Απόθεμα και μαζική διαχείριση προϊόντων

Ενότητα 3: Προϊόντα · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα μπορείτε να ρυθμίσετε σωστά το απόθεμα στο WooCommerce (διαχείριση, δέσμευση, ειδοποιήσεις, προπαραγγελίες, εξαντλημένα προϊόντα) και να κάνετε με ασφάλεια μαζική εξαγωγή και εισαγωγή προϊόντων με αρχείο CSV.

Βασικές έννοιες: διαχείριση αποθέματος, απόθεμα ανά προϊόν ή ανά παραλλαγή, δέσμευση αποθέματος (Hold stock), όριο χαμηλού αποθέματος, όριο εξαντλημένου αποθέματος, ειδοποιήσεις αποθέματος, προπαραγγελίες (backorders), απόκρυψη εξαντλημένων προϊόντων, εμφάνιση αποθέματος, εξαγωγή CSV, εισαγωγή CSV, ενημέρωση υπαρχόντων προϊόντων, κωδικοποίηση χαρακτήρων (UTF-8), διαχωριστικό, συνδέσεις με ταμειακό σύστημα ή χονδρέμπορο

Γιατί το απόθεμα είναι κάτι περισσότερο από έναν αριθμό

Ένας αριθμός αποθέματος φαίνεται απλός: έχετε δώδεκα τσαγιέρες, φεύγουν δώδεκα, και μετά τελείωσαν. Σε ένα ηλεκτρονικό κατάστημα όμως πολλά συμβαίνουν ταυτόχρονα. Δύο πελάτες βάζουν την τελευταία τσαγιέρα στο καλάθι τους. Ένας πελάτης αρχίζει να πληρώνει και αλλάζει γνώμη στη μέση. Πουλάτε την ίδια τσαγιέρα και στο φυσικό σας κατάστημα ή σε μια αγορά. Ένα λάθος ρυθμισμένο απόθεμα οδηγεί στο χειρότερο που μπορεί να συμβεί σε ένα κατάστημα: μια πληρωμένη παραγγελία που δεν μπορείτε να παραδώσετε. Αυτό σας κοστίζει μια επιστροφή χρημάτων, έναν θυμωμένο πελάτη και μερικές φορές μια κακή κριτική.

Το WooCommerce διαθέτει γι' αυτό μια σειρά από ρυθμίσεις. Θα τις βρείτε στο WooCommerce > Ρυθμίσεις > Προϊόντα > Απόθεμα (Inventory) και ανά προϊόν στην καρτέλα Απόθεμα.

Οι ρυθμίσεις μία προς μία

Η Διαχείριση αποθέματος (Enable stock management) είναι ενεργή από προεπιλογή. Στη συνέχεια επιλέγετε ανά προϊόν αν το WooCommerce παρακολουθεί τις ποσότητες. Χωρίς ποσότητες ορίζετε μόνο την κατάσταση: σε απόθεμα, εξαντλημένο ή σε προπαραγγελία. Αυτό ταιριάζει σε προϊόντα που φτιάχνετε κατά παραγγελία ή που μπορείτε πάντα να παραδώσετε. Σε ένα μεταβλητό προϊόν επιλέγετε αν το απόθεμα ισχύει ανά παραλλαγή ή για ολόκληρο το προϊόν (μάθημα 3.2).

Δέσμευση αποθέματος (λεπτά) (Hold stock), προεπιλογή 60. Όταν ένας πελάτης ξεκινά την ολοκλήρωση της αγοράς, το WooCommerce δημιουργεί μια παραγγελία με την κατάσταση Εκκρεμεί πληρωμή και δεσμεύει το απόθεμα. Αν μετά από αυτά τα λεπτά δεν έχει γίνει πληρωμή, το WooCommerce ακυρώνει την ανοιχτή παραγγελία και το απόθεμα επιστρέφει. Αν ο χρόνος είναι πολύ σύντομος, ένας πελάτης που πρέπει να συνδεθεί στην τράπεζά του βλέπει την παραγγελία του ακυρωμένη. Αν είναι πολύ μεγάλος, μια τσαγιέρα μένει δεσμευμένη μισή μέρα για κάποιον που έχει φύγει από ώρα. Μία ώρα είναι λογική για τα περισσότερα καταστήματα. Προσοχή: η ακύρωση είναι προγραμματισμένη εργασία. Αν οι προγραμματισμένες εργασίες σας δεν εκτελούνται σωστά, οι απλήρωτες παραγγελίες μένουν σε εκκρεμότητα (μάθημα 7.3).

