Σύνδεση του Microsoft 365

Ενότητα 7: Σύνδεση εξωτερικών υπηρεσιών · Χρόνος ανάγνωσης: 9 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να τοποθετήσετε τις εγγραφές DNS για το Microsoft 365 και να ελέγξετε αν είναι σωστά ρυθμισμένες.

Βασικές έννοιες: TXT επαλήθευσης (MS=ms...), MX προς το Microsoft, SPF include, CNAME DKIM (selector1 και selector2), autodiscover, κέντρο διαχείρισης

Γιατί το Microsoft 365 χρειάζεται εγγραφές

Με το Microsoft 365, το email σας φτάνει στο Microsoft. Ο ιστότοπός σας μπορεί κανονικά να παραμείνει στον δικό σας webhost. Για αυτόν τον διαχωρισμό, το Microsoft χρειάζεται μερικά στοιχεία από το DNS σας:

1. μια απόδειξη ότι το domain σας ανήκει (επαλήθευση)·
2. το σημείο όπου φτάνει το email (MX)·
3. άδεια αποστολής email εκ μέρους του domain σας (SPF)·
4. μια υπογραφή κάτω από τα email σας (DKIM)·
5. μια εγγραφή με την οποία το Outlook βρίσκει μόνο του τις ρυθμίσεις (autodiscover).

Τοποθετείτε αυτές τις εγγραφές στον πάροχο που διαχειρίζεται το DNS του domain σας. Δεν ξέρετε ποιος είναι αυτός; Δείτε τους nameservers του domain σας (μάθημα 2.1). Αν κάνετε αλλαγές σε άλλο σημείο, δεν θα συμβεί τίποτα.

Ο σημαντικότερος κανόνας αυτού του μαθήματος: αντιγράφετε πάντα ακριβώς ό,τι εμφανίζει το κέντρο διαχείρισης του Microsoft για το δικό σας domain. Τα παραδείγματα παρακάτω δείχνουν πώς μοιάζουν οι εγγραφές. Οι ακριβείς τιμές διαφέρουν ανά domain και ανά συνδρομή, και το Microsoft αλλάζει κάπου κάπου τη μορφή.

Βήμα 1: επαλήθευση του domain

Όταν προσθέτετε ένα domain στο κέντρο διαχείρισης Microsoft 365, λαμβάνετε μια εγγραφή TXT με έναν κωδικό:

example.com.   3600   IN   TXT   "MS=ms12345678"

Τοποθετήστε αυτήν την εγγραφή στο βασικό domain (apex) (@). Στη συνέχεια κάντε κλικ στο κέντρο διαχείρισης για επαλήθευση. Αν δεν πετύχει αμέσως, περιμένετε ένα τέταρτο και δοκιμάστε ξανά: μερικές φορές ένας resolver έχει ακόμα την παλιά απάντηση στην cache (μάθημα 6.1). Αυτή η εγγραφή TXT μπορεί να συνυπάρχει με άλλες εγγραφές TXT, ακόμα και με την εγγραφή SPF σας (μάθημα 4.2).

Βήμα 2: το MX προς το Microsoft

Η εγγραφή MX δείχνει προς έναν mail server που ανήκει στο domain σας. Για πολύ καιρό αυτό ήταν το domain με παύλες αντί για τελείες, ακολουθούμενο από mail.protection.outlook.com:

example.com.   3600   IN   MX   0 example-com.mail.protection.outlook.com.

Νεότερες συνδρομές λαμβάνουν μερικές φορές μια διεύθυνση που καταλήγει σε mx.microsoft, για παράδειγμα κάτι σαν example-com.x-v1.mx.microsoft. Αυτό δεν είναι τυπογραφικό λάθος: το .microsoft είναι πραγματικό top level domain. Ποιο από τα δύο θα λάβετε, το βλέπετε στο κέντρο διαχείρισης. Αντιγράψτε το ακριβώς, με την τελεία στο τέλος αν το πάνελ σας το ζητάει (μάθημα 2.2).

Εδώ γίνονται συχνά δύο λάθη:

• Διατήρηση παλιών εγγραφών MX. Αφαιρέστε τις εγγραφές MX που δείχνουν στον προηγούμενο mail server σας. Αν παραμείνουν, μέρος του email σας θα εξακολουθεί να φτάνει στην παλιά θέση, ακόμα και με χαμηλότερη προτεραιότητα (μάθημα 4.1).
• Τοπική παράδοση στον webhost σας. Πολλά πάνελ hosting παραδίδουν το email από τον ίδιο σας τον ιστότοπο (φόρμα επικοινωνίας, ηλεκτρονικό κατάστημα) απευθείας στο mailbox στον ίδιο server, αν αυτός νομίζει ότι το email σας βρίσκεται εκεί. Στο DirectAdmin αυτή η ρύθμιση ονομάζεται "Use this server to handle my email". Όταν ορίζετε το MX προς το Microsoft, απενεργοποιήστε αυτή την τοπική παράδοση. Διαφορετικά, οι φόρμες δεν θα φτάνουν ποτέ στο Microsoft. Σε άλλα πάνελ αυτό ονομάζεται για παράδειγμα "Remote mail exchanger" ή "Απενεργοποίηση τοπικού mail".

Βήμα 3: συμπλήρωση του SPF, όχι διπλασιασμός

Το Microsoft θέλει να υπάρχει στην εγγραφή SPF σας:

include:spf.protection.outlook.com

Έχετε ήδη μια εγγραφή SPF; Τότε μην δημιουργήσετε δεύτερη, αλλά προσθέστε το include στην υπάρχουσα εγγραφή. Δύο εγγραφές SPF καθιστούν το SPF σας άκυρο (μάθημα 4.3). Αν ο ιστότοπός σας στέλνει email μέσω του server του webhost σας, αφήστε και αυτό στην εγγραφή:

example.com.   3600   IN   TXT   "v=spf1 a mx include:spf.hosting.example include:spf.protection.outlook.com ~all"

Προσέξτε το όριο των δέκα αναζητήσεων DNS: κάθε include προσμετράται, και τα includes του Microsoft προσθέτουν με τη σειρά τους δικές τους αναζητήσεις.

Βήμα 4: DKIM με δύο εγγραφές CNAME

Το Microsoft υπογράφει το email σας με ένα κλειδί που βρίσκεται στο Microsoft. Εσείς δημιουργείτε μόνο δύο παραπομπές, ως CNAME:

selector1._domainkey.example.com.   3600   IN   CNAME   selector1-example-com._domainkey.example.x-v1.dkim.mail.microsoft.
selector2._domainkey.example.com.   3600   IN   CNAME   selector2-example-com._domainkey.example.x-v1.dkim.mail.microsoft.

Από τον Μάιο του 2025, τα νέα domains λαμβάνουν αυτή τη μορφή, που καταλήγει σε dkim.mail.microsoft. Το γράμμα πριν από το -v1 (εδώ x) διαφέρει ανά συνδρομή. Παλαιότερα domains έχουν συχνά ακόμα τη μορφή που καταλήγει σε onmicrosoft.com, για παράδειγμα selector1-example-com._domainkey.example.onmicrosoft.com. Και οι δύο μορφές λειτουργούν. Και εδώ ισχύει: αντιγράψτε τις τιμές από το κέντρο διαχείρισης (στις ρυθμίσεις DKIM στο Defender portal) και μην τις επινοείτε μόνοι σας.

Γιατί δύο; Το Microsoft εναλλάσσει τα κλειδιά κατά καιρούς (εναλλαγή κλειδιών). Αν μόνο το selector1 βρίσκεται στο DNS σας, το DKIM λειτουργεί μέχρι την πρώτη εναλλαγή και στη συνέχεια παύει ξαφνικά. Δημιουργήστε λοιπόν πάντα και τα δύο.

Μόλις οι εγγραφές CNAME είναι ορατές, ενεργοποιήστε το DKIM στο κέντρο διαχείρισης. Ένα συχνό λάθος είναι να δημιουργηθεί εγγραφή TXT ενώ ζητείται CNAME· το Microsoft τότε αναφέρει ότι λείπει το CNAME.

Προσέξτε το όνομα: στο πάνελ σας συνήθως συμπληρώνετε μόνο το selector1._domainkey. Αν πληκτρολογήσετε ολόκληρο το όνομα και το πάνελ σας προσθέτει από μόνο του το domain σας, θα καταλήξετε με selector1._domainkey.example.com.example.com (μάθημα 8.4).

Βήμα 5: autodiscover

Το Outlook αναζητά κατά τη ρύθμιση ενός λογαριασμού το autodiscover.<το domain σας>. Κάντε αυτό το όνομα να δείχνει προς το Microsoft:

autodiscover.example.com.   3600   IN   CNAME   autodiscover.outlook.com.

Υπάρχει ήδη μια εγγραφή A ή wildcard που στέλνει το autodiscover προς τον web server σας; Ένα CNAME με το ίδιο όνομα δεν επιτρέπεται να συνυπάρχει με άλλη εγγραφή: αφαιρέστε πρώτα την εγγραφή A για το autodiscover. Απέναντι σε ένα wildcard (*) δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα: ένα όνομα που ορίζεται ξεχωριστά υπερισχύει (μάθημα 3.3).

Και το DMARC;

Το Microsoft δεν το ζητά κατά τη ρύθμιση, αλλά χωρίς DMARC το email καταλήγει πιο συχνά στα ανεπιθύμητα. Αν έχετε ήδη μια εγγραφή DMARC, μπορεί να παραμείνει. Φροντίστε όμως ώστε το SPF και το DKIM για το Microsoft να είναι σωστά ρυθμισμένα πριν θέσετε την πολιτική σε quarantine ή reject (μάθημα 4.5).

Στην πράξη: έτσι μοιάζει σε ένα πάνελ

Στο υποδειγματικό πάνελ Το WebOké μου, στην καρτέλα DNS ενός domain υπάρχει μια κάρτα Ρυθμίσεις email με Γρήγορη ρύθμιση. Αν επιλέξετε εκεί Microsoft 365, βλέπετε εκ των προτέρων ποιες εγγραφές θα δημιουργηθούν: MX, συμπλήρωμα SPF και autodiscover, ενώ η τοπική παράδοση απενεργοποιείται. Το TXT επαλήθευσης και τα CNAME του DKIM τα λαμβάνετε από το ίδιο το Microsoft· αυτά τα προσθέτετε ξεχωριστά με Add Record. Στο DirectAdmin κάνετε το ίδιο μέσω του MX Records (πρότυπο Microsoft 365, και το κουτάκι για απενεργοποίηση παράδοσης) και του DNS Administration.

Χρησιμοποιείτε άλλο πάνελ, όπως cPanel, Plesk, Cloudflare ή την οθόνη DNS του registrar σας; Εκεί τα κουμπιά ονομάζονται διαφορετικά, αλλά τα πεδία είναι τα ίδια: όνομα, τύπος, τιμή και TTL. Μερικοί registrars διαθέτουν επίσης ένα κουμπί "Microsoft 365" που δημιουργεί τις εγγραφές με μία κίνηση.

Σύνοψη

• Αντιγράψτε όλες τις τιμές από το κέντρο διαχείρισης Microsoft 365, όχι από ένα παράδειγμα.
• Επαλήθευση: TXT MS=ms... στο @. MX: η διεύθυνση που δίνει το Microsoft για το domain σας· αφαιρέστε τις παλιές εγγραφές MX.
• SPF: προσθέστε include:spf.protection.outlook.com στην υπάρχουσα εγγραφή σας, μην δημιουργήσετε δεύτερη.
• DKIM: δύο CNAME, selector1 και selector2, και τα δύο απαραίτητα λόγω εναλλαγής κλειδιών.
• Autodiscover: CNAME προς autodiscover.outlook.com, και απενεργοποιήστε την τοπική παράδοση στον webhost σας.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση Z7.1: Αναγνώριση του Microsoft 365. Δείτε πώς χρησιμοποιούν δύο πραγματικοί οργανισμοί το Microsoft 365: microsoft.com και sidn.nl (ο ολλανδικός φορέας μητρώου του .nl).

1. Αναζητήστε την εγγραφή MX του sidn.nl και του microsoft.com. Ποιο από τα δύο χρησιμοποιεί την παλιά μορφή (mail.protection.outlook.com) και ποιο τη νέα (mx.microsoft);
2. Αναζητήστε στην εγγραφή SPF του sidn.nl το include του Microsoft και αντιγράψτε το.
3. Αναζητήστε την εγγραφή CNAME του selector1._domainkey.sidn.nl. Σε ποια λέξη καταλήγει το όνομα προορισμού (οι δύο τελευταίες ετικέτες);

Συμπληρώστε τις απαντήσεις σας στο πεδίο εισαγωγής. Ο έλεγχος αναζητά τις εγγραφές ζωντανά τη στιγμή της υποβολής, οπότε αν ο οργανισμός αλλάξει κάτι, μετράει η νέα απάντηση.

Άσκηση O7.1: Ρύθμιση μόνοι σας στη ζώνη εξάσκησής σας. Συνδέστε τη ζώνη εξάσκησής σας <code>.dnspractice.eu με μια προσομοιωμένη υπηρεσία Microsoft 365. Στη ζώνη εξάσκησης χρησιμοποιείτε την ψεύτικη υπηρεσία office-demo.dnspractice.eu· στο πραγματικό σας domain αντιγράφετε τις τιμές από το κέντρο διαχείρισης Microsoft 365.

1. Επαλήθευση: τοποθετήστε μια εγγραφή TXT στο <code>.dnspractice.eu με τον κωδικό που σας δίνει η σελίδα της άσκησης (MS=oefen-<code>-<...>).
2. MX: κάντε το <code>.dnspractice.eu να λαμβάνει email στο mail.protection.office-demo.dnspractice.eu. με προτεραιότητα 0. Αφαιρέστε άλλες εγγραφές MX στο <code>.dnspractice.eu.
3. SPF: συμπληρώστε την υπάρχουσα εγγραφή SPF στο <code>.dnspractice.eu με include:_spf.office-demo.dnspractice.eu, και αφήστε το mx μέσα. Μπορεί να υπάρχει μόνο μία εγγραφή SPF.
4. DKIM: δημιουργήστε ένα CNAME selector1._domainkey.<code>.dnspractice.eu προς selector1.dkim.office-demo.dnspractice.eu. και ένα CNAME selector2._domainkey.<code>.dnspractice.eu προς selector2.dkim.office-demo.dnspractice.eu.
5. Autodiscover: δημιουργήστε ένα CNAME autodiscover.<code>.dnspractice.eu προς autodiscover.office-demo.dnspractice.eu.

Περαιτέρω ανάγνωση

Αυτές οι σελίδες περιγράφουν τα βήματα στα πάνελ του WebOké (DirectAdmin και Το WebOké μου). Σε άλλα πάνελ η διαδικασία λειτουργεί με τον ίδιο τρόπο.

• Εγχειρίδιο DirectAdmin 5.10: E-mail bij Microsoft 365 of Google Workspace, website bij WebOké
• Εγχειρίδιο WebOké 5.6: Γρήγορη ρύθμιση email στο DNS
• Το email σας αλλού: Microsoft 365, Google Workspace ή δικός σας διακομιστής mail
• Η αποστολή email μέσω PHP δεν λειτουργεί, οι εγγραφές MX παραπέμπουν αλλού
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 5.7: SPF ρύθμιση και συμπλήρωση