Ασφαλής κοινή χρήση και συνεργασία

Ενότητα 7: Πρόσβαση, προμηθευτές και cloud · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά

Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να επιλέγετε για κάθε περίσταση τον ασφαλέστερο τρόπο κοινής χρήσης: εσωτερική κοινή χρήση με λογαριασμό, προσωπική κοινή χρήση ή δημόσιο σύνδεσμο με κωδικό πρόσβασης, ημερομηνία λήξης και όριο λήψεων, και θα γνωρίζετε τι καλύτερα να μην στέλνετε μέσω email.
Βασικές έννοιες: σύνδεσμος κοινής χρήσης, δημόσιος σύνδεσμος, ημερομηνία λήξης, κωδικός πρόσβασης σε σύνδεσμο, όριο λήψεων, αίτημα αρχείου, κρυπτογραφημένη αποστολή, ελάχιστα δεδομένα

Η κοινή χρήση είναι το νέο συνημμένο

Παλιότερα στέλνατε ένα έγγραφο ως συνημμένο σε email. Σήμερα όλο και περισσότερο μοιράζεστε έναν σύνδεσμο προς ένα αρχείο στον αποθηκευτικό σας χώρο στο cloud. Αυτό έχει μεγάλα πλεονεκτήματα: δεν υπάρχουν αντίγραφα που κυκλοφορούν ανεξέλεγκτα, έχετε πάντα την τελευταία έκδοση, μπορείτε να μοιραστείτε και μεγάλα αρχεία, και μπορείτε αργότερα να ανακαλέσετε την πρόσβαση. Ένα συνημμένο που έχει σταλεί δεν μπορείτε ποτέ πια να το ανακαλέσετε.

Ωστόσο, ένας σύνδεσμος έχει και δικό του κίνδυνο. Ένας δημόσιος σύνδεσμος λειτουργεί για οποιονδήποτε τον έχει. Αν προωθηθεί, επικολληθεί σε μια ομαδική συνομιλία ή καταλήξει σε ένα παραβιασμένο γραμματοκιβώτιο, τότε έχει πρόσβαση και ο άλλος. Ένας σύνδεσμος χωρίς κωδικό πρόσβασης ή ημερομηνία λήξης που δημιουργήθηκε πριν από τρία χρόνια για μια συγκεκριμένη εργασία, συχνά εξακολουθεί να λειτουργεί.

Τρεις τρόποι κοινής χρήσης

Σχεδόν κάθε αποθηκευτικός χώρος στο cloud γνωρίζει τρία είδη κοινής χρήσης. Επιλέγετε πάντα τον πιο περιορισμένο που λειτουργεί.

Η εσωτερική κοινή χρήση είναι η ασφαλέστερη: δεν υπάρχει σύνδεσμος που μπορεί να διαρρεύσει, και αν ο συνάδελφος αποχωρήσει και ο λογαριασμός του απενεργοποιηθεί (μάθημα 7.1), η πρόσβαση χάνεται αμέσως. Με την προσωπική κοινή χρήση κάθε παραλήπτης λαμβάνει δικό του σύνδεσμο, ώστε να βλέπετε με ποιον μοιράζεστε κάθε φορά και να μπορείτε να σταματήσετε ανά άτομο.

Οι ρυθμίσεις ενός συνδέσμου

Αν τελικά χρειάζεται να γίνει δημόσιος σύνδεσμος, ρυθμίστε τον συνειδητά. Οι περισσότερες υπηρεσίες έχουν αυτές τις επιλογές:

• Δικαιώματα: μόνο προβολή, ή και επεξεργασία. Επιλέξτε ως προεπιλογή μόνο προβολή. Για απλή ανάγνωση αυτό αρκεί.
• Κωδικός πρόσβασης στον σύνδεσμο: όποιος ανοίγει τον σύνδεσμο πρέπει πρώτα να εισαγάγει έναν κωδικό πρόσβασης. Στείλτε αυτόν τον κωδικό μέσω διαφορετικού καναλιού από τον σύνδεσμο: τον σύνδεσμο μέσω email, τον κωδικό πρόσβασης μέσω sms ή τηλεφωνικά. Όποιος υποκλέψει μόνο το email, δεν έχει τότε τίποτα.
• Ημερομηνία λήξης: μετά από αυτή την ημερομηνία ο σύνδεσμος δεν λειτουργεί πια. Έτσι δεν χρειάζεται να θυμάστε να τον καταργήσετε.
• Όριο λήψεων: ο σύνδεσμος σταματά μετά από συγκεκριμένο αριθμό λήψεων.
• Απόκρυψη λήψης: ο παραλήπτης δεν βλέπει κουμπί λήψης. Αυτό δεν αποτελεί πραγματική προστασία: ό,τι μπορεί να δει κάποιος, μπορεί και να το καταγράψει, έστω και με στιγμιότυπο οθόνης.
• Μια ετικέτα ή όνομα για τον σύνδεσμο, ώστε να γνωρίζετε αργότερα σε τι χρησίμευε.

