Χρήση Bcc και ιδιωτικότητα: αποστολή email σε ομάδα παραληπτών που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους
Όταν στέλνετε email ταυτόχρονα σε πελάτες, μέλη ή γονείς ενός αθλητικού συλλόγου, δεν θέλετε όλοι να βλέπουν τις διευθύνσεις email των άλλων. Για αυτόν τον σκοπό υπάρχει το πεδίο Bcc. Σε αυτό το άρθρο θα διαβάσετε πότε χρησιμοποιείτε Προς, Cc ή Bcc, γιατί οι ορατές διευθύνσεις μπορεί να αποτελούν διαρροή δεδομένων και πώς στέλνετε με ασφάλεια email σε μια ομάδα μέσω του webmail.
Προς, Cc και Bcc
| Πεδίο | Για ποιον; | Ποιος βλέπει τη διεύθυνση; |
|---|---|---|
| Προς | Όποιος πρέπει να κάνει κάτι ή από τον οποίο περιμένετε απάντηση | Όλοι οι παραλήπτες |
| Cc (carbon copy, ένα αντίγραφο) | Όποιος διαβάζει για ενημέρωση αλλά δεν χρειάζεται να κάνει κάτι | Όλοι οι παραλήπτες |
| Bcc (blind carbon copy) | Όποιος λαμβάνει ένα αντίγραφο που δεν πρέπει να βλέπουν οι άλλοι | Κανείς, ούτε οι άλλοι παραλήπτες σε Bcc |
Το Bcc λειτουργεί επειδή ένας mailserver παραδίδει το μήνυμα στις διευθύνσεις του φακέλου (envelope) και όχι σε όσα αναγράφονται μέσα στο μήνυμα. Η διεύθυνσή σας στο Bcc μπαίνει στον φάκελο, αλλά η κεφαλίδα Bcc δεν συμπεριλαμβάνεται στο μήνυμα που λαμβάνουν οι άλλοι.
Οι ορατές διευθύνσεις μπορεί να αποτελούν διαρροή δεδομένων
Η διεύθυνση email ενός προσώπου, όπως sanne@example.com, είναι δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα. Αν στείλετε ένα email σε σαράντα πελάτες στο πεδίο Προς ή Cc, κάθε πελάτης λαμβάνει τις διευθύνσεις των άλλων τριάντα εννέα. Αυτοί δεν έδωσαν ποτέ τη συγκατάθεσή τους για κάτι τέτοιο.
Ο ΓΚΠΔ το ονομάζει παραβίαση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (άρθρο 4 σημείο 12): παραβίαση της ασφάλειας που οδηγεί, μεταξύ άλλων, σε μη εξουσιοδοτημένη κοινολόγηση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Με απλά λόγια: διαρροή δεδομένων. Το αν πρέπει να τη γνωστοποιήσετε στην εποπτική αρχή (στην Ολλανδία την Autoriteit Persoonsgegevens) εξαρτάται από τον κίνδυνο για τα πρόσωπα που αφορά (άρθρο 33). Σαράντα διευθύνσεις πελατών ενός ανθοπωλείου είναι κάτι διαφορετικό από σαράντα διευθύνσεις συμμετεχόντων σε μια ομάδα συζήτησης για χρέη. Στη δεύτερη περίπτωση, ήδη το γεγονός ότι κάποιος βρίσκεται στη λίστα αποκαλύπτει κάτι ευαίσθητο. Αν έχετε αμφιβολίες, καταγράψτε το περιστατικό και ελέγξτε αν απαιτείται γνωστοποίηση. Αυτό δεν αποτελεί νομική συμβουλή.
Πώς στέλνετε με ασφάλεια email σε μια ομάδα
- Στο webmail, κάντε κλικ στο Σύνταξη.
- Στο πεδίο Προς συμπληρώστε τη δική σας διεύθυνση. Έτσι το email έχει έναν κανονικό παραλήπτη και λαμβάνετε και εσείς ένα αντίγραφο.
- Κάντε κλικ στο σύμβολο συν δεξιά από το πεδίο Προς και επιλέξτε Bcc.
- Συμπληρώστε όλες τις άλλες διευθύνσεις στο πεδίο Bcc.
- Πριν κάνετε κλικ στην Αποστολή, ελέγξτε άλλη μία φορά ότι δεν υπάρχουν στα πεδία Προς ή Cc διευθύνσεις που δεν πρέπει να είναι εκεί.
Μια ομάδα από το βιβλίο διευθύνσεών σας
Έχετε δημιουργήσει μια ομάδα στο βιβλίο διευθύνσεών σας, όπως Προμηθευτές ή Μέλη; Πληκτρολογήστε τότε το όνομα της ομάδας στο πεδίο ή επιλέξτε την με το κουμπί με τα ανθρωπάκια δίπλα στο πεδίο. Το webmail τοποθετεί τότε όλες τις διευθύνσεις της ομάδας στο πεδίο όπου επιλέγετε την ομάδα. Αν επιλέξετε την ομάδα στο πεδίο Προς, όλοι στην ομάδα βλέπουν όλες τις άλλες διευθύνσεις. Γι' αυτό, μια ομάδα ατόμων που δεν γνωρίζονται μεταξύ τους επιλέγετε πάντα στο Bcc. Πώς δημιουργείτε μια ομάδα, θα το βρείτε στο άρθρο Δημιουργία ομάδων.
Πολλοί παραλήπτες: το ημερήσιο όριο και μια υπηρεσία newsletter
Ένα γραμματοκιβώτιο είναι σχεδιασμένο για προσωπικά email, όχι για newsletter. Μπορείτε να στέλνετε περιορισμένο αριθμό email ανά ημέρα, και αυτό το όριο ισχύει συνολικά για ολόκληρο το πακέτο σας: όλα τα γραμματοκιβώτια, το webmail και τον ιστότοπό σας. Κάθε παραλήπτης μετράει, και στο Bcc. Ένα μήνυμα με διακόσιες διευθύνσεις σε Bcc αντιστοιχεί επομένως σε διακόσια email. Διαβάστε το άρθρο Όριο αποστολής email.
Αν θέλετε να απευθύνεστε τακτικά σε μια μεγάλη ομάδα, χρησιμοποιήστε μια υπηρεσία newsletter. Αυτή φροντίζει για την απεγγραφή και για μια σωστά διατηρημένη λίστα. Μια ομάδα στο βιβλίο διευθύνσεών σας δεν έχει κουμπί απεγγραφής: αν κάποιος ζητήσει να μην του στέλνετε πλέον email, αφαιρέστε τον εσείς από την ομάδα. Περισσότερα θα βρείτε στο μάθημα Συγκατάθεση, απεγγραφή και καθαρή λίστα του σεμιναρίου Τάξη στο email σας.
Έγιναν κατά λάθος ορατές όλες οι διευθύνσεις;
Ένα email που έχει σταλεί δεν μπορεί να ανακληθεί. Καταγράψτε τι συνέβη: ποιο email, πότε και σε ποιους. Στη συνέχεια αξιολογήστε αν πρέπει να το γνωστοποιήσετε. Τι είναι η διαρροή δεδομένων και πώς λειτουργεί η υποχρέωση γνωστοποίησης, θα το διαβάσετε στο μάθημα Διαρροές δεδομένων και υποχρέωση γνωστοποίησης του σεμιναρίου Ασφάλεια online.
Τα βήματα στο webmail περιγράφονται επίσης στον οδηγό του Roundcube, στην ενότητα Σύνταξη νέου μηνύματος. Το κείμενο του ΓΚΠΔ θα το βρείτε στο EUR-Lex.