Κοινόχρηστο ημερολόγιο με συναδέλφους

Θέλετε να μοιράζεστε ένα ημερολόγιο με τους συναδέλφους σας, για παράδειγμα ένα ημερολόγιο για την αίθουσα συσκέψεων ή για ολόκληρη την ομάδα; Μόνο με ένα mailbox της WebOké αυτό δεν είναι δυνατό: ένα mailbox IMAP δεν διαθέτει ημερολόγιο. Με το WebOké Nextcloud σας όμως γίνεται, ακόμη κι αν όλοι χρησιμοποιούν Outlook.

Βήμα 1: κοινοποιήστε το ημερολόγιο στο Nextcloud σας

1. Στο Nextcloud σας, στην εφαρμογή Ημερολόγιο, δημιουργήστε ένα νέο ημερολόγιο, για παράδειγμα Ομάδα.
2. Κοινοποιήστε αυτό το ημερολόγιο στους συναδέλφους σας ή σε μια ομάδα. Επιλέξτε αν μπορούν μόνο να το βλέπουν ή και να το τροποποιούν.

Πώς ρυθμίζετε την κοινοποίηση θα βρείτε στο άρθρο Κοινοποίηση ημερολογίων, δημόσια διάθεση και ενσωμάτωση στον ιστότοπό σας. Για αυτό οι συνάδελφοί σας χρειάζονται δικό τους χρήστη στο ίδιο Nextcloud.

Βήμα 2: κάθε συνάδελφος συνδέει το ημερολόγιο στο Outlook

• Κλασικό Outlook: κάθε συνάδελφος δημιουργεί με το CalDav Synchronizer ένα προφίλ για το κοινόχρηστο ημερολόγιο, με το δικό του όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης εφαρμογής (δείτε Το ημερολόγιο και οι επαφές του Nextcloud στο κλασικό Outlook). Το κοινόχρηστο ημερολόγιο εμφανίζεται στη λίστα κατά την αναζήτηση των ημερολογίων.
• Νέο Outlook ή εφαρμογή Outlook: εδώ ο αμφίδρομος συγχρονισμός δεν είναι δυνατός (δείτε Ημερολόγιο στο νέο Outlook και στην εφαρμογή Outlook). Σε αυτή την περίπτωση οι συνάδελφοί σας βλέπουν και τροποποιούν το κοινόχρηστο ημερολόγιο στο πρόγραμμα περιήγησης ή στην εφαρμογή ημερολογίου του τηλεφώνου τους.

Κοινόχρηστες επαφές

Με τον ίδιο τρόπο κοινοποιείτε ένα βιβλίο διευθύνσεων στο Nextcloud σας. Στο κλασικό Outlook το συνδέετε με ένα επιπλέον προφίλ στο CalDav Synchronizer, με έναν κενό φάκελο επαφών.

Συμβουλές

• Συμφωνήστε ποιος μπορεί να καταχωρίζει συναντήσεις στο κοινόχρηστο ημερολόγιο. Δώστε στους υπόλοιπους μόνο δικαιώματα ανάγνωσης.
• Αποχωρεί κάποιος συνάδελφος; Διαβάστε το άρθρο Αποχώρηση συναδέλφου: ασφαλής ανάληψη αρχείων, ημερολογίου και κοινόχρηστων φακέλων.
• Ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί επίσης Microsoft 365 ή Exchange; Τότε εκείνο παραμένει ξεχωριστό ημερολόγιο. Μη συγχρονίζετε τα δύο μεταξύ τους, γιατί θα προκύψουν διπλές συναντήσεις.