Επιπλέον, μοιραστείτε το ίδιο το αρχείο, όχι τον φάκελο γύρω του, εκτός αν ο άλλος πρέπει πραγματικά να δει όλα όσα βρίσκονται σε αυτόν τον φάκελο. Ένας σύνδεσμος προς τον φάκελο "Πελάτες 2026" για μία μόνο προσφορά είναι μια κλασική διαρροή.

Ένα αίτημα αρχείου

Αν ένας πελάτης ή προμηθευτής πρέπει να σας παραδώσει κάτι, χρησιμοποιήστε ένα αίτημα αρχείου (γνωστό και ως σύνδεσμος μεταφόρτωσης ή "μόνο εναπόθεση"). Ο άλλος μπορεί να ανεβάσει αρχεία, αλλά δεν βλέπει τι υπάρχει ήδη στον φάκελο. Δώστε σε κάθε πελάτη δικό του φάκελο και δικό του αίτημα, με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης. Έτσι ο πελάτης Α δεν μπορεί ποτέ να δει τα έγγραφα του πελάτη Β, και βλέπετε αμέσως από ποιον προέρχεται κάτι.

Τι δεν πρέπει να στέλνεται με συνηθισμένο email

Ένα συνηθισμένο email μοιάζει με καρτ ποστάλ που περνά από αρκετά ταχυδρομεία. Η σύνδεση μεταξύ των διακομιστών email είναι συχνά κρυπτογραφημένη, όμως το μήνυμα παραμένει έπειτα ευανάγνωστο στα γραμματοκιβώτια αποστολέα και παραλήπτη, συχνά για χρόνια, και μια λάθος πληκτρολογημένη διεύθυνση αρκεί για παραβίαση δεδομένων (μάθημα 8.2).

Μην στέλνετε λοιπόν ως συνηθισμένο συνημμένο:

• αντίγραφα διαβατηρίων ή δελτίων ταυτότητας·
• ιατρικά δεδομένα ή δεδομένα υγείας·
• εκκαθαριστικά μισθοδοσίας, καταστάσεις αποδοχών και αριθμούς κοινωνικής ασφάλισης·
• κωδικούς πρόσβασης και κωδικούς ανάκτησης (αυτοί ανήκουν σε έναν διαχειριστή κωδικών πρόσβασης, ενδεχομένως μέσω κοινόχρηστου θησαυροφυλακίου, μάθημα 2.2).

Χρησιμοποιήστε αντ' αυτού μια κοινή χρήση με κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης από τον δικό σας αποθηκευτικό χώρο, ή μια υπηρεσία που υποστηρίζει κρυπτογραφημένη αποστολή, όπου μόνο ο παραλήπτης μπορεί να ανοίξει το μήνυμα. Υπάρχουν διάφορα είδη: κρυπτογράφηση ενσωματωμένη στο πρόγραμμα email ή στο πακέτο email σας, μια ασφαλής υπηρεσία μηνυμάτων, ή μια ξεχωριστή υπηρεσία για την κρυπτογραφημένη αποστολή αρχείων.

Ελάχιστα δεδομένα

Η καλύτερη προστασία από μια διαρροή είναι τα δεδομένα που δεν μοιράζεστε. Αναρωτηθείτε σε κάθε κοινή χρήση: το χρειάζεται πραγματικά ο άλλος αυτό; Ένας λογιστής χρειάζεται τα τιμολόγιά σας, όχι ολόκληρη τη βάση πελατών σας. Ένας ιδιοκτήτης ακινήτου θέλει να γνωρίζει ότι κάποιος υπάρχει, αλλά δεν χρειάζεται πάντα αντίγραφο του διαβατηρίου. Αν τελικά χρειάζεται αντίγραφο δελτίου ταυτότητας, μπορείτε να καλύψετε τον αριθμό κοινωνικής ασφάλισης και τη φωτογραφία και να προσθέσετε υδατογράφημα με τον σκοπό και την ημερομηνία. Για αυτό υπάρχει δωρεάν εφαρμογή από τις ολλανδικές αρχές, το KopieID.

