Ενότητα 6 · 6.1
Ο κανόνας 3-2-1 και τι πρέπει να αντιγράφετε ως αντίγραφο ασφαλείας
Ενότητα 6: Αντίγραφα ασφαλείας · Χρόνος ανάγνωσης: 10 λεπτά
Στόχος μαθήματος: Μετά από αυτό το μάθημα θα μπορείτε να καθορίσετε τι πρέπει να αντιγράφετε ως αντίγραφο ασφαλείας (συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών cloud και του email σας), να εξηγήσετε τη διαφορά ανάμεσα στον συγχρονισμό και σε ένα αντίγραφο ασφαλείας, και να καταρτίσετε ένα απλό σχήμα 3-2-1 για τη δική σας επιχείρηση.
Βασικές έννοιες: αντίγραφο ασφαλείας, συγχρονισμός, 3-2-1, έκδοση, περίοδος διατήρησης, το cloud δεν είναι αυτόματα αντίγραφο ασφαλείας, κοινή ευθύνη
Γιατί το αντίγραφο ασφαλείας είναι το τελευταίο σας δίχτυ ασφαλείας
Όλα τα άλλα μέτρα αυτού του μαθήματος μειώνουν την πιθανότητα να πάει κάτι στραβά. Ένα αντίγραφο ασφαλείας κάνει κάτι διαφορετικό: εξασφαλίζει ότι μπορείτε να συνεχίσετε όταν κάτι πάει στραβά. Ένα laptop που κλέβεται από το αυτοκίνητο, ένας συνάδελφος που διαγράφει κατά λάθος έναν φάκελο με προσφορές, μια ενημέρωση που καταστρέφει το ηλεκτρονικό σας κατάστημα, ransomware που κρυπτογραφεί τα πάντα: σε όλες αυτές τις περιπτώσεις το ερώτημα δεν είναι πλέον «πώς το αποτρέπουμε αυτό;» αλλά «πόσο γρήγορα θα επανέλθουμε;».
Ένα αντίγραφο ασφαλείας είναι ένα αντίγραφο των δεδομένων σας που είναι ανεξάρτητο από το πρωτότυπο και με το οποίο μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη κατάσταση. Αυτές οι τελευταίες λέξεις είναι σημαντικές. Ένα αντίγραφο που αλλάζει αμέσως μαζί με το πρωτότυπο δεν σας βοηθά αν το πρωτότυπο καταστραφεί ή κρυπτογραφηθεί.
Το ολλανδικό NCSC το αναφέρει χωρίς περιστροφές στις οδηγίες του για το τι πρέπει να κάνετε σε περίπτωση επίθεσης ransomware: αν δεν υπάρχει τρόπος να αναιρεθεί η κρυπτογράφηση, τα αντίγραφα ασφαλείας είναι ο μόνος τρόπος να ανακτήσετε τα αρχεία σας.
Ο συγχρονισμός δεν είναι αντίγραφο ασφαλείας
Πολλοί επιχειρηματίες πιστεύουν ότι έχουν αντίγραφο ασφαλείας επειδή τα αρχεία τους «βρίσκονται στο cloud». Συνήθως εννοούν συγχρονισμό: έναν φάκελο στο laptop σας που ενημερώνεται αυτόματα ώστε να ταιριάζει με έναν φάκελο σε μια υπηρεσία cloud, και συχνά επίσης με το τηλέφωνό σας και το laptop ενός συναδέλφου.
Ο συγχρονισμός είναι χρήσιμος, αλλά κάνει ακριβώς αυτό που υπόσχεται: διατηρεί τα πάντα ίδια. Ακόμα και τα λάθη.
