Κεφάλαιο 3 · 3.6
Δημιουργία επιστολών από λίστα διευθύνσεων (συγχώνευση αλληλογραφίας)
Μια πρόσκληση ή υπενθύμιση προς όλους τους πελάτες σας, με το σωστό όνομα και τη σωστή διεύθυνση σε κάθε επιστολή. Στο Word αυτό ονομάζεται Συγχώνευση αλληλογραφίας ή mail merge. Χρειάζεστε δύο πράγματα: μια λίστα διευθύνσεων και μια επιστολή.
Η λίστα διευθύνσεων
Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο στο Calc, στο Excel ή στο Euro-Office. Στην πρώτη γραμμή γράψτε τα ονόματα των στηλών, για παράδειγμα Χαιρετισμός, Όνομα, Εταιρεία, Διεύθυνση, Τ.Κ., Πόλη. Κάθε επόμενη γραμμή αντιστοιχεί σε έναν παραλήπτη. Μην αφήνετε κενές γραμμές. Αποθηκεύστε τη λίστα ως ods ή xlsx.
Στο LibreOffice Writer
Βήμα 1: σύνδεση της λίστας διευθύνσεων
- Ανοίξτε την επιστολή σας και επιλέξτε Εργαλεία > Mail Merge Wizard....
- Επιλέξτε Use the current document και κάντε κλικ στο Επόμενο. Επιλέξτε Επιστολή και κάντε κλικ στο Επόμενο.
- Στη λίστα διευθύνσεων κάντε κλικ στο Select Different Address List... (ή Select Address List), κάντε κλικ στο Προσθήκη... και επιλέξτε το υπολογιστικό φύλλο σας. Επιλέξτε το φύλλο εργασίας με τις διευθύνσεις και κάντε κλικ στο OK.
- Αν θέλετε να τοποθετήσετε μόνοι σας τη διεύθυνση και τον χαιρετισμό στην επιστολή (βήμα 2), καταργήστε την επιλογή This document shall contain an address block καθώς και την επιλογή για τον χαιρετισμό. Κάντε κλικ στο Τέλος.
Βήμα 2: τοποθέτηση πεδίων στην επιστολή
- Επιλέξτε Προβολή > Προελεύσεις δεδομένων. Στο επάνω μέρος βλέπετε τη λίστα διευθύνσεών σας.
- Σύρετε την κεφαλίδα της στήλης, για παράδειγμα Όνομα, στο σημείο της επιστολής που θέλετε. Εμφανίζεται ένα πεδίο <Όνομα>. Κάντε το ίδιο για όλα τα πεδία και πληκτρολογήστε μόνοι σας τα κενά και τις αλλαγές γραμμής ανάμεσά τους.
Βήμα 3: συγχώνευση
Μετά τον οδηγό εμφανίζεται η γραμμή εργαλείων Mail Merge. Με τα βελάκια μετακινείστε μεταξύ των παραληπτών. Στη συνέχεια επιλέξτε:
- Print Merged Documents: όλες οι επιστολές στον εκτυπωτή·
- Save Merged Documents: ως ένα έγγραφο ή ως ξεχωριστά αρχεία, για παράδειγμα ως pdf·
- Επεξεργασία μεμονωμένων εγγράφων: όλες οι επιστολές σε ένα νέο έγγραφο για έλεγχο.
Αν χωρίς τον οδηγό επιλέξετε Αρχείο > Εκτύπωση... σε μια επιστολή με πεδία, το LibreOffice ρωτά: Your document contains address database fields. Do you want to print a form letter? Επιλέξτε Ναι για να δημιουργηθούν όλες οι επιστολές.
Ετικέτες δημιουργείτε με Αρχείο > Νέο > Ετικέτες. Επιλέξτε τη μάρκα και τον τύπο του φύλλου ετικετών, επιλέξτε τη λίστα διευθύνσεών σας ως βάση δεδομένων και τοποθετήστε τα πεδία στην ετικέτα.
Στο Euro-Office
- Ανοίξτε την επιστολή και μεταβείτε στην καρτέλα Συνεργασία. Κάντε κλικ στο Συγχώνευση αλληλογραφίας και επιλέξτε Από αποθηκευτικό χώρο για να επιλέξετε τη λίστα διευθύνσεων από το Nextcloud σας.
- Τοποθετήστε τον κέρσορα στο σωστό σημείο και κάντε κλικ δεξιά στο Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.
- Ελέγξτε το αποτέλεσμα με την Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων και στο Συγχώνευση σε επιλέξτε PDF, Docx ή Email.
Βήμα προς βήμα στο Δημιουργία επιστολών από λίστα διευθύνσεων. Χρειάζεστε στη λίστα σας το μικρό όνομα ξεχωριστά; Δείτε Διαχωρισμός ονόματος και επωνύμου από μία στήλη.