Τακτοποίηση

Οι σύνδεσμοι συσσωρεύονται. Πολλές υπηρεσίες δείχνουν μια επισκόπηση όλων όσων έχετε μοιραστεί. Ελέγχετέ τη μια φορά το τρίμηνο:

1. Σταματήστε όλους τους δημόσιους συνδέσμους χωρίς ημερομηνία λήξης που δεν χρειάζονται πλέον.
2. Ελέγξτε αν εξωτερικά άτομα εξακολουθούν να έχουν πρόσβαση σε φακέλους μιας ολοκληρωμένης εργασίας.
3. Ορίστε όπου είναι δυνατόν προεπιλεγμένη ημερομηνία λήξης για νέους συνδέσμους.

Στην πράξη: έτσι μοιάζει

Στο δοκιμαστικό περιβάλλον Nextcloud δημιουργείτε έναν δημόσιο σύνδεσμο μέσω της καρτέλας Share ενός αρχείου. Στο Modify βρίσκετε τα δικαιώματα (Μόνο προβολή ή να επιτρέπεται η Επεξεργασία) και κάτω από τις Προηγμένες ρυθμίσεις τον κωδικό πρόσβασης, την ημερομηνία λήξης, το Hide download, μια σημείωση για τον παραλήπτη και περιορισμό λήψεων. Με το Stop sharing ανακαλείτε τον σύνδεσμο αμέσως. Αν μοιράζεστε μέσω διεύθυνσης email, το Nextcloud στέλνει σε κάθε παραλήπτη δικό του σύνδεσμο που μπορείτε να ανακαλέσετε ανά άτομο. Για παράδοση υπάρχει το αίτημα αρχείου, με δικό του φάκελο ανά πελάτη, κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης. Στο Euro-Office μοιράζεστε έγγραφα μέσω των ίδιων συνδέσμων· το εγχειρίδιο συνιστά να δίνετε δικαιώματα επεξεργασίας μόνο όταν αυτό είναι πραγματικά απαραίτητο. Άλλοι αποθηκευτικοί χώροι στο cloud λειτουργούν παρόμοια, αν και τα κουμπιά ονομάζονται διαφορετικά και ορισμένες επιλογές (όπως το όριο λήψεων) δεν είναι παντού διαθέσιμες.

Σύνοψη

• Επιλέξτε τον πιο περιορισμένο τρόπο κοινής χρήσης που λειτουργεί: εσωτερικό, προσωπικό, και μόνο ως τελευταία επιλογή δημόσιο σύνδεσμο.
• Ένας δημόσιος σύνδεσμος λειτουργεί για όποιον τον έχει· δώστε του κωδικό πρόσβασης (μέσω άλλου καναλιού), ημερομηνία λήξης και μόνο δικαιώματα ανάγνωσης.
• Μοιραστείτε το αρχείο, όχι τον φάκελο· χρησιμοποιήστε αίτημα αρχείου όταν κάποιος πρέπει να σας παραδώσει κάτι.
• Μην στέλνετε ευαίσθητα δεδομένα ως συνηθισμένο συνημμένο και μοιραστείτε μόνο ό,τι πραγματικά χρειάζεται ο άλλος.
• Τακτοποιείτε τακτικά παλιούς συνδέσμους και εξωτερική πρόσβαση.

Κουίζ

Άσκηση

Άσκηση A7.3: Αξιολογήστε τον σύνδεσμο κοινής χρήσης. Θα λάβετε μια σειρά περιστάσεων με τις ρυθμίσεις ενός συνδέσμου κοινής χρήσης: τι μοιράζεται, με ποιον, με ποια δικαιώματα, αν έχει κωδικό πρόσβασης και ημερομηνία λήξης και πώς στέλνεται ο κωδικός πρόσβασης. Αξιολογήστε για κάθε περίσταση αν είναι εντάξει, μπορεί να βελτιωθεί ή δεν θα έπρεπε να γίνεται έτσι, και επιλέξτε τη σημαντικότερη βελτίωση. Το πρόγραμμα ελέγχει την απάντησή σας και δίνει εξήγηση για κάθε περίσταση.

Για περαιτέρω μελέτη

Τα βήματα στα άρθρα του WebOké ισχύουν για το περιβάλλον του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία είναι παρόμοια.

• Οδηγός Nextcloud 5.2: Δημιουργία δημόσιου συνδέσμου: ανάγνωση, επεξεργασία, συνθηματικό, ημερομηνία λήξης και όριο λήψεων
• Οδηγός Nextcloud 5.4: Διαμοιρασμός μέσω e-mail με κάποιον χωρίς λογαριασμό
• Οδηγός Nextcloud 16.5: Αίτημα αρχείου με συνθηματικό και ημερομηνία λήξης
• Οδηγός Euro-Office 9.3: Συνθηματικό και ημερομηνία λήξης σε έναν σύνδεσμο
• Οδηγός Euro-Office 9.5: Διαμοιρασμός με κάποιον εκτός του οργανισμού σας