| Τι συμβαίνει | Με μόνο συγχρονισμό | Με αντίγραφο ασφαλείας |
|---|---|---|
| Διαγράφετε κατά λάθος έναν φάκελο | Εξαφανίζεται από όλες τις συσκευές και από το cloud | Παραμένει στο αντίγραφο ασφαλείας του χθες |
| Το ransomware κρυπτογραφεί το laptop σας | Τα κρυπτογραφημένα αρχεία τοποθετούνται τακτικά παντού | Το αντίγραφο ασφαλείας περιέχει τη μη κρυπτογραφημένη έκδοση |
| Ένας συνάδελφος αντικαθιστά μια προσφορά | Το παλιό κείμενο έχει εξαφανιστεί παντού | Επαναφέρετε την έκδοση της προηγούμενης εβδομάδας |
| Το laptop κλέβεται | Το αντίγραφο στο cloud εξακολουθεί να υπάρχει (εδώ ο συγχρονισμός βοηθά) | Το αντίγραφο ασφαλείας υπάρχει επίσης |
Πολλές υπηρεσίες συγχρονισμού διαθέτουν κάδο ανακύκλωσης και εκδόσεις: ένα διαγραμμένο αρχείο παραμένει ανακτήσιμο για ένα διάστημα, και για ένα τροποποιημένο αρχείο η υπηρεσία διατηρεί παλαιότερες εκδόσεις. Αυτό είναι ένα πραγματικό δίχτυ ασφαλείας και συχνά ο ταχύτερος τρόπος να ανακτήσετε κάτι. Όμως είναι περιορισμένο. Ο κάδος ανακύκλωσης αδειάζει μετά από ορισμένο χρονικό διάστημα, οι εκδόσεις μειώνονται, και όποιος αποκτήσει πρόσβαση στον λογαριασμό σας μπορεί επίσης να αδειάσει αυτόν τον κάδο. Θεωρήστε το ως πρώτες βοήθειες, όχι ως το μοναδικό σας αντίγραφο ασφαλείας.
Ο κανόνας 3-2-1
Ένας απλός εμπειρικός κανόνας που συνιστά και το ολλανδικό NCSC είναι ο κανόνας 3-2-1:
- 3 αντίγραφα των δεδομένων σας: το πρωτότυπο συν δύο αντίγραφα ασφαλείας·
- σε 2 διαφορετικούς τύπους αποθήκευσης (για παράδειγμα, τον διακομιστή του παρόχου φιλοξενίας σας και έναν εξωτερικό δίσκο, ή το laptop σας και μια ξεχωριστή υπηρεσία αντιγράφων ασφαλείας)·
- από τα οποία 1 σε διαφορετική τοποθεσία, εκτός γραφείου ή σε διαφορετικό κέντρο δεδομένων.
Η ιδέα πίσω από αυτό: ένα μόνο γεγονός δεν πρέπει ποτέ να επηρεάσει όλα τα αντίγραφα ταυτόχρονα. Μια φωτιά στο γραφείο σας επηρεάζει το laptop και τον εξωτερικό δίσκο που βρίσκεται δίπλα του, αλλά όχι το αντίγραφο σε άλλη τοποθεσία. Μια βλάβη σε μία υπηρεσία cloud επηρεάζει αυτήν την υπηρεσία, αλλά όχι τον δίσκο στο συρτάρι σας. Το ransomware επηρεάζει ό,τι είναι συνδεδεμένο, αλλά όχι ό,τι έχει αποσυνδεθεί (περισσότερα γι' αυτό στο μάθημα 6.2).
Ένα παράδειγμα για τον Φούρνο Example:
- Πρωτότυπο: η διαχείριση και οι συνταγές στον αποθηκευτικό χώρο cloud, ο ιστότοπος και το email στον πάροχο φιλοξενίας.
- Αντίγραφο 1: τα αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας που δημιουργεί ο πάροχος φιλοξενίας κάθε βράδυ, σε ξεχωριστούς διακομιστές αποθήκευσης.
- Αντίγραφο 2: μία φορά την εβδομάδα, ένα αντίγραφο ασφαλείας των σημαντικότερων φακέλων και ένα κατέβασμα του αντιγράφου ασφαλείας του ιστότοπου σε εξωτερικό δίσκο, ο οποίος στη συνέχεια αποσυνδέεται και παίρνεται στο σπίτι.
Τι πρέπει να περιλαμβάνει η λίστα σας;
Τα περισσότερα προβλήματα με τα αντίγραφα ασφαλείας δεν οφείλονται στο ότι το αντίγραφο ασφαλείας απέτυχε, αλλά στο ότι κάτι ποτέ δεν συμπεριλήφθηκε σε αυτό. Γι' αυτό φτιάξτε πρώτα μια λίστα με όλα όσα στηρίζουν την επιχείρησή σας. Σκεφτείτε:
- Αρχεία: έγγραφα, προσφορές, φωτογραφίες, σχέδια, σε laptop, σε δικτυακό δίσκο (NAS) και σε αποθηκευτικό χώρο cloud.
