Αρχειοθέτηση: ένας φάκελος αρχείου στον server ή ένα αρχείο pst

Θέλετε να τακτοποιήσετε τα Εισερχόμενά σας, αλλά να κρατήσετε τα παλιά μηνύματα; Τότε μπορείτε να τα αρχειοθετήσετε. Με ένα email της WebOké έχετε δύο τρόπους. Διαφέρουν ως προς το πού βρίσκονται τα μηνύματά σας στη συνέχεια.

Τρόπος 1: ένας φάκελος αρχείου στον server (συνιστάται)

Δημιουργήστε στο Outlook, κάτω από τη διεύθυνση email σας, έναν φάκελο, για παράδειγμα Αρχείο ή Αρχείο 2025, και σύρετε εκεί τα παλιά μηνύματα. Ο φάκελος αυτός βρίσκεται στον server μας.

• Βλέπετε το αρχείο σε κάθε υπολογιστή, στο τηλέφωνό σας και στο webmail.
• Καλύπτεται από τα αντίγραφα ασφαλείας του πακέτου σας.
• Μετράει όμως στον αποθηκευτικό χώρο του γραμματοκιβωτίου σας (δείτε Φάκελοι, απεσταλμένα μηνύματα και γεμάτο mailbox).

Πολλές εκδόσεις του Outlook διαθέτουν επίσης ένα κουμπί Archive. Αυτό μετακινεί ένα μήνυμα σε έναν φάκελο αρχείου. Σε έναν λογαριασμό IMAP, το Outlook ρωτά μερικές φορές πρώτα ποιος φάκελος θα είναι αυτός. Επιλέξτε τότε έναν φάκελο κάτω από τη διεύθυνση email σας και όχι έναν φάκελο στον υπολογιστή σας.

Τρόπος 2: ένα αρχείο pst στον υπολογιστή σας

Η κλασική Outlook μπορεί να αποθηκεύσει μηνύματα σε ένα Outlook Data File, ένα αρχείο με κατάληξη .pst. Το αρχείο αυτό βρίσκεται στον υπολογιστή σας και όχι στον server μας.

• Είναι χρήσιμο όταν το γραμματοκιβώτιό σας γεμίζει και τα παλιά μηνύματα δεν χρειάζεται πλέον να βρίσκονται στον server.
• Όμως: αυτά τα μηνύματα θα τα βλέπετε μόνο σε αυτόν τον υπολογιστή. Όχι στο τηλέφωνό σας, ούτε στο webmail.
• Αν ο υπολογιστής σας χαλάσει ή το αρχείο καταστραφεί, θα χάσετε αυτά τα μηνύματα. Το αρχείο pst δεν καλύπτεται από τα αντίγραφα ασφαλείας μας. Γι' αυτό φροντίστε να δημιουργείτε μόνοι σας αντίγραφο ασφαλείας (δείτε Στρατηγική αντιγράφων ασφαλείας: ο κανόνας 3-2-1 για τη δική σας επιχείρηση).

Στην κλασική Outlook δημιουργείτε ένα αρχείο pst μέσω File, Open & Export και στη συνέχεια Import/Export, με την επιλογή εξαγωγής σε αρχείο. Επιπλέον υπάρχει η λειτουργία AutoArchive, η οποία μετακινεί αυτόματα τα παλιά μηνύματα σε ένα αρχείο pst. Ενεργοποιήστε την μόνο αν γνωρίζετε πού βρίσκεται αυτό το αρχείο και έχετε αντίγραφο ασφαλείας του.

Αρχεία pst και η νέα Outlook

Η νέα Outlook μπορεί να χρησιμοποιήσει αρχεία pst μόνο περιορισμένα. Η Microsoft αναφέρει, μεταξύ άλλων, ως προϋπόθεση ότι η κλασική Outlook είναι επίσης εγκατεστημένη στον υπολογιστή σας και ότι έχετε συνδρομή στο Microsoft 365. Αν θέλετε να μεταβείτε στη νέα Outlook, μεταφέρετε πρώτα τα μηνύματα από τα αρχεία pst σας, μέσω της κλασικής Outlook, πίσω σε έναν φάκελο στον server. Τότε θα τα βλέπετε αυτόματα και στη νέα Outlook.

Συμβουλή: Η κλασική Outlook αποθηκεύει έναν λογαριασμό IMAP επίσης σε ένα αρχείο με κατάληξη .ost. Αυτό είναι απλώς ένα αντίγραφο όσων βρίσκονται στον server. Αν το αρχείο αυτό καταστραφεί, το Outlook μπορεί να ανακτήσει ξανά τα πάντα από τον server. Ένα .pst είναι κάτι διαφορετικό: εκεί τα μηνύματα συχνά υπάρχουν μόνο σε αυτό το αρχείο.