Το email σας μέσω του cloud της Microsoft: η επιλογή για την ιδιωτικότητα

Όταν προσθέτετε τη διεύθυνση email σας της WebOké στο νέο Outlook ή στην εφαρμογή Outlook, το Outlook δεν λαμβάνει το email σας απευθείας από τον server μας. Η Microsoft το ονομάζει «συγχρονισμό του λογαριασμού σας με το Microsoft Cloud». Καλό είναι να γνωρίζετε τι σημαίνει αυτό, ώστε να κάνετε μια συνειδητή επιλογή.

Τι ακριβώς συμβαίνει;

1. Συμπληρώνετε στο Outlook τη διεύθυνση email σας, τον κωδικό πρόσβασής σας και τα στοιχεία του server.
2. Το Outlook δίνει αυτά τα στοιχεία στη Microsoft. Ένας server της Microsoft συνδέεται για λογαριασμό σας στον mail server μας.
3. Η Microsoft αποθηκεύει ένα αντίγραφο του email σας στα δικά της datacenters. Σύμφωνα με τη Microsoft, πρόκειται για το email σας και, όπου είναι δυνατό, το ημερολόγιο και τις επαφές σας.
4. Στη συνέχεια, το νέο Outlook στον υπολογιστή σας ή η εφαρμογή στο τηλέφωνό σας επικοινωνεί με τη Microsoft και όχι πλέον με τον server μας.

Η ίδια η Microsoft αναφέρει ότι για αυτά τα συγχρονισμένα δεδομένα ισχύουν η Σύμβαση Παροχής Υπηρεσιών της Microsoft και η Δήλωση Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων της Microsoft. Για το email στον server μας εξακολουθούν να ισχύουν οι όροι της WebOké.

Τι θα παρατηρήσετε;

• Καθυστέρηση. Τα νέα μηνύματα εμφανίζονται μερικές φορές μετά από λίγη ώρα, επειδή η Microsoft πρέπει πρώτα να τα λάβει.
• Ασαφή μηνύματα σφάλματος. Αν η Microsoft δεν καταφέρει να συνδεθεί, συχνά βλέπετε μόνο ότι κάτι πήγε στραβά. Όχι αν το πρόβλημα οφείλεται στον κωδικό πρόσβασής σας, στον server ή στη θύρα.
• Συνδέσεις από servers της Microsoft. Ο server μας βλέπει τις απόπειρες σύνδεσης της Microsoft και όχι της δικής σας σύνδεσης στο internet.
• Καμία επιλογή. Για το νέο Outlook για Windows και την εφαρμογή Outlook, η Microsoft δεν περιγράφει κάποιον τρόπο απενεργοποίησης. Αν δεν δώσετε τη συγκατάθεσή σας, δεν μπορείτε να προσθέσετε τον λογαριασμό σας.

Είναι πρόβλημα;

Αυτό το αποφασίζετε εσείς. Για πολλούς ανθρώπους δεν αποτελεί πρόβλημα. Εργάζεστε όμως με ευαίσθητα δεδομένα, για παράδειγμα στον χώρο της υγείας, σε δικηγορικό γραφείο ή σε δημόσια υπηρεσία, ή έχετε συμφωνήσει πού αποθηκεύεται το email του οργανισμού σας; Τότε ίσως δεν θέλετε να υπάρχει αντίγραφο στη Microsoft. Αν χρειάζεται, συμβουλευτείτε τον υπεύθυνο για τον ΓΚΠΔ στον οργανισμό σας.

Περισσότερες πληροφορίες θα βρείτε στο blog μας Outlook: ένας εφιάλτης για την ιδιωτικότητα και στο μάθημα Outlook: νέο και κλασικό.

Δεν θέλετε αντίγραφο στη Microsoft;

• Στα Windows, χρησιμοποιήστε το κλασικό Outlook. Αυτό συνδέεται απευθείας με τον server μας (δείτε Προσθήκη της διεύθυνσης email σας στο κλασικό Outlook).
• Σε Mac, επιλέξτε στο Outlook κατά την προσθήκη τον απευθείας συγχρονισμό (δείτε Η εφαρμογή Outlook στο τηλέφωνό σας και το Outlook για Mac) ή χρησιμοποιήστε το Apple Mail.
• Στο τηλέφωνό σας, χρησιμοποιήστε την εφαρμογή email που είναι ήδη εγκατεστημένη (δείτε iPhone και iPad και Android και η εφαρμογή Gmail).
• Ή επιλέξτε ένα άλλο πρόγραμμα email, όπως το Thunderbird, ή το webmail (δείτε Άνοιγμα του webmail).