- Email: όλα τα γραμματοκιβώτια, συμπεριλαμβανομένων των κοινόχρηστων όπως
info@example.comκαιfactuur@example.com. Προσοχή: όποιος παραλαμβάνει email με POP3 συχνά τα έχει μόνο σε εκείνον τον έναν υπολογιστή. - Ιστότοπος και ηλεκτρονικό κατάστημα: αρχεία ΚΑΙ βάση δεδομένων. Ένας ιστότοπος χωρίς την αντίστοιχη βάση δεδομένων συνήθως δεν αξίζει τίποτα.
- Υπηρεσίες cloud: το λογιστικό πρόγραμμα, το σύστημα ταμείου, το πρόγραμμα προγραμματισμού, το CRM. Μπορείτε να κάνετε εξαγωγή δεδομένων από εκεί, και πόσο συχνά το κάνετε;
- Διαμόρφωση: εγγραφές DNS του domain σας, ρυθμίσεις του router σας, θησαυροφυλάκιο κωδικών πρόσβασης (με τα στοιχεία ανάκτησης σε ασφαλές σημείο, δείτε ενότητα 2).
- Τηλέφωνα: φωτογραφίες αποδείξεων, επαφές, ιστορικό συνομιλιών αν είναι σημαντικό για την επιχείρηση.
Σημειώστε για κάθε στοιχείο: πού βρίσκεται, ποιος δημιουργεί αντίγραφο ασφαλείας, πόσο συχνά, πού αποθηκεύεται το αντίγραφο ασφαλείας και πόσο καιρό διατηρείται. Ένα κενό κελί σε αυτόν τον πίνακα είναι ένα κενό ασφαλείας.
Κοινή ευθύνη στις υπηρεσίες cloud
«Είναι στη Microsoft (ή στη Google, ή στον πάροχο φιλοξενίας μου), άρα είναι ασφαλές.» Αυτό ισχύει μόνο εν μέρει. Οι μεγάλοι πάροχοι λειτουργούν με ένα μοντέλο κοινής ευθύνης: ο πάροχος φροντίζει για τους διακομιστές, το κέντρο δεδομένων και τη λειτουργία της υπηρεσίας· εσείς παραμένετε υπεύθυνοι για τα δικά σας δεδομένα, λογαριασμούς και ρυθμίσεις.
Η Microsoft αναφέρει ρητά στην επίσημη τεκμηρίωσή της ότι ο πελάτης, σε κάθε μορφή υπηρεσίας cloud, ακόμα και σε έτοιμο λογισμικό όπως το Microsoft 365, παραμένει υπεύθυνος για τα δεδομένα του, τους λογαριασμούς του και την πρόσβαση σε αυτούς. Αυτό που διατηρούν οι ίδιες οι υπηρεσίες είναι περιορισμένο και χρονικά καθορισμένο. Δύο παραδείγματα από την επίσημη τεκμηρίωση:
- Το Exchange Online (το email του Microsoft 365) διατηρεί τα οριστικά διαγραμμένα email για 14 ημέρες κατά προεπιλογή, με δυνατότητα παράτασης από τον διαχειριστή έως 30 ημέρες κατ' ανώτατο όριο. Μετά εξαφανίζονται.
- Το Google Drive διαγράφει οριστικά τα αρχεία που παραμένουν περισσότερο από 30 ημέρες στον κάδο ανακύκλωσης. Μετά το άδειασμα του κάδου, ένας διαχειριστής μπορεί ακόμη να ανακτήσει αρχεία για 25 ημέρες· μετά, σύμφωνα με τη Google, δεν είναι πλέον ανακτήσιμα.
Αυτά είναι εξαιρετικά δίχτυα ασφαλείας για ένα λάθος της προηγούμενης εβδομάδας. Αν όμως ανακαλύψετε μόλις μετά από δύο μήνες ότι ένας υπάλληλος που αποχώρησε άδειασε έναν φάκελο, δεν βοηθούν πλέον. Διαβάστε για κάθε υπηρεσία που χρησιμοποιείτε τι λέει ο ίδιος ο πάροχος σχετικά με τη διατήρηση και την επαναφορά, και ρωτήστε τον πάροχό σας αν κάτι δεν είναι σαφές. Αν χρησιμοποιείτε την υπηρεσία για σημαντικά δεδομένα, φροντίστε για δικό σας αντίγραφο ασφαλείας ή τακτική εξαγωγή.
