδομένων που διατηρείτε όσο υπάρχει ο λογαριασμός.

Για το Theehuis Example η επιλογή είναι: η παραγγελία ως επισκέπτης επιτρέπεται, η δημιουργία λογαριασμού κατά την ολοκλήρωση αγοράς είναι ελεύθερη επιλογή του πελάτη. Για ένα κατάστημα με συνδρομές ή με αρχεία που ο πελάτης θέλει να μπορεί να κατεβάσει ξανά αργότερα, ο λογαριασμός είναι πιο λογικός.

Κωδικοί πρόσβασης. Ρυθμίστε το WooCommerce ώστε σε έναν νέο λογαριασμό να στέλνει έναν σύνδεσμο με τον οποίο ο πελάτης επιλέγει μόνος του κωδικό πρόσβασης, αντί για έναν αυτόματα δημιουργημένο κωδικό μέσα στο email. Ένας κωδικός σε ένα email μένει για χρόνια σε ένα γραμματοκιβώτιο.

Προσέξτε μια σύνδεση με το κουμπί υπαναχώρησης από το μάθημα 5.3: ο πελάτης δεν επιτρέπεται να υποχρεωθεί να έχει λογαριασμό για να υπαναχωρήσει από τη σύμβαση. Αν οι επισκέπτες μπορούν να παραγγείλουν, πρέπει να μπορούν και να υπαναχωρήσουν.

Απόρρητο: τι μπορεί να κάνει το WooCommerce για εσάς

Το WooCommerce επεξεργάζεται προσωπικά δεδομένα: ονόματα, διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, παραγγελίες. Οι γενικοί κανόνες του GDPR, όπως η πολιτική απορρήτου και το αρχείο δραστηριοτήτων επεξεργασίας, περιγράφονται στη σειρά μαθημάτων για το WordPress, μάθημα 9.3. Εδώ πρόκειται για τις ρυθμίσεις που προσφέρει το ίδιο το WooCommerce.

Αιτήματα διαγραφής δεδομένων. Το WordPress διαθέτει ένα εργαλείο για τη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων κάποιου (Εργαλεία > Διαγραφή προσωπικών δεδομένων). Στο Λογαριασμοί & Απόρρητο επιλέγετε αν θα αφαιρούνται επίσης δεδομένα από τις παραγγελίες και αν θα καταργείται η πρόσβαση στις λήψεις. Σκεφτείτε πριν το ενεργοποιήσετε: δεδομένα που πρέπει να διατηρείτε για τη φορολογική αρχή (στην Ελλάδα την ΑΑΔΕ) (τιμολόγια, μάθημα 5.6) δεν επιτρέπεται να τα διαγράψετε απλώς έτσι, ούτε κατόπιν αιτήματος. Η διαγραφή στο WooCommerce καθιστά την παραγγελία ανώνυμη· φροντίστε τα δεδομένα που πρέπει να διατηρείτε να βρίσκονται τότε στο λογιστικό σας σύστημα.

Κείμενα απορρήτου. Μπορείτε να ορίσετε ένα σύντομο κείμενο που εμφανίζεται κατά την εγγραφή και κατά την ολοκλήρωση αγοράς, με σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου σας (μάθημα 5.5). Γράψτε εκεί μία ή δύο προτάσεις, όχι ολόκληρη την πολιτική.

Χρόνοι διατήρησης. Αυτό είναι το τμήμα που παραλείπεται συχνότερα. Το WooCommerce μπορεί να διαγράφει αυτόματα προσωπικά δεδομένα μετά από ένα διάστημα που επιλέγετε εσείς, ανά κατηγορία:

Ο GDPR ορίζει ότι δεν διατηρείτε δεδομένα περισσότερο από όσο χρειάζεται. Οι φορολογικοί κανόνες ορίζουν ότι πρέπει να διατηρείτε τα λογιστικά σας αρχεία για ορισμένα χρόνια: στην Ολλανδία 7 χρόνια, στο Βέλγιο 10 χρόνια για τον ΦΠΑ, στη Γερμανία 8 χρόνια για τα τιμολόγια (μάθημα 5.6). Στην Ελλάδα, ρωτήστε την ΑΑΔΕ ή τον λογιστή σας για τον ισχύοντα χρόνο διατήρησης. Οι δύο κανόνες δεν συγκρούονται, αρκεί να γνωρίζετε πού διατηρείτε τι. Το Theehuis Example ρυθμίζει τις ολοκληρωμένες παραγγελίες στο WooCommerce να γίνονται ανώνυμες μετά από μερικά χρόνια, επειδή τα τιμολόγια βρίσκονται στο λογιστικό πρόγραμμα και παραμένουν εκεί 7 χρόνια. Αν διατηρείτε τα λογιστικά σας αρχεία μόνο στο WooCommerce, μην επιλέξετε διάστημα μικρότερο από την υποχρέωση διατήρησης.

Από προεπιλογή όλα τα διαστήματα είναι κενά: τότε το WooCommerce διατηρεί τα πάντα για πάντα. Αυτή είναι η πιο εύκολη και η χειρότερη επιλογή.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται στο WooCommerce

Με άλλα θέματα και άλλους παρόχους hosting λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο· πρόκειται για ρυθμίσεις του ίδιου του WooCommerce.

