Μήνυμα απουσίας: γιατί ρυθμίζεται μέσω του server

Φεύγετε για διακοπές και θέλετε όσοι σας γράφουν να λαμβάνουν αυτόματη απάντηση; Για μια διεύθυνση email της WebOké, αυτό το ρυθμίζετε στον server μας και όχι στο Outlook. Έτσι λειτουργεί πάντα, ακόμη και όταν ο υπολογιστής σας είναι κλειστός.

Γιατί όχι στο Outlook;

Σε έναν λογαριασμό Exchange ή Microsoft 365, την αυτόματη απάντηση τη στέλνει ο server της Microsoft. Το Outlook απλώς δίνει την εντολή. Η διεύθυνση email σας στη WebOké είναι λογαριασμός IMAP. Μέσω IMAP το Outlook μπορεί να διαβάζει και να οργανώνει την αλληλογραφία σας, αλλά δεν μπορεί να πει στον server μας να απαντά αυτόματα.

• Νέο Outlook: η Microsoft αναφέρει ότι οι αυτόματες απαντήσεις δεν λειτουργούν για λογαριασμούς POP και IMAP. Είτε δεν βλέπετε το κουμπί είτε αυτό δεν λειτουργεί για αυτή τη διεύθυνση.
• Κλασικό Outlook: το κουμπί Αυτόματες απαντήσεις δεν υπάρχει σε λογαριασμό IMAP. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα που απαντά, αλλά αυτός λειτουργεί μόνο όσο το Outlook παραμένει ανοιχτό στον υπολογιστή σας. Αν ο υπολογιστής κλείσει ή μπει σε αναστολή λειτουργίας, η απάντηση σταματά.
• Εφαρμογή Outlook: ούτε εκεί μπορείτε να βασιστείτε σε αυτόματη απάντηση για αυτή τη διεύθυνση.

Στον server μας λειτουργεί πάντα: μέρα και νύχτα, ό,τι κι αν κάνει ο υπολογιστής σας, και όποιο Outlook ή όποια εφαρμογή κι αν χρησιμοποιείτε.

Μήνυμα διακοπών στο DirectAdmin

Ένα μήνυμα διακοπών έχει ημερομηνία έναρξης και λήξης και σταματά από μόνο του. Έτσι δεν υπάρχει κίνδυνος να ξεχάσετε να το απενεργοποιήσετε.

1. Συνδεθείτε στο DirectAdmin και μεταβείτε στο E-mail Manager και στη συνέχεια στο Vacation Messages.
2. Επιλέξτε τη διεύθυνση email, την περίοδο και πόσο συχνά λαμβάνει απάντηση ο ίδιος αποστολέας.
3. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας και κάντε κλικ στο CREATE.

Όλα τα βήματα και τα πεδία περιγράφονται στο άρθρο Vacation Messages.

Ή στο webmail

Δεν έχετε πρόσβαση στο DirectAdmin, για παράδειγμα επειδή το πακέτο το διαχειρίζεται κάποιος συνάδελφος; Τότε δημιουργείτε στο webmail ένα φίλτρο που απαντά με ένα μήνυμα. Πώς γίνεται αυτό, θα το διαβάσετε στο άρθρο Ρύθμιση μηνύματος διακοπών/Out-of-office στο webmail. Ένα τέτοιο φίλτρο δεν έχει ημερομηνία λήξης: απενεργοποιήστε το μόνοι σας μετά τις διακοπές.

Μήνυμα διακοπών ή autoresponder;

Ο autoresponder προορίζεται για μια σταθερή απάντηση που ισχύει πάντα, όπως μια επιβεβαίωση παραλαβής στο info@. Για μια απουσία επιλέξτε μήνυμα διακοπών. Η διαφορά εξηγείται στο άρθρο Autoresponder ή μήνυμα διακοπών: τι να επιλέξετε;.

Προσοχή: Μην ενεργοποιείτε ταυτόχρονα μήνυμα διακοπών και autoresponder ή φίλτρο με απάντηση στην ίδια διεύθυνση. Σε αυτή την περίπτωση ο αποστολέας λαμβάνει δύο αυτόματες απαντήσεις.