Στην πράξη: έτσι μοιάζει
Στον ενδεικτικό πάροχο WebOké υπάρχουν διάφοροι τύποι αντιγράφων ασφαλείας παράλληλα, και λειτουργούν διαφορετικά:
- Το WebOké Backups δημιουργεί αυτόματα κάθε βράδυ ένα πλήρες αντίγραφο ασφαλείας ενός πακέτου φιλοξενίας: αρχεία, βάσεις δεδομένων, γραμματοκιβώτια και ρυθμίσεις. Αυτά τα αντίγραφα ασφαλείας αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα σε ξεχωριστούς διακομιστές αποθήκευσης σε διαφορετικό κέντρο δεδομένων, και μπορείτε να κάνετε οι ίδιοι επαναφορά από τα αντίγραφα ασφαλείας των τελευταίων 30 ημερών.
- Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε ο ίδιος ένα αντίγραφο ασφαλείας στο DirectAdmin. Αυτό τοποθετείται στο δικό σας πακέτο, προσμετράται στον αποθηκευτικό σας χώρο και άρα βρίσκεται στην ίδια τοποθεσία με το πρωτότυπο. Ένα τέτοιο αντίγραφο γίνεται πραγματικό επιπλέον αντίγραφο μόνο αν το κατεβάσετε και το αποθηκεύσετε αλλού.
- Στο Nextcloud, ο κάδος ανακύκλωσης και οι εκδόσεις αποτελούν το δίχτυ ασφαλείας για την καθημερινή εργασία: τα διαγραμμένα αρχεία και οι εκδόσεις παραμένουν έως και 31 ημέρες (νωρίτερα αν χρειαστεί ο χώρος). Τα αντίγραφα ασφαλείας συστήματος των διακομιστών προορίζονται για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης και δεν είναι προσβάσιμα στους πελάτες. Ο ίδιος ο οδηγός συνιστά να διατηρείτε και δικό σας αντίγραφο για ανεπανόρθωτα σημαντικά αρχεία.
- Δύο περιορισμοί που αναφέρει η βάση γνώσεων: ένα email που φτάνει και διαγράφεται την ίδια ημέρα δεν περιλαμβάνεται σε κανένα νυχτερινό αντίγραφο ασφαλείας, και τα email που παραμένουν μόνο στον υπολογιστή σας μέσω POP3 επίσης δεν περιλαμβάνονται.
Σε άλλους παρόχους αυτό μπορεί να είναι ρυθμισμένο με παρόμοιο ή εντελώς διαφορετικό τρόπο: διαφορετικές περίοδοι διατήρησης, αντίγραφα ασφαλείας μόνο επί πληρωμή, ή μόνο ένα αντίγραφο ασφαλείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης στο οποίο δεν έχετε οι ίδιοι πρόσβαση. Ρωτήστε τον πάροχό σας και καταγράψτε την απάντηση στη λίστα σας.
Σύνοψη
- Ένα αντίγραφο ασφαλείας είναι ένα ξεχωριστό αντίγραφο με το οποίο μπορείτε να επαναφέρετε μια προηγούμενη κατάσταση· ο συγχρονισμός μεταφέρει παντού και τα λάθη και την κρυπτογράφηση.
- Ο κάδος ανακύκλωσης και οι εκδόσεις στις υπηρεσίες cloud είναι χρήσιμα, αλλά χρονικά περιορισμένα και δεν αντικαθιστούν ένα αντίγραφο ασφαλείας.
- 3-2-1: τρία αντίγραφα, δύο τύποι αποθήκευσης, ένα σε διαφορετική τοποθεσία.
- Φτιάξτε πρώτα μια λίστα με όλα όσα στηρίζουν την επιχείρησή σας, συμπεριλαμβανομένων του email, των βάσεων δεδομένων, των υπηρεσιών cloud και της διαμόρφωσης.
- Στις υπηρεσίες cloud παραμένετε υπεύθυνοι για τα δεδομένα σας: ελέγξτε τι διατηρεί ο πάροχός σας και για πόσο καιρό.