Ειδοποιήσεις (Notifications): ένα email για χαμηλό απόθεμα, για εξάντληση και για προπαραγγελία, από προεπιλογή στη διεύθυνση του διαχειριστή. Ορίστε εδώ τη διεύθυνση του ατόμου που κάνει τις αγορές.

Όριο χαμηλού αποθέματος (Low stock threshold), προεπιλογή 2, και όριο εξαντλημένου αποθέματος (Out of stock threshold), προεπιλογή 0. Πουλάτε και σε φυσικό κατάστημα και ενημερώνετε το ηλεκτρονικό κατάστημα μόνο μία φορά την ημέρα; Τότε ορίστε το όριο εξαντλημένου αποθέματος σε 1 ή 2. Έτσι το ηλεκτρονικό κατάστημα δεν πουλά το τελευταίο τεμάχιο, που ίσως έχει ήδη πουληθεί στο φυσικό κατάστημα.

Ορατότητα εξαντλημένων (Hide out of stock items from the catalog), από προεπιλογή ανενεργή. Η απόκρυψη κρατά τις σελίδες του καταστήματός σας καθαρές. Ένα εξαντλημένο προϊόν που επιστρέφει όμως χάνει προσωρινά τη θέση του στην κατηγορία. Η ίδια η σελίδα του προϊόντος παραμένει προσβάσιμη. Το μάθημα 7.1 εξηγεί τι σημαίνει αυτό για την ευρεσιμότητα.

Μορφή εμφάνισης αποθέματος (Stock display format): να εμφανίζεται πάντα η ποσότητα («12 σε απόθεμα»), μόνο όταν είναι λίγη («Μόνο 2 σε απόθεμα») ή ποτέ. Το «Μόνο 2 σε απόθεμα» βοηθά τους πελάτες να αποφασίσουν, αλλά εμφανίστε το μόνο όταν είναι αληθές· η τεχνητή σπανιότητα είναι παραπλανητική.

Προπαραγγελίες (Allow backorders?) ανά προϊόν: να μην επιτρέπονται, να επιτρέπονται με ειδοποίηση του πελάτη ή να επιτρέπονται. Αν επιτρέπετε προπαραγγελίες, οι πελάτες μπορούν να αγοράσουν ενώ δεν έχετε τίποτα σε απόθεμα. Αυτό είναι εντάξει για ένα προϊόν που σίγουρα θα παραλάβετε μέσα σε μία εβδομάδα. Ενημερώστε όμως τον πελάτη (η μεσαία επιλογή) και αναφέρετε έναν ρεαλιστικό χρόνο παράδοσης: ο χρόνος παράδοσης ανήκει στις πληροφορίες που δίνετε πριν από την αγορά (μάθημα 5.1).

Συνδέσεις και μία πηγή αλήθειας

Αν πουλάτε σε περισσότερα σημεία (ηλεκτρονικό κατάστημα, φυσικό κατάστημα με ταμειακό σύστημα, μια πλατφόρμα αγορών) ή αν ένας χονδρέμπορος παραδίδει απευθείας στους πελάτες σας, γρήγορα προκύπτουν δύο ή τρεις λίστες αποθέματος. Επιλέξτε μία πηγή αλήθειας: το σύστημα που καθορίζει το πραγματικό απόθεμα. Συνήθως αυτό είναι το ταμειακό σύστημα ή το σύστημα αποθήκης, και το WooCommerce λαμβάνει τις ποσότητες μέσω μιας σύνδεσης. Μια τέτοια σύνδεση χρησιμοποιεί τον κωδικό SKU ως κλειδί. Ένα προϊόν χωρίς SKU, ή με SKU που είναι γραμμένο διαφορετικά στο ταμειακό σύστημα, δεν ενημερώνεται. Γι' αυτό ο κωδικός SKU ήταν τόσο σημαντικός στο μάθημα 3.1.

