Παρακολούθηση αλλαγών και προσθήκη σχολίων (track changes)

Με την παρακολούθηση αλλαγών κάθε τροποποίηση γίνεται πρόταση: το νέο κείμενο εμφανίζεται με χρώμα και το κείμενο που αφαιρέθηκε διαγράφεται με γραμμή. Στη συνέχεια αποφασίζετε για κάθε αλλαγή αν θα παραμείνει. Στο Word αυτό ονομάζεται Παρακολούθηση αλλαγών ή track changes. Οι αλλαγές που παρακολουθούνται και τα σχόλια μεταφέρονται σε ένα αρχείο docx μεταξύ Word, LibreOffice και Euro-Office.

Στο LibreOffice Writer

Ορίστε πρώτα το όνομά σας: Εργαλεία > Επιλογές... > LibreOffice > Δεδομένα χρήστη. Διαφορετικά, στις αλλαγές σας δεν θα εμφανίζεται όνομα ή θα εμφανίζεται άγνωστο όνομα.

Ενεργοποίηση παρακολούθησης: επιλέξτε Επεξεργασία > Παρακολούθηση αλλαγών > Εγγραφή. Όσο είναι ενεργή, εμφανίζεται ένα σημάδι επιλογής μπροστά της. Με Επεξεργασία > Παρακολούθηση αλλαγών > Εμφάνιση ενεργοποιείτε ή απενεργοποιείτε τα χρώματα.

Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών:

• Μία προς μία: επιλέξτε Επεξεργασία > Παρακολούθηση αλλαγών > Επόμενο και στη συνέχεια Αποδοχή ή Απόρριψη.
• Σε επισκόπηση: επιλέξτε Επεξεργασία > Παρακολούθηση αλλαγών > Διαχείριση.... Στο παράθυρο Διαχείριση αλλαγών βλέπετε όλες τις αλλαγές με συντάκτη και ημερομηνία. Επιλέξτε Αποδοχή, Απόρριψη, Αποδοχή όλων ή Απόρριψη όλων.

Προσθήκη σχολίου: επιλέξτε το κείμενο και επιλέξτε Εισαγωγή > Σχόλιο (Ctrl + Alt + C). Στα μενού του LibreOffice τα σχόλια εμφανίζονται με το όνομα Σχόλιο. Την απάντηση και τη διαγραφή τις κάνετε μέσω Επεξεργασία > Σχόλιο ή με δεξί κλικ στο σχόλιο.

Στο Euro-Office

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Συνεργασία και κάντε κλικ στο Παρακολούθηση αλλαγών. Επιλέξτε ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΜΕΝΗ για μένα ή ΕΝΕΡΓΟΠΟΙΗΜΕΝΗ για μένα και όλους.
2. Περάστε από τις αλλαγές με Στην επόμενη αλλαγή και επιλέξτε Αποδοχή ή Απόρριψη.
3. Ένα σχόλιο το προσθέτετε μέσω της καρτέλας Συνεργασία· με @ και ένα όνομα αναφέρετε έναν συνάδελφο.

Περισσότερα στα άρθρα Παρακολούθηση και αποδοχή αλλαγών και Προσθήκη σχολίων και αναφορά σε κάποιον.

Πριν στείλετε το έγγραφο

Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν πλέον αλλαγές, σχόλια ή ονόματα που ο παραλήπτης δεν πρέπει να δει.

• LibreOffice: Επεξεργασία > Παρακολούθηση αλλαγών > Αποδοχή όλων (ή Απόρριψη όλων) και Επεξεργασία > Σχόλιο > Διαγραφή όλων των σχολίων. Αν θέλετε να αφαιρέσετε και το όνομά σας από τις ιδιότητες του εγγράφου, επιλέξτε Εργαλεία > Επιλογές... > LibreOffice > Προστασία, κάντε κλικ στις επιλογές ασφαλείας στο Επιλογές... και ενεργοποιήστε την επιλογή Remove personal information on saving.
• Euro-Office: δείτε το άρθρο Αφαίρεση σχολίων και αλλαγών πριν στείλετε ένα έγγραφο.