Κουίζ
Άσκηση
Άσκηση D6.1: Η λίστα αντιγράφων ασφαλείας και το σχήμα 3-2-1 σας. Φτιάξτε έναν πίνακα με όλα όσα στηρίζουν την επιχείρησή σας: αρχεία, γραμματοκιβώτια, ιστότοπο και βάση δεδομένων, υπηρεσίες cloud, διαμόρφωση και τηλέφωνα. Συμπληρώστε για κάθε γραμμή πού βρίσκεται, ποιος δημιουργεί αντίγραφο ασφαλείας, πόσο συχνά, πού αποθηκεύεται το αντίγραφο ασφαλείας και πόσο καιρό διατηρείται. Αναζητήστε για τουλάχιστον δύο υπηρεσίες cloud τι λέει ο ίδιος ο πάροχος σχετικά με τη διατήρηση και την επαναφορά. Επισημάνετε κάθε γραμμή που δεν πληροί τον κανόνα 3-2-1 και σημειώστε τι θα κάνετε γι' αυτό.
Άσκηση D6.1: Η λίστα αντιγράφων ασφαλείας και το σχήμα 3-2-1 σας
Έτσι το κάνετε: (1) Φτιάξτε έναν πίνακα (σε χαρτί, σε λογιστικό φύλλο ή στο πεδίο συμπλήρωσης του μαθήματος) με τις στήλες: στοιχείο, πού βρίσκεται, ποιος δημιουργεί αντίγραφο ασφαλείας, πόσο συχνά, πού αποθηκεύεται το αντίγραφο ασφαλείας, πόσο καιρό διατηρείται, πληροί το 3-2-1 (ναι/όχι). (2) Συμπληρώστε τουλάχιστον τις εξής γραμμές: αρχεία σε laptop, κοινόχρηστος ή cloud αποθηκευτικός χώρος, κάθε γραμματοκιβώτιο (ακόμα και κοινόχρηστες διευθύνσεις όπως info@), ιστότοπος ή ηλεκτρονικό κατάστημα (αρχεία ΚΑΙ βάση δεδομένων), λογιστικό πρόγραμμα ή άλλη cloud υπηρεσία, εγγραφές DNS του domain σας, κλειδοθήκη κωδικών πρόσβασης (μόνο πού βρίσκεται η κλειδοθήκη και πού βρίσκονται τα στοιχεία ανάκτησης, όχι το περιεχόμενο). (3) Αναζητήστε για τουλάχιστον δύο cloud υπηρεσίες στην επίσημη τεκμηρίωση του παρόχου τι διατηρεί ο ίδιος (κάδος ανακύκλωσης, εκδόσεις, αντίγραφο ασφαλείας) και για πόσο καιρό. Σημειώστε την περίοδο και την πηγή (URL). (4) Ελέγξτε αν υπάρχουν γραμματοκιβώτια που ανακτώνται μέσω POP3, και σημειώστε σε ποιον υπολογιστή βρίσκεται τότε αυτό το email. (5) Σημειώστε κάθε γραμμή χωρίς αντίγραφο ασφαλείας ή που δεν πληροί το 3-2-1, και γράψτε για κάθε γραμμή ένα συγκεκριμένο μέτρο με ημερομηνία.
Τα τικ και οι σημειώσεις σας παραμένουν μόνο σε αυτό το πρόγραμμα περιήγησης· δεν τα στέλνουμε πουθενά. Αν έχετε εγγραφεί, αποθηκεύουμε στο Τα μαθήματά μου μόνο ότι έχετε ολοκληρώσει την άσκηση.
Για περαιτέρω μελέτη
Τα βήματα στα άρθρα του WebOké ισχύουν για το περιβάλλον του WebOké· σε άλλους παρόχους η διαδικασία μπορεί να είναι παρόμοια ή διαφορετική. Ρωτήστε τον πάροχό σας.
- Εγχειρίδιο DirectAdmin 16.1: Ποια αντίγραφα ασφαλείας υπάρχουν στο WebOké
- Εγχειρίδιο WebOké 6.10: WebOké Backups: επαναφορά αρχείων
- Οδηγός Nextcloud 6.6: Αντίγραφα ασφαλείας στη WebOké: τι διατηρούμε εμείς και τι μπορείτε να κάνετε εσείς
- WebOké Backups: προβολή, επαναφορά ή λήψη ενός backup
- Ολλανδικό NCSC, Κατάρτιση στρατηγικής αντιγράφων ασφαλείας: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
- Microsoft, Shared responsibility in the cloud (στα αγγλικά): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
- Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (στα αγγλικά): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
- Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (στα αγγλικά): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users