Φύλαξη επαγγελματικών email: υποχρέωση διατήρησης και αρχειοθέτηση
Πόσο καιρό πρέπει να διατηρείτε τα επαγγελματικά σας email και επιτρέπεται να τα διατηρείτε όλα χωρίς περιορισμό; Σε αυτό το άρθρο θα διαβάσετε τι ορίζουν η υποχρέωση διατήρησης και οι κανόνες προστασίας προσωπικών δεδομένων, με την Ολλανδία ως παράδειγμα, καθώς και πώς να αρχειοθετείτε πρακτικά τα email σας. Πρόκειται για γενική ενημέρωση και όχι για νομική ή φορολογική συμβουλή. Οι προθεσμίες διαφέρουν ανά χώρα: ρωτήστε τη φορολογική αρχή, τον λογιστή ή τον ορκωτό ελεγκτή σας.
1. Ποια email υπάγονται στην υποχρέωση διατήρησης;
Σε πολλές χώρες μια επιχείρηση πρέπει να διατηρεί τα λογιστικά της στοιχεία για ορισμένα χρόνια. Τα email ανήκουν σε αυτά όταν περιέχουν συμφωνίες ή στοιχεία που έχουν σημασία για τη λογιστική ή τη φορολογία. Για παράδειγμα:
- προσφορές, επιβεβαιώσεις παραγγελιών και συμφωνίες για τιμές·
- τιμολόγια που στέλνετε ή λαμβάνετε μέσω email, μαζί με τα συνημμένα·
- συμβάσεις και τροποποιήσεις τους.
Τα ενημερωτικά δελτία, οι διαφημίσεις και τα συνηθισμένα μηνύματα χωρίς οικονομικές συνέπειες συνήθως δεν χρειάζεται να διατηρούνται.
2. Για πόσο καιρό; Το παράδειγμα της Ολλανδίας
| Τι | Προθεσμία στην Ολλανδία |
|---|---|
| Λογιστικά στοιχεία, όπως τιμολόγια και επαγγελματικά email με οικονομικές συνέπειες | 7 έτη |
| Στοιχεία για ακίνητα, όπως ένα κτίριο | 10 έτη |
- Η προθεσμία ξεκινά μόνο όταν ένα έγγραφο δεν είναι πλέον επίκαιρο. Μια σύμβαση με διάρκεια τεσσάρων ετών τη διατηρείτε για αυτά τα τέσσερα έτη και στη συνέχεια για άλλα 7 έτη.
- Αν η επιχείρησή σας παύσει τη λειτουργία της, η υποχρέωση διατήρησης εξακολουθεί να ισχύει.
- Η ψηφιακή διατήρηση επιτρέπεται, εφόσον μπορείτε να επιδείξετε τα έγγραφα εντός εύλογου χρόνου και αυτά δεν μπορούν να αλλοιωθούν χωρίς να γίνει αντιληπτό.
Οι κανόνες αναφέρονται στον ιστότοπο της ολλανδικής φορολογικής αρχής. Σε άλλες χώρες ισχύουν διαφορετικές προθεσμίες.
3. Η πλευρά της προστασίας δεδομένων: όχι περισσότερο από όσο χρειάζεται
Τα email περιέχουν συχνά προσωπικά δεδομένα. Σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ (στα αγγλικά GDPR), δεν διατηρείτε προσωπικά δεδομένα περισσότερο από όσο είναι απαραίτητο για τον σκοπό τους. Αυτό δεν συγκρούεται με την υποχρέωση διατήρησης: ό,τι πρέπει να διατηρείτε βάσει νόμου, επιτρέπεται να το διατηρείτε. Ωστόσο, το να διατηρείτε τα πάντα για πάντα απλώς επειδή είναι δυνατό δεν είναι το ζητούμενο.
- Καθορίστε για κάθε κατηγορία email πόσο καιρό το χρειάζεστε και καταγράψτε το.
- Διαγράψτε email χωρίς επαγγελματικό ενδιαφέρον, για παράδειγμα παλιές αιτήσεις εργασίας ή φόρμες επικοινωνίας.
- Φυλάξτε το αρχείο εξίσου με ασφάλεια όπως το γραμματοκιβώτιό σας: με ισχυρό κωδικό πρόσβασης και αντίγραφο ασφαλείας.
Περισσότερα για τον ΓΚΠΔ και τον ιστότοπό σας θα βρείτε στο άρθρο ΓΚΠΔ για τον ιστότοπό σας: cookies, εξωτερικό περιεχόμενο, φόρμες και δήλωση απορρήτου.
4. Πώς να αρχειοθετήσετε τα email σας
Υπάρχουν μερικοί τρόποι. Μπορείτε επίσης να τους συνδυάσετε.
- Ένας φάκελος αρχείου στον server. Μετακινήστε τα παλιά email σε έναν φάκελο όπως Αρχείο ή Αρχείο 2025. Τα email παραμένουν τότε στο webmail, στο τηλέφωνό σας και στο νυχτερινό μας αντίγραφο ασφαλείας, αλλά υπολογίζονται στον αποθηκευτικό χώρο του γραμματοκιβωτίου σας. Δείτε Φάκελοι στο γραμματοκιβώτιό σας: Εισερχόμενα, Απεσταλμένα, Πρόχειρα, Κάδος απορριμμάτων, Ανεπιθύμητα και Αρχείο.
- Τοπική αποθήκευση. Μετακινήστε τα email σε έναν τοπικό φάκελο στο πρόγραμμα email σας, όπως ένα αρχείο .pst στο Outlook ή τους Τοπικούς φακέλους στο Thunderbird. Έτσι εξοικονομείτε χώρο στον server, αλλά τα email βρίσκονται πλέον μόνο σε αυτόν τον υπολογιστή. Δείτε Τοπική αποθήκευση email για εξοικονόμηση χώρου στον mail server.
- Εξαγωγή μεμονωμένων μηνυμάτων. Ένα σημαντικό μήνυμα το αποθηκεύετε ως αρχείο .eml, μαζί με τα συνημμένα. Δείτε Εξαγωγή μηνύματος ως .eml και εκ νέου εισαγωγή. Τοποθετήστε τέτοια αρχεία, για παράδειγμα, σε έναν σταθερό φάκελο στο Nextcloud σας, δίπλα στα υπόλοιπα λογιστικά σας στοιχεία.
5. Σταματάτε να χρησιμοποιείτε ένα γραμματοκιβώτιο ή ένα πακέτο;
Τότε εξαγάγετε τα email που πρέπει να διατηρήσετε πριν από την ημερομηνία λήξης. Μετά την ημερομηνία λήξης το πακέτο διακόπτεται αμέσως. Πώς να πάρετε μαζί σας όλα τα δεδομένα σας θα διαβάσετε στο άρθρο Αποχώρηση από τη WebOké: πώς να πάρετε μαζί σας τα δεδομένα σας.
Αναλυτική επεξήγηση με στιγμιότυπα οθόνης: Αρχειοθέτηση: ένας φάκελος αρχείου στον server ή ένα αρχείο pst στον οδηγό του Outlook και Αρχειοθέτηση μηνυμάτων στον οδηγό του webmail.
Θέλετε να μάθετε περισσότερα; Παρακολουθήστε το δωρεάν μάθημα Τακτοποιημένο email, ενότητα 3.2 Αποθηκευτικός χώρος, quota και γεμάτο γραμματοκιβώτιο.