Υπηρεσίες newsletter και αποστολής

Ενότητα 7: Σύνδεση εξωτερικών υπηρεσιών · Χρόνος ανάγνωσης: 8 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να συνδέσετε μια υπηρεσία newsletter ή αποστολής έτσι ώστε το email σας να μην καταλήγει στα ανεπιθύμητα.

Βασικές έννοιες: επαλήθευση domain (authentication), DKIM μέσω CNAME, selector, SPF include μόνο αν το ζητά η υπηρεσία, όριο 10 αναζητήσεων, στοίχιση DMARC μέσω DKIM, μην αγγίζετε το MX

Γιατί μια υπηρεσία newsletter ζητά εγγραφές

Μια υπηρεσία newsletter όπως το Mailchimp, το Brevo ή το MailerLite, ή μια υπηρεσία αποστολής για τιμολόγια και επιβεβαιώσεις, στέλνει email με τη δική σας διεύθυνση ως αποστολέα, για παράδειγμα nieuws@example.com. Όμως το email προέρχεται από τους servers αυτής της υπηρεσίας, όχι από τον δικό σας mailserver.

Παραλήπτες όπως το Gmail και το Outlook.com ελέγχουν τότε: επιτρέπεται σε αυτόν τον server να στέλνει email εκ μέρους του example.com, και είναι σωστή η υπογραφή (μαθήματα 4.3 έως 4.5); Αν αυτό δεν έχει ρυθμιστεί, το newsletter σας καταλήγει στα ανεπιθύμητα, ή η υπηρεσία ξαναγράφει τον αποστολέα σε δική της διεύθυνση. Γι' αυτό η υπηρεσία σάς ζητά να επαληθεύσετε το domain σας: μερικές εγγραφές στο DNS σας.

Αυτό που η υπηρεσία δεν χρειάζεται: τις εγγραφές MX σας. Αυτές καθορίζουν πού πηγαίνει το εισερχόμενο email σας. Ένα newsletter απλώς το στέλνετε, οι απαντήσεις φτάνουν κανονικά στο δικό σας mailbox. Μην αλλάζετε λοιπόν ποτέ το MX για μια υπηρεσία newsletter.

DKIM μέσω CNAME

Οι περισσότερες υπηρεσίες σάς επιτρέπουν να ρυθμίσετε το DKIM με εγγραφές CNAME. Η υπηρεσία διατηρεί το κλειδί η ίδια, εσείς απλώς δείχνετε προς αυτό. Έτσι η υπηρεσία μπορεί να αντικαταστήσει το κλειδί χωρίς να χρειάζεται εσείς να κάνετε κάτι.

Το Mailchimp, τη στιγμή που γράφεται αυτό το κείμενο, χρησιμοποιεί σε νεότερους λογαριασμούς δύο εγγραφές:

k2._domainkey.example.com.   3600   IN   CNAME   dkim2.mcsv.net.
k3._domainkey.example.com.   3600   IN   CNAME   dkim3.mcsv.net.

Παλαιότεροι λογαριασμοί έχουν συχνά μία εγγραφή k1._domainkey προς dkim.mcsv.net. Άλλες υπηρεσίες χρησιμοποιούν άλλους selectors, όπως brevo1._domainkey ή ml._domainkey. Ακολουθήστε ό,τι εμφανίζει το dashboard της δικής σας υπηρεσίας. Τα ονόματα και οι προορισμοί διαφέρουν ανά υπηρεσία και ανά λογαριασμό, και μερικές φορές αλλάζουν.

Τα k2 και k3 είναι selectors (μάθημα 4.4). Κάθε υπηρεσία έχει δικό της selector, ώστε οι εγγραφές να μην εμποδίζουν η μία την άλλη ούτε το κλειδί DKIM του δικού σας mailserver.

Τρία λάθη που σχεδόν όλοι κάνουν κάποια στιγμή

1. Διπλό όνομα domain. Το πάνελ σας συχνά προσθέτει μόνο του το domain πίσω από το όνομα. Αν συμπληρώσετε k2._domainkey.example.com, γίνεται k2._domainkey.example.com.example.com. Συμπληρώστε μόνο k2._domainkey, εκτός αν το πάνελ σας ζητά ρητά το πλήρες όνομα. Κάτω από το πεδίο συνήθως φαίνεται πώς θα γίνει το όνομα.
2. Να ξεχάσετε την τελεία στο τέλος της τιμής. Χωρίς τελεία, το πάνελ σας μπορεί να κάνει το dkim2.mcsv.net να γίνει dkim2.mcsv.net.example.com. Ορισμένα πάνελ προσθέτουν την τελεία μόνα τους: ελέγξτε μετά την αποθήκευση πώς εμφανίζεται η εγγραφή (μάθημα 2.2).
3. TXT αντί για CNAME. Αν η υπηρεσία ζητά CNAME, δημιουργήστε CNAME. Μια εγγραφή TXT με κείμενο dkim2.mcsv.net δεν κάνει τίποτα.

SPF: μόνο αν το ζητά η υπηρεσία

Στο SPF, πολλοί νομίζουν ότι κάθε υπηρεσία που στέλνει email πρέπει να μπει στην εγγραφή SPF τους. Αυτό δεν ισχύει πάντα.

Το SPF ελέγχει τη διεύθυνση στον φάκελο του email (το Return-Path), όχι τη διεύθυνση αποστολέα που βλέπετε. Πολλές υπηρεσίες newsletter, συμπεριλαμβανομένου του Mailchimp, χρησιμοποιούν στον φάκελο δικό τους domain. Ο έλεγχος SPF τους γίνεται λοιπόν μέσω του δικού τους domain, και η εγγραφή SPF σας δεν παίζει κανέναν ρόλο. Το Mailchimp γι' αυτό δεν ζητά include στην εγγραφή SPF σας.

Άλλες υπηρεσίες χρησιμοποιούν όντως μια διεύθυνση στο δικό σας domain μέσα στον φάκελο, ή σας αφήνουν να ρυθμίσετε δικό σας subdomain (για παράδειγμα bounce.example.com). Αυτές ζητούν ένα include: στην εγγραφή SPF σας, ή μια εγγραφή SPF σε εκείνο το subdomain. Κάντε λοιπόν ακριβώς ό,τι ζητά η υπηρεσία:

• αν η υπηρεσία ζητά include, προσθέστε το στην υπάρχουσα εγγραφή SPF σας, ποτέ σε μια δεύτερη (μάθημα 4.3)·
• αν η υπηρεσία δεν το ζητά, μην προσθέσετε τίποτα.

Γιατί να είστε φειδωλοί; Μια εγγραφή SPF επιτρέπεται να προκαλεί κατά τον έλεγχο το πολύ 10 αναζητήσεις DNS. Κάθε include, a, mx, exists και redirect μετρά, και τα includes μιας υπηρεσίας συχνά περιέχουν τα ίδια άλλα includes. Με έναν πάροχο hosting, το Microsoft 365, μια υπηρεσία newsletter, ένα λογιστικό πρόγραμμα και ένα CRM, ξεπερνάτε εύκολα το όριο. Τότε ολόκληρη η εγγραφή SPF σας γίνεται άκυρη (permerror). Αφαιρέστε includes από υπηρεσίες που δεν χρησιμοποιείτε πια, ή που δεν τα ζητούν.

DMARC: εδώ είναι το κλειδί

Το DMARC (μάθημα 4.5) εγκρίνει ένα email όταν το SPF ή το DKIM πετυχαίνει και ταιριάζει με το domain στη διεύθυνση αποστολέα (στοίχιση). Σε μια υπηρεσία newsletter που χρησιμοποιεί δικό της domain στον φάκελο, το SPF δεν μπορεί ποτέ να στοιχηθεί με το example.com. Το DMARC μπορεί τότε να πετύχει μόνο μέσω του DKIM: μια υπογραφή με d=example.com, και αυτήν την αποκτάτε μόνο αν έχετε ρυθμίσει τις εγγραφές CNAME.

Γι' αυτό:

1. ρυθμίστε πρώτα τις εγγραφές DKIM της υπηρεσίας·
2. περιμένετε έως ότου η υπηρεσία αναφέρει ότι το domain σας έχει επαληθευτεί·
3. στείλτε μια δοκιμή στον εαυτό σας και ελέγξτε στις κεφαλίδες αν το DKIM είναι pass με d=example.com·
4. μόνο μετά προσαρμόστε την πολιτική DMARC σας από none σε quarantine ή reject.

Αν δεν έχετε ακόμη εγγραφή DMARC, πολλές υπηρεσίες σάς ζητούν να δημιουργήσετε μία. Ξεκινήστε με p=none (μάθημα 4.5). Μεγάλοι παραλήπτες όπως το Gmail και το Yahoo απαιτούν από το 2024 να διαθέτουν οι μαζικοί αποστολείς εγγραφή DMARC.

Απαντήσεις και bounces

Αν ένας αναγνώστης απαντήσει στο newsletter σας, αυτό πηγαίνει στη διεύθυνση απάντησης που ορίζετε στην υπηρεσία, και μέσω του δικού σας MX στο δικό σας mailbox. Τα μη παραδοτέα μηνύματα (bounces) πηγαίνουν στη διεύθυνση του φακέλου και άρα στην υπηρεσία, που τα επεξεργάζεται. Ούτε γι' αυτό χρειάζεται να κάνετε κάτι στο MX σας.

Στην πράξη: έτσι φαίνεται σε ένα πάνελ

Στο πάνελ παραδείγματος DirectAdmin ανοίγετε το DNS Administration, κάνετε κλικ στο Add Record, επιλέγετε CNAME, συμπληρώνετε στο Name μόνο k2._domainkey και στο Value dkim2.mcsv.net. με την τελεία. Έπειτα κάνετε το ίδιο για το k3. Στο Το WebOké μου γίνεται με τον ίδιο τρόπο στην καρτέλα DNS: το παράθυρο εμφανίζει κάτω από το πεδίο ονόματος το πλήρες όνομα και προειδοποιεί αν λείπει η τελεία.

Σε άλλα πάνελ, όπως το cPanel, το Plesk, το Cloudflare ή την οθόνη DNS του καταχωρητή (registrar) σας, τα κουμπιά ονομάζονται διαφορετικά, αλλά πρόκειται για τα ίδια πεδία. Στο Cloudflare προσέξτε το proxy: ορίστε τις εγγραφές για DKIM σε "DNS only" (το Cloudflare συνήθως το κάνει ήδη μόνο του για CNAME με _domainkey).

Σύνοψη

• Μια υπηρεσία newsletter δεν χρειάζεται τις εγγραφές MX σας: αφήστε τις όπως είναι.
• Το DKIM γίνεται συνήθως μέσω εγγραφών CNAME με δικό τους selector. Ακολουθήστε ό,τι εμφανίζει το dashboard σας.
• Συμπληρώστε μόνο το πρώτο μέρος του ονόματος και προσέξτε την τελεία στο τέλος της τιμής.
• Προσθέστε SPF include μόνο αν το ζητά η υπηρεσία, στην υπάρχουσα εγγραφή σας, και μείνετε κάτω από τις 10 αναζητήσεις.
• Το DMARC πετυχαίνει σε τέτοιες υπηρεσίες μέσω στοίχισης DKIM: αυστηροποιήστε την πολιτική σας μόνο όταν το DKIM λειτουργεί.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση Z7.4: Αναγνώριση μιας υπηρεσίας newsletter. Δείτε πώς μια υπηρεσία newsletter ρυθμίζει η ίδια το DKIM της.

1. Βρείτε την εγγραφή CNAME του k2._domainkey.mailchimp.com και του k3._domainkey.mailchimp.com. Σημειώστε τα ονόματα προορισμού.
2. Βρείτε την εγγραφή SPF του mailchimp.com και μετρήστε πόσα τμήματα include: περιέχει.

Ο έλεγχος ζητά τις εγγραφές σε πραγματικό χρόνο κατά την υποβολή.

Άσκηση O7.4: Ρύθμιση στη δική σας ζώνη εξάσκησης. Συνδέστε μια προσομοιωμένη υπηρεσία newsletter με τη ζώνη εξάσκησής σας <code>.dnspractice.eu. Στη ζώνη εξάσκησης χρησιμοποιείτε την ψεύτικη υπηρεσία newsletter-demo.dnspractice.eu· στο πραγματικό domain σας θα ακολουθούσατε τις τιμές από το dashboard της υπηρεσίας newsletter σας.

1. Δημιουργήστε ένα CNAME k2._domainkey.<code>.dnspractice.eu προς dkim2.newsletter-demo.dnspractice.eu. Προσέξτε το όνομα: χωρίς διπλή ζώνη πίσω του.
2. Δημιουργήστε ένα CNAME k3._domainkey.<code>.dnspractice.eu προς dkim3.newsletter-demo.dnspractice.eu.
3. Βεβαιωθείτε ότι στο <code>.dnspractice.eu υπάρχει ακριβώς μία εγγραφή SPF που ξεκινά με v=spf1 και τελειώνει σε ~all ή -all. Μην προσθέσετε κανένα include για αυτή την υπηρεσία.
4. Αφήστε τις εγγραφές MX στο <code>.dnspractice.eu όπως είναι: αυτή η υπηρεσία δεν τις χρειάζεται.

Περαιτέρω ανάγνωση

Αυτές οι σελίδες περιγράφουν τα βήματα στα πάνελ του WebOké (DirectAdmin και Το WebOké μου). Σε άλλα πάνελ η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Διαχείριση εγγραφών DNS στο Το WebOké μου (με παραδείγματα για CNAME, TXT και εξωτερικές υπηρεσίες)
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 5.4: Εγγραφές CNAME και η τελεία στο τέλος
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 5.8: Ενεργοποίηση και έλεγχος του DKIM
• Εγχειρίδιο DirectAdmin 5.7: SPF ρύθμιση και συμπλήρωση
• Τι είναι το DMARC; Εξήγηση σε απλή γλώσσα