Οι συνδέσεις χρησιμοποιούν συνήθως το REST API του WooCommerce με ένα Κλειδί API. Δώστε σε ένα τέτοιο κλειδί μόνο τα δικαιώματα που χρειάζεται (μάθημα 2.4).

Μαζική διαχείριση προϊόντων: εξαγωγή και εισαγωγή

Για δέκα προϊόντα δουλεύετε στη διαχείριση. Για εκατό αλλαγές τιμών, μια νέα σεζόν ή μια μετάβαση από άλλο σύστημα καταστήματος χρησιμοποιείτε την ενσωματωμένη εξαγωγή και εισαγωγή CSV: τα κουμπιά Εξαγωγή (Export) και Εισαγωγή (Import) πάνω από τη λίστα προϊόντων στο Προϊόντα > Όλα τα προϊόντα.

Ένα αρχείο CSV είναι ένα αρχείο κειμένου με μία γραμμή ανά προϊόν και στήλες που χωρίζονται με κόμματα. Το ανοίγετε σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων. Εκεί συχνά γίνονται λάθη:

• Κωδικοποίηση χαρακτήρων. Το WooCommerce χρησιμοποιεί UTF-8. Αν το πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων ανοίξει το αρχείο με άλλη κωδικοποίηση, το «é» γίνεται κάτι σαν «Ã©», και τα ελληνικά γράμματα γίνονται ακατάληπτα σύμβολα. Επιλέξτε ρητά UTF-8 κατά το άνοιγμα και την αποθήκευση.
• Διαχωριστικό και υποδιαστολή. Με ολλανδικές ρυθμίσεις, και συχνά και με ελληνικές, ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων χρησιμοποιεί το ερωτηματικό ως διαχωριστικό και το κόμμα ως υποδιαστολή. Το WooCommerce περιμένει στις τιμές τελεία (24.00). Μια τιμή «24,00» μπορεί να διαβαστεί ως κάτι άλλο. Ελέγξτε μερικές γραμμές σε έναν επεξεργαστή κειμένου πριν από την εισαγωγή.
• Κενές στήλες. Κατά την ενημέρωση, ένα κενό κελί μπορεί να σημαίνει ότι μια τιμή διαγράφεται. Είναι προτιμότερο να αφαιρέσετε εντελώς από το αρχείο τις στήλες που δεν θέλετε να αγγίξετε.
• Παραλλαγές. Κάθε παραλλαγή είναι ξεχωριστή γραμμή, με παραπομπή στο κύριο προϊόν.

Κατά την εισαγωγή επιλέγετε Ενημέρωση υπαρχόντων προϊόντων (Update existing products). Το WooCommerce αναζητά τότε ένα υπάρχον προϊόν με βάση το ID ή το SKU. Τα προϊόντα που δεν υπάρχουν παραλείπονται με αυτή την επιλογή. Χωρίς αυτή την επιλογή η εισαγωγή δημιουργεί νέα προϊόντα, και ένας κωδικός SKU που υπάρχει ήδη προκαλεί σφάλμα.

Ασφαλής εργασία: πρώτα σε μικρή κλίμακα, πρώτα κάπου αλλού

Μια εισαγωγή μπορεί με ένα κλικ να αλλάξει εκατοντάδες προϊόντα. Γι' αυτό:

1. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο ασφαλείας (εκπαιδευτικό πρόγραμμα WordPress, μάθημα 8.1) ή δουλέψτε πρώτα στο δοκιμαστικό σας κατάστημα (μάθημα 2.1).
2. Κάντε πρώτα εξαγωγή, ώστε να έχετε ένα αρχείο με την τρέχουσα κατάσταση.
3. Δοκιμάστε με ένα αρχείο με μία γραμμή. Ελέγξτε το προϊόν στη διαχείριση και στον ιστότοπο.
4. Μόνο μετά εφαρμόστε ολόκληρο το αρχείο.
5. Τα μεγάλα αρχεία μπορεί να ξεπεράσουν το όριο μεταφόρτωσης ή το χρονικό όριο της PHP. Χωρίστε τα σε τμήματα ή ρωτήστε τον πάροχο hosting για τις ρυθμίσεις της PHP (βάση γνώσεων 200).

Σύνοψη

• Η διαχείριση αποθέματος αποτρέπει πληρωμένες παραγγελίες που δεν μπορείτε να παραδώσετε.
• Η δέσμευση αποθέματος (προεπιλογή 60 λεπτά) κρατά τα προϊόντα κατά την πληρωμή· η ακύρωση μετά από αυτό είναι προγραμματισμένη εργασία.
• Τα όρια, τις ειδοποιήσεις, την ορατότητα και τις προπαραγγελίες τα ρυθμίζετε συνειδητά, με έναν ειλικρινή χρόνο παράδοσης.
• Επιλέξτε μία πηγή αλήθειας και χρησιμοποιήστε τον κωδικό SKU ως κλειδί για τις συνδέσεις.
• Εισαγωγή CSV: UTF-8, τελεία ως υποδιαστολή, πρώτα εξαγωγή, δοκιμή με μία γραμμή, ενημέρωση με βάση το ID ή το SKU.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση D3.4: Εξαγωγή και εισαγωγή. Κάντε την άσκηση στο δοκιμαστικό σας κατάστημα ή αφού δημιουργήσετε ένα πρόσφατο αντίγραφο ασφαλείας.

Βήματα:

1. Εξαγάγετε όλα τα προϊόντα σας σε αρχείο CSV με το κουμπί Εξαγωγή πάνω από τη λίστα προϊόντων (Προϊόντα > Όλα τα προϊόντα).
2. Ανοίξτε το αρχείο σε ένα πρόγραμμα υπολογιστικών φύλλων και επιλέξτε UTF-8. Δείτε ποιο διαχωριστικό και ποια υποδιαστολή εμφανίζονται.
3. Δημιουργήστε ένα νέο αρχείο μόνο με τις στήλες ID (ή SKU) και Απόθεμα, με ένα προϊόν. Αλλάξτε το απόθεμα.
4. Εισαγάγετε αυτό το αρχείο με το κουμπί Εισαγωγή πάνω από τη λίστα προϊόντων, με ενεργή την Ενημέρωση υπαρχόντων προϊόντων.
5. Ελέγξτε το προϊόν στη διαχείριση και σε ένα ιδιωτικό παράθυρο στον ιστότοπο.
6. Ελέγξτε τις ρυθμίσεις αποθέματος στο WooCommerce > Ρυθμίσεις > Προϊόντα > Απόθεμα.

Λίστα ελέγχου (υποχρεωτική): αντίγραφο ασφαλείας ή δοκιμαστικό κατάστημα· έγινε εξαγωγή· το αρχείο ανοίχτηκε με τη σωστή κωδικοποίηση· τροποποιήθηκε μία γραμμή· εισήχθη μόνο αυτή η γραμμή με «Ενημέρωση υπαρχόντων προϊόντων»· το αποτέλεσμα ελέγχθηκε.

Απαντήστε:

1. Ποια στήλη χρησιμοποίησε το WooCommerce για να βρει το προϊόν: ID ή SKU;
2. Τι πήγε στραβά ή παραλίγο να πάει στραβά (χαρακτήρες, υποδιαστολή, κενές στήλες);
3. Ποιες ρυθμίσεις αποθέματος χρησιμοποιείτε (δέσμευση αποθέματος, όρια, ειδοποιήσεις, προπαραγγελίες) και γιατί;

Μια καλή απάντηση αναφέρει το ID ή το SKU ως κλειδί, μια συγκεκριμένη παγίδα που συναντήσατε ή αποφύγατε, και για κάθε ρύθμιση έναν λόγο που ταιριάζει στο δικό σας κατάστημα.

Περαιτέρω ανάγνωση

• Product CSV importer and exporter (woocommerce.com, στα Αγγλικά): https://woocommerce.com/document/product-csv-importer-exporter/
• Δωρεάν μάθημα WordPress 8.1: Αντίγραφα ασφαλείας: τι, πού και πόσο συχνά
• Η μεταφόρτωση αποτυγχάνει: αυξήστε τις τιμές των upload_max_filesize και max_execution_time
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 18.5: Μεγάλο μέγεθος αρχείου μεταφόρτωσης (σφάλμα 413) ή λήξη χρόνου

Τα βήματα στη βάση γνώσεων και στον οδηγό ισχύουν για τους πίνακες ελέγχου του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.