1. WooCommerce > Ρυθμίσεις > Γενικά: συμπληρώστε τη διεύθυνση του καταστήματος. Στην πώληση και την αποστολή επιλέξτε μόνο τις χώρες του σχεδίου σας. Επιλέξτε προεπιλεγμένη τοποθεσία· αν χρησιμοποιείτε cache σελίδας, μην επιλέξετε τον απλό εντοπισμό γεωγραφικής θέσης.
2. Ελέγξτε στο κάτω μέρος το νόμισμα και τη μορφή.
3. Λογαριασμοί & Απόρρητο: ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε την παραγγελία ως επισκέπτης· δημιουργία λογαριασμού κατά την ολοκλήρωση αγοράς· επιλέξτε σύνδεσμο για τον ορισμό κωδικού πρόσβασης.
4. Στη διαγραφή δεδομένων επιλέξτε αν περιλαμβάνονται οι παραγγελίες και οι λήψεις, και σημειώστε πού διατηρείτε τα δεδομένα που πρέπει να φυλάσσετε για φορολογικούς λόγους.
5. Συμπληρώστε τα κείμενα απορρήτου με σύνδεσμο προς την πολιτική απορρήτου σας.
6. Συμπληρώστε τους χρόνους διατήρησης, με μια αιτιολογία για κάθε διάστημα.

Σύνοψη

• Η διεύθυνση του καταστήματος είναι η βάση για τον ΦΠΑ· η πώληση σε και η αποστολή σε είναι δύο χωριστές επιλογές. Επιλέξτε μόνο χώρες για τις οποίες είστε έτοιμοι.
• Ο απλός εντοπισμός γεωγραφικής θέσης και η cache σελίδας συγκρούονται· επιλέξτε τότε την παραλλαγή με υποστήριξη cache ή τη χώρα του καταστήματος.
• Η παραγγελία ως επισκέπτης είναι γρήγορη και δίνει λιγότερα δεδομένα· ο λογαριασμός είναι χρήσιμος για τακτικούς πελάτες. Αφήστε τους πελάτες να επιλέγουν μόνοι τους κωδικό πρόσβασης μέσω συνδέσμου.
• Συμπληρώστε τους χρόνους διατήρησης: από προεπιλογή το WooCommerce διατηρεί τα πάντα για πάντα.
• Η διαγραφή κατόπιν αιτήματος και η ανωνυμοποίηση δεν επιτρέπεται να παραβιάζουν τη φορολογική υποχρέωση διατήρησης: γνωρίζετε πού διατηρείτε τι. Στην Ελλάδα, για τον χρόνο διατήρησης απευθυνθείτε στην ΑΑΔΕ ή στον λογιστή σας.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D2.3: Λογαριασμοί και χρόνοι διατήρησης. Εφαρμόστε τις ρυθμίσεις αυτού του μαθήματος στο (δοκιμαστικό) σας κατάστημα. Πρόκειται για άσκηση αυτοαξιολόγησης: σημειώνετε μόνοι σας τα σημεία και απαντάτε στην ερώτηση.

Σημειώστε:

• ρυθμίστηκαν η διεύθυνση καταστήματος και οι χώρες (πώληση και αποστολή)·
• ελέγχθηκαν το νόμισμα και η μορφή·
• η παραγγελία ως επισκέπτης ενεργοποιήθηκε ή απενεργοποιήθηκε συνειδητά·
• η δημιουργία λογαριασμού κατά την ολοκλήρωση αγοράς επιλέχθηκε συνειδητά·
• ορίστηκε κωδικός πρόσβασης μέσω συνδέσμου·
• συμπληρώθηκαν οι χρόνοι διατήρησης στο Λογαριασμοί & Απόρρητο.

Απαντήστε: ποιους χρόνους διατήρησης επιλέξατε για ανενεργούς λογαριασμούς, αποτυχημένες, ακυρωμένες και ολοκληρωμένες παραγγελίες, και γιατί; Λάβετε υπόψη την υποχρέωση διατήρησης από το μάθημα 5.6.

Αφού επιλέξετε «ολοκληρώθηκε», βλέπετε την ενδεικτική απάντηση: οι ολοκληρωμένες παραγγελίες δεν διατηρούνται λιγότερο από τη φορολογική υποχρέωση διατήρησης, εκτός αν τα δεδομένα βρίσκονται αλλού (για παράδειγμα στο λογιστικό σας σύστημα)· οι ανενεργοί λογαριασμοί διαγράφονται· μια αιτιολογία για κάθε επιλογή.

Περαιτέρω ανάγνωση

• Δωρεάν μάθημα WordPress 9.3: GDPR: cookies, φόρμες και πολιτική απορρήτου
• Πρόκειται για παραβίαση δεδομένων και πρέπει να τη γνωστοποιήσω;
• Δωρεάν μάθημα WordPress 6.2: Caching
• Ρυθμίσεις του WooCommerce (woocommerce.com, στα Αγγλικά): https://woocommerce.com/document/configuring-woocommerce-settings/
• Διατήρηση των τιμολογίων σας (ολλανδική φορολογική αρχή Belastingdienst, στα Ολλανδικά): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren